Panduan Manajemen Gudang Agar Berfungsi Secara Optimal
Panduan Manajemen Gudang Agar Berfungsi Secara Optimal

Panduan Manajemen Gudang Agar Berfungsi Secara Optimal

Gudang adalah fasilitas yang berfungsi sebagai lokasi penyaluran barang dari supplier atau pemasok sampai ke konsumen atau pengguna atau end user. Dalam praktiknya, seluruh perusahaan yang melakukan bisnis, baik itu bisnis penyediaan barang atau jasa, pasti memiliki gudang untuk penyimpanan inventaris sebelum dijual ke konsumen atau didistribusikan ke penjual lain.

Permintaan akan suatu barang biasanya tidak menentu. Untuk itu, perusahaan membangun gudang sebagai sistem persediaan (inventory) agar permintaan dapat diantisipasi dengan cermat. Umumnya, gudang dibangun untuk mengurangi biaya transportasi dan produksi, mengkoordinasikan antara penawaran dan permintaan, kebutuhan produksi, dan kebutuhan pasar.

Baca juga : Dasar-Dasar Leadership Dalam Manajemen Perusahaan

Dalam melakukan bisnis, warehousing atau gudang berperan sangat penting dalam rantai pasokan. Maka dari itu, sistem manajemen atau tata kelolanya juga harus baik dan benar agar dapat tetap memenuhi kebutuhan atau permintaan namun dengan biaya seminimal mungkin dan proses yang efisien. Oleh karenanya, terdapat sistem manajemen pergudangan yang utamanya berfungsi untuk mengelola pasokan yang tersedia.

Apa itu Manajemen gudang?

Apa itu Manajemen Gudang?
source : www.freepik.com

Menurut laporan yang dipublikasikan oleh Veeqo, Sistem Manajemen Pergudangan atau Warehouse Management System (WMS) adalah pergerakan dan penyimpanan pasokan di dalam gudang. WMS termasuk ke dalam Supply Chain Management atau Manajemen Rantai Pasokan yang menangani penerimaan, pengiriman dan pengambilan pasokan. 

Dilansir dari situs web Karawang New Industry City (KNIC), Warehouse Management System (WMS) adalah sistem yang membantu stakeholder terkait pengelolaan pergerakan barang dari/ke dalam gudang sehingga dapat mempercepat proses lead time secara otomatis, mengetahui semua transaksi inventory dan jumlah stok lebih cepat dan akurat secara real time, dapat mengatur lokasi penyimpanan barang secara optimal, serta dapat melakukan alur distribusi barang dengan baik.

Baca juga : Pengertian Manajemen Supply Chain Dan 6 Tantangan & Solusi Untuk Perusahaan

Manajemen pergudangan harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, khususnya yang dapat mengelola sistem persediaan yang memiliki hubungan erat dengan siklus permintaan dan optimasi biaya. Tujuan adanya sistem manajemen pergudangan adalah untuk mengelola pergudangan dan pendistribusian barang-barang agar barang yang disimpan tetap dalam keadaan baik dan terjaga sebelum didistribusikan kepada para konsumen atau vendor pada waktu, spesifikasi, dan jumlah yang tepat.

Fungsi Dasar Manajemen gudang

Fungsi Dasar Manajemen Gudang
source : www.freepik.com

Pergudangan yang dikelola dengan baik tentu pada akhirnya dapat melancarkan bisnis perusahaan dan memberikan keuntungan. Terdapat tiga fungsi dasar dari sistem manajemen pergudangan dalam perusahaan, yaitu:

1. Memenuhi permintaan konsumen dalam jumlah banyak secara cepat

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, fungsi gudang adalah untuk memenuhi kebutuhan atau permintaan konsumen. Maka dari itu, fungsi dasar pertama dari manajemen pergudangan adalah untuk memenuhi permintaan konsumen dalam jumlah banyak namun dalam waktu yang relatif lebih cepat. Sistem manajemen gudang memastikan penyimpanan stok yang memadai tersedia di gudang terdekat sehingga ketika konsumen akan membeli, perusahaan tidak perlu mengambilnya jauh-jauh ke pabrik. 

Terkadang, muncul permintaan akan suatu barang secara mendadak dalam jumlah yang banyak. Adanya sistem manajemen pergudangan memastikan bahwa permintaan tersebut akan terpenuhi dengan mengambil inventori dari beberapa gudang. Penyatuan stok dengan cara dropshipping atau stock cross docking juga dapat dilakukan dengan manajemen pergudangan.

Menurut State of Ecommerce Delivery Report MetaPack tahun 2015, 66 persen pembeli membeli barang dari satu penjual daripada penjual lainnya karena layanan pengirimannya lebih menarik. Sedangkan 96% dari pembeli yang sama mengatakan hal yang positif dari pengalaman pengiriman akan mendorong mereka untuk berbelanja pada penjual yang sama.

Baca juga : Strategi Mendistribusikan Produk Baru Dan Memilih Strategi Yang Tepat

2. Memastikan ketersediaan stok, pengiriman barang, barang yang tepat, waktu, dan sebagainya secara otomatis dengan lokasi yang tepat

Beberapa isu yang sering ditemui dalam pengelolaan multi gudang adalah memastikan ketersediaan stok yang memadai, pengiriman barang, ketepatan barang, ketepatan waktu pengiriman serta mengoptimalkan dan menyeimbangkan pembagian inventori sesuai kebutuhan logistik. Adanya sistem manajemen pergudangan dapat membantu karyawan dalam menentukan seberapa cepat dan akurat barang dapat diambil dan dikirim ke konsumen atau vendor.

Dengan sistem manajemen pergudangan yang baik, perusahaan dapat memastikan stok barang sesuai kategorinya, seperti dimensi dan bentuk serta ruang penyimpanannya masing-masing untuk mengelola penyimpanan barang dengan lebih baik. Dengan begitu, perusahaan akan lebih mudah dalam melakukan pengiriman barang secara tepat dan tepat waktu pula.

Baca juga : Keuntungan Sales Force Automation Bagi Sebuah Bisnis

3. Menentukan tingkat inventori

Adanya sistem manajemen pergudangan berfungsi untuk mengetahui dan memantau jumlah ketersediaan stok barang yang tersebar di berbagai gudang sehingga perusahaan akan lebih mudah untuk tahu kapan harus melakukan re-order. Dengan adanya sistem manajemen pergudangan, karyawan dapat mengetahui apakah ada barang tertentu yang tidak dapat ditemukan di satu gudang, apakah ada barang yang stoknya kosong, apakah ada barang yang dapat dipindahkan berdasarkan kriteria, dan sebagainya.

Dengan begitu, perusahaan dapat langsung menghubungi pemasok apabila ternyata stok persediaan barang ternyata kurang atau sudah habis. Masalah lainnya adalah barang yang laris di satu gudang belum tentu laris di gudang lainnya. Dalam situasi seperti ini, sistem manajemen gudang dapat memastikan agar barang-barang yang tidak terlalu laku di satu gudang dapat dipindahkan ke lokasi gudang lainnya.

Baca juga : Tentang Sales Force Automation (SFA) Secara Detail

Prinsip Dasar Manajemen Gudang

Dalam mengelola atau manajemen pergudangan, ada beberapa prinsip dasar yang harus diterapkan oleh perusahaan. Prinsip-prinsip tersebut adalah:

1. Mempertahankan kualitas barang

Sistem manajemen gudang harus dapat memastikan bahwa barang-barang yang tersimpan tetap terjaga kualitasnya. Setiap barang pasti memiliki jangka waktu tertentu, terutama makanan. Maka dari itu, pengelola gudang harus mampu menjamin tidak akan ada kerusakan barang selama barang disimpan di gudang agar kualitas barang tidak menurun. Untuk mempertahankan kualitas barang, pengelola gudang harus memperhatikan beberapa faktor penting seperti suhu atau temperatur ruangan, kelembaban udara serta kebersihan area gudang. 

Suhu yang terlalu panas atau lembab dapat membuat barang menjadi lebih rapuh. Apabila barang yang disimpan di dalam gudang adalah bahan makanan yang mudah busuk, suhu yang panas dan lembab dapat membuat makanan berubah warna dan bentuk sehingga mempercepat proses pembusukan. Bisa-bisa, barang sudah basi terlebih dahulu sebelum laku.

Jika barang yang disimpan adalah barang elektronik, pengelola gudang harus memperhatikan kebersihan gudang dan membersihkannya secara berkala agar tidak muncul debu. Debu yang terlalu banyak dapat merusak kualitas barang elektronik. Oleh karenanya, gunakan pengatur suhu ruangan untuk mencegah udara yang terlalu panas atau lembab. Pengelola juga dapat memasang penyaring udara supaya debu-debu halus tidak mudah menempel pada barang.

Baca juga : Mengenal Sistem Distribusi Yang Cepat Dan Efisien

2. Pencarian barang lebih cepat dan mudah

Barang-barang yang disimpan dalam gudang sebaik disusun berdasarkan kategori atau kelompok tertentu. Hal ini bertujuan untuk memudahkan karyawan dalam menemukan barang ketika akan didistribusikan. Agar lebih mudah lagi, setiap kelompok barang diberikan kode dan disusun berdasarkan urutan tertentu, misalnya nama, umur, warna, dan sebagainya.

Selain itu, tujuan pengelompokkan barang selain untuk mempermudah dan mempercepat proses pencarian, ini juga ditujukan untuk memangkas waktu operasional dalam hal pencarian barang. Manajemen gudang yang baik adalah manajemen yang semua barangnya tertata rapi dan mudah ditemukan. Beberapa hal yang harus diperhatikan saat melakukan pengelompokkan barang antara lain spesifikasi barang, jumlah barang yang tersedia, kode barang yang sesuai dengan barcode, serta waktu keluar masuk barang.

Baca juga : Mengapa Sales Force Automation Begitu Dibutuhkan?

Menurut State of Ecommerce Delivery Report MetaPack tahun 2015, 63 persen pembeli  mengatakan bahwa kecepatan pengiriman itu penting saat mencari dan memilih produk, dengan 77 persen bersedia membayar untuk pengiriman yang dipercepat.

3. Meningkatkan pelayanan distribusi

Salah satu masalah yang seringkali ditemui perusahaan adalah terkait dengan pelayanan distribusi barang ke konsumen atau vendor. Pelayanan distribusi bahkan menjadi faktor penting dalam manajemen yang menentukan daya saing perusahaan dengan perusahaan lainnya.

Maka dari itu, penting bagi perusahaan untuk menentukan lokasi yang tepat dan strategis saat akan membangun gudang untuk meningkatkan pelayanan distribusi. Hal ini dimaksudkan agar barang dapat sampai ke tangan konsumen atau vendor dengan cepat, efisien, dan aman. Banyak kawasan pergudangan yang akhirnya memusatkan diri di area yang dapat mencapai banyak tempat dalam waktu yang relatif cepat.

Baca juga : Manfaat SFA Bagi Perusahaan Dan Tim Penjualan

4. Pentingnya faktor keamanan

Sebelum membangun gudang, perusahaan harus memastikan bahwa pemilihan lokasi selain strategis namun juga aman, baik aman dari pencurian maupun gangguan fisik. Misalnya, barang-barang yang disimpan di dalam gudang harus aman dari pencemaran kimiawi atau biologi agar kualitasnya tetap dapat terjaga dan kuantitasnya tidak berkurang. 

Selain itu, gudang juga harus aman dari bahaya kebakaran. Maka dari itu, penting bagi perusahaan untuk memastikan bahwa terdapat prosedur atau sistem pemadam kebakaran yang memadai. Gudang juga harus mampu bertahan saat diterpa bencana alam, seperti banjir, gempa bumi, dan sebagainya. Penting bagi perusahaan untuk membentuk bangunan gudang yang kokoh dalam menghadapi kondisi yang tidak terduga. Perusahaan juga harus membentuk prosedur mitigasi tertentu untuk menanggulangi bencana alam. 

Operasi Pergudangan

Proses operasional pergudangan secara garis besar meliputi penyimpanan, penyusunan ulang, dan memperpendek lead time. Secara lengkapnya, operasi pergudangan dibagi menjadi tujuh proses, yaitu:

  1. Receiving, gudang menerima barang dari pabrik. Gudang bertanggung jawab untuk mengecek barang sesuai pesanan, kuantitas, kerusakan atau isi laporan kerusakan jika diperlukan, dan memeriksa barang jika dibutuhkan. 
  2. Put away, barang dipindahkan sesuai lokasi kemudian diidentifikasi, dicatat, dan diletakkan di tempatnya sesuai dengan kategorinya. 
  3. Storage, barang disimpan dalam penyimpanan dan diberikan perlindungan dengan baik hingga saatnya barang tersebut harus didistribusikan.
  4. Picking, barang yang dibutuhkan untuk dikirim ke vendor atau konsumen diambil dari penyimpanan dan dibawa ke area penyusunan. 
  5. Ancillary activities, barang diperiksa sebelum dikirim untuk mengecek kualitasnya. Seringkali terdapat aktivitas tambahan seperti labelling, kitting, re-packing, repairs dan assembly
  6. Packing, proses pengemasan produk mencakup proses penyortiran dan pengecekan pesanan. Proses ini berbeda-beda tergantung penanganan produknya. Gudang menyiapkan dokumen pengiriman dan memuat barang di kendaraan yang tepat.
  7. Shipping, yaitu aktivitas keberangkatan berupa alokasi gerbang untuk kedatangan truk atau kendaraan apapun yang digunakan untuk mengirim barang ke konsumen. Inspeksi, palletizing dan pemuatan barang ke dalam angkutan untuk pengiriman. 

Baca juga : Apa Itu Sales Force Automation (SFA) Bagi Perusahaan Distributor?

Mengapa Manajemen Gudang Penting

Mengapa manajemen gudang penting untuk dilakukan? Berikut beberapa alasannya:

1. Menurunkan risiko kerugian

Pengelolaan gudang dengan baik dan benar dapat mengurangi risiko kerugian yang dialami oleh perusahaan. Barang yang disimpan tidak akan mudah rusak atau menurun kualitasnya karena disimpan dengan baik. 

2. Meningkatkan layanan konsumen

Sistem manajemen gudang penting agar konsumen dapat menerima barang dalam waktu yang cepat. Dengan sistem manajemen gudang yang baik, perusahaan akan lebih mudah dalam menemukan barang yang dibutuhkan sehingga akan lebih cepat sampai ke tangan konsumen. Ini membuat perusahaan lebih disukai daripada perusahaan lainnya. 

Baca juga :  3 Elemen Penting Untuk Mencapai Sales Force Yang Sukses

3. Kalkulasi reorder point yang lebih akurat

Manajemen gudang penting untuk mengetahui berapa banyak barang yang tersedia di gudang sehingga perusahaan tahu kapan reorder akan dilakukan dan berapa banyak jumlah reorder yang diperlukan. Barang tidak akan menumpuk terlalu banyak di gudang atau lebih parahnya tidak akan kehabisan stok. Selain itu, hal ini juga mendorong perusahaan agar lebih hemat dengan tidak mengeluarkan dana berlebih untuk pembelian stok barang.

4. Mendapatkan informasi secara real time

Perusahaan pasti melakukan stock opname secara rutin untuk mengetahui jumlah barang yang tersisa di gudang. Stock opname juga berfungsi untuk mengetahui barang yang rusak. Untuk mempermudah stock opname, perusahaan dapat menggunakan sistem barcode dalam pengelolaan inventorinya. 

Bacar juga : Manfaat DMS Pada Manajemen Sistem Distribusi Di Era Teknologi 4.0

5. Meningkatkan kinerja dan produktivitas karyawan

Perusahaan dapat meningkatkan kinerja dan produktivitas karyawan, terutama yang bekerja di gudang, dengan menerapkan sistem manajemen gudang baik. Sistem ini memberikan informasi kepada karyawan mengenai bagian atau porsi kerjanya dalam gudang sehingga mereka tidak akan membuang-buang waktu karena sudah tahu bagian kerjanya masing-masing.

6. Mengurangi pengeluaran untuk membeli peralatan

Sistem manajemen gudang biasanya digunakan dengan cara komputerisasi sehingga hanya menggunakan perangkat komputer saja untuk mengolah data yang berkaitan dengan stok barang di dalam gudang. Ini dapat mengurangi ketergantungan pada peralatan yang masih bersifat manual sehingga perusahaan tidak perlu melakukan pembelian dan pemeliharaan peralatan yang kurang menunjang sistem. 

Baca juga : Mengenal Istilah Ritel, Distributor & Prinsipal Dalam Dunia Distribusi

Cara Menerapkan Sistem Manajemen Gudang yang Baik

Untuk membuat sistem manajemen gudang yang baik, ada beberapa cara yang dapat diterapkan oleh perusahaan, diantaranya adalah:

1. Membuat data akurat

Data yang harus tersedia dalam sistem mencakup informasi penting seperti stok barang, data pembelian, serta penjualan. Data dikumpulkan untuk mengetahui informasi seputar penjualan untuk periode sebelumnya dan saat ini. Data juga digunakan untuk mengetahui target pasar, forecast penjualan di periode mendatang, serta rencana pemasaran nantinya.

2. Membuat prediksi persediaan

Cara efektif dalam sistem manajemen gudang adalah membuat forecast atau prediksi persediaan stok barang. Forecast ini bertujuan untuk pengecekan alur stok barang dan menentukan prosedur pengambilan barang di gudang. Perusahaan harus memastikan forecast dibuat dengan baik dan seakurat mungkin agar tidak akan mengalami kerugian seperti kehilangan stok barang.

Baca juga : Sales Motoris, Kanvasing Dan Taking Order, Ini Perbedaannya

3. Melakukan pengecekan

Pengelolaan gudang yang baik adalah dengan melakukan pengecekan secara berkala oleh orang yang memiliki ketelitian tinggi dan sabar. Pengecekan dilakukan sebelum barang dimasukkan ke barang gudang dan sebelum barang diberi kode. Hal ini bertujuan untuk mengetahui kondisi setiap barang yang disimpan sehingga perusahaan mengetahui informasi tentang barang yang cacat, rusak dan kondisi lainnya yang tidak sesuai. Barang yang mengalami kondisi tertentu biasanya akan disimpan di tempat lain dan diberi tanda khusus.

4. Memisahkan stok lama dan baru

Perusahaan seharusnya tidak mencampur stok barang lama dan barang baru. Stok barang lama kemungkinan besar kualitasnya sudah menurun, maka dari itu penting sekali untuk memisahkan keduanya. Ini juga akan mempermudah perusahaan dalam melakukan pengecekan dan pemasukan barang serta mengetahui jumlah barang stok lama dan stok baru.

Baca juga : Cara Mengelola Stok Barang Di Gudang Dengan Mudah

5. Menjadwal persediaan barang

Perusahaan harus membuat jadwal pembelian barang dari supplier atau pabrik agar lebih mudah dalam mengerjakan forecast. Setelah membuat jadwal pembelian barang, perusahaan juga dapat membuat jadwal pengiriman barang. Hal ini dimaksudkan agar perusahaan mengetahui jumlah barang yang masih tersedia dan jumlah barang yang sudah dikirim ke konsumen.

6. Menyesuaikan tata letak barang

Perusahaan harus tahu bagaimana cara menyesuaikan tata letak barang secara optimal. Pertama, ketahui karakter setiap barang. Kedua, atur layout gudang dan beri kode di masing-masing area. Hal ini berguna untuk mempermudah karyawan saat mencari barang dan mengetahui barang-barang yang berpotensi kadaluarsa.

Baca juga : 6 Elemen Retail Mix Untuk Manajemen Bisnis Ritel Yang Lebih Baik

Dengan kemajuan teknologi, saat ini sudah hadir berbagai aplikasi stok gudang yang dapat memudahkan perusahaan dalam mengelola atau manajemen gudang mereka. Salah satunya adalah SimpliDOTS, aplikasi distributor terbaik yang mampu meningkatkan omzet penjualan, meningkatkan performa sales team, dan mengelola perusahaan agar lebih efisien dan optimal. Anda dapat melihat info selengkap disini

Nah, cukup sekian pembahasan kami tentang sistem manajemen gudang. Semoga artikel ini dapat bermanfaat bagi para pembaca dalam mengelola sistem gudang perusahaan. Semoga sistem manajemen gudang yang perusahaan Anda terapkan dapat mendatangkan keuntungan.