Anda termasuk pecinta es krim? Ya, hampir semua orang memang menyukainya! Cita rasa manis, segar, dan lumer di mulut membuat banyak orang ketagihan menikmatinya. Itulah mengapa industri es krim adalah industri global yang sangat besar dengan konsumen setianya.
Namun dibalik kelezatan es krim yang disukai banyak orang, ternyata industri ini menghadapi tantangan besar dalam hal pengiriman atau distribusinya. Tak terkecuali bagi PT Arata Jaya Mandiri sebagai distributor es krim AICE di Bandung, Jawa Barat sejak tahun 2017.
Pada awal sebelum menggunakan aplikasi SimpliDOTS, proses distribusi PT Arata Jaya Mandiri menemui berbagai kendala yang dialami oleh sales di lapangan maupun ketika berkoordinasi dengan admin finance di kantor pusat.
Akan tetapi, sejak menggunakan aplikasi distributor SimpliDOTS proses manajemen distribusi lebih mudah dan menyenangkan dalam satu platform.
“Sebelum menggunakan SimpliDOTS, memantau dan mengatur operasional distribusi adalah pekerjaan yang rumit. Dengan sistem distribusi manajemen SimpliDOTS operasional bisa berjalan 5x lebih cepat.”
Vera Dian Andrianie – SPV HRD & GA Distributor PT Arata Jaya Mandiri (AICE Bandung)
Oleh karena itu, penggunaan aplikasi khusus distributor, seperti SimpliDOTS sangat direkomendasikan bagi distributor untuk mengelola pengiriman produk, termasuk optimasi rute, manajemen stok/ inventory, hingga monitoring posisi salesman secara real-time.
Mari kita coba simak seberapa penting software distribusi seperti SimpliDOTS sangat mendukung kelancaran operasional PT Arata Jaya Mandiri sebagai distributor es krim AICE.
Tantangan – tantangan yang Dihadapi Dalam Proses Distribusi Es Krim AICE
Bermitra dengan 200+ distributor untuk mengirimkan produk es krim AICE ke agen dan toko di seluruh tanah air, tim manajemen pernah menghadapi beberapa tantangan dalam proses distribusi sebelumnya.
Menurut General Manager PT Arata Jaya Mandiri (AICE) Bandung, Deden Rahmadhaniansyah, terdapat setidaknya tiga tantangan. Berikut di antaranya:
1. Reporting
Dalam hal reporting atau proses pelaporan sebelum menggunakan aplikasi SimpliDOTS, terdapat beberapa masalah, antara lain:
- Kesulitan Integrasi Data
Data penjualan dan keuangan belum terintegrasi karena tidak disimpan dalam teknologi Cloud sehingga memerlukan upaya tambahan untuk mengintegrasikan data dari berbagai sumber sebelum membuat laporan yang komprehensif. Hal ini dapat menyebabkan keterlambatan dalam pelaporan dan meningkatkan risiko kesalahan.
- Proses Manual yang Memakan Waktu
Tanpa integrasi otomatis, tim sales yang akan membuat pesanan barang harus menghabiskan waktu untuk memasukkan order ke dalam format yang sesuai, dan kemudian membuat laporan. Proses manual ini rentan terhadap kesalahan dan tidak efisien.
- Sulit memantau laporan offline
Pencatatan laporan yang tersimpan berbasis offline, menambah kerumitan sistem distribusi. Pemantauan performa tim sales kurang efisien dan tidak real-time. Hal ini dapat menyulitkan manajemen dalam mengambil keputusan yang cepat dan tepat untuk mengoptimalkan operasi distribusi.
2. Controlling
Masalah Controlling dalam distribusi es krim AICE berkaitan dengan pengawasan dan pengendalian efektif terhadap berbagai aspek operasional, termasuk penjualan, pengiriman, kunjungan toko, dan aktivitas tim lapangan. Berikut beberapa masalah yang dihadapi:
- Kerumitan memantau aktivitas distribusi
Sebelum menggunakan aplikasi SimpliDOTS, data terkait penjualan, pengiriman, dan aktivitas tim sales force di lapangan tidak bisa dipantau secara efektif. Hal ini membuat sulit bagi manajemen untuk mendapatkan gambaran yang real-time tentang kinerja dan aktivitas distribusi.
- Kurangnya Integrasi Proses
Proses pengawasan dan pengendalian distribusi produk es krim tidak terintegrasi dengan baik. Misalnya, untuk mengawasi kunjungan tim lapangan, memantau stok, dan mengelola pesanan, manajemen mungkin harus menelepon atau membuat pencatatan manual. Hal ini menyebabkan kerumitan dan potensi kehilangan informasi.
- Keterlambatan dalam Respons
Tanpa sistem yang terintegrasi dan real-time, manajemen mengalami kesulitan dalam merespons masalah atau perubahan situasi secara cepat.
3. Manajemen Rute
Tantangan berikutnya adalah berkaitan pengelolaan rute pengiriman produk es krim ke berbagai toko atau pelanggan. Antara lain:
- Komunikasi Kurang Efisien
Proses komunikasi antara pengemudi pengiriman dan tim manajemen kurang efisien dan tidak terdokumentasi dengan baik. Misalnya, manajemen harus menelepon driver atau tim sales untuk menanyakan perkiraan waktu kedatangan dan jadwal pengiriman. Selain menyita waktu, hal ini juga menambah biaya komunikasi.
- Terkendala kemacetan lalu lintas
Tanpa informasi real-time tentang rute dan kondisi lalu lintas, manajemen mungkin menghadapi kesulitan dalam merespons perubahan atau kendala yang terjadi di lapangan, seperti lalu lintas macet atau rute yang tertutup.
- Ketidakpastian Waktu Pengiriman
Sebelum menggunakan aplikasi SimpliDOTS, pihak toko/ pelanggan sering menelepon hanya untuk menanyakan kapan pesanan tiba atau di mana posisi pengiriman. Hal ini terjadi karena sistem distribusi tidak bisa diakses secara real-time.
Baca Juga : SimpliDOTS, Solusi Aplikasi Distributor Terbaik Di Indonesia
SimpliDOTS Menyederhanakan Proses Distribusi Es Krim AICE 3x Lipat Lebih Efisien
Dengan adopsi SimpliDOTS, AICE berhasil membuat proses distribusi mereka menjadi 3x lipat lebih efisien dan simpel. Ini tercapai melalui beberapa cara:
- Optimisasi Rute Pengiriman
SimpliDOTS memungkinkan distributor AICE untuk menganalisis jalur transportasi, waktu pengiriman, dan manajemen stok produk secara lebih efektif. Dengan data yang terintegrasi dan real-time, perusahaan dapat menemukan peluang untuk mengoptimalkan rute pengiriman.
SimpliDOTS dapat membantu dalam merencanakan rute pengiriman yang optimal berdasarkan faktor-faktor seperti jarak, lalu lintas, atau prioritas pengiriman. Hal ini membantu mengurangi waktu tempuh dan meningkatkan efisiensi dalam distribusi es krim.
- Manajemen Stok yang Lebih Efisien
Dengan SimpliDOTS, AICE dapat memantau stok produk secara lebih akurat dan real-time. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola persediaan dengan lebih efisien, mengidentifikasi tren penjualan, dan menghindari kekurangan stok atau kelebihan stok yang tidak perlu.
- Peningkatan Kolaborasi dan Komunikasi
SimpliDOTS juga memfasilitasi kolaborasi dan komunikasi yang lebih baik di antara semua pihak terkait dalam rantai pasokan es krim, mulai dari fitur Stok/ Inventory hingga SimpliDOTS Retail. Hal ini membantu meningkatkan kerjasama dan komunikasi informasi yang update di seluruh jaringan distribusi.
- Sales Force Automation
Fitur Sales Force Automation dalam SimpliDOTS membantu tim penjualan lapangan AICE untuk mengambil pesanan produk secara real-time melalui aplikasi mobile (smartphone/ tablet). Proses ini memungkinkan tim sales agar lebih responsif terhadap permintaan pelanggan dan meningkatkan efisiensi dalam proses taking order/ membuat pesanan produk hingga memberikan promo atau penawaran khusus sesuai kebutuhan toko pelanggan.
- Monitoring Real-time
SimpliDOTS memungkinkan pengelolaan rute pengiriman secara real-time dengan memantau posisi armada pengiriman dan kemajuan pengiriman langsung dari platform. Hal ini memberikan informasi lebih akurat kepada manajemen terkait status dan perkiraan waktu kedatangan pesanan.
- Komunikasi Terdokumentasi
SimpliDOTS juga menyediakan fitur foto sebagai dokumentasi antara pengemudi pengiriman, supervisor, dan tim manajemen. Hal ini memudahkan koordinasi dan komunikasi mengenai proses pengiriman barang yang sudah diterima oleh pelanggan.
- Sales monitoring dan sales performance
Distributor AICE dapat memantau aktivitas penjualan secara real-time melalui dashboard SimpliDOTS. Dengan fitur ini, manajemen dapat melacak performa penjualan dari berbagai dimensi, seperti penjualan harian, mingguan, atau bulanan, jumlah pesanan, atau nilai penjualan.
Informasi ini disajikan dalam dashboard atau laporan yang mudah dipahami, memungkinkan manajemen untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang kinerja penjualan secara keseluruhan dan di level individu atau tim.
Selain itu, manajemen bisa lebih mudah menganalisis kinerja penjualan secara mendalam berkaitan dengan performa tim sales. Distributor juga bisa mengevaluasi terhadap berbagai metrik kinerja penjualan, seperti target penjualan, peningkatan atau penurunan penjualan dari periode sebelumnya, kontribusi penjualan dari produk tertentu, atau keberhasilan dalam mencapai tujuan penjualan.
“Yang saya rasakan saat adanya SimpliDOTS adalah analisis bisnis kita lebih tajam lagi sehingga bisa growing sekitar 16%. Distribusi juga 2x-4x lebih cepat setelah menggunakan SimpliDOTS.”
Deden Rahadiansyah – Project Manager di PT Arata Jaya Mandiri (Distributor Aice)
Baca Juga: Distribution Management System untuk Mendukung Era Supply Chain 4.0 Terintegrasi AI
Mempermudah Distribusi Es Krim AICE dengan SimpliDOTS Tracking Real-Time
SimpliDOTS membantu distributor es krim AICE untuk melacak status pengiriman secara real-time. Tim manajemen dapat melihat dengan tepat di mana pesanan berada dalam proses pengiriman pada setiap titik waktu. Hal ini memungkinkan mereka untuk memberikan informasi yang akurat kepada pelanggan mengenai perkiraan waktu kedatangan pesanan.
- SimpliDOTS Tracking Agent
SimpliDOTS Tracker adalah fitur yang dirancang untuk memberikan informasi secara real-time mengenai posisi Salesman kepada manajemen atau pihak terkait. Salesman perlu mengunduh aplikasi SimpliDOTS Tracking Agent untuk memungkinkan pencatatan posisi mereka secara real-time.
Melalui fitur tracking yang terintegrasi dengan website DMS (Distributor Management System), data mengenai posisi Salesman akan tersedia untuk diakses.
Informasi yang tersedia tidak hanya terbatas pada lokasi fisik Salesman, tetapi juga mencakup sisa daya baterai pada ponsel Salesman serta waktu dan tanggal terakhir saat aplikasi digunakan. Dengan demikian, manajemen dapat memantau aktivitas dan kinerja Salesman secara lebih efektif dan akurat.
- Pengambilan foto untuk dokumentasi pengiriman
Melalui aplikasi SimpliDOTS pengemudi atau sales force dapat mengambil foto saat pesanan telah sampai di toko atau titik penjualan. Foto-foto ini berfungsi sebagai bukti visual yang jelas bahwa pengiriman telah dilakukan dan pesanan diterima dalam kondisi baik.
Tentunya hal ini akan sangat mengurangi kerumitan taking order atau pengiriman yang berbasis kertas. Dengan adanya dokumentasi foto yang menyertai setiap pengiriman, proses verifikasi atau pengecekan pesanan oleh toko atau pelanggan menjadi lebih mudah dan cepat.
Fitur ambil foto akan secara otomatis aktif ketika Salesman melakukan kunjungan ke outlet. Ini berarti setiap kunjungan ke outlet akan didokumentasikan dengan foto, termasuk outlet, dokumen, dan aset yang relevan. Jadi, tidak ada lagi ruang untuk tindakan curang karena setiap kunjungan Salesman harus terdokumentasi dengan baik untuk transparansi proses distribusi.
Laporan Penilaian Kinerja Salesman AICE Berdasarkan Data Business Intelligence (BI) SimpliDOTS
Analisis dan evaluasi tim sales menggunakan Business Intelligence (BI) adalah proses yang penting dalam mengoptimalkan kinerja tim penjualan dan memastikan efisiensi operasional yang maksimal dalam distribusi AICE.
- Pemantauan Kinerja Penjualan
Dengan menggunakan fitur Business Intelligence (BI), manajemen AICE dapat melacak dan menganalisis kinerja penjualan tim sales. Proses ini mencakup berbagai metrik, mulai dari jumlah penjualan, grafik penjualan per bulan, hingga 10 peringkat salesman terbaik, dan masih banyak informasi penting lainnya.
Analisis ini dapat membantu untuk evaluasi kinerja penjualan antara individu atau tim, dan mengidentifikasi area di mana perbaikan diperlukan.
- Analisis Produk Penjualan
Business Intelligence (BI) juga memungkinkan distributor untuk menganalisis kinerja produk berdasarkan pembelian. Manajemen bisa lebih mudah mengidentifikasi produk terlaris, tren penjualan produk dari waktu ke waktu, dan kontribusi produk terhadap pendapatan keseluruhan perusahaan.
Analisis ini membantu dalam mengoptimalkan portofolio produk, mengidentifikasi peluang penjualan, dan membuat keputusan strategis terkait pengembangan produk baru atau promosi.
- Memantau Pergerakan Stok ( Stock Movement)
Pihak manajemen juga dapat memantau pergerakan stok produk dalam satu aplikasi, termasuk barang masuk dan keluar dari inventory. Analisis ini membantu dalam mengidentifikasi tren stok, mengelola persediaan dengan lebih efisien, dan menghindari kekurangan atau kelebihan stok yang tidak perlu.
- Integrasi Data dalam Satu Aplikasi
Teknologi berbasis Cloud, membuat SimpliDOTS mampu mengintegrasikan data dari berbagai sumber ke dalam satu aplikasi. Dengan demikian, informasi tentang kinerja penjualan, produk, dan stok dapat diakses dan dianalisis secara terpadu.
Hal ini memudahkan manajemen AICE dalam membuat keputusan yang terinformasi dan mengambil tindakan yang tepat untuk meningkatkan kinerja operasional dan penjualan.
Baca Juga : 3 Macam Strategi Distribusi yang Perlu Anda Ketahui
Yuk, Optimalkan Sistem Distribusi dengan SimpliDOTS, Telah Teruji untuk Tingkatkan Kinerja Distributor!
Dengan melihat kesuksesan Studi Kasus: Distribusi Es Krim AICE yang mencatat peningkatan efisiensi distribusi hingga 3x lipat menggunakan SimpliDOTS, tidak diragukan lagi bahwa aplikasi ini memberikan dampak positif yang signifikan bagi perusahaan.
Menerapkan aplikasi khusus distributor, SimpliDOTS bukan hanya membantu melejitkan efisiensi operasional, namun juga mengotomasi tugas-tugas administratif salesman agar lebih fokus mengembangkan tugas inti penjualan di pasar yang semakin kompetitif ini.
Tunggu apalagi, distributor masa kini wajib memanfaatkan keunggulan SimpliDOTS untuk mengoptimalkan proses distribusi! Dengan mengimplementasikan SimpliDOTS, Anda juga dapat meraih efisiensi perusahaan, meningkatkan produktivitas tim sales, dan mengambil langkah besar dalam meningkatkan kinerja bisnis.
Coba demo GRATIS SimpliDOTS sekarang dan nikmati Distribution Management System (DMS) yang lebih efisien, modern dan reliable. Yuk, bersiap membawa distribusi Anda ke level berikutnya dengan SimpliDOTS! Hubungi via Whatsapp SimpliDOTS +6285373704528 untuk info selengkapnya.
Follow dan like juga akun resmi Facebook @simplidots dan Instagram @simplidots supaya tak ketinggalan info terupdate setiap hari, tips dan inspirasi menarik di industri distribusi.
