Warehouse Management : Perancangan Sistem Pergudangan Perusahaan

Warehouse Management : Perancangan Sistem Pergudangan Perusahaan

Warehousing adalah istilah yang dipakai perusahaan dalam kegiatan pergudangan. Aktivitas warehousing dilakukan untuk menyimpan barang yang diproduksi sebelum didistribusikan ke agen atau cabang perusahaan lainnya dalam rantai pasokan demi bisa sampai ke tangan konsumen akhir. 

Fungsi warehousing sangat penting. Sebab, di dalam gudang, dapat diidentifikasi mengenai detail barang yang diproduksi. Meliputi status, kondisi stok, berat barang, dan sebagainya. Sehingga, informasi ini bisa diolah kembali oleh perusahaan untuk memudahkan distribusi dan mempersiapkan anggaran. 

Penyimpanan atau penempatan barang ke dalam gudang atau warehouse juga bisa dimanfaatkan untuk memaksimalkan pelayanan terhadap konsumen. Terlebih lagi, jika warehousing yang dimiliki perusahaan sangat memadai. Misalnya, luas gudang (space) yang memadai, adanya peralatan warehousing yang lengkap (forklift, software, dll), serta personel warehouse yang kompeten. 

Sebagai salah satu bentuk penyimpanan, gudang dan pergudangan (warehouse) merupakan salah satu bagian penting dan seluruh proses produksi. Keberadaan pergudangan (warehouse) akan memberikan pengaruh yang besar terhadap kelancaran sistem dan mekanisme kegiatan unit-unit lain bagi perusahaan. 

Karena itu, jika kegiatan pergudangan dalam internal perusahaan tersendat, maka akan berpengaruh pula pada terhambatnya proses kerja pada unit lain seperti pembelian, produksi, distribusi, dan pemasaran. Selanjutnya, perusahaan akan mengalami segala bentuk pemborosan, baik pemborosan waktu dan uang. Kegiatan pergudangan (warehouse) yang tersendat juga akan mempengaruhi tinggi rendahnya biaya produksi maupun harga jual barang di pasar. Jadi, tanpa sistem pergudangan yang baik, maka kinerja perusahaan tidak akan maksimal, meskipun sistem-sistem lain dari tiap manajemen dikelola dengan baik.

Baca juga : Panduan Manajemen Gudang Agar Berfungsi Secara Optimal

Gudang dan Pergudangan

army robots efficiently sorting hundreds parcels per hour automated guided vehicle agv 41470 1630
source : www.freepik.com

Di dalam sebuah perusahaan, gudang merupakan bangunan yang sangat penting, apalagi jika perusahaan tersebut memproduksi barang. Gudang merupakan bangunan yang disertai ruangan untuk menyimpan barang, baik barang hasil produksi maupun bahan baku untuk memproduksi barang. Sedangkan pergudangan merupakan kegiatan atau aktivitas dalam mengelola penyimpanan barang di gudang. 

Pergudangan yang terstruktur dan terencana dihimpun dalam manajemen pergudangan (warehouse management). Struktur dan rencana tersebut meliputi kebutuhan perusahaan untuk menentukan jadwal produksi dengan tingkat persediaan yang terbatas. Selain itu, berguna juga untuk menyarankan kebijakan pengisian bahan baku dalam memenuhi pesanan produksi atau permintaan produk. Gudang dan pergudangan sangat penting bagi perusahaan karena menjadi faktor yang berpengaruh terhadap pendapatan perusahaan. Sistem manajemen pergudangan akan menjamin kualitas produk sehingga nilai produk tetap terjaga dan secara langsung memberikan keuntungan bagi pendapatan perusahaan. 

Selain terstruktur dan terencana, pergudangan yang baik harus memiliki sistem pelayanan yang baik meliputi adanya jaminan keamanan, kemudahan akses informasi keluar, informasi masuk, dan penyimpanan barang. Selain itu, sistem pergudangan harus memiliki kesesuaian dengan kondisi lingkungan fisik bagi barang yang disimpan.

Baca juga : Cara Mengelola Stok Barang Di Gudang Dengan Mudah

Jenis-Jenis Pergudangan

agv forklift trucks transport more with safety warehouse 3d rendering 41470 2905
source : www.freepik.com

Setiap perusahaan harus bisa memutuskan cara terbaik untuk menyimpan persediaan supaya bisa lebih hemat biaya, mudah diakses, dan mudah dalam melakukan perawatan. Gudang adalah fasilitas manajemen pergudangan merupakan tempat penyimpanan yang dibeli atau disewa oleh perusahaan lalu digunakan untuk menyimpan produk sebelum didistribusikan. Secara umum, jika ditinjau dari lokasi atau tempat keberadaan gudang, ada dua jenis pergudangan, yaitu pergudangan terpusat dan pergudangan yang tidak terpusat. 

  • Pergudangan terpusat

Pergudangan terpusat merupakan sistem manajemen pergudangan yang proses dan aktivitas pergudangannya diatur dalam satu lokasi pusat. Pergudangan terpusat memiliki kelebihan berupa kemudahan untuk para pemasok yang akan mengirim bahan baku produksi. Selain itu, perusahaan juga akan lebih diuntungkan karena bisa mendapatkan skala ekonomis dari pemesanan bahan baku dalam jumlah besar. Kelebihan lainnya sangat dirasakan oleh staf yang yang bertugas mengelola inventaris karena mudah dalam mengimplementasikan prosedur standar.

Pergudangan terpusat biasanya berlokasi di dekat infrastruktur yang baik sehingga bisa diakses dengan lebih mudah. Bagi beberapa perusahaan, pergudangan terpusat bisa menghindari adanya duplikasi stok dan biaya administrasi.

Namun, pergudangan terpusat bisa menimbulkan biaya tinggi karena membutuhkan fasilitas penyimpanan yang pastinya jauh lebih besar. Pergudangan terpusat harus memiliki ruangan dengan ukuran yang besar dan kompleks, sehingga akan menimbulkan peningkatan waktu pengiriman dan keterlambatan dalam menerima stok barang. Adanya pergudangan terpusat juga bisa berdampak pada upah yang tinggi karena membutuhkan staf spesialis diperlukan untuk mengelola penyimpanan dan distribusi stok. 

  • Pergudangan tidak terpusat

Sementara itu, pergudangan tidak terpusat merupakan jenis pergudangan dengan sistem setiap departemen  bertanggung jawab untuk memesan dan menyimpan stok masing-masing. Keunggulan jenis pergudangan ini adalah mudah diakses sehingga tidak ada keterlambatan dalam menerima barang yang dibutuhkan. Sistem pergudangan tidak terpusat dinilai lebih efektif untuk mencegah pemborosan karena tersebar di beberapa tempat atau lokasi. Selain itu, perusahaan dapat lebih responsif terhadap kebutuhan lokal dan aktif mengikuti perubahan pasar.

Baca juga : Sumber Pangan Sehari-Hari, Memahami Distribusi Perdagangan Beras Di Indonesia

Namun, pergudangan tidak terpusat akan berdampak pada biaya pengiriman yang meningkat karena jumlah inventaris yang rendah ke beberapa lokasi. Selain itu, faktor keamanan mungkin tidak seefektif pergudangan terpusat, karena rawan terjadi penggelapan produk atau pencurian produk. 

Pedoman Umum Manajemen Pergudangan

robot driving lift truck 1048 3520
source : www.freepik.com

Sistem manajemen pergudangan merupakan suatu proses kegiatan logistik/barang dalam gudang yang meliputi pengelolaan administratif dan pengelolaan operasional perusahaan. Dengan demikian, manajemen pergudangan akan selalu berhubungan dengan penatausahaan, tata kerja, dan tata ruang. Proses-proses tersebut meliputi aktivitas dalam penerimaan, pencatatan, pemasukan, penyimpanan, tata kelola, pembukuan, perawatan, pengeluaran, dan pendistribusian atas produk. 

Dari setiap proses harus ada laporan pertanggung jawaban dari pengelola gudang. Rangkaian tersebut untuk mendukung suatu sistem unit kerja agar tercapai tujuan efektifitas dan efisiensi operasional perusahaan secara keseluruhan. 

Maka itu, kegiatan pergudangan harus dilakukan dengan perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian barang yang terukur dengan manajemen pergudangan yang sesuai dengan pedoman. Ada beberapa hal yang dapat dijadikan sebagai pedoman-pedoman umum dalam manajemen pergudangan (warehouse management), yaitu:

Sosial di pusat maupun daerah yakni :

  • Menjaga kelancaran penerimaan dan pengeluaran logistik/barang.
  • Menjaga ketertiban administratif penggudangan. 
  • Melakukan penyimpanan logistik/barang secara tepat sehingga mudah dicek dan diambil saat akan didistribusikan.
  • Melakukan pengaturan tata letak barang secara tepat sehingga mampu menjamin keamanan dan keselamatan bagi barang maupun para pekerja.
  • Melakukan perawatan barang dengan baik.

Aktivitas dalam Manajemen Pergudangan

forklift operator worker 1426 1485
source : www.freepik.com

Kegiatan atau aktivitas dalam sistem manajemen pergudangan tidak bisa dipisahkan dari proses administrasi pergudangan. Aktivitas dalam manajemen pergudangan harus tertib dan benar karena administrasi pergudangan dapat dijadikan instrumen pengawasan dan pengendalian dalam pengelolaan pergudangan. Jika perusahaan menerapkan sistem administrasi pergudangan yang benar, maka keberadaan barang setiap saat dapat terkontrol secara detail, meliputi nama, jenis, spesifikasi, jumlah, mutasi, bukti jumlah persediaan, maupun nilai barang yang terdapat/tersimpan di dalam gudang. 

Administrasi pergudangan merupakan alat pertanggungjawaban dalam pengelolaan pergudangan yang dibebankan kepada para petugas gudang. Dalam praktiknya, para petugas gudang berkewajiban untuk melaksanakan manajemen pergudangan dan melengkapi sistem administrasi pergudangan seperti buku penerimaan barang, buku pengeluaran barang, surat jalan barang, dan delivery order. 

Baca juga : Memulai Bisnis Distribusi, Yuk Persiapkan Hal Penting Ini

Aktivitas dalam manajemen pergudangan yang sangat berkaitan dengan administrasi pergudangan yaitu penerimaan barang, pengeluaran barang, dan penataan barang.

1. Penerimaan Barang

Aktivitas pertama dalam manajemen pergudangan adalah penerimaan barang. Pada aktivitas ini, petugas gudang harus memiliki buku penerimaan barang. Segala bentuk informasi yang berkaitan dengan jenis barang, spesifikasi barang, tanggal penerimaan, dan jumlah nilai logistik (harga satuan dan total dari sumber barang) akan terekam dengan buku penerimaan barang tersebut.

Selain itu, setiap terjadi pencatatan pemasukan logistik/barang ke dalam buku pencatatan harus diikuti dengan bukti-bukti penerimaan barang seperti surat jalan pengiriman barang/penyerahan barang. Setiap bukti pemasukan barang harus dibubuhi nomor kode sebagai kode barang yang sesuai urutan. Nomor kode tersebut merupakan nomor kode bukti barang masuk yang akan ditulis pada kolom nomor kode bukti barang masuk dalam buku penerimaan gudang. Nomor kode bukti barang masuk tersebut berguna untuk mempermudah pengecekan maupun pengawasan terhadap ketersediaan barang di gudang.

2. Pengeluaran Barang

Selanjutnya, terdapat aktivitas pengeluaran barang yang menjadi tanggung jawab setiap petugas gudang. Pada buku pengeluaran barang, petugas gudang harus mengisi beberapa informasi yang berkaitan dengan jenis barang, spesifikasi barang, tanggal pengeluaran, dan jumlah barang yang keluar. Tujuan dari pengisian buku pengeluaran adalah agar nantinya dapat diketahui jumlah persediaan barang untuk setiap jenis barang tertentu. Pada buku pengeluaran harus diikuti dengan bukti-bukti pengeluaran barang yang dapat berupa Delivery Order (surat penyerahan barang) dan surat jalan. Setiap bukti pengeluaran barang harus dibubuhi nomor sesuai urutan. Pada nomor kode bukti barang keluar harus diinput ke kolom nomor kode bukti barang keluar dalam bukti pengeluaran gudang dan kartu persediaan. Dengan adanya kartu persediaan tersebut, maka proses pengecekan maupun pengawasan barang akan menjadi lebih mudah.

Untuk melengkapi administrasi gudang, perusahaan harus menyediakan kartu persediaan barang yang berguna untuk mencatat perubahan-perubahan jumlah persediaan logistik karena adanya pemasukan atau pengeluaran barang. Beberapa informasi yang harus ditulis dalam kartu persediaan barang meliputi jenis barang, spesifikasi barang, tanggal masuk, tanggal keluar, kode nomor barang, surat bukti pemasukan barang, surat bukti pengeluaran, asal barang, tujuan barang dikeluarkan, jumlah barang masuk, jumlah barang keluar, dan sisa barang setelah kegiatan pengelolaan administrasi pergudangan. Kartu persediaan barang harus dibuat rangkap dua, satu untuk arsip dan satu lagi untuk digantung  pada kelompok jenis barang ditempatkan. Dengan demikian, aktivitas pengawasan dan pengecekan oleh petugas gudang akan lebih mudah dan cepat, khususnya untuk pengecekan terhadap jumlah persediaan barang.

Baca juga : Apa Itu Distribusi, Tujuan, Beserta Fungsinya Dalam Penjualan

3. Penataan Barang

Penataan barang di gudang merupakan aktivitas menyusun segmen-segmen ruangan di dalam gudang serta pengaturan barang di dalam ruang gudang tersebut. Berkenaan dengan hal tersebut, bagi petugas pengelola gudang harus selalu memperhatikan tata kelola ruang gudang secara maksimal supaya proses penerimaan dan pengeluaran barang di gudang dapat berjalan dengan lancar dan tetap terkontrol.

Ada beberapa tata letak ruang gudang yang harus diperhatikan, antara lain sebagai berikut:

  • Ruangan gudang harus dikelola dengan baik agar, yaitu mengukur jarak simpan sependek mungkin agar ruang menjadi maksimal untuk penyimpanan barang. 
  • Pengaturan barang sebaiknya disusun dengan urutan yang teratur dari satu tempat ke tempat yang lain.
  • Menata dengan urutan metode FIFO (first in first out) atau metode LIFO (Last in
  • last out). 
  • Penataan ruang harus memudahkan dalam aktivitas pengawasan sehingga jika terjadi ketidaksesuaian, maka bisa segera diatasi.
  • Arus keluar masuk barang di gudang harus mempertimbangkan kemudahan dalam melakukan aktivitas manajemen pergudangan. 

Perlunya Manajemen Pergudangan (Warehouse Management)

Perlunya Manajemen Pergudangan (Warehouse Management)
source : www.freepik.com

Manajemen pengelolaan pergudangan dibentuk bukan karena alasan kemudahan pendistribusian atau kelancaran alur distribusi saja. Banyak manfaat manajemen pergudangan bagi perusahaan. Berikut beberapa alasan mengenai pentingnya manajemen pergudangan atau warehouse management bagi perusahaan.

Baca juga : Metode Perhitungan Inventory (FIFO, LIFO, FEFO, Dan Average Cost)

1. Pengendalian Biaya Produksi

Manajemen pergudangan memiliki peranan penting dalam proses pengendalian biaya produksi. Selain itu, perusahaan akan bisa mengurangi biaya transportasi dan beban produksi yang tinggi. Pada dasarnya, manajemen pergudangan berkaitan erat dengan persediaan barang. Namun, pada posisi tertentu manajemen pergudangan dapat mengurangi biaya transportasi dan produksi. Misalnya, perusahaan memasok banyak bahan baku ketika harga baku tersebut sedang turun kemudian menyimpan di dalam gudang. Dengan demikian, perusahaan tidak perlu lagi mengeluarkan biaya transportasi dan biaya belanja bahan baku untuk menciptakan produk.

2. Mengkoordinasikan Penawaran dan Permintaan

Manajemen pergudangan sangat peranan dalam hal mengkoordinasikan antara penawaran dengan permintaan karena permintaan pasar tidak selalu bisa diproyeksikan secara akurat. Padahal, setiap proses penawaran suatu barang harus terus berjalan. Maka dari itu, diperlukan manajemen pergudangan agar bisa terus menyimpan barang pada saat volume produksi naik dan volume permintaan menurun. Selain itu, manajemen pergudangan juga harus memastikan bahwa barang-barang yang disimpan tetap aman dan tahan hingga sampai saat permintaan produk kembali naik.

3. Memberikan Kebutuhan produksi 

Dalam aktivitas produksi, perusahaan pasti akan menghasilkan barang dengan karakteristik dan sifat yang berbeda. Ada jenis barang yang bisa langsung dikonsumsi dan ada juga barang yang harus disimpan terlebih dahulu untuk dikonsumsi, bahkan ada juga yang disimpan kemudian diolah lagi baru dikonsumsi. Untuk setiap karakteristik produk, diperlukan manajemen pergudangan yang berbeda agar bisa memberikan kebutuhan produksi yang maksimal. 

4. Menyediakan Kebutuhan Pasar

Produk yang telah beredar di pasaran memiliki banyak macam, namun ada beberapa produk yang diminta selalu ada oleh konsumen. Agar pasokan produk tersebut tidak terputus, maka diperlukan manajemen pergudangan yang akan mengelola dan memproses pendistribusian produk. Dengan demikian, kebutuhan pasar akan tetap bisa terpenuhi, bahkan ketika volume permintaan sedang naik. 

5. Peningkatan Pelayanan Distribusi

Adanya manajemen pergudangan akan sangat membantu perusahaan untuk meningkatkan layanan distribusi. Tanpa manajemen pergudangan yang baik, layanan distribusi tidak akan bisa dikendalikan karena tidak ada ukuran yang jelas tentang berbagai prosedur. Dengan manajemen pergudangan, maka akan diketahui pihak yang bertugas dan bertanggung jawab untuk pendistribusian barang, tujuan pendistribusian barang, dan jumlah barang yang didistribusikan. Jadi, dengan manajemen pergudangan, layanan distribusi secara otomatis akan meningkat karena setiap detail distribusi akan dikontrol dengan baik sesuai dengan standar yang dimiliki oleh perusahaan. Setiap kerugian yang mungkin dialami perusahaan akan dapat diminimalisasi dengan sebaik mungkin sehingga barang sampai di tempat tujuan dengan selamat dan tepat waktu. 

Baca juga : Aplikasi Stok Barang : Solusi Mudah Membuat Berbagai Jenis Laporan Stok Barang

6. Menjaga Kualitas, Kuantitas, dan Keamanan Produk

Manajemen pergudangan memiliki fungsi pengendalian produk bisa terjaga kualitas dan kuantitasnya. Baik produk/barang yang masuk maupun yang keluar. Ketika barang berada di gudang, kualitas dan kuantitasnya tetap akan terkendali dengan adanya manajemen pergudangan yang baik. Jadi, jika perusahaan bisa menjalankan manajemen pergudangan dengan baik, secara otomatis akan mampu menjaga kualitas dan kuantitas produk di dalam gudang.

Selain kualitas dan kuantitas, keamanan barang yang ada di gudang akan terjamin dengan manajemen pergudangan yang baik. Pada praktiknya, manajemen pergudangan akan mengatur dan menentukan awal alur lalu lintas logistik maupun transportasi dalam pendistribusian. Manajemen pergudangan akan menyiapkan situasi yang aman sesuai dengan jenis barang yang disimpan tidak akan hilang, rusak, atau terselip.

Warehousing adalah istilah yang dipakai perusahaan dalam kegiatan pergudangan. Aktivitas warehousing dilakukan untuk menyimpan barang yang diproduksi sebelum didistribusikan ke agen atau cabang perusahaan lainnya dalam rantai pasokan demi bisa sampai ke tangan konsumen akhir. 

Fungsi warehousing sangat penting. Sebab, di dalam gudang, dapat diidentifikasi mengenai detail barang yang diproduksi. Meliputi status, kondisi stok, berat barang, dan sebagainya. Sehingga, informasi ini bisa diolah kembali oleh perusahaan untuk memudahkan distribusi dan mempersiapkan anggaran. 

Penyimpanan atau penempatan barang ke dalam gudang atau warehouse juga bisa dimanfaatkan untuk memaksimalkan pelayanan terhadap konsumen. Terlebih lagi, jika warehousing yang dimiliki perusahaan sangat memadai. Misalnya, luas gudang (space) yang memadai, adanya peralatan warehousing yang lengkap (forklift, software, dll), serta personel warehouse yang kompeten. 

Sebagai salah satu bentuk penyimpanan, gudang dan pergudangan (warehouse) merupakan salah satu bagian penting dan seluruh proses produksi. Keberadaan pergudangan (warehouse) akan memberikan pengaruh yang besar terhadap kelancaran sistem dan mekanisme kegiatan unit-unit lain bagi perusahaan. 

Karena itu, jika kegiatan pergudangan dalam internal perusahaan tersendat, maka akan berpengaruh pula pada terhambatnya proses kerja pada unit lain seperti pembelian, produksi, distribusi, dan pemasaran. Selanjutnya, perusahaan akan mengalami segala bentuk pemborosan, baik pemborosan waktu dan uang. Kegiatan pergudangan (warehouse) yang tersendat juga akan mempengaruhi tinggi rendahnya biaya produksi maupun harga jual barang di pasar. Jadi, tanpa sistem pergudangan yang baik, maka kinerja perusahaan tidak akan maksimal, meskipun sistem-sistem lain dari tiap manajemen dikelola dengan baik.

Baca juga : Panduan Manajemen Gudang Agar Berfungsi Secara Optimal

Gudang dan Pergudangan

army robots efficiently sorting hundreds parcels per hour automated guided vehicle agv 41470 1630
source : www.freepik.com

Di dalam sebuah perusahaan, gudang merupakan bangunan yang sangat penting, apalagi jika perusahaan tersebut memproduksi barang. Gudang merupakan bangunan yang disertai ruangan untuk menyimpan barang, baik barang hasil produksi maupun bahan baku untuk memproduksi barang. Sedangkan pergudangan merupakan kegiatan atau aktivitas dalam mengelola penyimpanan barang di gudang. 

Pergudangan yang terstruktur dan terencana dihimpun dalam manajemen pergudangan (warehouse management). Struktur dan rencana tersebut meliputi kebutuhan perusahaan untuk menentukan jadwal produksi dengan tingkat persediaan yang terbatas. Selain itu, berguna juga untuk menyarankan kebijakan pengisian bahan baku dalam memenuhi pesanan produksi atau permintaan produk. Gudang dan pergudangan sangat penting bagi perusahaan karena menjadi faktor yang berpengaruh terhadap pendapatan perusahaan. Sistem manajemen pergudangan akan menjamin kualitas produk sehingga nilai produk tetap terjaga dan secara langsung memberikan keuntungan bagi pendapatan perusahaan. 

Selain terstruktur dan terencana, pergudangan yang baik harus memiliki sistem pelayanan yang baik meliputi adanya jaminan keamanan, kemudahan akses informasi keluar, informasi masuk, dan penyimpanan barang. Selain itu, sistem pergudangan harus memiliki kesesuaian dengan kondisi lingkungan fisik bagi barang yang disimpan.

Baca juga : Cara Mengelola Stok Barang Di Gudang Dengan Mudah

Jenis-Jenis Pergudangan

agv forklift trucks transport more with safety warehouse 3d rendering 41470 2905
source : www.freepik.com

Setiap perusahaan harus bisa memutuskan cara terbaik untuk menyimpan persediaan supaya bisa lebih hemat biaya, mudah diakses, dan mudah dalam melakukan perawatan. Gudang adalah fasilitas manajemen pergudangan merupakan tempat penyimpanan yang dibeli atau disewa oleh perusahaan lalu digunakan untuk menyimpan produk sebelum didistribusikan. Secara umum, jika ditinjau dari lokasi atau tempat keberadaan gudang, ada dua jenis pergudangan, yaitu pergudangan terpusat dan pergudangan yang tidak terpusat. 

  • Pergudangan terpusat

Pergudangan terpusat merupakan sistem pergudangan yang proses dan aktivitas pergudangannya diatur dalam satu lokasi pusat. Pergudangan terpusat memiliki kelebihan berupa kemudahan untuk para pemasok yang akan mengirim bahan baku produksi. Selain itu, perusahaan juga akan lebih diuntungkan karena bisa mendapatkan skala ekonomis dari pemesanan bahan baku dalam jumlah besar. Kelebihan lainnya sangat dirasakan oleh staf yang yang bertugas mengelola inventaris karena mudah dalam mengimplementasikan prosedur standar.

Pergudangan terpusat biasanya berlokasi di dekat infrastruktur yang baik sehingga bisa diakses dengan lebih mudah. Bagi beberapa perusahaan, pergudangan terpusat bisa menghindari adanya duplikasi stok dan biaya administrasi.

Namun, pergudangan terpusat bisa menimbulkan biaya tinggi karena membutuhkan fasilitas penyimpanan yang pastinya jauh lebih besar. Pergudangan terpusat harus memiliki ruangan dengan ukuran yang besar dan kompleks, sehingga akan menimbulkan peningkatan waktu pengiriman dan keterlambatan dalam menerima stok barang. Adanya pergudangan terpusat juga bisa berdampak pada upah yang tinggi karena membutuhkan staf spesialis diperlukan untuk mengelola penyimpanan dan distribusi stok. 

  • Pergudangan tidak terpusat

Sementara itu, pergudangan tidak terpusat merupakan jenis pergudangan dengan sistem setiap departemen  bertanggung jawab untuk memesan dan menyimpan stok masing-masing. Keunggulan jenis pergudangan ini adalah mudah diakses sehingga tidak ada keterlambatan dalam menerima barang yang dibutuhkan. Sistem pergudangan tidak terpusat dinilai lebih efektif untuk mencegah pemborosan karena tersebar di beberapa tempat atau lokasi. Selain itu, perusahaan dapat lebih responsif terhadap kebutuhan lokal dan aktif mengikuti perubahan pasar.

Baca juga : Sumber Pangan Sehari-Hari, Memahami Distribusi Perdagangan Beras Di Indonesia

Namun, pergudangan tidak terpusat akan berdampak pada biaya pengiriman yang meningkat karena jumlah inventaris yang rendah ke beberapa lokasi. Selain itu, faktor keamanan mungkin tidak seefektif pergudangan terpusat, karena rawan terjadi penggelapan produk atau pencurian produk. 

Pedoman Umum Manajemen Pergudangan

robot driving lift truck 1048 3520
source : www.freepik.com

Manajemen pergudangan merupakan suatu proses kegiatan logistik/barang dalam gudang yang meliputi pengelolaan administratif dan pengelolaan operasional perusahaan. Dengan demikian, manajemen pergudangan akan selalu berhubungan dengan penatausahaan, tata kerja, dan tata ruang. Proses-proses tersebut meliputi aktivitas dalam penerimaan, pencatatan, pemasukan, penyimpanan, tata kelola, pembukuan, perawatan, pengeluaran, dan pendistribusian atas produk. 

Dari setiap proses harus ada laporan pertanggung jawaban dari pengelola gudang. Rangkaian tersebut untuk mendukung suatu sistem unit kerja agar tercapai tujuan efektifitas dan efisiensi operasional perusahaan secara keseluruhan. 

Maka itu, kegiatan pergudangan harus dilakukan dengan perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian barang yang terukur dengan manajemen pergudangan yang sesuai dengan pedoman. Ada beberapa hal yang dapat dijadikan sebagai pedoman-pedoman umum dalam manajemen pergudangan (warehouse management), yaitu:

Sosial di pusat maupun daerah yakni :

  • Menjaga kelancaran penerimaan dan pengeluaran logistik/barang.
  • Menjaga ketertiban administratif penggudangan. 
  • Melakukan penyimpanan logistik/barang secara tepat sehingga mudah dicek dan diambil saat akan didistribusikan.
  • Melakukan pengaturan tata letak barang secara tepat sehingga mampu menjamin keamanan dan keselamatan bagi barang maupun para pekerja.
  • Melakukan perawatan barang dengan baik.

Aktivitas dalam Manajemen Pergudangan

forklift operator worker 1426 1485
source : www.freepik.com

Kegiatan atau aktivitas dalam manajemen pergudangan tidak bisa dipisahkan dari proses administrasi pergudangan. Aktivitas dalam manajemen pergudangan harus tertib dan benar karena administrasi pergudangan dapat dijadikan instrumen pengawasan dan pengendalian dalam pengelolaan pergudangan. Jika perusahaan menerapkan sistem administrasi pergudangan yang benar, maka keberadaan barang setiap saat dapat terkontrol secara detail, meliputi nama, jenis, spesifikasi, jumlah, mutasi, bukti jumlah persediaan, maupun nilai barang yang terdapat/tersimpan di dalam gudang. 

Administrasi pergudangan merupakan alat pertanggungjawaban dalam pengelolaan pergudangan yang dibebankan kepada para petugas gudang. Dalam praktiknya, para petugas gudang berkewajiban untuk melaksanakan manajemen pergudangan dan melengkapi sistem administrasi pergudangan seperti buku penerimaan barang, buku pengeluaran barang, surat jalan barang, dan delivery order. 

Baca juga : Memulai Bisnis Distribusi, Yuk Persiapkan Hal Penting Ini

Aktivitas dalam manajemen pergudangan yang sangat berkaitan dengan administrasi pergudangan yaitu penerimaan barang, pengeluaran barang, dan penataan barang.

1. Penerimaan Barang

Aktivitas pertama dalam manajemen pergudangan adalah penerimaan barang. Pada aktivitas ini, petugas gudang harus memiliki buku penerimaan barang. Segala bentuk informasi yang berkaitan dengan jenis barang, spesifikasi barang, tanggal penerimaan, dan jumlah nilai logistik (harga satuan dan total dari sumber barang) akan terekam dengan buku penerimaan barang tersebut.

Selain itu, setiap terjadi pencatatan pemasukan logistik/barang ke dalam buku pencatatan harus diikuti dengan bukti-bukti penerimaan barang seperti surat jalan pengiriman barang/penyerahan barang. Setiap bukti pemasukan barang harus dibubuhi nomor kode sebagai kode barang yang sesuai urutan. Nomor kode tersebut merupakan nomor kode bukti barang masuk yang akan ditulis pada kolom nomor kode bukti barang masuk dalam buku penerimaan gudang. Nomor kode bukti barang masuk tersebut berguna untuk mempermudah pengecekan maupun pengawasan terhadap ketersediaan barang di gudang.

2. Pengeluaran Barang

Selanjutnya, terdapat aktivitas pengeluaran barang yang menjadi tanggung jawab setiap petugas gudang. Pada buku pengeluaran barang, petugas gudang harus mengisi beberapa informasi yang berkaitan dengan jenis barang, spesifikasi barang, tanggal pengeluaran, dan jumlah barang yang keluar. Tujuan dari pengisian buku pengeluaran adalah agar nantinya dapat diketahui jumlah persediaan barang untuk setiap jenis barang tertentu. Pada buku pengeluaran harus diikuti dengan bukti-bukti pengeluaran barang yang dapat berupa Delivery Order (surat penyerahan barang) dan surat jalan. Setiap bukti pengeluaran barang harus dibubuhi nomor sesuai urutan. Pada nomor kode bukti barang keluar harus diinput ke kolom nomor kode bukti barang keluar dalam bukti pengeluaran gudang dan kartu persediaan. Dengan adanya kartu persediaan tersebut, maka proses pengecekan maupun pengawasan barang akan menjadi lebih mudah.

Untuk melengkapi administrasi gudang, perusahaan harus menyediakan kartu persediaan barang yang berguna untuk mencatat perubahan-perubahan jumlah persediaan logistik karena adanya pemasukan atau pengeluaran barang. Beberapa informasi yang harus ditulis dalam kartu persediaan barang meliputi jenis barang, spesifikasi barang, tanggal masuk, tanggal keluar, kode nomor barang, surat bukti pemasukan barang, surat bukti pengeluaran, asal barang, tujuan barang dikeluarkan, jumlah barang masuk, jumlah barang keluar, dan sisa barang setelah kegiatan pengelolaan administrasi pergudangan. Kartu persediaan barang harus dibuat rangkap dua, satu untuk arsip dan satu lagi untuk digantung  pada kelompok jenis barang ditempatkan. Dengan demikian, aktivitas pengawasan dan pengecekan oleh petugas gudang akan lebih mudah dan cepat, khususnya untuk pengecekan terhadap jumlah persediaan barang.

Baca juga : Apa Itu Distribusi, Tujuan, Beserta Fungsinya Dalam Penjualan

3. Penataan Barang

Penataan barang di gudang merupakan aktivitas menyusun segmen-segmen ruangan di dalam gudang serta pengaturan barang di dalam ruang gudang tersebut. Berkenaan dengan hal tersebut, bagi petugas pengelola gudang harus selalu memperhatikan tata kelola ruang gudang secara maksimal supaya proses penerimaan dan pengeluaran barang di gudang dapat berjalan dengan lancar dan tetap terkontrol.

Ada beberapa tata letak ruang gudang yang harus diperhatikan, antara lain sebagai berikut:

  • Ruangan gudang harus dikelola dengan baik agar, yaitu mengukur jarak simpan sependek mungkin agar ruang menjadi maksimal untuk penyimpanan barang. 
  • Pengaturan barang sebaiknya disusun dengan urutan yang teratur dari satu tempat ke tempat yang lain.
  • Menata dengan urutan metode FIFO (first in first out) atau metode LIFO (Last in
  • last out). 
  • Penataan ruang harus memudahkan dalam aktivitas pengawasan sehingga jika terjadi ketidaksesuaian, maka bisa segera diatasi.
  • Arus keluar masuk barang di gudang harus mempertimbangkan kemudahan dalam melakukan aktivitas manajemen pergudangan. 

Perlunya Manajemen Pergudangan (Warehouse Management)

Perlunya Manajemen Pergudangan (Warehouse Management)
source : www.freepik.com

Manajemen pengelolaan pergudangan dibentuk bukan karena alasan kemudahan pendistribusian atau kelancaran alur distribusi saja. Banyak manfaat manajemen pergudangan bagi perusahaan. Berikut beberapa alasan mengenai pentingnya manajemen pergudangan atau warehouse management bagi perusahaan.

Baca juga : Metode Perhitungan Inventory (FIFO, LIFO, FEFO, Dan Average Cost)

1. Pengendalian Biaya Produksi

Manajemen pergudangan memiliki peranan penting dalam proses pengendalian biaya produksi. Selain itu, perusahaan akan bisa mengurangi biaya transportasi dan beban produksi yang tinggi. Pada dasarnya, manajemen pergudangan berkaitan erat dengan persediaan barang. Namun, pada posisi tertentu manajemen pergudangan dapat mengurangi biaya transportasi dan produksi. Misalnya, perusahaan memasok banyak bahan baku ketika harga baku tersebut sedang turun kemudian menyimpan di dalam gudang. Dengan demikian, perusahaan tidak perlu lagi mengeluarkan biaya transportasi dan biaya belanja bahan baku untuk menciptakan produk.

2. Mengkoordinasikan Penawaran dan Permintaan

Manajemen pergudangan sangat peranan dalam hal mengkoordinasikan antara penawaran dengan permintaan karena permintaan pasar tidak selalu bisa diproyeksikan secara akurat. Padahal, setiap proses penawaran suatu barang harus terus berjalan. Maka dari itu, diperlukan manajemen pergudangan agar bisa terus menyimpan barang pada saat volume produksi naik dan volume permintaan menurun. Selain itu, manajemen pergudangan juga harus memastikan bahwa barang-barang yang disimpan tetap aman dan tahan hingga sampai saat permintaan produk kembali naik.

3. Memberikan Kebutuhan produksi 

Dalam aktivitas produksi, perusahaan pasti akan menghasilkan barang dengan karakteristik dan sifat yang berbeda. Ada jenis barang yang bisa langsung dikonsumsi dan ada juga barang yang harus disimpan terlebih dahulu untuk dikonsumsi, bahkan ada juga yang disimpan kemudian diolah lagi baru dikonsumsi. Untuk setiap karakteristik produk, diperlukan manajemen pergudangan yang berbeda agar bisa memberikan kebutuhan produksi yang maksimal. 

4. Menyediakan Kebutuhan Pasar

Produk yang telah beredar di pasaran memiliki banyak macam, namun ada beberapa produk yang diminta selalu ada oleh konsumen. Agar pasokan produk tersebut tidak terputus, maka diperlukan manajemen pergudangan yang akan mengelola dan memproses pendistribusian produk. Dengan demikian, kebutuhan pasar akan tetap bisa terpenuhi, bahkan ketika volume permintaan sedang naik. 

5. Peningkatan Pelayanan Distribusi

Adanya manajemen pergudangan akan sangat membantu perusahaan untuk meningkatkan layanan distribusi. Tanpa manajemen pergudangan yang baik, layanan distribusi tidak akan bisa dikendalikan karena tidak ada ukuran yang jelas tentang berbagai prosedur. Dengan manajemen pergudangan, maka akan diketahui pihak yang bertugas dan bertanggung jawab untuk pendistribusian barang, tujuan pendistribusian barang, dan jumlah barang yang didistribusikan. Jadi, dengan manajemen pergudangan, layanan distribusi secara otomatis akan meningkat karena setiap detail distribusi akan dikontrol dengan baik sesuai dengan standar yang dimiliki oleh perusahaan. Setiap kerugian yang mungkin dialami perusahaan akan dapat diminimalisasi dengan sebaik mungkin sehingga barang sampai di tempat tujuan dengan selamat dan tepat waktu. 

Baca juga : Aplikasi Stok Barang : Solusi Mudah Membuat Berbagai Jenis Laporan Stok Barang

6. Menjaga Kualitas, Kuantitas, dan Keamanan Produk

Manajemen pergudangan memiliki fungsi pengendalian produk bisa terjaga kualitas dan kuantitasnya. Baik produk/barang yang masuk maupun yang keluar. Ketika barang berada di gudang, kualitas dan kuantitasnya tetap akan terkendali dengan adanya manajemen pergudangan yang baik. Jadi, jika perusahaan bisa menjalankan manajemen pergudangan dengan baik, secara otomatis akan mampu menjaga kualitas dan kuantitas produk di dalam gudang.

Selain kualitas dan kuantitas, keamanan barang yang ada di gudang akan terjamin dengan manajemen pergudangan yang baik. Pada praktiknya, manajemen pergudangan akan mengatur dan menentukan awal alur lalu lintas logistik maupun transportasi dalam pendistribusian. Manajemen pergudangan akan menyiapkan situasi yang aman sesuai dengan jenis barang yang disimpan tidak akan hilang, rusak, atau terselip.