Production Planning

Production Planning dan Strategi Efektif dalam Memanfaatkannya

Untuk kelancaran dalam melaksanakan aktivitas produksi, setiap perusahaan membutuhkan management production planning. Hal ini dibutuhkan karena kelancaran dalam pelaksanaan proses produksi dari suatu perusahaan ikut dipengaruhi oleh sistem produksi yang ada di dalam perusahaan tersebut. Maka dari itu, perencanaan proses produksi (planning production) dalam perusahaan yang bersangkutan sangat berguna untuk menentukan pola produksi yang terbaik.

Sistem produksi pada umumnya sudah dipersiapkan sebelum perusahaan melaksanakan proses produksinya. Kondisi sistem produksi perusahaan akan mempengaruhi pelaksanaan proses produksi bagi perusahaan yang bersangkutan. Sistem produksi yang baik sudah pasti akan menjamin pelaksanaan proses produksi yang baik pula. Sebaliknya, sistem produksi yang buruk akan berdampak pada proses produksi yang tidak optimal. Namun, sistem produksi yang baik belum tentu dapat menghasilkan pelaksanaan proses produksi yang baik pula, jika tanpa disertai dengan perencanaan dan pengendalian produksi yang memadai. 

Agar bisa melaksanakan proses produksi dengan baik, maka diperlukan adanya sistem produksi yang baik dan perencanaan produksi yang tepat. Sistem produksi, production planning, dan pengendalian produksi merupakan rangkaian strategi agar pelaksanaan proses produksi dalam perusahaan menjadi lancar. 

Perencanaan produksi atau production planning yang baik harus sesuai dengan fungsi pengendalian proses produksi bagi perusahaan. Fungsi pengendalian proses produksi meliputi perencanaan, penentuan urutan kerja, penentuan waktu kerja, pemberian perintah kerja, dan tindak lanjut dalam pelaksanaan proses produksi. 

Pengendalian produksi harus dilakukan dengan prinsip-prinsip dan teknik-teknik mendapatkan rancangan sistem dan tata kerja yang paling efektif dan efisien bagi perusahaan. Prinsip atau teknik-teknik tersebut sangat berguna untuk mengatur komponen-komponen kerja yang terlibat dalam sebuah sistem kerja seperti SDM, bahan baku, mesin, dan lain sebagainya. 

Pengertian Production Planning

Pengertian Production Planning
source : www.freepik.com

Production planning (Perencanaan produksi) merupakan perencanaan tentang segala aktivitas produksi berkenaan dengan jenis produk, volume, biaya, dan segala hal yang berkaitan dengan cara mendapatkan produk tersebut. Production planning menjadi perencanaan produksi untuk satu periode, sehingga termasuk dalam perencanaan operasional di dalam perusahaan. 

Ketika menyusun production planning, perusahaan harus mempertimbangkan dipertimbangkan adanya optimasi produksi sehingga perusahaan bisa mencapai tingkat biaya yang paling rendah untuk pelaksanaan proses produksi. Production planning juga juga dapat didefinisikan sebagai proses untuk memproduksi barang-barang pada suatu periode tertentu sesuai dengan yang telah diramalkan atau dijadwalkan melalui pengorganisasian sumber daya. Misalnya seperti tenaga kerja, bahan baku, mesin, dan peralatan lainnya yang mendukung proses produksi. 

Dalam production planning, perusahaan dituntut untuk bisa menaksir atau memperkirakan permintaan produk yang diharapkan akan bisa disediakan perusahaan di masa yang akan datang. Dengan demikian, peramalan merupakan bagian integral dari perencanaan produksi yang pada akhirnya diharapkan menjadi gambaran nyata atas hasil produksi.

Production planning merupakan faktor penting bagi keberlangsungan suatu perusahaan karena tanpa production planning, maka tujuan perusahaan tidak akan dapat dicapai dengan efektif dan efisien. Tanpa production planning, akan banyak faktor pemborosan yang muncul dalam aktivitas produksi. 

Baca juga : Aplikasi Sales Dan Manfaatnya Bagi Perusahaan

Aktivitas dalam Production Planning

Production planning merupakan bagian dari aktivitas pengendalian produksi yang sangat diperlukan dalam suatu perusahaan untuk menjamin kelancaran produksi yang dilakukan. Production planning perlu mempertimbangkan semua keterbatasan perusahaan, terutama yang menyangkut persediaan material dan kapasitas yang dibutuhkan agar perusahaan tetap bisa menghasilkan produk yang menguntungkan sesuai dengan selera konsumen. Dengan production planning, maka produk yang diciptakan akan mempunyai kualitas yang baik dan tersedia pada waktu yang tepat. Beberapa aktivitas yang harus dilakukan dalam production planning antara lain : 

  • Membuat rencana produksi mulai dari tingkat agregat 
  • Memproyeksikan penjualan dan memperkirakan permintaan pasar. 
  • Membuat jadwal penyelesaian atas setiap produk yang akan diproduksi.
  • Merencanakan pengadaan komponen yang dibutuhkan dari luar dan merencanakan bahan baku.
  • Membuat jadwal atas proses operasi setiap order pada stasiun kerja terkait.
  • Menyampaikan jadwal penyelesaian setiap order produk kepada para konsumen yang telah memesan.

Jenis-Jenis Production Planning

Jenis production planning yang ada dalam suatu perusahaan dapat dibedakan menurut jangka waktu yang tercakup, yaitu: production planning jangka pendek dan dan jangka panjang. Production planning jangka pendek merupakan perencanaan yang bersifat operasional karena penentuan kegiatan produksi direncanakan akan dilakukan dalam jangka waktu satu tahun mendatang atau bahkan mungkin kurang dari satu tahun. Production planning jangka pendek berguna untuk mengatur penggunaan tenaga kerja, persediaan bahan baku produksi, dan fasilitas produksi yang dimiliki perusahaan. Maka dari itu, production planning jangka pendek selalu berhubungan dengan pengaturan operasi produksi dan perencanaannya biasa disebut juga dengan perencanaan operasional.

Sementara production planning jangka panjang merupakan perencanaan proses produksi perusahaan dengan mengukur tingkat kegiatan produksi yang lebih daripada satu tahun. Biasanya sampai dengan lima tahun mendatang atau sepuluh tahun mendatang. Production planning jangka panjang bertujuan untuk mengatur pertambahan kapasitas peralatan atau mesin-mesin, ekspansi pabrik, dan pengembangan produk (product development).

Fungsi Production Planning

Sebenarnya, fungsi dan tujuan production planning yang paling utama adalah sebagai strategi dalam merencanakan dan mengendalikan aliran material sehingga tujuan perusahaan untuk mendapatkan posisi keuntungan yang optimal dapat tercapai. Namun, selain fungsi utama tersebut, masih ada beberapa fungsi lain dari production planning, antara lain :

  • Menjamin rencana penjualan yang selalu konsisten terhadap rencana strategis yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
  • Sebagai alat ukur performansi dalam proses perencanaan produksi.
  • Menjamin kemampuan produksi yang selalu konsisten terhadap production planning yang telah dibuat.
  • Sebagai monitor terhadap hasil produksi yang aktual terhadap rencana produksi 
  • Sebagai indikator dalam membuat penyesuaian.
  • Mengatur persediaan, baik bahan baku maupun produk jadi untuk mencapai target produksi dan rencana strategis.
  • Mengarahkan penyusunan dan pelaksanaan jadwal induk produksi pada perusahaan.
  • Meramalkan permintaan produk, baik dari segi jenis, jumlah, dan ketepatan waktu. 
  • Sebagai komponen ekonomis dan terpadu dalam menetapkan jumlah bahan baku saat pemesanan, 
  • Menjaga keseimbangan tingkat kebutuhan produksi dan teknik pemenuhan pesanan. 
  • Membandingkan rencana persediaan dan melakukan revisi atas rencana produksi pada saat yang ditentukan.
  • Membuat jadwal produksi, penugasan, pembebanan mesin, dan tenaga kerja (SDM) yang terperinci sesuai dengan ketersediaan kapasitas dan fluktuasi permintaan dalam satu periode produksi.

Baca juga : Purchase Order Dan Cara Mengatasi Kendalanya Di Era Digital

Strategi Efektif Memanfaatkan Production Planning

Production Planning merupakan penentuan, perolehan, dan pengaturan semua fasilitas yang diperlukan untuk memproduksi suatu produk. Beberapa kegiatan yang dilakukan dalam production planning bisa untuk memperkirakan banyaknya permintaan barang produksi. Selain itu, dengan production planning perusahaan bisa menetapkan jadwal yang semua kebutuhan produksi agar dapat memenuhi target produksi yang ditetapkan. 

Agar proses produksi berjalan dengan lancar, maka production planning harus benar-benar disusun dengan sistematis. Perusahaan perlu membuat strategi efektif dalam memanfaatkan production planning, sehingga proses produksi bisa sesuai dengan hal-hal yang telah diramalkan. Berikut ini, beberapa strategi memanfaatkan production planning yang efektif.

1. Forecasting Yang Tepat
Forecasting
source : www.freepik.com

Strategi pertama yang perlu digunakan agar bisa memanfaatkan production planning adalah forecasting yang tepat. Perusahaan harus banyaknya produk yang akan diciptakan. Caranya bisa dengan memprediksi permintaan konsumen. Selain membantu memproduksi barang dalam jumlah yang tepat, forecasting juga akan membantu perusahaan dalam mengontrol pengadaan barang dan menghindari kekurangan stok.

Forecasting bisa diartikan sebagai peramalan atau perkiraan mengenai sesuatu yang belum terjadi. Maka dari itu, dalam melakukan Forecasting perusahaan harus bisa memperkirakan sesuatu yang tepat waktu-waktu yang akan datang berdasarkan data masa lampau yang dianalisa secara ilmiah. Dalam perusahaan, data-data yang digunakan lebih banyak berupa metode statistika. Forecasting harus diterapkan oleh perusahaan dalam analisis production planning agar mengetahui kemungkinan-kemungkinan yang terjadi dalam proses produksi nantinya. Misalnya, kemungkinan volume produk yang dihasilkan atau besarnya pemborosan yang mungkin terjadi. Dengan berbagai macam perkiraan tersebut, maka perusahaan bisa mengambil langkah yang tepat untuk mendukung atau menghindarinya. Forecasting dalam production planning menuntut perusahaan untuk menggunakan suatu cara yang tepat, sistematis, dan dapat dipertanggungjawabkan. Jadi, forecasting merupakan salah satu unsur yang sangat penting dalam pengambilan keputusan karena dilakukan berdasarkan data yang terdapat pada masa lampau. Data-data yang digunakan juga harus berupa data yang dianalisis dengan menggunakan cara-cara tertentu. Dalam hal ini, sebelum melakukan forecasting, perusahaan perlu melakukan beberapa tindakan seperti mengumpulkan, menggunakan, menganalisis data-data historis, dan menginterpretasikan peristiwa-peristiwa di masa mendatang. Selanjutnya, perusahaan bisa membuat forecasting yang tepat.

Setiap perusahaan pasti menginginkan hasil forecasting yang bisa meminimalkan pengaruh ketidakpastian terhadap perusahaan. Dengan kata lain, tujuan perusahaan melakukan forecasting adalah agar mendapatkan hasil yang bisa meminimumkan kesalahan mean square error, mean absolute error, dan lain sebagainya. 

Forecasting merupakan tindakan dalam memprediksi permintaan dengan meninjau data riwayat penjualan dan inventaris yang sudah ada pada perusahaan. Tindakan ini sudah mudah dilakukan saat ini karena sudah banyak sistem atau aplikasi penjualan yang bisa digunakan. Dengan demikian, prediksi yang diambil bisa mendekati akurat, karena data-data yang tersedia merupakan data yang valid. 

Baca juga : Cara Meningkatkan Penjualan Dalam Menghadapi Persaingan Pasar Global

2. Memahami Kapasitas Produksi 

Kapasitas produksi perusahaan merupakan salah satu aspek penting dari sistem produksi. Jadi, dalam menyusun production planning, penting bagi perusahaan untuk memahami kapasitas produksi yang kemungkinan bisa dihasilkan. Kapasitas yang tidak memadai dapat menghambat proses pemenuhan kebutuhan dan tentu saja membuang banyak waktu dan energi. Pada akhirnya, akan terjadi penurunan kepuasan pelanggan dan prospek keuntungan perusahaan.

Kapasitas produksi dapat dihitung berdasarkan produktivitas karyawan (tenaga kerja), produk dibuat, dan kondisi mesin yang digunakan untuk memproduksi barang. Saat ini, perusahaan bisa melakukan penghitungan kapasitas produksi menggunakan aplikasi yang telah diotomatisasikan.

3. Mengontrol Persediaan 
word stocks decreasing coins 181624 18511
source : www.freepik.com

Dalam aktivitas produksi, tidak jarang dijumpai berbagai macam bentuk pemborosan. Maka dari itu, diperlukan upaya dalam production planning untuk mengurangi pemborosan dalam proses produksi. Caranya adalah dengan mengontrol persediaan (inventory). Perusahaan perlu memastikan terlebih dahulu bahwa produk yang dihasilkan tidak jauh melebihi permintaan konsumen. Selain mengurangi pemborosan finansial, pengontrolan terhadap persediaan akan membantu perusahaan dalam memanfaatkan ruang penyimpanan yang terbatas. Perusahaan tidak perlu menyimpan persediaan untuk waktu yang terlalu lama di gudang.

Di sisi lain, perusahaan juga perlu memastikan bahwa pemasok bisa selalu mengirim bahan baku yang diperlukan secara tepat waktu. Aktivitas ini sangat penting agar perusahaan tidak mengalami kekurangan bahan baku untuk proses produksi. Maka dari itu, sangat disarankan bagi perusahaan untuk memiliki sistem manajemen inventaris yang sangat penting untuk production planning. Sistem manajemen inventaris bisa membantu perusahaan untuk forecasting inventory dengan cara, memberikan notifikasi ketika persediaan berkurang. Bahkan, beberapa sistem manajemen inventaris ada yang bisa digunakan untuk melakukan pemesanan persediaan ke pemasok secara otomatis.

Baca juga : 7 Strategi Supply Chain Management Yang Perlu Dilakukan Perusahaan

4. Otomatisasi Production Planning System 

Strategi selanjutnya untuk memanfaatkan production planning adalah dengan memanfaatkan teknologi yang menjadi faktor kuat untuk membantu proses produksi berjalan lancar. Sangat penting bagi perusahaan untuk menggunakan berbagai macam teknologi, khususnya yang sudah bisa diotomatisasikan. Misalnya dengan menggunakan salah satu aplikasi production planning system yang bisa mengotomatiskan penjadwalan dan perencanaan produksi. Dengan sistem tersebut, perusahaan dapat menentukan tahapan-tahapan dalam proses produksi, mencatat, dan memberikan informasi terkait bahan baku. Perusahaan juga bisa memperkirakan kebutuhan atas jumlah tenaga kerja dan berbagai kebutuhan lainnya yang harus dipersiapkan untuk memulai proses produksi.

5. Melakukan Pemeliharaan Peralatan dan Mesin Secara Berkala
Melakukan Pemeliharaan Peralatan dan Mesin Secara Berkala
source : www.freepik.com

Ketika membuat production planning, setiap perusahaan berharap agar terhindar dari production downtime atau penghentian produksi yang diakibatkan oleh berbagai faktor. Akan tetapi, faktor yang paling sering menyebabkannya produksi terhenti adalah kerusakan pada mesin. Jika mesin rusak, maka dipastikan kegiatan produksi akan terhenti dan banyak kerugian yang akan dialami perusahaan. 

Ketika membuat production planning, perusahaan harus mencantumkan upaya untuk menghindari delay atau penundaan. Perusahaan perlu secara teratur memonitor kondisi peralatan dan mesin dengan melakukan perawatan secara berkala demi kelangsungan proses produksi. Perusahaan juga harus bersedia untuk mengganti peralatan dan mesin yang sudah usang agar bisa menghindari kerusakan mesin saat proses produksi berlangsung.

Baca juga : Distribusi Menjadi Masalah Besar Di Negara Kepulauan

Super Apps untuk Mendukung Production Planning

Production planning merupakan tahap awal yang harus dilakukan sebelum terjun dalam aktivitas produksi. Maka dari itu, dalam membuatnya harus tepat sasaran agar proses produksi berjalan lancar, terhindar dari hambatan, dan mengurangi risiko pemborosan produksi.

Saat ini production planning sudah bisa dilakukan dengan sistem-sistem yang terintegrasi dan diotomatisasikan. Perusahaan bisa bebas memilih aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan production planning. Namun, sistem production planning harus didukung dengan aplikasi Sales Force Automation (SFA). Meskipun produksi berjalan dengan lancar, tanpa adanya penjualan maka dipastikan semua rangkaian produksi akan sia-sia.

Jadi, sudah seharusnya bagi Anda untuk mengintegrasikan segala sistem penjualan di perusahaan Anda dengan aplikasi SimpliDOTS Sales Force Automation (SFA). Tenaga sales perusahaan Anda akan sangat dimudahkan untuk menjual setiap produk yang tersedia di perusahaan Anda. Aplikasi SimpliDOTS Sales Force Automation (SFA) akan membantu tim penjualan perusahaan Anda dengan berbagai fitur yang dimiliki. 

Fitur-fiturnya sangat unggul dalam user experience dan user interface sehingga salesman, collector, maupun driver mampu bekerja secara lebih optimal, cepat, dan praktis. Selain itu, terdapat fitur pendukung SimpliDOTS Monitoring, yang bisa membantu supervisor sales dan manajer sales untuk memantau kinerja tim penjualan secara real time melalui perangkat smartphone. Dengan aplikasi SimpliDOTS SFA, setiap tenaga sales dapat memiliki alat pendukung yang lengkap untuk melakukan negosiasi dengan pelanggan prospek di lapangan. Tenaga sales juga akan mudah melakukan taking order secara real time tanpa harus hilir mudik ke kantor pusat.

Aplikasi SimpliDOTS SFA merupakan aplikasi penjualan berbasis Cloud terbaik yang sangat penting bagi perusahaan Anda. Dengan aplikasi ini, maka kinerja tim penjualan di dalam perusahaan Anda akan semakin maksimal. Agar bisa menikmati segala fitur-fitur yang mudah dan terintegrasi dari SimpliDOTS Sales Force Automation (SFA), klik register di sini untuk Free Trial selama 14 hari.