Mengenal Cara Kerja Dan Fitur Utama Aplikasi Sales
Mengenal Cara Kerja Dan Fitur Utama Aplikasi Sales

Mengenal Cara Kerja dan Fitur Utama Aplikasi Sales

Pelanggan merupakan aset penting karena berperan besar bagi perusahaan. Tim sales dituntut untuk bisa membentuk dan mempertahankan hubungan dengan pelanggan, baik jangka pendek maupun untuk jangka. Perusahaan harus bisa memastikan bahwa, kinerja sales mampu pelayanan yang bernilai dan yang memuaskan pelanggan. 

Untuk mendukung kerja tim sales tersebut, maka perusahaan membutuhkan sebuah sistem atau alat yang akan digunakan oleh tim sales untuk menerapkan sistem informasi penjualan. Dengan aplikasi tersebut, diharapkan tim sales akan membantu perusahaan dalam meningkatkan retensi pelanggan, meningkatkan hubungan dengan pelanggan, meningkatkan akuisisi pelanggan, dan mampu mengintegrasikan pelanggan dengan pihak manajemen. Maka itu, sebuah sistem khusus untuk tim sales sangat dibutuhkan agar kinerja sales lebih maksimal dan strategi CRM bisa semakin baik. 

Untuk dukungan tersebut, perusahaan membutuhkan aplikasi sales atau aplikasi penjualan. Aplikasi ini bisa 100% mendukung kinerja sales sehingga secara tidak langsung perusahaan akan diuntungkan dengan semakin cepatnya arus kas, siklus penjualan yang lebih singkat, percepatan perputaran siklus persediaan, dan meningkatnya hubungan dengan pelanggan. Peningkatan produktivitas tenaga penjualan akan segera tampak dengan pemanfaatan aplikasi sales. Hal ini dapat dilihat dari pelaporan yang akurat, peningkatan pendapatan penjualan, dan pengurangan biaya penjualan.

Mengenal Aplikasi Sales

Aplikasi sales atau Sales tools merupakan sebuah sistem perangkat lunak yang digunakan untuk membantu mendigitalkan jalur produksi dengan cara yang paling efisien, yaitu dengan memastikan penjualan dan distribusi produk hingga konsumen akhir. Dalam praktiknya, ada 3 divisi utama yang terlibat dalam pemanfaatan aplikasi ini, yaitu Supervisor atau manajer penjualan, teknisi (tim IT), dan tim sales. Aplikasi sales dirancang untuk mengoptimalkan sumber daya, mempertimbangkan segala jenis keterampilan tim sales, lokasi para tim, dan berbagai faktor lainnya.

Setiap perusahaan memanfaatkan aplikasi sales untuk membantu bisnis dalam mempersingkat, mengoptimalkan, dan mempercepat keseluruhan siklus penjualan produk. Dengan aplikasi ini, diharapkan perusahaan akan terbantu dalam memastikan kinerja tim sales karena adanya akses ke alat dan fitur yang dapat membantu tim sales mencapai indeks penjualan kinerja utama. 

Aplikasi sales dapat digunakan untuk membantu perusahaan dalam meningkatkan peluang memperoleh pelanggan. Perusahaan yang memiliki produk dan layanan yang terbaik tidak bisa menjamin popularitas atau kesadaran merek. Tim sales yang mampu menghasilkan lead saja tidak cukup, karena diperlukan juga kemampuan dalam mengidentifikasi Lead yang paling menjanjikan. Dengan alasan tersebut, maka sangat penting bagi perusahaan untuk menggunakan aplikasi sales sehingga lead menjadi lebih efisien dan peluang konversi dari lead menjadi pelanggan meningkat dengan lebih baik. 

Dengan memanfaatkan aplikasi sales, maka penggunaan CRM menjadi lebih unggul. CRM yang digunakan perusahaan untuk mengelola interaksi dengan pelanggan langsung dari kontak awal membutuhkan supply yang baik pada tahap awal, yaitu pendekatan terhadap pelanggan. Dengan sales aplikasi, maka pemanfaatan CRM semakin maksimal, khususnya dalam mempengaruhi marketing, menghasilkan lead, dan berinteraksi dengan pelanggan yang potensial. Adanya CRM memang bisa untuk melakukan follow up prospek sampai mencapai siklus penjualan. Namun, CRM tidak bisa memberikan struktur yang lebih baik, sehingga harus dilakukan dengan aplikasi yang lebih baik, yaitu aplikasi sales. 

Perusahaan akan lebih mudah dalam mengelola setiap aspek dari siklus penjualan mulai dari permintaan dan pesanan. Begitu juga untuk hingga penagihan dan pembayaran yang akan lebih efisien dan aplikasi sales. Setelah terjadi penjualan, perusahaan memanfaatkan aplikasi CRM untuk melanjutkan interaksi dengan pelanggan. Misalnya melalui beberapa program promosi dan komunikasi reguler. 

Baca juga : Aplikasi Sales Dan Manfaatnya Bagi Perusahaan

Cara Kerja Aplikasi Sales

Aplikasi sales sangat penting untuk mengelola kinerja tim sales lapangan. Biasanya, ketika akan mengunjungi lokasi konsumen dengan rutin, maka tim sales akan meminta form tugas pelayanan (maintenance request) melalui aplikasi sales yang digunakan. Request tersebut akan diterima oleh supervisor dan kemudian akan dikirim secara elektronik kepada tim sales yang akan bertugas. 

Selanjutnya, tim sales perusahaan akan memperoleh seluruh informasi yang berkaitan dengan tugasnya seperti perencanaan rute yang paling efisien dan semua deskripsi permintaan layanan yang dibutuhkan. Supervisor juga menjadi sangat dimudahkan karena bisa melihat real-time updates dari hasil perkembangan tugas dari tim sales. Misalnya, tugas-tugas yang sedang berlangsung, sedang diminta, dan tugas yang telah usai. Aplikasi sales juga akan meringankan beban kerja para supervisor ketika harus mengerjakan revisi secara mendadak.

Dengan aplikasi sales, tim sales yang akan merotasi lokasi kerja tidak akan lagi mengalami hambatan. Bahkan, supervisor juga menjadi lebih mudah jika harus mengganti tugas dan peran tim sales di lapangan. Tim sales di lapangan juga tidak akan sulit mengubah tugasnya karena semua informasi yang dibutuhkan dapat diakses melalui aplikasi sales yang terinstal di perangkatnya.

Supervisor dapat memantau lokasi beberapa sales lapangan dalam waktu yang bersamaan, karena umumnya aplikasi sales telah terintegrasi dengan GPS. Dengan demikian, supervisor bis lebih fokus dalam menyusun strategi kedepannya.

Aplikasi Sales Sebagai Inovasi Terbaru 

Sebelum adanya inovasi aplikasi sales, tim sales lapangan biasanya merencanakan rute secara manual dan menjalaninya dengan melihat peta. Saat ini, semuanya telah terkoneksi berkat aplikasi sales yang berbasis sistem cloud. Sales lapangan dapat menavigasikan rute perjalanan dengan built in GPS system yang terdapat pada perangkat masing-masing. Aplikasi sales juga sudah diciptakan dengan banyak fitur termasuk manajemen komplain yang memudahkan para sales lapangan untuk mempercepat proses laporannya. 

Saat ini, semua dokumen dapat dicatat secara digital dengan cepat dan interaktif dari perangkat yang terhubung dengan jaringan internet seperti handphone atau smartphone yang digunakan oleh sales lapangan. Dengan demikian, setiap dokumen dapat diproses oleh supervisor secara real-time dan kemungkinan terjadi human error dapat diminimalisir. Aplikasi sales akan mendorong karyawan untuk menjadi lebih produktif, mengurangi biaya operasi, dan meningkatkan layanan pelanggan.

Adanya aplikasi sales ternyata sangat penting untuk penilaian kinerja yang efektif. Perusahaan bisa membuat keputusan-keputusan penting untuk meningkat kanproduktivitas dan profit. Aplikasi sales menyediakan data-data dari pemantauan kinerja paras sales lapangan. Sistem penilaian kinerja yang dihasilkan akan sangat membantu para supervisor/ manajer penjualan untuk mengukur kinerja para sales lapangan secara akurat. Data-data yang diperoleh sudah pasti dapat dipertanggungjawabkan karena berdasarkan fakta sesungguhnya di lapangan. Supervisor dapat menggunakan aplikasi sales untuk mengakses dan menganalisa kinerja para karyawan dari berbagai perspektif, misalnya kehadiran, penjualan, dan kuantitatif kunjungan kepada konsumen.

Baca juga : Tentang Sales Force Automation (SFA) Secara Detail

Fitur-Fitur Utama dalam Aplikasi Sales

Fitur-Fitur Utama dalam Aplikasi Sales
source : www.freepik.com

Inovasi teknologi untuk mengontrol dan mendorong kinerja para sales lapangan pasti disertai dengan fitur-fitur yang tepat. Setiap aplikasi sales pasti memiliki perbedaan dalam fitur-fiturnya. Namun, secara umum terdapat beberapa fitur utama. Berikut ini, beberapa fitur utama yang harus ada dalam aplikasi sales.

1. Sales Process 

Sales process merupakan fitur yang berguna sebagai fitur yang berguna untuk mengatur proses penjualan, termasuk serangkaian urutan aktivitas penjualan yang dapat membimbing para sales representative dalam setiap tahapan penjualan. Fitur ini juga berguna untuk membantu dan memastikan agar para sales bisa melakukan tindak lanjut dari setiap tindakan yang dilakukan. 

Di dalam fitur ini, biasanya terdapat kalender untuk membuat jadwal perencanaan bagi para sales lapangan.Jadwal tersebut bisa berupa jadwal kunjungan dan aktivitas lain yang berkaitan dengan pendekatan terhadap pelanggan. Selain itu, dalam fitur sales process bisa disisipkan beberapa hal yang berkenaan dengan demo produk, presentasi proposal, dan lain sebagainya. Jadi, dengan fitur sales process tim sales lapangan dan supervisor bisa mendapatkan gambaran yang sama mengenai aktivitas yang terjadi di lapangan.

Baca juga : Apa Itu Sales Force Automation (SFA) Bagi Perusahaan Distributor?

2. Sales Territory 

Sales territory merupakan fitur yang sangat berguna untuk membantu supervisor dan para sales untuk mendapatkan data dan pilihan laporan dari setiap aktivitas penjualan. Segala hal yang berkaitan dengan penjualan tercatat secara rinci. Dengan fitur ini supervisor bisa mendapatkan data-data untuk mengambil keputusan jika harus membuat manajemen kelompok. 

Selain itu, fitur sales territory berguna untuk melacak wilayah dan melacak wilayah dan mengawasi alur penjualan dari setiap individu. Supervisor bisa mengetahui wilayah-wilayah dengan kuantitas penjualan yang tinggi maupun yang rendah. Jadi, dapat disimpulkan bahwa fitur sales territory bisa digunakan untuk memudahkan manajer dalam memahami kegiatan penjualan yang sedang berlangsung, mengoptimalkan setiap individu yang berada dalam kelompok kerja, menangani pelanggan potensial (prospek) sesuai dengan wilayah.

3. Contact Management

Fitur  Contact Management dalam sales aplikasi merupakan fitur yang berurusan dengan pengorganisasian dan pengaturan data di dalam perusahaan. Fitur ini menyimpan dan menyediakan berbagai modul untuk melakukan maintaining database, menampilkan grafik, dan memudahkan para sales untuk melakukan pendataan terhadap setiap konsumennya. 

Fitur Contact Management juga berisi semua informasi mengenai data konsumen yang dibutuhkan oleh perusahaan dan para sales. Misalnya, data-data tentang permintaan konsumen dan segala deskripsi dari konsumen tersebut.

4. Lead Management

Fitur lead management merupakan fitur yang menyediakan strategi penjualan yang sempurna. Dalam fitur ini biasanya mencakup ketersediaan produk yang dimiliki perusahaan dan mencatat informasi-informasi mengenai produk yang lebih banyak laku dan kurang laku. Jadi, di dalam fitur lead management, perusahaan dan para sales bisa melacak histori pelanggan dan memonitor calon pelanggan (leads). Selanjutnya, perusahaan akan menyusun strategi yang lebih efektif untuk meningkatkan usaha penjualan produk. Dengan adanya fitur lead management, perusahaan akan mudah dalam menghitung probabilitas atau peluang penjualan berdasarkan dari informasi faktor kesuksesan yang disimpan di dalam profil pelanggan.

Baca juga : 3 Elemen Penting Untuk Mencapai Sales Force Yang Sukses

5. Configuration Support

Fitur Configuration support merupakan fitur untuk mengatur penggunaan aplikasi sesuai dengan keinginan penggunanya. Fitur ini tidak berbeda jauh dengan fitur setting atau pengaturan pada umumnya. Dengan fitur ini, maka para sales yang menggunakan aplikasi pada smartphone masing-masing bisa membuat pengaturan yang dinilai lebih mudah dan efisien, misalnya dengan mengatur tata muka, menu listing, alarm, waktu, dan lain sebagainya.

6. Fitur Knowledge Management

Fitur Knowledge Management bisa digunakan untuk mencari cara dalam mengumpulkan informasi sebanyak-banyaknya mengenai segala hal  yang berhubungan dengan produk dan tentang pelanggan. Secara khusus, fitur ini menyediakan dokumen internal yang mudah diakses akan menyediakan sales force yang disertai segudang informasi penting. Selanjutnya supervisor akan mudah memahami segala hal yang terjadi dalam komponen penjualan. 

Beberapa informasi lain yang terdapat dalam fitur ini antara lain kebijakan perusahaan, slide presentasi penjualan, daftar nomor telepon perusahaan, template proposal, laporan histori penjualan, dan pendapatan (akumulasi total maupun individu dari tim sales). 

7. Fitur Performance

Fitur performance merupakan fitur yang digunakan untuk beberapa hal yang berkenaan dengan laporan aktivitas kerja. Dalam fitur ini, tim sales lapangan bisa membuat laporan kerjanya selama periode tertentu, baik per hari, per pekan, maupun per bulan. Sales lapangan juga bisa membuat laporan tentang penjualan yang telah terjadi dan kemungkinan penjualan yang akan terjadi. Melalui fitur Performance, sales lapangan juga bisa mengusulkan pengetahuannya tentang produk-produk yang banyak diminati oleh pelanggan. 

Bagi supervisor, adanya fitur ini memberikan kemudahan untuk segera mengetahui status penjualan yang terjadi, seperti sedang berlangsung, telah selesai, atau dibatalkan. Supervisor juga akan segera mengetahui jika terdapat perubahan, baik dari aktivitas para sales lapangan maupun order yang dilakukan pelanggan.

Baca juga : Mengenal Sales Tracking System Dan Cara Kerjanya Untuk Perusahaan

8. Fitur Project Payment

Fitur Project Payment merupakan fitur yang memberi informasi mengenai tagihan pelanggan terhadap penjualan yang telah terjadi. Melalui fitur ini, perusahaan akan sangat terbantu untuk melacak dan mengetahui arus kas yang terjadi dalam periode tertentu. Selain itu, fitur ini juga memudahkan konsumen untuk melakukan pembayaran dan memudahkan pihak perusahaan dalam membuat dokumen purchase order (PO) sesuai dengan permintaan pelanggan.

Aplikasi Sales merupakan aplikasi dengan inovasi modern yang harus digunakan untuk mendorong kinerja tim sales perusahaan. Aplikasi sales terbaik yang bisa Anda manfaatkan untuk bisnis adalah SimpliDOTS Sales Force Automation (SFA). Aplikasi ini mencakup fitur-fitur yang lengkap, mudah digunakan, dan mudah diintegrasikan. Untuk menikmati layanan dari SimpliDOTS Sales Force Automation (SFA), Anda bisa melakukan pendaftaran di sini. Setelah aktivasi pendaftaran, Anda akan mendapatkan layanan free trial selama 14 hari.

Baca juga : Mengapa Sales Force Automation Begitu Dibutuhkan?