Categories: Bisnis Distribusi Sales Tracking

Mengenal Sales Tracking System dan Cara Kerjanya untuk Perusahaan

Bagi setiap perusahaan, sales merupakan pilar utama. Tanpa ada sales, aktivitas perusahaan bisa terhambat bahkan collapse. Perusahaan harus memperhatikan performa sales untuk mempertahankan klien tetap dan memperoleh klien baru. Salah satu caranya adalah dengan melakukan sales tracking.

Dengan sales tracking, perusahaan akan mendapatkan informasi yang lebih akurat mengenai klien dan prospek. Apalagi untuk saat ini, kamu bisa menerapkan sales tracking dengan mudah karena sudah banyak tersedia aplikasi atau software yang canggih.

Nah, biar lebih memahami soal sales tracking system, mari simak pemaparan di bawah ini, yuk!

Apa Itu Sales Tracking System?

source : www.freepik.com

Sebenarnya, sales tracking merupakan sebuah proses untuk mendokumentasi seluruh interaksi antara calon pelanggan dengan bisnis atau aktivitas pelacakan sales dari interaksi hingga penjualan. Proses tersebut meliputi touch point awal seperti riwayat chat dan telepon.

Selanjutnya dilakukan pada tahap melewati sales funnel, sampai klien benar-benar menjadi pelanggan. Dengan cara ini, maka memungkinkan bisnis yang kamu lakukan akan memperoleh gambaran visual tentang proses calon pelanggan dengan bisnis pada titik siklus sales.

Sales tracking akan sangat membantu bisnis yang kamu lakukan dan memudahkan kamu memahami efektivitas dari sales funnel. Dalam aktivitas ini, dibutuhkan tools atau media, baik berupa software atau aplikasi berbasis web dan android.

Baca juga : Sejarah Tentang Sales Force Automation System

Tools inilah yang disebut dengan sales tracking system. Jadi, sales tracking system bisa diartikan sebagai sebuah sistem yang membantu melakukan proses tracking pada penjualan dengan software atau aplikasi.

Salah satu software yang banyak digunakan saat ini adalah software Customer Relationship Management. Software ini dapat melacak sales sekaligus menjalin relasi yang baik dengan pelanggan.

Bagaimana Cara Kerja Sales Tracking System?

source : www.freepik.com

Setiap bisnis yang menghasilkan pendapatan sudah pasti telah menerapkan strategi marketing yang tepat. Dulu, penggunaan spreadsheet adalah teknik yang paling banyak digunakan, meskipun membutuhkan waktu lama dalam mencari tahu sebuah informasi.

Bahkan, teknik ini sangat sederhana dan membutuhkan waktu yang lebih lama lagi untuk dikompilasi. Misalnya, kalau kamu ingin tahu tentang total penjualan dalam periode waktu tertentu, mengukur penjualan berdasarkan anggota tim sales, mencari tahu apa yang terjadi di perusahaan secara umum.

Dengan spreadsheet tentu akan menyita banyak waktu karena harus membuat dari lembar per lembar. Tapi, untuk bersaing dalam bisnis sekarang ini, spreadsheet sudah tidak bisa diandalkan lagi. Kamu harus mulai beralih dengan berbagai sistem atau alat penjualan digital, salah satunya Sales Tracking System.

Sistem ini merupakan salah alat penjualan yang harus dipadukan dengan sistem manajemen hubungan pelanggan lainnya seperti CRM, pelacakan email, aplikasi produktivitas, intelijen penjualan, otomatisasi/sales intelligence, manajemen tenaga kerja, dan lain sebagainya.

Kamu harus mulai menganalisis tantangan terbesar saat ini dengan menentukan metrik yang harus dikumpulkan dan selalu dipantau. Metrik tersebut antara lain Penjualan per sumber/sales per source, penjualan per demografi, churn rate, dan sebagainya.

Selanjutnya, dengan sales tracking system, kamu dapat menganalisis pola pelanggan, kesamaan sifat dan perilaku yang dimiliki. Setiap metrik akan menunjukkan teknik penjualan dengan respons yang terbaik dari pelanggan.

Baca juga : Sistem Digitalisasi Alur Distribusi Oleh SimpliDOTS

Kamu bisa melihat dari data historis untuk menentukan strategi dan inisiatif bisnis di masa depan sehingga memungkinkan kamu untuk terus memperbaikinya.

Proses sales tracking yang baik harus bisa membantu perusahaan untuk mengukur indikator seperti jumlah penjualan dari tiap sumber, total penjualan dalam jangka waktu tertentu, jumlah penjualan per tenaga sales, dan waktu rata-rata untuk melakukan close deal.

Cara Kerja Sales Tracking System

Setelah indikator tersebut terpenuhi, maka dapat diketahui cara kerja sales tracking system, yaitu:

  • Mengidentifikasi target audience, baik dari segi usia, jenis kelamin, lingkungan sosial, dan lain sebagainya.
  • Mengidentifikasi sumber audience dengan cara meninjau platform yang digunakan audience, baik online maupun offline.
  • mengidentifikasi cara customer dapat tertarik dengan bisnis dengan cara seperti email marketing, webinar, konten media sosial, dan lain sebagainya.
  • Menentukan metric yang diukur secara konsisten, misalnya jumlah traffic website, rata-rata waktu yang diperlukan prospek menjadi customer, dan lain sebagainya.

Manfaat Sales Tracking System untuk Bisnis

source : www.freepik.com

Kamu pasti setuju kalau penjualan adalah sumber kehidupan bagi bisnis yang kamu jalani. Keberhasilan pemasaran dan penjualan dari bisnis sangat tergantung pada cara tim sales dalam mengalokasikan uang untuk menjalankan strategi pemasaran dan berkomunikasi dengan calon prospek mereka.

Lalu, jika sebuah bisnis telah memiliki strategi pemasaran yang ciamik, pekerjaan tim sales bukan lantas berhenti sampai di situ saja. Ada sepak terjang lain yang harus dilakukan seperti menggaet pelanggan baru, dan mempertahankan pelanggan prospek.

Salah satu hal yang cukup krusial untuk diperhatikan oleh setiap pebisnis adalah sistem yang baik untuk melacak semua informasi penjualan yang dihasilkan. Dalam pelaksanaannya, kamu membutuhkan sebuah software atau tools untuk membantu melakukan pekerjaan tersebut dengan baik yang disebut dengan sales tracking system

Baca juga : SimpliDOTS Mengendalikan Distribusi Produk

Banyak yang masih beranggapan bahwa bisnis akan terus berkembang secara otomatis dengan mengandalkan penjualan. Namun, penting juga untuk mengetahui informasi mengenai penjualan untuk pertumbuhan sebuah bisnis. Ini adalah salah satu manfaat dari sales tracking system. Selain itu, masih ada banyak manfaat yang akan kamu peroleh dari penggunaan sales tracking system. Berikut ini beberapa manfaat tersebut:

1. Untuk Melacak Waktu Penjualan

Ada ungkapan klasik yang sangat bermakna, yaitu jika penjualan adalah sumber kehidupan sebuah bisnis, maka waktu adalah denyut nadinya. Ungkapan ini berlaku bagi setiap jenis industri yang sedang dijalankan oleh sebuah bisnis.

Waktu penjualan bergerak dengan cepat sehingga suatu keharusan untuk memanfaatkan sebaik mungkin agar dapat bertahan dan maju di tengah sengitnya persaingan. Dengan bergerak cepat, maka kamu akan bisa menyelesaikan banyak pekerjaan dan melewati hari tanpa menyadarinya.

Sales tracking system berguna juga untuk melacak waktu penjualan, sehingga kamu dapat melihat kembali semua transaksi di masa lalu. Informasi tersebut akan sangat membantu bisnis, khususnya untuk melihat hal apa saja yang benar-benar efisien dan apa yang perlu dilakukan untuk pertumbuhan bisnis.

2. Untuk Monitoring Tim Sales
source : www.freepik.com

Setiap kali tim sales lapangan berkunjung ke toko klien, maka dokumen akan dicatat dalam bentuk kertas. Dokumen tersebut kemudian akan disimpan dan dikumpulkan ke kantor pusat setiap harinya.

Setelah itu, berkas baru diinput ke dalam sistem oleh petugas admin di kantor. Proses ini sangat memakan banyak waktu, belum lagi kalau terjadi hal yang di luar dugaan, seperti dokumen hilang di tengah proses atau admin kantor salah input. Akhirnya akan berdampak pada proses di pabrik atau distributor yang melambat.

Proses lama di pabrik akan menyebabkan efek lambat pula terhadap pengiriman produk ke konsumen. Jika produk tersendat di pabrik, distributor juga akan terlambat dalam penyaluran produknya.

Keadaan ini sangat berpengaruh terhadap reputasi bisnis, karena akan menyebabkan ketidakpuasan dari sisi klien. Kalau klien merasa tidak puas dengan layanan dan produk yang diberikan, maka perusahaan principal dapat kehilangan klien.

Kesalahan seperti ini seharusnya tidak perlu terjadi. Dengan bantuan sales tracking system, maka proses tersebut dapat dilakukan dengan baik. Manajemen bisnis akan sangat terbantu dalam membangun bisnis yang lebih transparan, efisien, dan terukur. Sales tracking system yang baik tentu telah teruji untuk mendigitalisasi proses distribusi.

Sistem ini dapat menjembatani perusahaan principal (produsen maupun importir) dengan distributor dan toko-toko pada seluruh lapisan rantai pasokan. Apalagi untuk saat ini Industri rantai pasokan (supply chain) sedang menghadapi tantangan dan tuntutan yang kompleks.

Sales tracking system sangat efektif karena bisa mendigitalkan jalur produksi dan memastikan penjualan dan distribusi hingga ke lapisan akhir (konsumen akhir) dengan cara yang paling efisien.

Baca juga : Pengertian Manajemen Supply Chain Dan 6 Tantangan & Solusi Untuk Perusahaan

3. Alat ukur Kinerja Pegawai

Setiap perusahaan harus bisa melakukan penilaian kinerja yang efektif pada pegawainya, supaya bisa membantu dalam membuat keputusan yang tepat untuk meningkatkan produktivitas dan profit.

Namun, pekerjaan memantau dan meninjau karyawan bukanlah tugas yang mudah, apalagi untuk tim sales lapangan yang jarang atau tidak pernah hadir di kantor.

Perusahaan perlu alat ukur atau sistem untuk penilaian kinerja yang sangat penting untuk membantu para manajer/supervisor. Melalui sales tracking system ini, maka akan diperoleh data-data sebagai alat ukur kinerja pegawai, khususnya tim sales lapangan.

4. Melacak Keberhasilan Bisnis

Sales tracking system merupakan sebuah tools yang efektif untuk menunjukkan performa sebuah bisnis. Dari sistem ini, kamu bisa mengetahui peningkatan atau penurunan yang terjadi di perusahaan.

Misalnya, sebuah bisnis dapat mengetahui dengan akurat mengenai tingkat keberhasilan upaya yang telah dilakukan sehingga pengusaha memiliki gambaran tentang apa yang perlu dilakukan di masa mendatang.

Baca juga : Apa Itu Sales Force Automation (SFA) Bagi Perusahaan Distributor?

5. Keputusan Tentang Strategi Baru untuk Performance Review
source : www.freepik.com

Data-data yang diambil dari sales tracking system dapat dipertanggungjawabkan karena berdasarkan fakta yang memang terjadi di lapangan. Sales tracking system dapat digunakan untuk mengakses dan menganalisa kinerja para karyawan dari berbagai perspektif.

Seperti kehadiran, penjualan, dan lain sebagainya. Dengan demikian, manajemen bisa mengetahui efektivitas masing-masing tim, serta bisa segera mengambil keputusan untuk memperbaiki bagian yang kurang efektif.

6.  Menghindari Kehilangan Invoice

Biasanya, bagian keuangan dalam suatu perusahaan merasa frustasi, bukan karena kesalahan menghitung pemasukan, tetapi karena tidak dapat melakukan tracking penjualan. Keadaan ini bisa jadi karena cara tracking invoice yang tidak tepat.

Proses sales tracking yang tidak tepat akan berakibat pada pengiriman invoice ke klien. Padahal setelah vendor menjual barang ke perusahaan, sangat jelas kalau mereka sudah mengirim invoice. Tapi pada kenyataanya invoice yang dimaksud belum sampai pada bagian pembayaran.

Dengan sales tracking System, maka penjualan dan pembelian yang berkaitan dengan invoice tidak akan menyebabkan invoice hilang. Seandainya terjadi kehilangan invoice, maka kamu akan mudah melacaknya dengan melakukan double-check.

Semua penjualan dan pembelian dipastikan memiliki nomor purchase order yang terdapat di dalam invoice. Nomor PO berguna untuk mengorganisir sistem transaksi sehingga saat kamu melacak penjualan melalui nomor Purchase Order, kamu akan terhubung dengan invoice yang dimaksud.

Baca juga : Penjualan Lesu, Ada 5 Strategi Agar Tim Sales Tetap Semangat

7. Meringankan dalam Membuat Laporan
source : unsplash.com

Permasalahan utama yang sering dihadapi oleh divisi marketing dan sales pada masa sekarang ini yaitu dengan banyaknya target yang harus dicapai oleh sales jangka waktu tertentu dan diwajibkan memberikan report dengan cepat setelah sampai di tujuan dan harus memberitahukan lokasi setiap tempat yang dikunjungi. Maka dari itu, diperlukan media teknologi sebagai sarana untuk mempercepat proses tersebut.

Bisa saja seorang sales membuat report secara manual dan membuat laporan tempat yang dikunjungi dalam periode atau waktu tertentu setelah targetnya terpenuhi. Tapi, hal tersebut membutuhkan biaya yang lebih banyak dan waktu yang lebih lama. Staff di dalam kantor pun tidak bisa membuat summary marketing secara real time karena harus menunggu semua hasil laporan dari sales.

Jika perusahaan masih memiliki divisi marketing atau sales yang kecil, mungkin hal seperti itu tidak akan menjadi masalah yang terlalu rumit. Tapi, berbeda halnya dengan perusahaan yang skala divisi marketing dan sales sangat besar. Maka, jika report dilakukan secara manual, hasil yang didapat dalam kurun waktu tertentu akan tidak optimal dan tidak efisien.

Melalui sales tracking system, maka akan membantu setiap staf dan divisi dalam membuat laporan penjualan dengan cepat dan realtime.

8. Memberikan Pelayanan Maksimal kepada Pelanggan

Secara tidak langsung, sales tracking system akan sangat bermanfaat untuk memaksimalkan pelayanan kepada pelanggan. Sederhananya, jika tim sales lapangan telah menghubungi pelanggan dan terjadi deal, maka harus ada tindakan segera untuk menyampaikan order kepada pelanggan tersebut.

Kalau tindakan terasa lama, kemungkinan pelanggan akan merasa jenuh dan tidak nyaman. Bahkan, bisa jadi pelanggan akan membatalkan ordernya. Dengan sistem ini, informasi cepat diterima oleh setiap divisi, sehingga permintaan pelanggan akan segera ditindaklanjuti. Pelanggan akan senang karena merasa mendapatkan pengalaman yang baik dan pelayanan yang profesional.

Bahkan, jika pelanggan merasa nyaman, bisa jadi akan merekomendasikan dan mempromosikan produk kepada kolega atau pihak lain. Jadi, tidak hanya memberikan pelayanan terbaik saja, secara tidak langsung sales tracking system bisa meningkatkan penjualan.

Baca juga : Mengapa Sales Force Automation Begitu Dibutuhkan?

Fitur-Fitur Yang Harus Ada pada Sales Tracking System

Sales tracking system wajib hukumnya bagi bisnis yang kamu jalani. Terlepas dari jenis sales tracking system yang kamu pilih, ada beberapa fitur yang harus ada. Dengan fitur tersebut, maka proses melacak penjualan (sales) dapat dilakukan dengan benar. Fitur-fitur tersebut antara lain:

  • Fitur GPS untuk melacak lokasi GPS tim sales di lapangan.
  • Dashboard untuk pelaporan dengan analisis yang bisa disesuaikan, misalnya disaring berdasarkan per tenaga sales, tim, atau periode waktu tertentu.
  • Fitur manajemen tugas untuk melacak kinerja tim dengan metric yang bisa disesuaikan sehingga dapat meningkatkan penjualan dan memaksimalkan operasional bisnis.
  • Fitur Otomatisasi dokumen untuk memudahkan dalam mengunggah template (Spreadsheet dan Word) dan untuk mengotomatisasi seluruh dokumen secara instan.
  • Fitur integrasi dengan social media, baik Whatsapp, Chat, dan Call Center.
  • Fitur Sales pipeline untuk mengetahui segala hal yang terjadi pada tiap tahapan prospek.

Baca juga : 3 Elemen Penting Untuk Mencapai Sales Force Yang Sukses

Mulailah Sales Tracking Sekarang Juga

SimpliDOTS merupakan solusi terjangkau dan mudah digunakan yang membantu kamu merampingkan proses penjualan. Tidak hanya melacak penawaran dan menangani estimasi saja, kamu juga dapat mengelola daftar kontak, mengontrol tugas, dan memusatkan data yang terkait dengan proyek yang sedang berlangsung dan yang akan datang untuk eksekusi.

Aplikasi SimpliDOTS dapat meningkatkan kolaborasi dalam tim sales dan memastikan bahwa pelanggan prospek saat ini akan dijaga dengan baik. Yuk, beralih ke Sales Tracking system yang lebih praktis dan modern, dengan klik website

Share
Published by
astrid
Tags: Cara Kerja Sales Tracking System Manfaat Tracking System

Recent Posts

  • Bisnis
  • Distribusi

Memulai Bisnis Distribusi, Yuk Persiapkan Hal Penting Ini

Mau memulai bisnis distribusi? Pilihanmu sudah tepat. Usaha distribusi bisa menjadi pilihan yang prospektif sebagai lini usaha karena potensinya yang… Read More

  • Pemasaran
  • Penjualan
  • Strategi Bisnis

Bingung Menentukan Harga Jual Produk?

Harga mempunyai peranan yang penting sebagai alat bantu untuk sukses dalam strategi pemasaran. Mengapa? Karena penetapan harga merupakan bagian penting… Read More

  • Distribusi
  • Produk

Aplikasi Stok Barang : Solusi Mudah Membuat Berbagai Jenis Laporan Stok Barang

Agar bisnis lebih mudah dikelola dan dikembangkan, salah satu aspek yang perlu dipertimbangkan adalah manajemen inventaris. Kamu harus mampu mengatur… Read More