Bagaimana Sales Taking Order Agar Diproses Lebih Cepat? Ada 4 Tips Ampuh

Kalau kamu sudah lama di dunia sales, pasti paham banget ya, kecepatan memproses sales taking order (sales TO) itu sangat krusial. Apalagi zaman serba dinamis, konsumen tak suka menunggu terlalu lama.

Pelanggan pasti ingin pesanan segera diproses, cepat sampai, dan pastinya produk yang diterima dalam kondisi baik. Kalau tim sales masih struggling soal ini, jangan khawatir! ada tips agar sales taking order berjalan lancar dan lebih efisien.

Sales taking order adalah langkah penting dalam proses penjualan, yang bertujuan untuk mencatat pesanan pelanggan dan memastikan bahwa pesanan tersebut segera diproses. Namun, proses taking order seringkali dihadapkan pada berbagai tantangan yang bisa memperlambat alur kerja, seperti koordinasi yang lambat admin di kantor pusat hingga kesalahan manual dalam pencatatan data.

Bila sampai terjadi keterlambatan sales taking order, maka akan berdampak besar pada kepuasan pelanggan dan citra distributor. Untungnya, perkembangan teknologi menghadirkan solusi atas kendala ini, salah satunya adalah penggunaan aplikasi distributor all-in-one sales management seperti SimpliDOTS.

Aplikasi kunjungan sales SimpliDOTS memudahkan sales taking order dan canvassing hanya dalam satu platform, sehingga prosesnya akan lebih cepat dan meningkatkan efisiensi kerja.

Yuk, kita bahas cara-cara efektif agar proses sales taking order bisa lebih cepat dan efisien!

Masalah yang umum dihadapi dalam proses sales taking order

Pada proses sales taking order yang masih dilakukan secara konvensional atau manual, terdapat beberapa tantangan yang sering dihadapi, antara lain:

●        Proses manual yang rentan kesalahan

Mencatat pesanan secara manual, baik melalui kertas atau pesan singkat (SMS), meningkatkan risiko kesalahan. Kesalahan kecil seperti salah mencatat jumlah atau produk yang dipesan bisa menyebabkan masalah besar di kemudian hari.

Dalam beberapa kasus, data pesanan perlu dimasukkan secara manual ke dalam sistem distribusi atau inventaris, yang memperlambat alur kerja dan berisiko menimbulkan ketidaksesuaian data.

Di zaman serba digital ini, pakai cara manual untuk taking order bisa jadi bumerang, lho! Bayangin kalau kamu masih mencatat pesanan pakai kertas atau spreadsheet. Kesalahan tulis atau lupa input pesanan bisa saja terjadi, dan risiko seperti ini bisa merugikan salesman dan perusahaan.

Nah, inilah kenapa distributor harus beralih ke aplikasi sales taking order digital. Selain lebih cepat, aplikasi SFA seperti ini juga terintegrasi dengan sistem inventaris. Jadi, saat pelanggan nanya stok barang, kamu bisa langsung cek tanpa harus tanya sana-sini. Otomatis, proses jadi jauh lebih efisien dan mencegah kesalahan input.

●        Waktu yang dibutuhkan untuk memproses data

Setelah pesanan dicatat, data tersebut akan dikirimkan ke tim admin atau distribusi untuk diproses. Di masa lalu, hal ini bisa memakan waktu, terutama jika tim sales berada jauh dari pusat distribusi. Mereka terkadang harus menelepon ke kantor pusat untuk memproses pesanan di admin.

Integrasi antara tim sales, gudang, dan tim operasional lain sangat krusial untuk mempercepat proses pesanan. Bayangin kalau setiap update harus nunggu lama atau susah terhubung dengan tim lain. Kurang efisien, kan?

Berbeda jika memakai aplikasi sales taking order yang terintegrasi, pesanan yang diinput langsung masuk ke sistem yang sama dengan tim gudang dan pengiriman. Semua tim bisa bekerja simultan dan pesanan bisa cepat sampai ke pelanggan.

●        Kehilangan peluang penjualan karena kehabisan stok

Salah satu masalah yang sering muncul dalam proses sales taking order manual adalah ketidakpastian stok barang. Bayangkan, saat kamu sedang proses sales taking order, ternyata barang yang dipesan pelanggan habis atau stoknya terbatas.

Jika informasi stok ini tidak terpantau secara real-time, salesman bisa kehilangan peluang penjualan atau bahkan berisiko mengecewakan pelanggan karena harus membatalkan pesanan mereka.

Dengan sistem sales taking order berbasis aplikasi yang terintegrasi secara real-time, salesman bisa cek stok langsung saat proses taking order berlangsung. Aplikasi sales lapangan seperti SimpliDOTS misalnya, memungkinkan kamu melihat stok terkini, sehingga salesman bisa memberikan informasi akurat ke pelanggan dan menawarkan produk alternatif kalau stok sedang kosong.

Baca juga: Aplikasi Stok Barang Management Produk FMCG Efektif untuk Distributor, Apa Keunggulannya?

Sales Force Automation: Kini Bisa Taking Order Sekaligus Canvassing dalam Satu Aplikasi!

Dulu, sales harus berpindah-pindah aplikasi untuk mengelola berbagai tugas. Mulai dari mencatat order, melakukan canvassing, hingga mengelola data pelanggan, semua dilakukan secara terpisah. Akibatnya, pekerjaan jadi lebih rumit dan memakan banyak waktu.

Nah, dengan perkembangan teknologi sekarang, masalah ini bisa diatasi dengan adanya Sales Force Automation (aplikasi SFA) yang memungkinkan salesman untuk melakukan taking order dan canvassing dalam satu aplikasi!

Mengapa sales force automation itu penting?

Sebelum kita bahas lebih jauh, kita perlu memahami dulu kenapa Sales Force Automation (SFA) begitu penting untuk bisnis. Pada dasarnya, SFA adalah alat yang membantu tim sales untuk mengotomatisasi berbagai tugas yang biasanya memakan waktu, seperti pencatatan pesanan, pengecekan stok, dan analisis performa penjualan.

Sekarang, coba bayangkan jika salesman bisa melakukan sales taking order maupun canvassing di satu platform yang terintegrasi dengan mudah, tentunya salesman nggak perlu lagi repot berpindah-pindah aplikasi atau menghabiskan waktu untuk tugas administratif.

SimpliDOTS SFA menghadirkan solusi ini lewat platform All-in-One Sales Management yang menyediakan berbagai fitur canggih untuk mendukung kinerja tim sales.

Berikut beberapa keunggulannya:

1. Sales Order dan Canvassing dalam satu aplikasi

Dulu, sering kali sales harus mencatat pesanan pelanggan secara manual di kertas, lalu setelah itu berpindah ke aplikasi canvassing lain untuk canvassing dan mencari informasi produk atau promo terbaru.

Proses ini sangat memakan waktu dan rentan kesalahan. Nah, dengan SimpliDOTS, salesman nggak perlu lagi merasa ribet!

Salesman bisa langsung menerima dan mencatat pesanan pelanggan dalam aplikasi distribusi yang sama dengan canvassing, baik itu memeriksa apakah pelanggan membutuhkan produk tertentu, melakukan follow-up, atau menawarkan promo baru.

Misalnya, saat sales sedang mengunjungi toko atau pelanggan, sales bisa langsung melakukan canvassing untuk mengetahui apa yang mereka butuhkan dan secara bersamaan langsung mencatat order tanpa harus berpindah aplikasi.

2. Insight performa penjualan yang lebih terperinci

SimpliDOTS memberikan insight performa penjualan yang mudah diakses langsung dari aplikasi. Dengan informasi yang akurat dan terkini, manajer dan tim sales bisa melihat data penjualan dengan cepat, mulai dari produk mana yang laris, siapa saja pelanggan yang sering melakukan repeat order, hingga tren penjualan di setiap wilayah.

Melalui analytics yang disediakan, tim sales bisa mengevaluasi strategi yang sedang diterapkan, mengetahui area penjualan yang perlu diperbaiki, dan mengambil keputusan yang lebih tepat berdasarkan data real-time.

Contohnya, jika terlihat bahwa penjualan produk A menurun di wilayah tertentu, sales bisa langsung melakukan pendekatan lebih intensif di wilayah tersebut atau mengubah strategi pemasaran untuk produk tersebut.

3. Manajemen data pelanggan lebih terorganisir

Salah satu kunci sukses dalam berbisnis adalah bagaimana mengelola data pelanggan dengan efisien. Dengan SimpliDOTS, kamu bisa mengelola data pelanggan dengan lebih terorganisir dan terstruktur. Semua informasi pelanggan yang relevan, mulai dari riwayat pembelian, hingga preferensi produk, bisa disimpan dengan rapi dan siap diakses kapan saja dibutuhkan.

Data ini tidak hanya membantu menjaga hubungan dengan pelanggan yang sudah ada, tetapi juga memberikan tim sales wawasan berharga untuk melakukan strategi penjualan yang lebih personal dan efektif.

Sebagai contoh, salesman dapat menawarkan promo atau produk baru yang mungkin mereka minati berdasarkan riwayat pembelian pelanggan.

4. Geo Tagging untuk optimasi rute sales

Salah satu fitur keren yang dihadirkan oleh SimpliDOTS adalah Geo Tagging. Fitur ini memungkinkan sales untuk menandai lokasi tempat pelanggan berada atau lokasi potensial yang perlu dikunjungi.

Dengan menggunakan Geo Tagging, tim sales bisa merencanakan rute kunjungan secara lebih efisien, tanpa perlu bolak-balik atau kesulitan mencari alamat pelanggan.

Sales bisa melihat lokasi pelanggan terdekat dan merencanakan perjalanan yang lebih hemat waktu dan biaya. Fitur ini sangat berguna untuk memastikan bahwa tim sales dapat mengunjungi lebih banyak pelanggan dalam waktu yang lebih singkat, serta mengurangi risiko kehilangan peluang penjualan karena lokasi yang sulit dijangkau.

5. Real-Time Data, Real-Time Action

Salah satu penghambat sales taking order adalah ketidakpastian ketersediaan produk. Tanpa data real-time, kamu harus konfirmasi dulu ke gudang atau pusat. Hasilnya? Proses order jadi lambat.

Dengan aplikasi yang menyediakan data inventaris real-time, kamu nggak perlu repot konfirmasi lagi. Semua informasi produk langsung tersedia di genggaman.

Cek stok, ambil pesanan, dan langsung kirimkan pesanan tanpa perlu ribet. Kecepatan taking order ini yang membuat pelanggan puas karena tidak perlu khawatir mengenai ketersediaan barang.

Baca juga: Aplikasi Inventory Modern: Solusi Cerdas Jaga Stok & Visibilitas Barang di Outlet

Mempercepat proses sales taking order yang modern dengan SimpliDOTS

Untuk mempercepat proses sales taking order secara lebih efisien dan modern, SimpliDOTS hadir dengan solusi yang mengintegrasikan berbagai fungsi penting dalam satu platform. Penasaran bagaimana caranya? Yuk, simak penjelasannya di bawah ini!

1. Opsi pembayaran langsung

Proses sales taking order yang cepat harus dibarengi juga dengan proses pembayaran yang simpel. Apalagi kalau pelanggan bisa bayar langsung on the spot, makin efisien, kan?

Aplikasi seperti SimpliDOTS menawarkan fitur pembayaran langsung yang aman, jadi kamu nggak perlu ribet kembali ke kantor hanya untuk membuat invoice. Pembayaran langsung akan membuat pesanan lebih cepat diproses dan mengurangi risiko telat kirim.

2. Manfaatkan laporan performa tim sales

Hampir semua salesman tentunya ingin berusaha maksimal mencapai target penjualan. Bagaimana cara mengetahui apakah tim sales sudah profesional atau perlu ditingkatkan? Fitur laporan performa tim sales di aplikasi SimpliDOTS bisa menjadi alat mengevaluasi kinerja tim sales. Melalui dashboard, bisa terlihat produk apa yang paling banyak dipesan, area mana yang sering beli, dan bahkan mengecek efektivitas kunjungan sales.

Data ini tak hanya untuk bahan evaluasi manajer, namun juga sangat berguna untuk perusahaan menentukan strategi yang lebih tepat ke depannya.

3. Notifikasi otomatis

Setiap sales butuh workflow yang terstruktur agar tidak ada proses yang terlewat. Dalam hal ini, SimpliDOTS menyediakan sistem yang dilengkapi dengan notifikasi otomatis, seperti pesanan masuk, pesanan sukses, dan pengantaran sukses.

Berikut beberapa hal yang bisa diperoleh lewat fitur notifikasi otomatis ini:

• Pesanan Masuk

Saat ada pesanan yang masuk melalui aplikasi SFA atau retail, sales akan langsung mendapatkan pemberitahuan. Jadi, sales akan selalu update dengan  informasi pesanan baru.

• Pesanan berhasil diproses

Begitu pesanan berhasil diproses, sales akan mendapatkan notifikasi otomatis. Setelah itu, sales dapat memastikan semua pesanan yang diterima bisa ditangani sesuai prosedur, tanpa ada yang terlewat.

• Pengantaran berhasil dikonfirmasi

Setelah pengiriman pesanan selesai dan berhasil diterima pelanggan, kamu akan mendapatkan konfirmasi pengantaran yang berhasil. Dengan notifikasi ini, kamu bisa memastikan bahwa pesanan sampai dengan tepat waktu dan pelanggan puas.

Distributor Management System SimpliDOTS dengan fitur pengingat otomatis ini akan bantu sales tetap on track dan tidak khawatir ada pesanan yang terlewat.

4. Alasan visit toko tanpa transaksi

Manajer sering marah karena ada visit toko tanpa transaksi? Tenang, sekarang SimpliDOTS punya fitur yang akan mengingatkan sales untuk mencatat alasan setiap visit tanpa transaksi.

Misalnya, sales datang ke toko tapi tidak ada penjualan karena alasan tertentu, seperti toko tutup, pemiliknya tidak ada di tempat, atau alasan lainnya. SimpliDOTS akan memastikan sales tak lupa melengkapi keterangan tersebut.

Dengan begitu, semua alasan akan tercatat dengan rapi dan manajer bisa langsung paham apa yang terjadi tanpa harus menelepon. Fitur ini dapat membantu komunikasi yang jelas antara sales dan manajer, serta meningkatkan transparansi dalam setiap kunjungan toko.

SimpliDOTS, All in one SuperApps for sales management, taking orders & canvassing lebih praktis!

Di era serba cepat, sales taking order dengan cepat adalah sebuah keharusan. Dengan aplikasi kunjungan sales seperti SimpliDOTS, salesman bisa mengatasi semua kendala taking order tanpa ribet. Mulai dari mencatat pesanan, melihat stok, hingga mengatur jadwal kunjungan, semuanya jadi lebih mudah dan cepat.

Tunggu apalagi, coba GRATIS software distributor SimpliDOTS sekarang dan buktikan sendiri fitur-fitur unggulannya. Ingin menambah inspirasi bisnis di dunia distribusi? Cek juga Instagram @simplidots untuk update terbaru dan tips menarik setiap hari.