Surat Jalan Barang: 3 Fungsi dan Pentingnya untuk Kelancaran Distribusi FMCG

“Gak kirim barang? Katanya sudah dikirim 2 hari lalu! Coba lihat mana surat jalan barangnya?” Masih sering ribet mencari-cari surat jalan barang di antara tumpukan berkas saat dibutuhkan? Atau bingung mau kirim orderan karena surat jalan barang hilang tercecer?

Pernah mendengar tentang istilah “surat jalan barang”? Bukan sekadar dokumen pencatatan order, surat jalan barang adalah kunci kelancaran distribusi FMCG. Seperti yang kita ketahui, dalam distribusi barang, apalagi industri FMCG (Fast-Moving Consumer Goods) segala sesuatu harus serba terorganisir dan teratur.

Nah, sekarang bayangkan bila surat jalan barang bisa dikelola secara digital, semua dapat diakses cukup di satu platform. Tentunya akan sangat mempermudah aktivitas distribusi, kan?

Melalui artikel ini, mari kita telusuri lebih dalam fungsi surat jalan barang, dan bagaimana SimpliDOTS hadir untuk mengoptimalkan distribusi FMCG . Yuk, kita mulai!

Apa Itu Surat Jalan Barang dan Mengapa Penting bagi Distributor?

Surat jalan barang adalah dokumen resmi yang menyertai barang yang dikirim. Di dalamnya, tercantum informasi penting mengenai produk yang diantar, jumlah barang, dan pihak yang terkait dalam transaksi.

Fungsi surat jalan barang adalah memastikan barang yang dikirim sesuai pesanan dan sebagai bukti sah di tangan pembeli. Berikut adalah beberapa fungsi penting surat jalan barang:

• Bukti pengiriman

Surat jalan adalah bukti fisik bahwa barang telah dikirim oleh distributor atau penjual ke pihak pembeli. Ini menjadi acuan utama dalam proses pengecekan stok dan status pengiriman.

• Meningkatkan akurasi pengiriman

Dokumen ini membantu menghindari kesalahan saat pengiriman, baik dari segi jumlah, jenis barang, maupun penerima.

• Mempermudah proses penagihan

Surat jalan barang adalah dokumen pendamping dalam proses penagihan. Penerima barang dapat mengecek kembali sesuai dengan rincian yang tertera, sehingga proses penagihan menjadi lebih transparan.

Surat Jalan Barang dan Surat Delivery Order, Apa Bedanya? 

Banyak yang menganggap surat jalan barang sama dengan surat delivery order, padahal keduanya memiliki fungsi yang berbeda. Berikut penjelasan mengenai perbedaannya:

• Surat Delivery Order (DO) adalah dokumen yang dibuat oleh pihak pengirim sebagai perintah pengiriman barang. Dokumen ini berisi instruksi tentang jenis barang yang harus dikirim, jumlahnya, dan alamat penerima.
• Surat Jalan Barang adalah dokumen pendamping yang diserahkan langsung kepada pembeli. Dokumen ini menjadi bukti bahwa barang yang diantar sesuai dengan pesanan dan siap ditagihkan kepada pembeli.

Baca juga: Ngga Mau Ketinggalan Target Penjualan Salesman? Coba Sales Software Kekinian Yuk

Kendala yang Sering Terjadi dalam Mengelola Surat Jalan Barang

Mengelola surat jalan tak selalu mudah, apalagi kalau distributor masih bergantung pada sistem manual. Terkadang, hanya untuk menemukan satu dokumen, kita harus menyisir tumpukan berkas fisik di antara deretan lemari arsip.

Proses ini bisa makan waktu dan rentan kehilangan data. Belum lagi jika ada kebutuhan mendadak untuk mengecek kembali pengiriman tertentu, pasti akan lebih sulit jika semua data masih berbentuk kertas.

• Kesalahan input data

Pengisian data manual pada surat jalan sering kali rentan terhadap kesalahan, seperti salah jumlah barang, nama penerima, atau alamat tujuan.

• Kehilangan dokumen

Surat jalan fisik dapat mudah hilang atau terselip, terutama jika harus berpindah-pindah tangan di antara tim gudang, pengiriman, dan penerima.

• Keterlambatan pembaruan data

Proses pencatatan manual membuat pembaruan status barang tidak bisa dilakukan secara real-time, yang menghambat pelacakan barang dan update kepada pelanggan.

• Dokumen rusak atau tidak terbaca

Dalam kondisi tertentu, surat jalan fisik dapat robek, terkena noda, atau menjadi buram, sehingga informasi penting menjadi sulit dibaca.

• Proses verifikasi yang lambat

Saat terjadi ketidaksesuaian data, proses verifikasi dengan surat jalan fisik bisa memakan waktu karena harus dicocokkan secara manual.

• Kurangnya koordinasi antar divisi

Surat jalan yang belum terpusat di satu sistem sering menyebabkan kendala komunikasi antara tim gudang, pengiriman, dan penjualan, yang akhirnya menghambat alur kerja.

• Kesulitan pelaporan audit

Surat jalan fisik sulit dilacak atau diakses kembali, terutama saat dibutuhkan untuk kepentingan audit, laporan, atau klaim.

• Risiko pemalsuan data

Pada beberapa kasus, surat jalan yang tidak dikelola dengan baik bisa saja mengalami pemalsuan atau perubahan data oleh oknum tertentu.

Fungsi Surat Jalan Barang Lebih Mudah dan Efisien dengan SimpliDOTS

Di sinilah teknologi Distribution Management System, SimpliDOTS  hadir sebagai solusi. Aplikasi SimpliDOTS menawarkan berbagai fitur yang bisa mempermudah tugas salesman di lapangan, termasuk pengelolaan surat jalan barang dan dokumen pengiriman secara digital.

SimpliDOTS dapat diakses lewat aplikasi mobile atau desktop, sehingga tim admin dan manajer di kantor pusat bisa melacak, memantau, dan mencatat semua detail pengiriman dengan mudah.

Selain mempermudah pengelolaan surat jalan barang, SimpliDOTS juga membantu setiap proses pengiriman sesuai dengan aturan yang berlaku. Jadi, kalau perusahaan memerlukan data untuk audit atau laporan, semuanya sudah tercatat rapi.

Bahkan, ada fitur otomatisasi untuk mengurangi kesalahan manusia, seperti salah input data. Proses administratif dalam pengiriman jadi lebih cepat dan efisien di era digital.

Berikut adalah beberapa keunggulan SimpliDOTS yang meningkatkan efisiensi pengiriman order barang: 

• Mengoptimalkan Distribusi dengan Route Optimization SimpliDOTS

Di era digital seperti sekarang, penggunaan GPS dan IoT (Internet of Things) jadi bagian penting dari manajemen distribusi.

Dengan integrasi GPS di SimpliDOTS, perusahaan bisa melacak posisi armada secara real-time dan memberikan informasi pengiriman yang lebih akurat kepada pelanggan. Selain itu, dokumen seperti surat jalan juga bisa diakses kapan saja. Jadi, nggak perlu lagi khawatir soal pengiriman yang terlambat atau hilangnya barang.

IoT juga memungkinkan perusahaan untuk menerima notifikasi otomatis jika ada kendala di lapangan, misalnya perubahan rute atau kerusakan kendaraan. Hal ini akan sangat membantu perusahaan mengambil tindakan cepat dan mengurangi risiko keterlambatan pengiriman barang.

• Sistem Terintegrasi Cukup Satu Aplikasi 

Dengan SimpliDOTS, semua divisi bisa saling terhubung, mulai dari tim penjualan, gudang, hingga tim pengiriman. Mereka bisa akses data surat jalan dan info pengiriman secara langsung sesuai kebutuhan tanpa harus menunggu dokumen fisik berpindah dari satu divisi ke divisi lain.

Misalnya, tim penjualan bisa memastikan pesanan sudah dikirim sesuai permintaan, tim gudang bisa cek stok yang tersedia, dan tim pengiriman bisa tahu detail pengiriman yang lengkap. Semua bisa diakses melalui dashboard SimpliDOTS yang terintegrasi. Tugas tim distribusi jadi lebih efisien dan pelayanan ke pelanggan juga lebih baik.

• Mendukung upaya ramah lingkungan

Bagaimana cara aplikasi SimpliDOTS dapat  mendukung upaya keberlanjutan dan ramah lingkungan distributor FMCG? Semua dokumen, termasuk surat jalan, dikelola secara digital, sehingga lebih ramah lingkungan. Plus, penyimpanan digital ini jauh lebih mudah dicari dan diakses kapan saja dibandingkan dokumen fisik.

Solusi seperti ini tentunya sangat ideal dan diprediksi akan terus berkembang di dunia FMCG masa depan.

Fitur-fitur SimpliDOTS dalam Pengelolaan Surat Jalan Barang

SimpliDOTS hadir sebagai solusi Distribution Management System (DMS) yang dirancang untuk membantu distributor masa kini mengoptimalkan manajemen pengiriman barang FMCG.

Dengan fitur-fitur canggih seperti Route Optimization, Infinite Fleet, hingga Alokasi Otomatis, pengelolaan surat jalan barang bisa dilakukan secara digital.

Berikut ini keunggulan utama dari SimpliDOTS untuk mendukung kelancaran distribusi barang FMCG:

• Route Optimization

Pernah merasa pengiriman memakan waktu lama karena rute yang ditempuh kurang efisien? SimpliDOTS punya fitur Route Optimization sebagai jawabannya!

Dengan fitur ini, Anda dapat menentukan rute terbaik sehingga setiap pengiriman bisa berjalan lebih cepat dan hemat waktu.

Selain itu, fitur ini juga membantu dalam melihat penyebaran rute perjalanan tim sales secara visual melalui tampilan peta.

Saat melihat peta distribusi rute perjalanan salesman, titik-titik (pin) akan muncul dalam warna berbeda berdasarkan jumlah customer atau outlet di setiap area, sehingga Anda bisa segera mengetahui kepadatan area tersebut. Berikut arti dari masing-masing warna pin:

• Pin Biru: Menandakan ada sekitar 1-10 outlet/customer di area tersebut.
• Pin Kuning: Menandakan ada sekitar 11-100 outlet/customer di area tersebut.
• Pin Merah: Menandakan ada sekitar 101-1000 outlet/customer di area tersebut.
• Pin Ungu: Menandakan ada lebih dari 1000 outlet/customer di area tersebut.

• Infinite Fleet

Dengan fitur ini, Anda bisa mendaftarkan armada pengiriman dalam jumlah tak terbatas di SimpliDOTS. Perusahaan distribusi dapat memperluas cakupan pengiriman tanpa kendala di sistem.

• Alokasi Otomatis

Alokasi armada pengiriman kini bisa dilakukan otomatis berdasarkan berat atau dimensi barang yang akan diantar. Bahkan, Anda bisa melakukan delivery summary otomatis, atau menyesuaikannya secara manual bila diperlukan sesuai kebutuhan pengiriman.

• Penambahan Fitur Pickup 

Dalam versi terbaru, DFA v1.3.0, SimpliDOTS menambahkan fitur pickup. Fitur ini mempermudah driver untuk mengetahui produk yang harus diambil dari gudang untuk dikirim. Dengan fitur ini, proses pickup menjadi lebih lancar dan terstruktur, sehingga risiko kesalahan dalam pengambilan barang dapat diminimalisir.

Langkah-Langkah Membuat Delivery Order (Surat Jalan Barang) dengan SimpliDOTS

Berikut langkah-langkah membuat surat jalan barang di platform SimpliDOTS:

1. 1. Login ke DMS dengan mengunjungi website DMS SimpliDOTS dan masuk menggunakan akun Anda.
   2. Setelah login, pilih menu “Sales” > “Order” > “Generate Deliveries” untuk memulai proses pembuatan Delivery Order.
   3. Pada halaman Generate Deliveries, Anda bisa memilih rentang tanggal pengiriman, menyaring order berdasarkan nama customer, nama salesman, atau media pembuatan orderan.
   4. Centang order yang diinginkan dengan klik kotak di sebelah kanan order tersebut, lalu klik tombol “Generate Deliveries.”
   5. Pada halaman tersebut, lengkapi detail pengiriman:

• • Kolom “Driver”: isi dengan nama driver yang bertugas.
  • Kolom “Fleet”: pilih kendaraan yang akan digunakan.
  • Kolom “Date”: tentukan tanggal pengiriman yang diinginkan.

Pastikan semua pesanan sudah sesuai stok yang tersedia. Jika stok tidak mencukupi, Anda bisa menyesuaikan pesanan atau menyimpannya untuk redelivery ketika stok tersedia.

Pada bagian checklist, pilih dokumen yang ingin dicetak:

• • Generate pada Delivery untuk membuat surat jalan barang.
  • Rekap pada Delivery untuk mencetak ringkasan barang yang dikirim.
  • Generate pada Invoices untuk mencetak faktur penjualan.
  • Collection pada Invoices untuk membuat faktur penagihan harian.

Klik “Save” untuk menyelesaikan proses, dan dokumen Delivery Order siap untuk dicetak atau diunduh.

Mengelola Surat Jalan Barang Secara Real-Time

Proses pembuatan surat jalan penting dilakukan setelah sales order diverifikasi. Tujuannya supaya admin dapat segera membuat invoice penjualan.

SimpliDOTS memungkinkan Anda mengelola surat jalan secara real-time. Pada tahapan generates surat jalan, Anda dapat memilih driver dan armada, mencetak Surat Jalan, serta mencetak faktur sesuai kebutuhan.

Status sales order secara otomatis akan berubah setelah di-generate, dan stok akan ter-update secara otomatis.

Selain itu, Anda juga bisa menyimpan semua surat jalan secara digital agar lebih sistematis dan siap digunakan kapan saja.

Hebatnya lagi, fitur ini juga memungkinkan Anda untuk melakukan export-import surat jalan barang secara digital.

Jadi,  semua dokumen dapat tersimpan dengan rapi di sistem tanpa perlu kertas fisik. Manajemen dokumen pun menjadi lebih praktis dan mencegah risiko berkas tercecer atau hilang.

Baca juga: Inventory Control Efektif, Apa Rahasia Stok Lancar Distributor Masa Kini?

Fungsi SuperApps for Distributor SimpliDOTS Adalah Pilihan Terbaik untuk Distribusi FMCG

Distribusi FMCG memerlukan ketepatan dan kecepatan tinggi. SimpliDOTS hadir dengan solusi lengkap untuk semua kebutuhan distribusi. Jadi, kalau Anda ingin meningkatkan efisiensi dan fokus pada pengembangan bisnis, SimpliDOTS adalah pilihan yang tepat.

Kelola rekap surat jalan manual atau otomatis, semuanya bisa dilakukan dengan SimpliDOTS! Dengan sistem yang terkoneksi real-time, pengiriman barang jadi lebih efisien dan bebas masalah.

Yuk, tinggalkan cara lama yang ribet dan mulai kelola surat jalan serta dokumen distribusi secara modern! Coba SimpliDOTS sekarang juga dan nikmati kemudahan mengelola pengiriman order barang FMCG. Kunjungi  website SimpliDOTS untuk coba GRATIS selama 30 hari!

Jangan ketinggalan update terbaru seputar distribusi dan manajemen FMCG di Instagram @simplidots. Pantau terus konten menarik selanjutnya di Instagram @simplidots dan Blog SimpliDOTS untuk menambah inspirasimu!