Tips Manajemen SKU (Stock Keeping Unit) untuk Memaksimalkan Stok

Pemilik toko retail menghadapi masalah besar ketika kelebihan stok dan kehabisan stok. Kurangnya pencatatan administrasi untuk ribuan barang menjadi kelemahan toko retail. 

Untuk menyiasati masalah stok dibuatlah Stock Keeping Unit (SKU) pada setiap barang. SKU merupakan kode-kode unik yang ada pada barang. Berbeda dari barcode, SKU dibuat oleh toko untuk memudahkan pengelompokan barang, melacak stok barang, mencatat invoice dan lainnya.

Kode SKU ditentukan oleh perusahaan internal, dan hanya perusahaan yang mengetahui informasi di dalamnya, artinya SKU tidak bersifat universal. Biasanya perusahaan membuat pola kode berdasarkan model barang, ukuran, warna, dan lainnya. Contohnya kode SKU untuk kursi plastic hijau adalah KP-HI-01 sedangkan kode SKU untuk barang yang sama berwarna kuning adalah KP-KU-02.

Stock Keeping Unit juga dapat digunakan untuk menentukan waktu service, layanan dan garansi barang, serta membantu vendor untuk menentukan barang mana yang perlu diatur ulang. Namun Stock Keeping Unit hanya tersedia saat stok barang sudah tersedia di toko retail, belum termasuk stok barang yang sedang dalam proses pengiriman maupun pesanan barang yang masih ada di Gudang. 

Pentingnya manajemen Stock Keeping Unit

Stock Keeping Unit yang digunakan di setiap toko retail dapat discan dan datanya akan masuk dalam POS (point-of-sale). Prosesnya item yang sudah dibeli akan di scan, lalu sistem POS secara otomatis akan menghapus item tersebut dari inventaris dan mencatat harga jualnya. 

Dengan Stock Keeping Unit para pemilik toko retail terbantu untuk melacak jumlah produk yang sudah terjual dan yang masih tersedia. Selanjutnya pemilik toko dapat menentukan kapan waktunya laporan pembelian harus dibuat. 

Tak hanya itu, dengan SKU pemilik toko dapat memperkirakan kecepatan barang – barang yang cepat laku. Produk dengan peminat yang tinggi harus sering disimpan dan terus ditambah jumlahnya. Produk yang kurang laku disimpan dengan hati-hati supaya tidak menjadi stok mati. Jadi SKU membantu para pemilik toko mengawasi dan memperkirakan aliran permintaan barang.

Ketika barang – barang dikelompokan menurut SKU maka akan terlihat jumlah tiap kategori produk. Saat jumlah barang di Gudang tidak sesuai dengan sistem POS, pemilik toko akan langsung mengetahui ada barang yang hilang atau tercecer. Artinya SKU membantu meminimalisir kehilangan barang.

Selain itu, Stock Keeping Unit membantu pembeli mendapatkan barang yang diinginkan. Misalnya di sebuah toko hewan pembeli menanyakan ketersediaan makanan kucing merk X kaleng seberat 195 gram. Pemilik toko dapat melihat daftar POS untuk menginformasikan bahwa merk X sudah habis ataupun masih tersedia. Selain itu pemilik toko dapat menawarkan barang yang sama untuk merk yang berbeda

Cara ini dapat mendorong pembelian barang tambahan oleh pembeli, sehingga pendapatan perusahaan meningkat secara efektif. Sebelum SKU ditemukan, karyawan toko harus menjelajahi Gudang dan mencari barang secara manual. Belum lagi mereka harus mencatat stok serta jumlah pembelian barang dalam satu hari.

Kini banyak toko retail dilengkapi dengan pemindai barang portabel yang dapat digunakan untuk memeriksa seluruh inventaris toko hanya dengan memindai sampel. SKU modern membuat kinerja karyawan toko menjadi lebih efisien.

Ditambah lagi SKU modern meminimalisir kesalahan penginputan maupun pelacakan oleh manusia. Melacak produk dengan kode SKU memastikan inventaris barang seperti harga, stok, model dan jumlah tercatat dengan benar. SKU juga memastikan kode barang dapat terbaca dengan mudah, sehingga meminimalisir kesalahan penglihatan. 

Baca juga : Bagaimana IoT (Internet Of Things) Dapat Membantu Distributor?

Peranan Stock Keeping Unit dalam manajemen kategori barang

Stock keeping unit membantu memanajemen jenis dan kelompok barang serupa, memantau dan melacaknya melalui chain supply. Selain itu SKU juga membantu mengelola inventaris barang melalui metode analisis ABC. Secara tidak langsung SKU mendorong pemilik toko memikirkan strategi dan perencanaan bisnis yang efektif.

Manajemen kategori pengelompokan inventaris menjadi unit bisnis kecil dengan peranannya masing – masing, yaitu untuk menghasilkan kerja bisnis yang baik dan memberi kenyamanan pembeli dalam berbelanja. 

Dalam mengelola kategori barang, hal pertama adalah menentukan kategori setiap barang dagangan. Untuk melakukannya anda perlu SKU sebagai pemisah jenis barang. Dengan SKU mengelompokkan satu kategori barang menjadi lebih mudah dan tidak memakan banyak waktu.

Perbedaan SKU dan UPC

Bagi sebagian orang awam, mereka menganggap Stock Keeping Unit dan barcode UPC dalam setiap  item adalah dua hal yang sama. Namun sebenarnya SKU sangat berbeda dengan barcode. 

Perbedaan utama SKU dan barcode UPC terletak pada pembuanya. Apabila SKU dibuat oleh pihak internal toko, maka UPC dibuat oleh produsen barang. SKU untuk satu barang yang sama sangat mungkin berbeda antara toko yang satu dengan lainnya.

Stock Keeping Unit berisi karakter yang mudah dihafal dan dibaca oleh manusia, sedangkan UPC, seperti barcode, tidak dapat dibaca oleh manusia. Barcode hanya bisa dipindai oleh mesin karena susunan kode batangnya yang unik.

Stock Keeping Unit tersusun atas empat sampai sembilan karakter pendek agar mudah diingat, sementara UPC tersusun dari kode batang dan angka yang unik, khusus dibaca oleh mesin pemindai. Kode barcode dalam UPC harus didaftarkan brand pada GS1 untuk mematenkan keunikan universal dan inventaris barang. Sedangkan SKU dibuat secara gratis karena tidak mengandung keunikan brand universal.

Kode dalam UPC berisi informasi mengenai pabrik dan distributor resminya, informasi mengenai inventaris barang tidak tercantum di dalamnya. Sementara kode SKU berisi informasi kategori atau subkategori item dan hanya diketahui kalangan tertentu.

Cara mengelola Stock Keeping Unit

Setiap toko retail memiliki aturan dan budayanya sendiri untuk menyiapkan Stock Keeping Unit. Untuk membuat SKU dapat dibuat manual atau menggunakan software inventaris POS. Karena perbedaan itulah kami jabarkan beberapa cara untuk membuat SKU.

• Mengetahui Batasan kode

Beberapa pasaran membuat batasan karakter dalam SKU. Jika anda menggunakan sistem inventaris atau POS, batasan karakter diperiksa oleh developer. Meskipun tidak ada batasan, karakter SKU yang terlalu panjang dapat menyebabkan masalah pada sistem dan berpotensi menghapus beberapa informasi penting.

• Membuat format kode

Setelah anda mengetahui batasan karakter SKU, langkah selanjutnya yaitu membuat atau memformat konvensi untuk semua SKU. Pilihlah pengenal dan angka yang akan disertakan dalam SKU serta tentukan urutannya. 

Sebagai gambaran mulailah karakter SKU dengan kode pengenal merek atau produsen. Untuk angka tengah gunakan penanda yang unik, seperti warna, ukuran, model, sub kategori, dan lainnya. Sebagai penutup selesaikan dengan nomor urut, seperti 001, 002, 003. Kode ini dapat diurutkan sesuai batch item atau ukuran barang. Spesifikasi seperti musim ataupun tahun produksi juga dapat dicantumkan.

Baca juga : Aplikasi Sales Dan Distribusi: Apa Manfaat Dan Contoh Fiturnya?

Contoh pembuatan karakter Stock Keeping Unit

Berdasarkan langkah – langkah diatas, dapat dikelompokan sebagai berikut.

• Pengidentifikasian produsen/merk
• Pengidentifikasian sub kategori, jenis kelamin
• Pengidentifikasian warna, ukuran, model

Contohnya tas wanita merk Elizabeth edisi musim gugur ukuran medium, dapat dibuat kode Stock Keeping Unit BGEZ-F-MS-001. Karakter pertama mengidentifikasikan merk tas yaitu Elizabeth, karakter kedua menunjukkan jenis kelamin calon konsumen yaitu wanita (female), karakter ketiga menunjukkan ukuran yaitu Medium Size, terakhir kode 01D menunjukkan nomor urut item di etalase gudang.

Pertahankan daftar kode SKU untuk beberapa karakter seperti merek, warna, ukuran, dll. Sebelum memutuskan sebuah kode SKU pastikan para karyawan toko menghafal formatnya dengan cepat. Hindari menuliskan kode SKU yang panjang.

Baca juga : SimpliDOTS, Solusi Aplikasi Distributor Terbaik Di Indonesia

Pengelolaan Stock Keeping Unit yang Sebaiknya Tidak Boleh Dilakukan

Terdapat beberapa hal yang harus dihindari dalam mengelola Stock Keeping Unit.

• Hindari menulis karakter awal SKU dengan angka nol. Karena sistem akan kesulitan membacanya. Sebaiknya gunakan beberapa huruf sebagai awalan SKU.
• Hindari menuliskan karakter huruf yang mirip angka, misalnya o dan 0, 1 dan l. Ada tiga huruf yang harus dihindari yaitu O, I, dan L. Jika tetap diteruskan, sistem akan keliru membaca huruf dengan angka.
• Hindari membuat SKU yang terlalu panjang dan terlalu pendek. Idealnya empat hingga sepuluh karakter cukup bagi sebuah toko retail. Jagalah SKU tetap sederhana dan mudah dibaca.
• Saat barang – barang tiba, produsen biasanya sudah memasang SKU. Namun SKU dari produsen terlalu panjang sehingga tidak mungkin digunakan oleh toko. Oleh karena itu disarankan mengalihkan SKU item menjadi SKU milik toko. Disamping itu SKU dari produsen sudah tidak berlaku jika barang sudah masuk toko.
• Hindari membuat karakter SKU yang mendeskripsikan item, gunakan deskripsi di informasi bukan pada SKU.
• Sebaiknya tidak menggunakan lambang > & < * % $ sebagai karakter SKU. Baik mesin maupun mata manusia pasti kesulitan membacanya.
• Terakhir jangan pernah mendaur ulang SKU. Pastikan setiap produk memiliki SKU uniknya.

Strategi mengelola Stock Keeping Unit untuk toko retail

Stock Keeping Unit mulai digunakan ketika barang yang dijual cukup banyak dan beragam. Biasanya SKU digunakan berbarengan dengan berkembangka toko retail. Ketika barang yang dijual homogen dan tidak terlalu banyak, penggunaan SKU belum dibutuhkan. Kesimpulannya SKU sangat berguna apabila barang yang dijual mempunyai lebih dari satu jenis ukuran, warna, dan model.

Karena SKU memiliki peranan penting dalam bisnis toko retail, perhatikan tips berikut untuk memaksimalkan penjualan.

• Merambah ke dunia e-commerce. Di era digital sekarang ini, kebutuhan belanja menjadi lebih mudah melalui marketplace. Bidik marketplace dengan engagement tinggi sehingga lebih mudah dilihat pengunjung.
• Mencantumkan informasi yang uptodate dan akurat. Jika stok barang sudah kosong jangan menulis jumlah  barang yang tersedia. Apabila membuka sistem PO, pastikan barang yang dipesan sesuai deskripsi dan lulus quality control.
• Tentukan batasan apabila toko buka setiap hari. Dari data sistem POS dapat diketahui rata-rata penjualan harian per item, setelah itu tentukan limit stok barang.
• Membuat kode SKU yang mudah diingat seluruh karyawan toko sehingga proses analisa barang berjalan lebih efektif.

Amazon.com merupakan salah satu marketplace yang menerapkan SKU dan kodenya untuk merekomendasikan berbagai item ke setiap pengunjung. Misalnya saat pengunjung mencari tas tangan merk E berwarna coklat, maka sistem amazon akan memberikan rekomendasi barang yang sama namun dengan merk yang berbeda.

sistem amazon yang canggih ini rupanya terintegrasi pada AI (artificial intelligence). Untuk bergabung dengan amazon, SKU disediakan sendiri oleh setiap toko. Namun ada beberapa aturan penulisan SKU khusus amazon yang harus diikuti supaya sistem amazon dapat membacanya.

Aplikasi berbasis cloud SimPliDOTS dalam manajemen Stock Keeping Unit

Untuk meningkatkan kualitas layanan toko retail, kini ini tersedia teknologi kecerdasan buatan (AI) untuk membantu mengoperasikan toko. Pemilik toko dapat menggunakan cloud AI untuk memproses banyak data dalam jumlah besar untuk memberi rekomendasi barang ataupun mengoptimalkan ketersediaan barang. 

Dengan alat seperti itu, sebagian besar pekerjaan di toko akan terselesaikan secara otomatis, dan semua catatan operasional disimpan untuk dijadikan referensi. 

Salah satu layanan berbasis cloud AI yang terpercaya tersedia di aplikasi SimpliDOTS. SimpliDOTS merupakan software as a service berbasis cloud yang dibangun dan dikembangkan untuk perusahaan yang utamanya berfokus pada distribusi barang. 

Layanan SimpliDOTS yang terintegrasi menghubungkan berbagai unit seperti petugas Gudang, admin, sales, hingga pemilik toko retail. Dengan munculnya software SimpliDOTS dengan fitur – fitur yang lengkap dan mudah digunakan membuat pekerjaan berjalan lebih lancar. Maka dari itu SimpliDOTS merupakan pilihan efektif untuk mengelola, mendistribusikan, hingga memperoleh informasi item terbaru.

Secara khusus, manfaat menggunakan aplikasi SimpliDOTS berbasis cloud AI yaitu:

• Memastikan setiap item yang tersedia di toko retail.

Sebelum calon pembeli datang dan memilih barang yang mereka inginkan, toko harus memastikan kesediaan barang di rak. Setelah diperiksa menggunakan aplikasi SimpliDOTS, stok tas merk C hanya tersisa satu lusin.

Setelah memberitahu salesman, pesanan diproses melalui aplikasi. Semua catatan administrasi, termasuk bon, sudah ada di dalam aplikasi. Pengiriman langsung diproses melalui laporan dalam aplikasi, tanpa harus pergi ke Gudang. Pesanan barang dengan cepat diantarkan ke toko, dan stok barang sudah terpenuhi.

• Mengurangi biaya perawatan fasilitas.

Dari sistem AI dapat memetakan program perawatan prediktif untuk toko retail. Dengan perawatan yang prediktif membantu meningkatkan efisiensi fasilitas sekaligus mengurangi biaya.

Dengan program AI, aplikasi SimpliDOTS memungkinkan manajer memantau lokasi setiap toko retail dan titik lokasi salesman berada. Manajer dapat mengawasi kinerja salesman sekaligus melihat perkembangan bisnis toko retail di setiap wilayah. 

Baca juga : Bagaimana Distribusi Dari Perusahaan Amazon?

Menggunakan aplikasi SimpliDOTS mendukung pemeliharaan waktu manajer untuk menyambangi setiap lokasi salesman. Selain itu aplikasi ini meminimalkan konsumsi biaya, energi dan bahan bakar saat manajer bepergian. 

Selain itu salesman dapat memangkas kebutuhan alat kantor. Aplikasi SimpliDOTS otomatis mencatat dan mensinkronkan data dari toko retail, salesman, serta laporan staff Gudang. Semua transaksi dan data – data lainnya tersimpan dalam satu tempat, yaitu cloud SimpliDOTS.

• Menciptakan pengalaman berbelanja yang modern.

Setiap toko pastinya ingin membuat pengalaman berharga untuk semua pengunjung. Bagaimana mereka dibantu, dilayani, dan disambut oleh para karyawan toko. Untuk meningkatkan performa, toko retail dapat memanfaatkan SKU.

Ketika pembeli ingin mencari suatu barang, arahkan mereka kepada computer. Selesai mengetikan nama barang, sistem POS akan memunculkan informasi barang yang dicari oleh calon pembeli, seperti lokasi rak dan tahun produksi. Walaupun kode SKU tidak akan dimunculkan namun sistem POS akan menampilkan deskripsi barang yang dicari.

Pemilik toko retail juga merasakan pengalaman berbisnis modern, dengan bantuan aplikasi SimpliDOTS. Terdapat laporan penjualan, laporan transaksi, laporan pengiriman, serta informasi item promo. Laporan – laporan ini membantu pemilik toko retail memetakan perkembangan tokonya dengan mudah.

Itulah beberapa manfaat yang akan didapatkan jika anda menggunakan aplikasi SimpliDOTS. Fitur-fitur yang menarik dan mudah digunakan, menjadikan SimpliDOTS pilihan yang tepat untuk mengelola bisnis dengan efektif.

Apabila anda tertarik mencoba aplikasi SimpliDOTS, daftarkan akun anda untuk mendapatkan free trial selama 14 hari. 

Baca juga : 3 Macam Software Distributor Terbaik Yang Dapat Anda Gunakan Untuk Meningkatkan Distribusi