Sales Order : Pengertian, Manfaat, dan Rekomendasi Aplikasi Terbaiknya

Bagi anda yang berkecimpung dalam dunia bisnis, terutama di bagian penjualan, tentunya tidak asing dengan istilah sales order. Ya, sales order atau pesanan penjualan biasanya dibuat berdasarkan purchase order atau pesanan dari pelanggan.

Sales order adalah salah satu dokumen yang sangat penting dalam sebuah perusahaan. Sales order juga sangat bermanfaat dalam mengakhiri siklus akhir penjualan atau sales cycle.

Nah, bagi anda yang baru belajar dalam dunia atau sistem penjualan, berikut adalah ulasan lengkap mengenai sales order.

Pengertian Sales Order

SO adalah dokumen komersial yang dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pelanggan yang ingin membeli barang. Sales order bertujuan untuk mengkonfirmasi pesanan dari pelanggan.

Biasanya dokumen ini berisi informasi mengenai rincian penjualan seperti halnya nama produk atau jasa yang akan dibeli, kuantitas barang yang akan dibeli, jenis barang yang akan dibeli, harga per produk, total semua produk yang akan dibeli oleh pelanggan hingga terms and condition yang harus disetujui oleh pelanggan.

Selain rincian penjualan, sales order juga harus mencakup berbagai informasi penting lainya seperti halnya tanggal pembuatan, nama pelanggan, alamat pengiriman, tanggal pengiriman, metode pembayaran, metode pengiriman serta berbagai informasi penting yang terkait logistic dan persyaratan penjualan.

Sales Order juga bisa dibuat untuk internal, yang berfungsi sebagai catatan khusus atau arsip. Sehingga ketika perusahaan akan melacak pesanan dari pelanggan, akan dengan mudah menemukannya. Biasanya Sales order digunakan oleh tim penjualan yang bersifat grosir seperti halnya produsen ke distributor, distributor ea gen, dan lain sebagainya.

Format Sales Order

Seperti yang dijabarkan diatas, SO berfungsi untuk memastikan atau memverifikasi penjualan kepada pelanggan. Oleh sebab itu, SO harus mencantumkan hal-hal yang berkaitan dengan penjualan secara terperinci. Dan berikut adalah beberapa poin yang perlu dicantumkan dalam membuat sebuah dokumen Sales order.

• Nama Perusahaan dan kontak PIC.
• Nama pelanggan.
• Kontak Pelanggan.
• Alamat pengiriman.
• Informasi Penagihan.
• Informasi produk dan layanan.
• Informasi pengiriman.
• Total harga.
• Total harga setelah pajak.
• Biaya pengiriman.
• Syarat dan ketentuan yang dibuat oleh perusahaan (penjual).
• Tanda tangan perusahaan (penjual) dan pelanggan.
• Dan informasi lain yang bersangkutan dengan penjualan.

Baca juga! : Sales Motoris, Kanvasing Dan Taking Order, Ini Perbedaannya

Manfaat Sales Order bagi Perusahaan

Dewasa ini masih banyak perusahaan yang menganggap purchase order dan sales order merupakan satu hal yang sama. Padahal kedua dokumen ini memiliki fungsi dan manfaat yang berbeda.

Selain sebagai syarat penjualan dapat berjalan lancar berikut adalah beberapa fungsi Sales Order:

• Penentu closing dari sales.
• Untuk memantau inventaris dan logistik menjadi lebih efisien.
• Memudahkan tim sales dalam mengkategorikan pelanggan dengan tingkat penjualan tinggi hingga terendah sehingga memudahkan sales dalam melakukan treatment kepada setiap pelanggan.
• Mampu membantu dalam upaya peningkatan kepuasan pelanggan.
• Memudahkan proses penjualan karena semua terarsip dengan baik dan sah.
• Persetujuan resmi pembelian oleh pelanggan bahwa pelanggan menyepakati harga dan ketentuan yang telah ditetapkan penjual.
• Mengurangi biaya operasional.
• Membantu upaya dalam tercapainya manajemen penjualan yang tertata dan efisien.
• Sebagai pengingat dan informasi pesanan dapat dikirim tepat waktu.
• Membantu gudang dalam memperkirakan stok.
• Memudahkan pengelolaan pra penjualan hingga pasca penjualan.

Perbedaan Sales Order dan Purchase Order

Bagi anda yang baru mempelajari dunia bisnis, mungkin anda sulit membedakan penggunaan sales order dan purchase order. Sebenarnya kedua dokumen ini masih berada dalam sebuah siklus penjualan dan saling berkaitan. Namun, sebenarnya kedua dokumen ini memiliki perbedaan dari segi pembuat dan fungsinya. Dan berikut adalah beberapa perbedaan antara Sales Order dan Purchase Order

• Definisi, Jika dilihat dari segi definisinya, Sales Order merupakan dokumen yang digunakan untuk mengonfirmasi penjualan sedangkan Purchase Order merupakan dokumen yang digunakan untuk melakukan pemesanan.
• Pembuatan, Dilihat dari sisi pembuatnya, Sales Order dibuat oleh penjual kepada pembeli yang berfungsi sebagai persetujuan sebelum penagihan pembelian produk, sedangkan Purchase order dibuat oleh pembeli dan dikirimkan kepada penjual sebagai bukti pemesanan produk.
• Efek dan Penyetujuan dokumen, Jika dilihat dari efek dan penyetujuan dokumen, Sales Order digunakan untuk menyetujui penjualan, sedangkan Purchase order digunakan untuk meminta pembelian kepada penjual.

Sebenarnya dalam siklus penjualan, Purchase order dan SO merupakan dokumen yang saling berkaitan. Dimana dalam urutanya, pembeli membuat dokumen purchase order yang berisi nama barang yang dipesan, detil barang, harga barang, jumlah barang beserta term & condition yang dibuat.

Kemudian setelah perusahaan menerima Purchase order, perusahaan membuat Sales order berdasarkan purchase order yang dikirimkan oleh pembeli. Selanjutnya, ditandatangani oleh kedua belah sebelum proses penagihan.

Siklus Penjualan

Secara umum, sistem penjualan dalam sebuah perusahaan adalah melewati beberapa langkah berikut ini:

• Proses penawaran, Perusahaan atau penjual mengirim penawaran (quotation) kepada calon pembeli.
• Purchase Order, Setelah pembeli menyetujui penawaran yang diberikan perusahaan atau penjual, pembeli membuat purchase order dengan mencantumkan detail produk, harga, dan lain sebagainya.
• Sales Order, Penjual kemudian membuat sales order berdasarkan Purchase order yang dibuat oleh pembeli, kemudian sales order yang telah dibuat dikirim ke pembeli (untuk beberapa kasus, biasanya pengiriman sales order ke pembeli tidak dilakukan)
• Invoice, Setelah itu pembeli menyetujui dokumen sales order, barang dikirim dan penjual atau perusahaan menerbitkan surat jalan sebagai bukti barang keluar dan invoice sebagai bukti pembayaran.

Sales Order, Sales Quotation, dan Sales Invoice

Setelah kita mengetahui siklus penjualan selain purchase order yang dibuat oleh pelanggan. Terdapat dokumen lain yang dibuat oleh perusahaan, diantaranya adalah Sales Quotation (surat penawaran), sales order (Pesanan penjualan), dan Sales invoice (Faktur) dan berikut perbedaan dari ketiga surat tersebut:

• Sales Quotation atau Surat penawaran adalah dokumen yang berisi berbagai informasi terkait produk yang biasanya disertai dengan harga penawaran. Sales quotation merupakan langkah awal dari proses transaksi penjualan B2B atau wholesale. Sales quotation juga merupakan alat bantu bagi sales dalam menawarkan produknya.

Setelah dikirim surat penawaran biasanya antara sales dan calon pelanggan akan bernegosiasi terkait masalah harga ataupun metode pembayaranya. Setelah pelanggan menyetujui harganya, barulah pelanggan membuat purchase order kepada penjual atau perusahaan.

• SO atau pesanan penjualan adalah dokumen yang dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pelanggan yang ingin membeli barang. Sales order bertujuan untuk mengkonfirmasi pesanan dari pelanggan.

SO dibuat berdasarkan Purchase Order yang dibuat oleh pelanggan. Kemudian Sales order diteruskan ke bagian logistik atau gudang sebagai surat perintah pengeluaran dan pengiriman barang.

• Sales Invoice / faktur merupakan permintaan untuk pembayaran sesuai dengan kesepakatan pada sales order. Kesepakatan tersebut merupakan komitmen antara penjual dan pembeli bahwa bayar akan dibayar memiliki jatuh tempo pembayaran. Faktur merupakan dokumen dengan informasi mengenai transaksi yang dilakukan oleh penjual dan pembeli.

Penjual mendapatkan uang dari hasil penjualan barang, sedangkan pembeli mendapatkan barang dan membayar sesuai dengan kesepakatan kepada penjual. Penerbitan faktur harus setelah barang dilunasi, dimana faktur menandakan proses transaksi sudah selesai.

Aplikasi pembuat Sales Order

Anda kesulitan membuat Sales Order? Terdapat banyak sekali aplikasi pembuat sales order yang secara otomatis bisa merekap data anda, mulai dari sistem CRM (customer relationship management) hingga ERP (enterprise resource planning). Untuk menentukan sistem dalam sebuah perusahaan sebaiknya perusahaan menyesuaikan dengan kebutuhan yang ada.

Jika perusahaan ingin aplikasi untuk mengelola pelayanan pelanggan dan penjualan aplikasi dengan sistem CRM lebih cocok digunakan. Sedangkan sistem ERP baik digunakan bagi perusahaan yang ingin mengelola dan mengefisienkan proses bisnis.

Sales order merupakan salah satu dokumen yang cukup sentral dalam sistem manajemen order dan pendataan inventaris. Biasanya, melalui penggunaan aplikasi, sistem sudah terintegrasi dengan gudang. Jadi stok bisa langsung terlihat jika ada barang yang masuk ataupun keluar, sehingga purchasing pun juga akan lebih mudah memperkirakan pembelian.

Dengan menggunakan aplikasi sales order manajemen proses penjualan menjadi sangat baik. Dan berikut adalah beberapa manfaat dari penggunaan aplikasi Sales order

• Laporan menjadi lebih rapi dan bisa dipilah sesuai kebutuhan, sehingga mempermudah pemantauan sales, tim maupun individu.
• Meningkatkan efisiensi pengelolaan pesanan, mulai dari online hingga ke offline.
• Terintegrasi dengan departemen lain yang berhubungan sehingga pendataan lebih baik.
• Mengoptimalkan pesanan pembelian.

Terdapat banyak aplikasi SO yang siap membantu perusahaan dalam mengelola sales order yang dipadukan dengan berbagai fitur untuk mendukung penjualan. Berikut adalah beberapa aplikasi penjualan terbaik yang bisa dicoba.

1. SimpliDOTS

SimpliDOTS adalah salah satu aplikasi penjualan terbaik di Indonesia. Ya, aplikasi sales order ini  mampu membantu mengelola sales order, manajemen distribusi barang, analisis laporan, bahkan melacak kinerja tim penjualan, aktivitas tim, hingga sales canvas lapangan.

Selain itu, SimpliDOTS mendukung kemudahan sistem integrasi dengan aplikasi pendukung bisnis seperti software akuntansi online Accurate dan Jurnal.id. Sehingga, pengelolaan laporan keuangan dan manajemen distribusi semakin cepat, semudah beberapa klik saja.

Dan berikut adalah beberapa fitur unggulan yang dimiliki oleh aplikasi sales order SimpliDOTS:

• Didukung fitur SimpliDOTS SFA (Sales Force Automation), Sales Supervision, SimpliDOTS Retail.
• Dashboard dan pelaporan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
• Fitur Pelacakan yang lengkap untuk memantau kinerja tim sales
• Mudah diintegrasikan.
• Terdapat versi mobile apps
• Live GPS dapat digunakan tanpa adanya jaringan internet.
• Mudah digunakan.
• Pengolahan dokumen otomatis

Untuk pengguna yang ingin mencoba, aplikasi SimpliDOTS menghadirkan FREE Trial selama 14 hari dan selanjutnya cukup membayar Rp500.000 per bulan. Sangat terjangkau untuk pelaku UMKM, kan!

2. Sales Screen

Sales Screen merupakan aplikasi penjualan yang terintegrasi dengan CRM, dimana aplikasi ini memiliki tampilan yang mudah di pahami dan digunakan. Aplikasi ini juga memiliki versi mobile yang dapat diakses oleh tim penjualan dimana saja.

Sales screen memiliki berbagai fitur yang memudahkan anda dalam pengelolaan sales order. Dan berikut adalah fitur unggulan yang dimiliki Sales screen

• Dashboard utama mudah dikustomisasi sesuai kebutuhan untuk menampilkan informasi penting
• Terdapat aplikasi mobile yang dapat diakses dimana saja dengan mudah
• Terhubung dengan CRM yang memungkinkan aplikasi terintegrasi dengan aplikasi penjualan lainya
• Tampilan user friendly, dengan data realtime yang ditampilkan dalam bentuk grafik

Untuk dapat menikmati fitur sales order di sales screen, pengguna diwajibkan membayar USD 15 per bulan.

3. Sales Flare

Sales Flare merupakan aplikasi yang berguna untuk memudahkan pelacakan data pelanggan secara otomatis. Selain itu aplikasi sales flare memiliki tampilan dengan visualisasi yang mudah dipahami. Sales Flare juga terhubung dengan email, Office 265 dan G Suite. Dan berikut adalah beberapa fitur andalan yang dimiliki aplikasi sales flare

• Dokumen tertata rapi dengan adanya folder praktis setiap pelanggan
• Pencatatan otomatis ketika rapat dan panggilan telepon
• Terintegrasi dengan CRM yang terhubung dengan lebih dari 1000 aplikasi
• Menindaklanjuti pelanggan sesuai dengan respon

Untuk setiap pengguna, Sales Flare membanderolnya USD 30 per bulan.

4. Pipedrive

Pipedrive merupakan salah satu aplikasi sales order yang user friendly. Dashboard menampilkan informasi penting yang interaktif sehingga gambaran umum penjualan dapat dipahami dengan mudah. Aplikasi ini juga telah terintegrasi dengan Google kalender, Google kontak dan lain sebagainya. Pipe drive juga dapat diakses menggunakan perangkat desktop maupun melalui mobile. Berikut adalah fitur unggulan  dari Pipedrive.

• Tampilan laporan dapat di-custom sesuai kebutuhan dan interaktif
• Terdapat manajemen prospek dan deals
• Terdapat fitur kecerdasan buatan AI Automate and grow, untuk mengotomatisasikan tugas
• Dapat diakses secara mobile dan dengan keamanan yang baik
• Dapat melacak email, panggilan hingga riwayat panggilan

Biaya untuk dapat menikmati semua fitur di Pipedrive adalah USD 12,5 per bulan.

5. LucidPress

LucidPress merupakan aplikasi yang fokus menjaga konsisten merk dan mempermudah dalam proses pembuatan konten. Lucidpress juga mendukung otomatisasi pemasaran beserta analisis pelaporan, dan penyederhanaan proses penjualan yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis, Berikut adalah beberapa fitur andalan dari Lucid Press:

• Email kustom ke berbagai klien untuk memaksimalkan email marketing
• Data pelanggan dapat diisi secara otomatis seperti halnya nama, alamat dan nomor telepon
• Menyajikan data analitik yang lengkap yang bisa digunakan untuk bahan pengambil keputusan
• Dirancang fleksibel dan mampu menyederhanakan proses penjualan

LucidPress mematok harga USD 50 dollar per bulan. Memang lebih mahal dibandingkan dengan beberapa aplikasi yang sudah diulas diatas, namun Lucidpress menawarkan pengalaman pengelolaan sales order dengan lebih baik dan efisien.

6. HubSpot Sales Hub

Hub Spot merupakan salah satu platform CRM yang cukup populer. Melalui Sales Hub, Hubspot menawarkan aplikasi pengelolaan penjualan yang lebih mudah dan efisien. Sales hub juga memiliki fitur email real time dengan mengirimkan informasi terkait perkembangan bisnis anda melalui email.

Aplikasi ini juga dilengkapi dengan fitur perekaman dan pencatatan panggilan hanya dengan satu klik. Dan berikut adalah beberapa fitur unggulan lain dari aplikasi Hubspot sales hub:

• Menyediakan template email untuk pelaporan, dan sistem pelacakan email masuk untuk tindak lanjut prospek sehingga close deal bisa lebih cepat
• Mudah nya membagikan dokumen kepada tim melalui Outlook inbox ataupun melalui gmail
• Terdapat fitur perekaman panggilan secara otomatis, sehingga kendala yang dialami setiap tim bisa teratasi dengan lebih baik

Hub spot mematok aplikasi Sales hub ini dengan harga, mulai dari USD 45 per bulan.

Bagaimana, Anda ingin meningkatkan sistem sales order yang lebih efisien dan modern untuk bisnis? Pastikan Anda hanya menggunakan sistem sales order yang terpercaya dan terbukti membantu ribuan klien di Indonesia.

SimpliDOTS dengan fitur Sales Force Automation (SFA) adalah mobile-based application yang didesain untuk mendukung tim sales di lapangan agar semakin produktif, cepat, dan efisien dalam bekerja.

Fiturnya meliputi mobile taking sales order, mobile collection, geo-tagging outlet dan lainnya. Proses distribusi dan penjualan berjalan lancar dan mudah bersama aplikasi SimpliDOTS. Yuk, coba GRATIS 14 hari untuk membuktikan keunggulan fitur-fiturnya, klik tautan ini. Atau, Anda juga bisa klik tautan ini untuk Request Demo ke perusahaan Anda.