Segala Hal Tentang Procurement Dan E-Procurement System
Segala Hal Tentang Procurement Dan E-Procurement System

Segala Hal Tentang Procurement dan e-Procurement System

Saat ini, setiap perusahaan telah dituntut untuk melakukan sebuah revolusi dalam berbisnis. Sebab, tingkat efisiensi dan efektivitas rantai pasokan semakin menjadi fokus utama untuk perusahaan. Selain itu, kompetisi usaha yang terus meningkat dan kondisi pasar global yang berubah cepat ikut memaksa perusahaan untuk mengidentifikasi strategi dalam meningkatkan produktivitas masing-masing. Faktor-faktor seperti percepatan perubahan pasar, produk, dan teknologi, mengharuskan manajemen perusahaan untuk segera membuat keputusan dalam waktu yang singkat, dengan informasi yang minim, dan dengan penghematan anggaran produksi.

Jumlah pesaing atau kompetitor perusahaan juga terus bertambah, baik yang ada di dalam negeri dan luar negeri. Keadaan ini mengharuskan setiap perusahaan untuk bisa meningkatkan proses internal mereka cepat agar tetap tumbuh dengan kompetitif. Keberadaan perusahaan harus selalu terlibat dalam pengelolaan jaringan dari semua perusahaan hulu yang memberikan pasokan dan jaringan perusahaan hilir sebagai pihak untuk pengiriman barang produksi sampai ke konsumen akhir. 

Sebagai produsen, perusahaan berperan harus bisa meningkatkan nilai pelanggan dengan meningkatkan kinerja sekaligus secara bersamaan dapat mengurangi biaya operasional. Maka dari itu, banyak perusahaan yang pada akhirnya beralih perhatian terhadap proses pengadaan atau procurement secara tatap muka dengan pemasok. 

Pengertian Procurement

Procurement bisa diartikan sebagai tindakan atau aktivitas dalam membeli barang, peralatan usaha, mesin-mesin produksi, atau bahkan bahan-bahan bangunan, equipment reparasi, dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Jadi, secara sederhana procurement berkaitan dengan pembelian barang dan jasa oleh perusahaan dengan melibatkan segala koordinasi dan semua aktivitas yang berhubungan dengan pembelian produk dan kebutuhan pelayanan untuk menyempurnakan misi perusahaan.

Aktivitas-aktivitas yang termasuk dalam procurement management antara lain: pemilihan supplier yang berkualitas, negosiasi harga, membangun hubungan strategi dengan para supplier, dan melakukan evaluasi terhadap supplier. 

Aktivitas dalam Procurement Management

Procurement management menjadi aktivitas yang sangat luas untuk ketersediaan pengadaan barang. Proses procurement bisa meliputi beberapa aktivitas yang hingga persediaan bisa segera terwujud. Beberapa aktivitas yang mungkin saja terjadi dalam procurement management yaitu:

Aktivitas dalam mengidentifikasi kebutuhan perusahaan dengan tujuan untuk menghindari pembelian yang tidak terlalu diperlukan dan menghindari kesalahan pembelian yang mungkin saja akan berdampak pada pemborosan sumber daya perusahaan.

  • Aktivitas dalam otorisasi pembelian oleh manajemen untuk menghindari terjadinya konflik internal. 
  • Membuat persetujuan atas pembelian persediaan oleh manajemen dalam dokumen tertulis sebagai tanda bahwa proses procurement perusahaan dapat segera dimulai. 
  • Membuat pembukaan tender kepada supplier dan vendor agar bisa segera mencari kandidat terbaik sehingga perusahaan bisa mendapatkan persediaan termurah dengan kualitas terbaik. 
  • Melakukan identifikasi dan analisa terhadap supplier dan vendor untuk memastikan performa pekerjaan yang selalu baik dan tepat waktu. 
  • Penerimaan Quotation atau penawaran persediaan dari supplier dan vendor. 
  • Melakukan negosiasi term of payment, harga, kualitas, waktu, dan lain sebagainya agar perusahaan dapat memaksimalkan keuntungan yang didapat.
  • Membuat Purchase Order (PO) kepada supplier sebagai tanda jadi pembelian. 
  • Menerima Delivery Order (DO) atau Work Order (WO) sebagai bukti bahwa persediaan akan dikirimkan kepada perusahaan, untuk konfirmasi ulang, dan untuk ditandatangani.
  • Aktivitas penerimaan dan pengecekan kualitas persediaan dengan tolak ukur PO dan DO. 
  • Membuat dokumentasi Invoice sebagai bukti pembelian perusahaan.
  • Melakukan pemeriksaan terhadap invoice, DO/WO, dan Purchase Order (PO) untuk menghindari kesalahan nominal pembayaran.
  • Melakukan pembayaran kepada supplier atau vendor setelah selesai melakukan pengecekan. 

Baca juga : 7 Tips Visual Merchandising Untuk Melejitkan Penjualan Bisnis Retail Anda

Fokus dalam Aktivitas Procurement

Fokus yang menjadi pertimbangan dalam aktivitas procurement pada umumnya tertuju kepada 4 hal, yaitu manfaat, waktu, resiko, dan biaya. Keempat fokus tersebut menjadi faktor utama yang harus diperhatikan oleh para supplier dan perusahaan. Umumnya, setiap perusahaan yang membeli persediaan barang dari supplier akan selalu berusaha untuk mendapatkan barang dengan harga termurah, waktu tercepat, resiko terkecil, dan manfaat yang efektif. 

Sebaliknya, aktivitas procurement yang dilakukan oleh perusahaan menjadi kesempatan untuk para supplier atau vendor dalam menjual produk dengan harga setinggi mungkin dengan kualitas dan kuantitas serendah mungkin. Tujuannya, agar supplier atau vender bisa memaksimalkan keuntungan dan memperkecil modal pengerjaan. Dengan demikian, negosiasi pada aktivitas procurement merupakan sesuatu yang pasti akan terjadi dengan melibatkan pertimbangkan terhadap 4 fokus tersebut.

Baca juga : Penjualan Lesu, Ada 5 Strategi Agar Tim Sales Tetap Semangat

Proses Purchasing dalam Aktivitas Procurement

Proses Purchasing dalam Aktivitas Procurement
source : www.freepik.com

Purchasing merupakan proses dari pembelian persediaan, sehingga secara langsung merupakan bagian dari aktivitas procurement yang dilakukan oleh perusahaan. Dalam aktivitas procurement, proses purchasing bisa menjadi sistem yang cukup luas. Pertama, proses purchasing akan dimulai dari pemilihan vendor atau supplier. Perusahaan telah memiliki beberapa list vendor terpilih, kemudian dengan berbagai data yang telah dianalisis, akan ditentukan satu vendor untuk menjadi rekan atau mitra bisnis. 

  • Memilih vendor

Dalam memilih vendor, ada beberapa pertimbangan dari informasi-informasi yang diperoleh. Perusahaan akan melihat dari banyak sudut pandang dan sumber, misalnya direktori perdagangan, iklan, email rekomendasi, dan saran dari beberapa pihak terkait. Meskipun biaya merupakan fokus procurement, namun ketika mengambil keputusan dalam memilih vendor harus didasarkan pada informasi yang telah diolah dan dianalisis. Selanjutnya, biaya atau harga menjadi penentu akhir dalam memilih vendor atau supplier.

  • Purchase order

Setelah memilih vendor atau supplier, proses purchasing dalam aktivitas procurement juga meliputi kegiatan dalam pemesanan persediaan atau purchase order (PO). Dokumen purchase order merupakan bukti adanya pemesanan persediaan yang di dalamnya akan memuat jenis, jumlah pemesanan dan harga produk yang telah disetujui oleh kedua belah pihak. Dokumen Purchase Order (PO) harus dikembalikan ke pihak vendor atau supplier, baik secara langsung maupun secara elektronik (email).

  • Delivery Order

Proses penting yang tidak bisa dilewatkan adalah penerimaan Delivery Order (DO) atau Work Order (WO). Divisi purchasing perusahaan harus rutin melakukan pemeriksaan terhadap persediaan yang telah dipesan sebelumnya. Dengan demikian, kegiatan atau proses operasional selanjutnya dapat ditetapkan dan terhindar dari risiko kerugian. Persediaan yang telah sampai di perusahaan maupun di gudang harus diperiksa, sesuai dengan ketentuan dalam purchase order (PO), yaitu memastikan kesesuaian jumlah, jenis, dan kualitas persediaan. Jika tidak sesuai, maka divisi purchasing perusahaan berhak mengajukan pengembalian (return) terhadap persediaan tersebut.

Pemeriksaan yang dilakukan oleh divisi purchasing wajib meliputi banyak hal. Termasuk pemeriksaan ulang terhadap kecocokan nilai, pajak, dan kuantitas dalam setiap dokumen transaksi (invoice, DO/WO, serta Purchase Order). Pemeriksaan atau pengecekan ini dilakukan untuk menghindari perbedaan-perbedaan nilai, yang sangat mungkin terjadi pada setiap dokumen. 

Proses purchasing dalam aktivitas procurement juga meliputi pembayaran terhadap persediaan yang telah diterima dari supplier. Divisi purchasing wajib untuk mengurus pembayaran terhadap persediaan yang dipesan sebelumnya secara tepat waktu dan sesuai dengan kesepakatan. Maka itu, di dalam proses purchasing dibutuhkan seseorang yang pandai dalam bernegosiasi harga supaya perusahaan bisa mendapatkan persediaan sesuai dengan budget atau anggaran yang telah disetujui sebelumnya.

Baca juga : 19 Teknik Closing Sales Untuk Melejitkan Penjualan Bisnis

e-Procurement System

E-Procurement System
source : www.freepik.com

Aktivitas procurement menjadi salah satu kegiatan yang umum terjadi pada sebuah perusahaan. Untuk membuat procurement lebih efisien, maka perusahaan membutuhkan sebuah sistem procurement, salah satunya dengan sistem e-procurement. Perusahaan yang membutuhkan persediaan dalam jumlah yang cukup banyak harus segera bertindak agar pengadaan persediaan bisa terpenuhi. Supplier atau vendor pada akhirnya menjadi tujuan untuk dapat memenuhi kebutuhan atas ketersediaan tersebut. 

Dengan demikian, maka sifat dari procurement adalah kegiatan yang akan melibatkan 2 pihak atau lebih. Tepatnya, kerjasama antara perusahaan dengan 1 atau beberapa vendor sekaligus. Keterlibatan beberapa perusahaan tentu akan membuat proses yang sebenarnya cukup sederhana menjadi sangat sulit untuk dipraktekkan. Maka itu, e-procurement system digunakan untuk mengatasi kerumitan-kerumitan dalam aktivitas procurement. 

1. Pengertian e-Procurement System

Electronic Procurement system atau atau sistem e-procurement bisa diartikan sebagai teknologi informasi yang digunakan untuk mempermudah Business to Business (B2B) dalam aktivitas transaksi pembelian untuk persediaan barang. Dengan sistem teknologi informasi ini, maka perusahaan akan mendapatkan fasilitas yang lebih baik dalam proses pengadaan secara terpadu. Sistem e-procurement telah menjadi fenomena yang terus mendapat perhatian dari para manajer perusahaan dan secara khusus menjadi bahan kajian akademik oleh para akademisi.

Karakteristik dari sistem e-procurement adalah jual beli persediaan melalui internet. Sistem ini merupakan dari e-bisnis yang digunakan untuk mendesain proses pengadaan berbasis internet. Namun, secara lebih luas sistem e-procurement tidak hanya terkait dengan proses jual beli persediaan saja, melainkan juga meliputi tindakan dalam negosiasi elektronik dan pengambilan keputusan atas kontrak-kontrak yang dibuat oleh perusahaan dan vendor. 

Dengan adanya sistem e-procurement, proses jual beli persediaan telah disederhanakan dengan penanganan secara elektronik terhadap tugas-tugas yang berhubungan dengan operasi, transaksi, dan strategi. Pengadaan persediaan mengandung pengertian adanya transaksi, sehingga harus ada persyaratan berupa identitas, kesepakatan, pertukaran dokumen, dan pengesahan. Maka dari itu, dalam transaksi elektronik melalui sistem e-procurement diperlukan identitas (mencakup user ID dan password), pengamanan sistem terhadap registered and authorized client, aplikasi, alat pengesahan administrasi secara digital (materai dan tanda tangan digital).

2. Metode e-Procurement System

Sistem e-procurement bukan sekedar untuk penghematan uang tetapi juga sebagai sistem yang bisa menyederhanakan keseluruhan proses pengadaan inventory. Dengan demikian, perusahaan tetap dituntut untuk membuat rencana yang optimal. Sistem e-procurement bisa membantu perusahaan dalam mengkonsolidasikan data tentang pengadaan bermacam-macam persediaan (inventory) baik secara langsung maupun tidak langsung. Dalam praktiknya, perusahaan bisa melakukan 2 metode dalam e-Procurement system, yaitu e-Tendering dan e-Purchasing. 

e-Tendering merupakan proses pengadaan persediaan (inventory) yang dilakukan secara elektronik dengan metode lelang. Pada metode ini, pihak perusahaan akan mengumumkan adanya pengadaan yang akan dilakukan pada waktu tertentu. Selanjutnya, beberapa pihak vendor akan secara bersamaan memberikan penawaran yang sesuai atau di bawah harga pagu. Pada waktu dan tanggal pengumuman pemenang, perusahaan akan memberikan urutan daftar vendor yang biasanya diurutkan dari harga terendah. Peritmbagnan perusahaan dalam memilih vendor bisa dari penawaran harga paling rendah dan kelengkapan berkas-berkas sesuai yang telah disyaratkan sebelumnya.

Sementara e-Purchasing sedikit lebih modern dibandingkan dengan metode e-tendering. e-Purchasing dinilai jauh lebih transparan karena dilakukan tanpa adanya katalog elektronik bagi vendor. Metode e-purchasing dilakukan dengan tata cara pembelian melalui e-Katalog, yaitu sistem informasi yang berisi daftar, jenis, merk, spesifikasi teknis, harga satuan, dan jumlah ketersediaan dari pihak perusahaan atau yang membuat pengadaan.

Kelebihan metode e-Purchasing dibandingkan metode e-tendering yaitu perusahaan bisa memilih persediaan sesuai dengan yang diinginkan. Selain itu metode ini dinilai lebih terbuka untuk semua kalangan, sehingga mengurangi resiko adanya kecurangan dari pihak-pihak tertentu.

Baca juga : Cara Efektif Meningkatkan Penjualan Dengan Promosi Ala Milenial

3. Tujuan Implementasi Sistem e-Procurement

Contoh seseorang sedang berbelanja sudah menggunakan aplikasi
source : www.freepik.com

Saat ini, internet telah muncul sebagai media efektif dari segi biaya dan dapat diandalkan oleh perusahaan dan seluruh kalangan untuk melakukan transaksi secara online. Begitu pula dalam aktivitas pengadaan persediaan, semakin banyak perusahaan yang mengadopsi internet. Dengan menggunakan sistem e-procurement, perusahaan akan mendapatkan banyak keuntungan seperti bisa menghemat uang, waktu, dan mengurangi beban kerja tambahan. Tujuan perusahaan mengimplementasikan sistem e-procurement antara lain:

  • Supaya bisa meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pengadaan persediaan.
  • Supaya bisa meningkatkan transparansi dan akuntabilitas
  • Supaya lebih mudah dalam sourcing, yaitu aktivitas memperoleh data dan informasi tentang pengadaan persediaan.
  • Agar mendapat jaminan terhadap persamaan kesempatan, akses, dan hak yang sama bagi para pihak supplier/vendor.
  • Agar bisa menciptakan situasi yang kondusif terhadap persaingan yang sehat. 
  • Agar bisa membuat situasi yang kondusif terhadap penyelenggaraan komunikasi secara online.
  • untuk mengurangi intensitas pertemuan langsung antara pihak perusahaan dan supplier/vendor. 

4. Manfaat Sistem e-Procurement

Sistem e-Procurement merupakan penyempurnaan dari procurement yang dilakukan secara konvensional. Banyak perusahaan yang saat ini beralih menggunakan e-procurement karena merasakan banyak manfaat dalam aktivitas persediaan. Manfaat-manfaat yang bisa dirasakan antara lain:

  • Perusahaan bisa menekan biaya operasional untuk aktivitas pengadaan persediaan (inventory).
  • Produktivitas bisa meningkat karena proses yang singkat dari tahap perencanaan hingga pembayaran.
  • Membantu SDM atau tenaga kerja perusahaan untuk melakukan pekerjaan lain yang lebih produktif.
  • Memberikan transparansi yang lebih tinggi terhadap setiap pihak yang terkait.
  • Terhindar dari kolusi dan menjaga supaya pembayaran tepat waktu.
  • Memperkecil kemungkinan terjadinya human error.
  • Meningkatkan akuntabilitas dalam laporan keuangan perusahaan.
  • Mendukung tindakan yang adil, jujur, dan transparan dari pihak perusahaan maupun vendor.
  • Pengadaan persediaan bisa berjalan secara efektif dan efisien.

Procurement merupakan proses yang tidak bisa diabaikan dalam operasional perusahaan. Tanpa adanya procurement, maka perusahaan tidak akan memiliki persediaan untuk menciptakan sebuah produk yang memiliki nilai jual. Procurement menjadi penyambung siklus hidup perusahaan di masa yang akan datang. Dari ketersediaan bahan baku, maka bisa tercipta produk-produk yang siap didistribusikan dan dijual kepada target pasar masing-masing. 

Baca juga : Cara Meningkatkan Penjualan Dalam Menghadapi Persaingan Pasar Global

Super Apps Handal Pendukung Kinerja Tim Sales

Selain menggunakan sistem e-procurement, perusahaan juga membutuhkan sistem penjualan atau aplikasi sales. Perusahaan tidak bisa berhenti pada kemampuan procurement yang efektif saja tanpa adanya sales management yang memungkinkan produk bisa terjual dan perusahaan siap untuk memproduksi barang yang baru. Maka dari itu, perusahaan Anda membutuhkan aplikasi sales yang sangat penting untuk mendukung aktivitas tim penjualan, yaitu SimpliDOTS Sales Force Automation (SFA). 

Dengan aplikasi SimpliDOTS Sales Force Automation (SFA), kinerja dari para tenaga penjual yang ada di lapangan akan terintegrasi dengan tim-tim lainnya yang ada dalam perusahaan. Dengan demikian, segala aktivitas tim penjualan akan mudah dimonitoring dan setiap kinerja akan diketahui hasil maupun prospeknya. Aplikasi SimpliDOTS Sales Force Automation (SFA) menjamin kemudahan untuk tenaga penjual dalam mencapai target yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Untuk bisa menikmati kemudahan fitur-fitur SimpliDOTS Sales Force Automation (SFA) dan merasakan banyak manfaatnya, Anda bisa langsung melakukan register di link berikut, dan nikmati layanan free trial selama 14 hari.