Manfaat Integrasi Data Dalam Distribusi Produk - SimpliDOTS
integrasi data header

Manfaat Integrasi Data Dalam Distribusi Produk

Banyak produk yang berhasil menggeser market shares perusahaan yang sebelumnya merupakan single player dalam sebuah industri. Hal ini karena perusahaan produsen produk tersebut menguasai jalur distribusi atau memiliki strategi distribusi yang jitu. 

Strategi distribusi yang jitu tidak akan dapat dirumuskan tanpa informasi yang lengkap dan akurat. Oleh karena itu, data yang akurat merupakan salah satu komponen penting dalam sebuah perusahaan untuk menciptakan keuntungan maksimum. 

Manfaat Data Dalam Bisnis

Setiap bisnis pasti menghadapi tiga variabel ekonomi yaitu uncertainty (ketidakpastian), nature (kondisi alam) dan asymmetric information (ketimpangan informasi). Meskipun keberadaan tiga variabel di atas tidak dapat dihapuskan, perlu adanya pengelolaan pengetahuan yang baik mengenai tiga hal tersebut.

integrasi data bisnis distribusi ilustrasi merah
sumber : freepik

Pengelolaan pengetahuan yang tidak baik mengenai uncertainty, nature dan asymmetric information akan berujung kepada inefisiensi kinerja bisnis. 

Contoh hal ini dalam proses distribusi barang dari produsen ke konsumen seperti:

  1. Kecelakaan lalu lintas yang terjadi di tengah perjalanan distribusi (uncertainty).
  2. Hujan turun di saat truk pengangkut barang masih berada di perjalanan atau kondisi jalan yang bergelombang yang berakibat pada kendaraan yang melaju pelan (nature).
  3. Sales yang mengoperasikan proses distribusi mengaku telah melebihi target distribusi padahal kenyataannya sales tersebut bahkan belum mencapai target distribusi yang telah ditetapkan (asymmetric information).

Dampak Negatif Distribusi yang Bermasalah

Setidaknya terdapat tiga akibat yang terjadi jika ketiga hal tersebut di atas tidak dikelola dengan baik. Akibat tersebut antara lain:

1. Pembengkakan Biaya Distribusi

Akibat pertama adalah pembengkakan biaya distribusi. Biaya distribusi atau yang biasa juga disebut dengan biaya angkut meliputi biaya bahan bakar dan konsumsi sales atau sopir yang mengantarkan barang hingga ke tujuan. 

Biaya angkut bisa membengkak apabila di jalan terjadi hal-hal yang tidak diinginkan seperti ban pecah, oli habis atau bahkan bajing loncat. Meskipun jarang terjadi, tidak menutup kemungkinan hal-hal tersebut justru diakibatkan oleh ketidak jujuran sumber daya manusia terkait. 

2. Ketimpangan Jumlah Pasokan Barang

Akibat yang kedua adalah terjadinya kelebihan atau kekurangan pasokan barang (supply). Kelebihan pasokan barang akan berakibat pada isi gudang yang melebihi kapasitas sedangkan kekurangan supply berdampak pada konsumen yang berpindah hati ke produk lain. 

Hal ini menjadi sangat penting terutama untuk industri FMCG yang notabene memproduksi komoditas yang mudah basi (durable goods). Komoditas jenis ini bukan merupakan komoditas yang bisa bertahan lama di gudang. 

Sebab, ketika sudah basi barang-barang seperti beras, roti, alat kebersihan lainnya terlalu lama di gudang, barang-barang tersebut sudah tidak bisa dijual dan digunakan lagi sehingga masuk ke dalam sunk cost perusahaan. 

3. Mistrust Antara Pihak Terkait

Akibat yang ketiga adalah mistrust (ketidakpercayaan) yang terjadi antar internal perusahaan (manager dan sales), perusahaan dengan agen (seperti toko retail) dan perusahaan dengan konsumen. 

Meskipun dampak dari isu ini tidak tampak secara langsung, namun jika terjadi secara berkesinambungan hal ini dapat membuat konsumen dan agen berpindah ke perusahaan lawan yang menyediakan mekanisme distribusi produk yang lebih baik.

Integrasi Data Sebagai Solusi Permasalahan Distribusi

Manusia modern dengan kecanggihan teknologi menemukan cara yang efektif untuk mengatasi hal tersebut di atas. Cara itu adalah dengan mengumpulkan data yang akurat dan kredibel. Ketersediaan data yang terintegrasi ini memudahkan banyak pihak. Dari data tersebut, pihak manager yang dalam hal ini adalah supply chain manager dengan mudah menganalisis trend dari data yang ada. 

Dari trend data tersebut manager mampu merumuskan dan mengevaluasi kebijakan dan strategi perusahaan. Sehingga perusahaan dapat beroperasi dengan lebih efektif dan efisien. Pada satu sisi, integrasi data dalam satu software atau aplikasi ini juga dapat memudahkan sales untuk memberikan laporan penjualan, dan laporan keuangan lain yang terkait dengan penjualan.

Pihak retailer atau admin gudang juga dipermudah dengan adanya aplikasi ini. Pihak retailer dapat menggunakan data tersebut untuk menganalisis produk yang paling banyak terjual dan memesan produk tersebut lebih banyak dari sebelumnya. Adapun admin gudang dapat menggunakan aplikasi atau software ini untuk memeriksa stok barang dan mencari lokasi penyimpanan barang tersebut dengan cara yang lebih mudah dan cepat. 

Baca juga : Pendekatan Customer Experience Dalam Strategi Pemasaran Bisnis FMCG
integrasi data ilustrasi merah 3
sumber : freepik

Manfaat Integrasi Data Untuk Sebuah Bisnis

Integrasi data adalah penggabungan data-data yang berbeda. Data-data tersebut kemudian disimpan ke dalam sebuah gudang data (data warehouse) dan dikombinasikan untuk merumuskan strategi dan kebijakan terbaik untuk sebuah perusahaan atau institusi. Dalam dunia modern ini, integrasi data menjadi sangat dibutuhkan mengingat saat ini semua proses ekonomi baik produksi, distribusi dan bahkan, konsumsi berlangsung dengan sangat cepat. 

Untungnya saat ini proses integrasi data telah didukung dengan adanya teknologi canggih bernama olah Big Data dan Clouds. Maka tidak heran saat ini banyak bermunculan aplikasi atau software yang mengintegrasikan berbagai data untuk kepentingan efisiensi sebuah perusahaan atau institusi.

Salah satu software dan aplikasi tersebut adalah SimpliDOTS. SimpliDOTS adalah software yang dibangun oleh startup dalam negeri yang bertujuan untuk mengurangi biaya akibat adanya ketidakpastian, ketimpangan informasi dan kondisi alam yang terjadi dalam proses distribusi. 

Dengan menggunakan SimpliDOTS, manager dapat memantau kinerja timnya secara real time. Tidak hanya itu, data yang telah tersimpan di SimpliDOTS manager dapat menganalisa kinerja tim tersebut.

Di sisi lain, dengan menggunakan software ini, tim sales dapat dengan lebih mudah mengomunikasikan kendala-kendala yang terjadi di lapangan dan memasukkan data distribusi baru. Akibatnya, data yang dimasukkan akurat, kredibel dan bisa dipakai sebagai dasar pengambilan keputusan. 

Keputusan dan strategi yang tepat dapat mewujudkan sebuah perusahaan atau institusi yang efektif dan efisien.  Secara rinci, berikut ini manfaat integrasi data dalam distribusi produk:

integrasi data ilustrasi merah 4
sumber : freepik

Manfaat Integrasi Data Dalam Distribusi Produk

1. Menghitung Biaya dan Waktu Distribusi

Setiap daerah memiliki faktor X masing-masing yang dapat menghambat kelancaran proses distribusi. Jadi, belum tentu dua daerah yang memiliki jarak yang sama dengan pusat gudang akan ditempuh dengan waktu yang sama pula. 

Contohnya antara Jakarta dan Banyuwangi. Jarak antara Jakarta dan Banyuwangi sama dengan jarak Jakarta ke kabupaten Muko-Muko provinsi Bengkulu. Namun, belum tentu waktu yang harus ditempuh dari Jakarta ke Banyuwangi sama dengan dari Jakarta ke Muko Muko. 

Hal ini mengingat bahwasanya untuk ke Banyuwangi, kendaraan dari Jakarta mau tidak mau harus melewati beberapa hutan sementara untuk ke Muko-Muko, pengendara kendaraan tersebut harus menghadapi sejumlah ‘Bajing Loncat’ yang seringkali menunggu mereka setelah turun dari pelabuhan Bakauheni di Lampung.

Di sini data dibutuhkan demi keselamatan para pengendara kendaraan distribusi. Estimasi waktu diperlukan agar pengendara tersebut tidak melewati hutan atau daerah-daerah yang rawan ‘Bajing Loncat’ di malam hari untuk menghindari berbagai macam risiko. 

2. Kepastian Waktu Pesanan 

Dengan menggunakan SimpliDOTS, Anda tidak hanya dapat memastikan barang tiba tepat waktu tetapi juga memastikan bahwa pelanggan Anda mengetahui kapan waktu barang yang dipesan akan tiba. 

Hal ini penting untuk menjaga kualitas hubungan perusahaan Anda dengan retailer atau bahkan dengan konsumen. Terlebih apabila komoditas yang Anda produksi atau distribusikan merupakan komoditas yang memiliki banyak pesaing dalam industri. Apabila tidak ada kejelasan waktu tiba dari perusahaan Anda, tidak menutup kemungkinan pelanggan Anda akan menggunakan jasa distribusi dari perusahaan lain. 

3. Memaksimalkan Kapasitas Gudang

Dalam banyak kasus, perusahaan distribusi tidak berhadapan langsung dengan konsumen melainkan dengan gudang penyimpanan milik perusahaan tersebut sendiri atau perusahaan lain yang menggunakan jasanya. Fasilitas gudang tentu memiliki kapasitas yang terbatas dan harus dimaksimalkan. Cara memaksimalkan kapasitas gudang adalah dengan mengatur aliran barang yang masuk dan keluar dengan seefisien mungkin. 

Dalam beberapa jenis industri, kapasitas gudang yang tidak diatur dengan baik dapat menimbulkan kerugian perusahaan sebab barang-barang yang ada di dalam gudang sudah tidak dapat di jual lagi. 

Dengan menggunakan SimpliDOTS, Anda, sales Anda atau pihak-pihak yang terkait dapat mengetahui berapa jumlah pasokan yang dibutuhkan untuk sebuah gudang. Pada satu sisi, admin yang mengurus gudang tersebut dapat memasukkan data kebutuhan pasokan secara real time. 

Hal ini mengeliminasi faktor ketimpangan informasi antara pelaku lapangan (admin) dan pihak perusahaan sehingga proses distribusi dapat berjalan dengan lebih efisien. 

Baca juga : Sales Automation Platform Dari SimpliDOTS

4. Tim Distribusi yang Handal

Tolok ukur kesuksesan tim penjualan atau tim sales seringkali diukur berdasarkan jumlah barang yang terjual atau jumlah jarak tempuh pengantaran yang sudah dilakukan. Baik tolok ukur pertama maupun tolok ukur yang kedua dapat mendorong sales untuk bertindak di luar batas apabila tidak diawasi.

Dengan adanya aplikasi integrasi data distribusi seperti SimpliDOTS, Anda selaku manajer atau bahkan pemilik perusahaan dapat mengawasi secara langsung kinerja sales team Anda. Dengan demikian kemungkinan terjadi penyimpangan baik perilaku maupun jumlah produk yang terjual dapat diminimalisir. 

Selain itu, hal ini juga berakibat pada penurunan biaya gaji atau bonus yang harus perusahaan Anda keluarkan untuk bonus karyawan atau agen yang sebenarnya tidak berhak mendapatkan bonus. 

5. Data Permintaan Secara Real Time

Jika perusahaan Anda memiliki departemen distribusi sendiri, maka keberadaan data yang terintegrasi dapat membantu Anda mendapatkan data permintaan secara real time dari retailer atau agen. 

Tetapi jika perusahaan Anda merupakan perusahaan yang bergerak dalam distribusi produk yang dibuat oleh perusahaan lain, maka data distribusi yang terintegrasi dapat membantu Anda mendapatkan jumlah permintaan dari perusahaan yang menggunakan jasa Anda. 

integrasi data statistik biru 2
sumber : freepik

Data ini kemudian dapat Anda olah untuk menentukan produk apakah yang paling diminati oleh konsumen di daerah tertentu. Pada akhirnya analisis data ini akan membuat kebijakan dan strategi operasi perusahaan ke depannya dapat menjadi lebih efektif dan efisien. Hal ini tentu akan jauh lebih murah, mudah dan kredibel daripada jika Anda menyewa jasa seorang peneliti profesional atau mysterious buyer

6. Memudahkan Kerjasama Pihak Ketiga

Seperti yang telah disebutkan di atas, bahwasanya saat ini terdapat banyak aplikasi atau software yang mengintegrasikan data perusahaan dalam aspek tertentu seperti, software akuntansi atau software yang khusus pada aspek SDM perusahaan. 

Data distribusi yang terintegrasi ke dalam satu software atau aplikasi dapat memudahkan pengguna untuk mentransmisikan data tersebut ke pihak-pihak terkait. Pihak terkait tersebut seperti divisi akuntansi dan divisi SDM dalam  sebuah perusahaan atau akuntan publik yang bertugas untuk mengaudit keuangan perusahaan tersebut. 

Salah satu kelebihan SimpliDOTS dibandingkan dengan aplikasi dan software lain adalah, software karya anak bangsa ini dapat dengan mudah diintegrasikan dengan aplikasi atau software lainnya termasuk Business Intelligent. Dengan demikian, manajer atau pembuat kebijakan dalam perusahaan dapat membuat integrasi data dalam skala yang lebih besar lagi dengan mudah. 

7. Memudahkan Komunikasi

Keunggulan lain dari SimpliDOTS adalah Anda dapat memberikan akses penggunaan software dan aplikasi kepada siapapun yang berwenang. Hal ini tentunya dapat mencegah terjadinya perbedaan informasi teknis distribusi dan biaya distribusi yang acap kali terjadi dalam sebuah perusahaan. 

Akibatnya adalah, para pihak yang terlibat dalam proses distribusi ini dapat lebih fokus pada isu-isu yang dianggap lebih penting daripada isu yang terjadi akibat perbedaan data. 

8. Memudahkan Pencarian Barang

Entah apakah Anda merupakan pemilik toko retail atau petugas gudang, penggunaan aplikasi seperti SimpliDOTS dapat memudahkan Anda untuk mencari barang yang diperlukan konsumen. 

Anda tinggal memasukkan kode SKU atau jenis barang yang dicari ke dalam aplikasi dan kemudian aplikasi tersebut akan memberikan petunjuk kepada Anda dimanakah letak lokasi barang yang dimaksud. 

Hal ini tentu akan sangat berguna terlebih apabila Anda mengelola gudang atau toko dengan kapasitas yang besar dan bermacam macam. Selain itu, hal ini juga akan memberikan pengalaman berbelanja secara modern kepada pelanggan Anda sehingga perusahaan memiliki citra yang lebih baik di mata pelanggan. 

Baca juga : Mengenal Software As A Service (SaaS) Berbasis Cloud Untuk Bisnis

Keunggulan Aplikasi SimpliDOTS

Dengan berbagai manfaat di atas, tentunya aplikasi SimpliDOTS sangat memudahkan para pelaku bisnis distribusi. Terlebih lagi aplikasi SimpliDOTS memiliki keunggulan-keunggulan lain seperti di bawah ini:

  1. Terdiri dari empat aplikasi dan software yang dapat Anda pilih sesuai kebutuhan Anda.
  2. Dapat digunakan oleh pihak manapun yang berkepentingan dalam proses distribusi seperti, manajer rantai pasok perusahaan, admin gudang dan bahkan agen dan retailer.
  3. Aplikasi SimpliDOTS berbasis clouds sehingga data-data yang hilang dapat dipulihkan kembali. 
  4. Aplikasi SimpliDOTS dapat diintegrasikan dengan aplikasi atau software lain dari pihak ketiga.
  5. Aplikasi SimpliDOTS dapat diakses dimanapun dan kapanpun. Jadi, meskipun perusahaan Anda sedang menerapkan kerja WFH, Anda tetap bisa memantau kinerja sales team Anda.
  6. Aplikasi SimpliDOTS tidak hanya memiliki data distribusi yang terintegrasi tetapi juga data keuangan dan pemesanan. Retailer atau agen dapat memesan jumlah barang yang mereka inginkan dan membayarnya langsung melalui aplikasi ini. Sehingga, Anda sebagai manajer dapat memantau secara langsung kondisi piutang, retur, atau invoice perusahaan. 

Anda bisa memperoleh manfaat di atas dengan berlangganan aplikasi SimpliDOTS. Harga terjangkau untuk para pelaku UMKM dan Anda tidak perlu mengeluarkan biaya besar untuk langganan aplikasi ini tiap bulan. 

SimpliDOTS juga menawarkan 14 hari GRATIS masa percobaan untuk Anda, para pengguna baru. Segera daftarkan diri Anda di sini dan dapatkan segala manfaat aplikasi SimpliDOTS untuk distribusi produk Anda.