Manajemen Pembelian Atau Purchasing Management Dalam Distribusi

Apa itu Manajemen Pembelian atau Purchasing Management dalam Distribusi?

Ada berbagai fungsi dasar yang dimiliki oleh suatu perusahaan, dan salah satu dari fungsi dasar tersebut adalah manajemen pembelian atau bisa juga disebut dengan purchasing management. Setiap perusahaan yang ada di Indonesia maupun di luar negeri pasti memerlukan bahan mentah agar bisa diubah menjadi barang jadi. Nah, bahan mentah inilah yang bisa didapatkan (dibeli) dari pihak lain.

Bagaimana jika bahan baku tidak ada? Apabila hal ini terjadi, maka bisa dipastikan bahwa perusahaan tidak dapat beroperasi. Dengan demikian, kegiatan tersebut sering disebut sebagai purchasing atau pembelian. Apalagi, untuk perusahaan yang bergerak di bidang FMCG (Fast Moving Consumer Goods) atau barang yang sering dibeli atau digunakan oleh para konsumen, bisa dipastikan bahwa perusahaan membeli bahan mentah dari pihak lain secara cepat. Sebab, akan diubah menjadi produk yang dibutuhkan oleh konsumen.

Di perusahaan manapun, ruang lingkupnya tidak hanya terbatas dari tingkat keberhasilan sistem pengadaan barang saja. Karena juga harus berkaitan dengan berbagai penentu strategi perusahaan tersebut dalam bermitra dengan lebih efektif. Ada berbagai faktor yang harus diperhatikan pada saat melakukan pembelian, contohnya karakteristik dari barang yang dibutuhkan dan juga faktor eksternal lainnya dari suatu perusahaan. Maka dari itulah, perusahaan menetapkan adanya manajemen pembelian.

Tapi, apakah yang dimaksud dengan manajemen pembelian? Bagaimana peranan, prinsip, fungsi, hingga proses pembelian? Untuk mengetahui itu semua, maka Anda dapat menyimak pembahasan kali ini mengenai manajemen pembelian / purchasing management ya.

Pengertian Pembelian dan Manajemen Pembelian

Manajemen Pembelian Atau Purchasing Management Dalam Distribusi
sumber : freepik

Seperti yang diketahui, proses dari pengadaan bahan mentah dapat dilaksanakan dengan baik jika supplier yang dipilih perusahaan memiliki komitmen dan juga kemampuan yang memadai. Agar adanya keselarasan bersama, visi dan misi dari kedua pihak harus sama, saling menguntungkan, dan kedua belah pihak pun mendapatkan win-win solution agar kerjasama bisa terus berjalan dengan baik.

Perlu diingat bahwa supplier adalah partner bisnis perusahaan dan perusahaan juga harus memahami bahwa lini kedua dari adanya proses produksi yaitu supplier. Jadi jika suatu saat ada permasalahan dengan material atau bahan yang dipesan, bukanlah tanggung jawab salah satu pihak saja melainkan tanggung jawab bersama yang memang harus disesuaikan dengan porsinya masing-masing.

Pembelian atau purchasing merupakan salah satu fungsi dasar umum yang ada di setiap perusahaan. Dikatakan fungsi, karena jika tidak ada pembelian maka perusahaan pun tidak akan bisa berjalan dengan baik. Sedangkan dari sifatnya sendiri, pembelian (purchasing) merupakan bagian dasar yang sangat penting dan integral dari suatu manajemen bisnis.

Sedangkan manajemen pembelian adalah suatu cara yang diterapkan untuk bisa mengelola berbagai barang yang dibutuhkan oleh perusahaan, dengan tentunya melibatkan beberapa sumber lain seperti orang, sistem dan juga proses yang bertujuan untuk membeli berbagai barang dan jasa agar selanjutnya dapat diproses lalu dijual kembali agar perusahaan tersebut bisa mendapatkan keuntungan.

Sedangkan menurut Wikipedia, manajemen pembelian (manajemen pengadaan) adalah mata rantai dari sebuah kegiatan manajemen material. Manajemen pembelian memiliki peranan sebagai perantara di antara distributor dan perusahaan dalam hal pengadaan barang/ jasa yang dapat mendukung operasional perusahaan.

Sedangkan purchasing department merupakan suatu bagian yang mengatur atau melakukan pembelian di suatu perusahaan. Manajemen pembelian memiliki faktor dasar, salah satunya yaitu bahwa barang-barang yang nantinya akan dibeli, harus didapatkan dengan harga terbaik. Ini dilakukan agar bisa menghemat biaya dan perusahaan pun bisa mendapatkan keuntungannya.

Sedangkan untuk permintaan pembelian (PR) dibuat oleh seseorang atau bagian luar dari departemen pembelian yang ada pada saat mereka membutuhkan suatu produk. Entah itu untuk meningkatkan pelayanan kepada para pelanggannya maupun untuk persediaan outletnya.

Pada perusahaan besar, biasanya memang menggunakan sistem pengadaan pembelian secara komputerisasi untuk melakukan proses pembelian. Berbanding terbalik dengan perusahaan kecil yang cenderung masih menggunakan sistem manual atau yang masih sederhana untuk melakukan proses pembelian. Bisa disimpulkan bahwa perusahaan besar memang lebih memilih sistem yang lebih modern agar lebih praktis dan minim human error pada saat pencatatan, karena biasanya perusahaan besar membeli barang dalam jumlah yang banyak.

Bagaimana Peranan/ Fungsi Pembelian dalam Sebuah Perusahaan?

Manajemen Pembelian Atau Purchasing Management Dalam Distribusi
sumber : freepik

Ada beberapa peranan / fungsi pembelian di suatu perusahaan, antara lain sebagai berikut:

1. Fungsi yang Paling Penting di Suatu Perusahaan

Terdapat 6 fungsi pokok di suatu perusahaan antara lain: creation function, finance function, personnel function, purchasing function, conversion function, serta distribution function. Jika salah satu dari 6 fungsi tersebut tidak terpenuhi maka perusahaan pun tidak bisa beroperasi dengan lancar. Maka dari itulah fungsi-fungsi tersebut harus ada agar operasional perusahaan bisa berjalan dengan baik. Meskipun demikian, ada juga perusahaan yang merangkapnya menjadi satu departemen.

2. Bagian Penting dari Proses Produksi

Setiap perusahaan, pastinya memiliki tujuan tersendiri agar dapat mengembangkan dan memproduksi barang dan tentunya bisa mengambil keuntungan. Agar bisa mewujudkannya, maka perusahaan harus memiliki 5 M yaitu Machines, Manpower, Materials, Money dan Management.

Material adalah berbagai bahan baku yang nantinya akan diolah oleh perusahaan sehingga bisa menjadi produk yang siap untuk dipasarkan ke konsumen. Manajemen pembelian tentunya akan mengatur dan mengurus pada bagian ini sehingga barang yang dibeli memiliki kualitas yang tinggi, dan jumlah yang harganya juga harus sesuai.

3. Manajemen Pembelian Bertanggung Jawab atas Outside Manufacturing

Manajemen pembelian biasanya memang hanya membeli barang mentah atau yang masih setengah jadi, dan nantinya barang-barang tersebut diproduksi hingga menjadi barang jadi di bagian produksi. Jadi bisa dikatakan bahwa manajemen pembelian bertanggung jawab atas berbagai hal yang berada di luar manufaktur. Sedangkan bagian dalam manufaktur akan diurus oleh bagian produksi.

Tapi, apakah yang dimaksud dengan manufaktur? Sebenarnya manufaktur merupakan aktivitas-aktivitas yang saling berkaitan dan dari aktivitas tersebut akan menciptakan produk jadi. Kegiatan manufaktur sendiri meliputi perancangan produk, pemilihan bahan baku, perencanaan untuk proses produksi, inspeksi dan juga pemasaran.

4. Pusat Keuntungan Perusahaan

Manajemen pembelian juga bisa dikatakan sebagai pusat dari keuntungan perusahaan. Karena suatu perusahaan mendapatkan keuntungan atau tidak ditentukan oleh tim dari bagian pembelian. Keuntungan perusahaan akan meningkat jika tim bagian pembelian menekan budget pengeluaran. Maka dari itulah sangat penting untuk bisa mengetahui kapan waktu yang tepat untuk bisa membeli bahan baku.

5. Bagian dari Strategi Perusahaan

Perusahaan manapun pastinya memiliki strategi untuk bisa mendapatkan keuntungan dan mengembangkan bisnisnya. Dan manajemen pembelian ini sangat penting karena bisa memberikan pengaruh keuntungan untuk perusahaan.

Baca juga : Menentukan Target Penjualan Secara Efektif? Ini Tipsnya

Langkah-Langkah dalam Melakukan Pembelian

Manajemen Pembelian Atau Purchasing Management Dalam Distribusi
sumber : freepik

Sebelum memutuskan untuk membeli suatu bahan mentah, maka ada beberapa langkah dalam melakukan pembelian, antara lain:

1. Melakukan perencanaan

Langkah pertama yang tentunya harus dilakukan oleh tim manajemen pembelian yaitu dengan melakukan perencanaan yang matang. Perencanaan ini meliputi apa saja keuntungan dan kerugian saat membeli bahan baku di waktu-waktu tertentu. Dan pembelian pun juga harus sesuai dengan budget yang ada.

2. Memilih Supplier

Yang kedua yaitu dengan memilih supplier yang sesuai dengan perusahaan. Supplier yang akan dipilih oleh perusahaan tentunya supplier dengan reputasi baik, profesional, berkomitmen tinggi untuk bisa berkembang bersama, memiliki keuangan yang sehat, serta fleksibel. Manajemen juga pasti akan mempertimbangkan dimana lokasi supplier berada. Karena semakin jauh lokasi supplier, maka biaya pengiriman juga akan meningkat sehingga bisa membuat perusahaan mengeluarkan biaya lebih.

3. Melakukan penawaran

Setelah supplier ditentukan, maka penawaran pun dilakukan. Penawaran yang dilakukan ini harus dengan mempertimbangkan berbagai ketentuan dari perusahaan seperti rincian barang, durasi pemakaian, jumlah barang, dan jatuh tempo pembayaran.

4. Negosiasi

Dan negosiasi pun dilakukan sehingga bisa mencapai tujuan bersama dan mendapatkan win-win solution.

Prinsip Klasik dalam Pembelian

Ada 6 prinsip klasik dalam pembelian, antara lain sebagai berikut:

  1. Tepat dan tentunya harus sesuai dengan mutu yang diperlukan (the right quality).
  2. Sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan oleh perusahaan (the right quantity).
  3. Tepat waktu yang dibutuhkan (the right time).
  4. Sesuai dengan tempat / lokasi yang memang diperlukan (the right place).
  5. Harga yang ditawarkan masih tergolong wajar atau tidak terlalu tinggi dan rendah (the right price).
  6. Barang diperoleh dari sumber yang tepat (the right source).

Klasifikasi Transaksi Pembelian

Ada dua klasifikasi transaksi pembelian yaitu pembelian secara tunai atau kas, dan pembelian secara kredit atau utang. Untuk menentukan metode pembayaran yang tepat pastinya perusahaan dan juga supplier harus memiliki kesepakatan terlebih dahulu.

Prosedur Pembelian

Ada 5 prosedur pembelian meliputi:

  1. Prosedur permintaan pembelian.
  2. Prosedur permintaan penawaran harga dan penelitian pemasok.
  3. Prosedur penerimaan barang.
  4. Prosedur pencatatan utang.
  5. Dan yang terakhir Prosedur distribusi pembelian (pembayaran).

Apa Saja Dokumen yang Diperlukan?

Tentunya ada berbagai dokumen yang diperlukan dalam melakukan pembelian di supplier. Biasanya dokumen ini diberlakukan untuk perusahaan-perusahaan besar. Dokumennya antara lain:

  1. Surat permintaan pembelian dari perusahaan.
  2. Surat permintaan penawaran harga.
  3. Surat untuk order atau pemesanan pembelian.
  4. Laporan pada saat penerimaan barang sehingga bisa menjadi bukti bahwa barang sudah diterima oleh pihak perusahaan yang memesan.
  5. Retur pembelian.
  6. Dan juga bukti kas keluar untuk mengetahui pengeluaran atau pembelian di supplier.

Fungsi yang Berkaitan dengan Sistem Pembelian

Lantas, fungsi apa saja yang berkaitan dengan sistem pembelian? Untuk mengetahuinya mari simak fungsi-fungsinya di bawah ini:

  1. Fungsi gudang
  2. Fungsi pembelian
  3. Fungsi penerimaan
  4. Fungsi keuangan dan akuntansi

Tipe Pembelian

Ada 3 tipe pembelian, yaitu:

  1. Bahan mentah (RM)
  2. Bahan dalam proses atau bahan setengah jadi (WIP)
  3. Barang jadi (FG)

Baca juga : Membangun Jaringan Distribusi, Secara Cepat & Efisien

Fungsi Pembelian dalam Perekonomian Negara

Manajemen Pembelian Atau Purchasing Management Dalam Distribusi
sumber : freepik

Di beberapa negara, baik negara maju atau negara berkembang pembelian barang baku / jasa pada perusahaan memang lebih sering diatur oleh negara. Hal ini dilakukan agar terciptanya suatu kebijakan ekonomi atau keamanan di negara tersebut. Di bawah ini ada beberapa hal yang sering diatur oleh negara, antara lain:

1. Pembelian pada Golongan yang Lemah

Adanya peraturan ini dimaksudkan untuk bisa membantu dan tentunya memberikan kesempatan kepada golongan ekonomi yang lemah (ekonomi bawah) sehingga mereka memiliki kesempatan yang sama untuk memperoleh penghasilan.

2. Pembelian Setempat

Pembelian setempat dilakukan agar dapat membantu perkembangan perekonomian di beberapa daerah yang tertinggal / terpencil. Dengan dilakukannya cara ini, maka diharapkan terciptanya pemerataan pembangunan daerah.

3. Pembelian pada Golongan Minoritas

Golongan minoritas yang terlihat dengan jelas adalah kaum negro. Dengan adanya peraturan mengenai pembelian ini, maka orang-orang negro di suatu negara memiliki kesempatan untuk meningkatkan pendapatan mereka.

4. Pembelian Berbagai Barang Daur Ulang

Beberapa negara juga ada yang membuat peraturan untuk membeli barang-barang yang melalui proses daur ulang. Bahkan pemerintah negara tersebut juga tidak ragu untuk memberikan keringanan pajak pada barang-barang tertentu.

5. Pembelian Barang yang Berbahaya

Di beberapa negara memang melarang untuk membeli atau memproduksi barang-barang yang dianggap memberikan dampak buruk pada lingkungan sekitar.

6. Pembelian Barang yang Memiliki Teknologi Tinggi

Data memang sangat penting untuk suatu perusahaan. Nah, untuk mengantisipasi terjadinya kebocoran data ini, maka ada beberapa negara maju yang sengaja mengendalikan pembelian barang berteknologi. Sebagai contoh Amerika Serikat yang menerapkan aturan pembelian untuk barang berteknologi maka wajib mengantongi izin yang secara khusus dikeluarkan oleh departemen perdagangan.

7. Pembelian pada Golongan Perempuan

Dan peraturan yang terakhir ini diterapkan juga di negara USA sebagai bentuk gerakan dalam membantu kaum perempuan.

Tujuan Manajemen Pembelian

Ada 5 tujuan manajemen pembelian yang perlu Anda ketahui, yaitu:

  1. Tepat kualitas
  2. Tepat waktu
  3. Tepat pemasok
  4. Tepat jumlah
  5. Tepat harga

Permasalahan yang Terkait dengan Pembelian dan Persediaan

Manajemen Pembelian Atau Purchasing Management Dalam Distribusi
sumber : freepik

Tentunya ada saja permasalahan yang berkaitan dengan pembelian dan juga persediaan, seperti:

  1. Barang yang dipesan tidak sesuai dengan kebutuhan atau ketentuan perusahaan.
  2. Barang sudah usang atau tidak layak.
  3. Barang  sudah kadaluarsa.
  4. Adanya selisih barang secara fisik dan data (ini bisa terjadi akibat pencurian maupun penyesuaian massa barang).
  5. Kesalahan dalam penentuan harga jual (kesalahan kalkulasi biaya).
  6. Barang yang menumpuk.
  7. Membeli barang tidak sesuai permintaan (kualitas maupun kuantitas)
  8. Kualitas barang yang rendah atau di bawah standar.
  9. Kesalahan dalam penerimaan barang.
  10. Retur pembelian yang berlebihan.
  11. Supplier tidak mampu memenuhi permintaan pembelian dari perusahaan.

Permudah Manajemen Pembelian dengan SimpliDOTS 

Seperti yang diketahui, semakin berkembangnya zaman teknologi pun juga semakin canggih ya. Kini pekerjaan apapun bisa dengan mudah terselesaikan berkat bantuan aplikasi atau software yang ada, salah satunya SimpliDOTS.

SimpliDOTS merupakan aplikasi yang bisa mempermudah berbagai pekerjaan, termasuk manajemen pembelian. SimpliDOTS ini memiliki berbagai fitur yang dibutuhkan oleh tim manajemen pembelian, seperti:

  1. Ordering, yang bisa mempermudah dalam melakukan negosiasi.
  2. Fitur mobile collection, memudahkan dalam mengakses berbagai tagihan yang ada. Dan tagihan tidak perlu repot-repot dibuat secara manual karena semuanya telah tercatat di sistem.
  3. Interface yang menarik sehingga memudahkan Anda dalam melakukan order.
  4. Manajemen keuangan perusahaan bisa lebih tertata dengan baik lewat fitur cek history pembayaran.

Selain itu, ada juga berbagai fitur menarik lainnya dari SimpliDOTS yang cocok digunakan untuk perusahaan besar, menengah dan usaha mikro sekalipun. Ayo, coba GRATIS 30 hari aplikasi SimpliDOTS sekarang melalui tautan ini, ya!

Baca juga : SimpliDOTS Mengendalikan Distribusi Produk