7 Contoh Masalah yang Dihadapi Distributor di Indonesia, Bisnis Bisa Tersendat!

Contoh masalah yang dihadapi distributor sering kali terdengar sederhana, tapi kenyataannya bisa jadi jauh lebih rumit dari yang kita bayangkan.

Bayangkan kamu menjalankan bisnis distribusi: produk sudah siap di gudang, armada sudah standby, tapi tiba-tiba ada rute pengiriman yang bermasalah, stok habis di saat permintaan tinggi, atau laporan penjualan yang nggak sinkron. Pernah mengalami hal seperti ini?

Tantangan seperti ini adalah “makanan sehari-hari” bagi banyak distributor, terutama di Indonesia, di mana volume pengiriman dan kebutuhan pasar terus bertambah setiap tahunnya.

Kalau dibiarkan, masalah-masalah ini bukan hanya mengganggu operasional, tapi juga bisa menurunkan kepercayaan produsen dan pelanggan terhadap bisnis kita.

Jadi, apa saja tantangan terbesar yang sering muncul dalam dunia distribusi? Dan yang lebih penting, bagaimana kita bisa menyelesaikannya dengan cara yang lebih efisien dan cerdas?

Cari tahu bagaimana teknologi keren seperti aplikasi distribusi SimpliDOTS bisa jadi solusi praktis di era serba digital ini. Yuk, kita bahas bersama!

Contoh Masalah yang Dihadapi Distributor dan Solusinya

Menjadi distributor memang penuh tantangan. Di satu sisi, distributor adalah penghubung antara produsen dan pelanggan. Tapi di sisi lain, ada banyak hal yang harus dikelola dengan rapi dan sistematis.

Terlebih lagi di musim laporan akhir tahun, sales akan dikejar-kejar membuat laporan, mulai dari rekapan order, laporan penjualan, sampai supervisor ikut menekan.

Kalau kamu sales bisnis distribusi, pasti tahu betul bagaimana tantangan di lapangan sering membuat stres. Tapi tenang, solusi modern seperti SimpliDOTS siap bantu sales keluar dari “drama” ini!

Berikut beberapa contoh masalah yang dihadapi distributor di Indonesia secara umum :

1. Pemrosesan order kurang efisien

Tampaknya zaman sekarang, agak ketinggalan jika sales masih memakai Excel untuk mengelola orderan dari toko atau pelanggan, ya. Namun, menurut laporan Allied Market Research yang berjudul “Supply Chain Management Market Statistics: 2027”, 67% manajer supply chain masih terjebak cara lama, mengandalkan Excel yang rawan kesalahan input.

Coba bayangkan, jika data pesanan salah input atau terlambat dikirim ke admin, apa dampaknya? Tentunya, pelanggan kecewa dan distributor terlihat kurang profesional.

Tenang, sekarang ada SimpliDOTS, solusi modern sales automation software yang memungkinkan distributor untuk mengelola pesanan secara otomatis dan real-time.

Penggunaan software sales atau sistem distribusi yang terintegrasi memiliki keunggulan, seperti proses sales taking order di aplikasi distribusi SimpliDOTS, yaitu:

• Mudah & Cepat: Input pesanan nggak ribet. Tinggal klik-klik dalam satu platform, sales bisa taking order dan canvassing tanpa perlu beralih ke platform berbeda.
• Terintegrasi Real-time: Semua data terhubung ke software akuntansi favorit. Mencegah kesalahan input laporan manual.
• Bisa Offline: Salesman lagi nggak ada kuota internet? No problem! Tetap bisa kerja sehingga supervisor/ manajer tetap bisa memantau kinerja salesman.

Semua proses dari input order sampai pengiriman berjalan otomatis. Sales bisa lebih fokus ke pengembangan bisnis, sedangkan sisanya biarkan SimpliDOTS yang menanganinya.

2. Manajemen inventori tidak optimal

Manajemen inventori yang buruk dapat menyebabkan barang menumpuk di gudang terlalu lama, sehingga menghambat perputaran modal.

Di sisi lain, kurangnya stok pada produk yang banyak diminati dapat menyebabkan pelanggan beralih ke kompetitor.

Aplikasi stok barang atau aplikasi inventory modern menawarkan solusi untuk meningkatkan efisiensi manajemen inventori. Beberapa fitur penting meliputi:

– Live tracking untuk mengetahui status inventori secara real-time.

– Prediksi kebutuhan stok berdasarkan outlet behavior atau data transaksi historis pelanggan.

– Analisis persebaran produk per area untuk menentukan strategi distribusi yang lebih efektif.

Dengan pendekatan ini, distributor dapat mengoptimalkan inventori, mengurangi risiko penumpukan barang, dan memenuhi permintaan pelanggan dengan lebih baik.

Baca juga: 7 Masalah Umum Dihadapi Industri Distribusi

3. Pengalaman belanja kurang memuaskan

Pelanggan yang tidak puas bisa menjadi contoh masalah yang dihadapi distributor. Masalah ini sering kali disebabkan oleh:

• Data produk yang tidak akurat.
• Keterlambatan dalam peluncuran produk baru.
• Ketidaktepatan dalam penempatan produk di toko atau outlet.

Distributor perlu mengintegrasikan data produk dengan sistem mereka menggunakan sales software atau sistem distribusi modern. Solusi ini memungkinkan distributor untuk:

• Mempercepat peluncuran produk baru.
• Menganalisis data pelanggan, seperti outlet behavior dan data detail outlet NOO (New Open Outlet).
• Memastikan produk ditempatkan di area dengan persebaran outlet per area yang strategis.

Dengan demikian, pelanggan mendapatkan pengalaman yang lebih baik, dan distributor dapat menjaga loyalitas mereka.

4. Rekonsiliasi faktur secara manual

Contoh masalah yang dihadapi distributor lainnya, seperti proses pencocokan faktur yang dilakukan secara manual akan memakan waktu dan rawan kesalahan.

Distributor berisiko kehilangan potensi diskon pembayaran awal atau bahkan membayar lebih dari yang seharusnya.

Aplikasi distribusi yang dilengkapi dengan fitur otomatisasi dapat menyederhanakan proses ini. Dengan all report visibility, distributor dapat:

– Melacak semua transaksi secara digital.

– Mengurangi kesalahan dalam pencocokan faktur.

– Memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu untuk mengoptimalkan arus kas.

5. Produktivitas tim sales force yang rendah

Sales workforce productivity adalah salah satu indikator keberhasilan distributor. Namun, sering kali tim lapangan menghadapi masalah.

Misalnya, target yang tidak tercapai serta kurangnya pemantauan terhadap aktivitas harian, seperti kunjungan ke outlet (daily visit), pemasangan pajangan (display), atau pelaporan hasil kerja.

Solusinya adalah dengan menggunakan sales automation software yang dapat memantau aktivitas tenaga penjual secara live tracking.

Teknologi ini memungkinkan supervisi yang lebih baik, sehingga manajer dapat mengevaluasi atau memberikan arahan yang lebih spesifik kepada tim lapangan.

6. Kurangnya visibilitas laporan

Ketidakmampuan distributor untuk melihat data secara menyeluruh dapat menyebabkan pengambilan keputusan yang tidak tepat. Masalah ini dapat diatasi dengan solusi berbasis teknologi yang menawarkan all report visibility. Distributor dapat:

• Melihat performa setiap outlet.
• Menganalisis persebaran produk di area tertentu.
• Memantau aktivitas tim secara real-time.

Teknologi ini sangat membantu, terutama bagi manajer yang perlu mengawasi banyak outlet di berbagai lokasi.

7. UI/UX tidak ramah pengguna

Banyak distributor yang enggan beralih ke sistem digital karena rumitnya antarmuka pengguna (user interface) yang sulit dipahami oleh tim sales di lapangan.

Padahal, generasi muda seperti Gen Z dan Gen Y yang kini mendominasi tenaga kerja membutuhkan teknologi yang easy to use.

Dengan mengadopsi aplikasi distribusi yang dirancang dengan UI/UX intuitif, distributor dapat:

– Memastikan pengguna di semua level, dari staf operasional hingga tenaga penjual, dapat menggunakan sistem dengan mudah.

– Meningkatkan adopsi teknologi di seluruh tim.

– Mengurangi waktu pelatihan yang diperlukan.

5 Cara SimpliDOTS Sales Tracking Cegah Kecurangan Tim Sales Distributor di Lapangan

Dengan tantangan geografis yang luas dan kompleksitas dalam mengelola tim sales, distributor di Indonesia sering menghadapi masalah kecurangan yang dapat merugikan bisnis. Di sinilah Sales Tracking hadir sebagai solusi untuk mencegahnya:

1.    Live Tracking

Salah satu contoh masalah yang dihadapi distributor adalah memantau aktivitas sales di lapangan. Hal ini sering kali membuka peluang bagi sales untuk mengklaim kunjungan yang tidak dilakukan atau tidak mencapai target.

Dengan live tracking, manajer distribusi dapat langsung melihat lokasi dan aktivitas tim sales secara real-time.

Hal ini memungkinkan supervisor memastikan sales benar-benar mengunjungi outlet yang ditugaskan dan memantau jalur perjalanan mereka.

Di tengah tantangan geografis Indonesia yang terdiri dari ribuan pulau, live tracking menjadi solusi efektif untuk mengurangi kecurangan terkait lokasi kunjungan.

2.    Geo-Tagging

Khawatir sales tidak melakukan visit toko sesuai jadwal? Atau, takut sales memanipulasi posisinya? Geo-tagging menjadi fitur krusial dalam menyelesaikan contoh masalah yang dihadapi distributor ini.

Setiap kali sales mengunjungi outlet, koordinat GPS mereka secara otomatis tercatat, memastikan bahwa mereka benar-benar sampai di lokasi yang dimaksud.

Cara ini bisa menjadi solusi untuk menangani tantangan distribusi di Indonesia yang memiliki banyak wilayah dengan infrastruktur terbatas.

Fitur geo-tagging di aplikasi distribusi SimpliDOTS, dapat membantu distributor memastikan sales tidak menghindari lokasi sulit atau tidak menjangkau outlet yang jauh.

3.    Laporan kunjungan sales

Seringkali masalah laporan kunjungan sales juga menjadi beban tugas sales yang membuat stres. Hal ini bisa saja terjadi jika sales masih mengandalkan laporan berbasis Excel.

Selain berisiko terlambat karena harus dibuat manual, laporan kunjungan sales berbasis Excel juga tidak akurat.

Dalam kondisi ini, sales bisa saja mencatat kunjungan yang sebenarnya tidak terjadi atau menyembunyikan aktivitas tertentu.

Akan tetapi, kita bisa mencegah contoh masalah yang dihadapi distributor ini terjadi menggunakan aplikasi laporan kunjungan sales SimpliDOTS. Melalui platform, semua data terkait kunjungan, penjualan, dan penagihan tercatat langsung di sistem tanpa bisa direkayasa.

Proses ini mempercepat pengambilan keputusan, karena manajer tidak perlu menunggu laporan manual yang seringkali tidak terperinci.

Terlebih lagi, dengan laporan yang real-time dan transparan, distributor dapat dengan cepat mendeteksi adanya ketidaksesuaian atau indikasi kecurangan.

Baca juga: Tantangan dan Peluang Bisnis FMCG atau CPG

4.    Rekap penjualan/ sales

Menghadapi banyaknya outlet dan pelanggan yang tersebar di seluruh Indonesia, seringkali tim sales dapat mencatat transaksi yang tidak terjadi atau melaporkan penjualan fiktif.

Contoh masalah yang dihadapi distributor ini, tentunya bisa dibantu menggunakan aplikasi distributor, SimpliDOTS. Pasalnya, SimpliDOTS menggunakan sistem pelaporan otomatis yang terintegrasi, setiap transaksi penjualan langsung tercatat dengan akurat, mengurangi potensi kecurangan dalam pencatatan.

Manajer dapat mengecek kesesuaian antara data penjualan yang tercatat dengan target yang seharusnya tercapai, serta melacak apakah semua transaksi dilakukan sesuai prosedur yang benar. Hal ini mengurangi peluang manipulasi data dan memastikan integritas laporan keuangan.

5.    Monitoring salesman

Contoh masalah yang dihadapi distributor selanjutnya adalah kurangnya pengawasan yang efektif terhadap tim sales, terutama di daerah-daerah yang sulit dijangkau.

Dengan menggunakan teknologi Sales Tracking, manajer dapat melakukan kontrol yang lebih ketat terhadap setiap aktivitas yang dilakukan oleh tim sales.

Misalnya, jika ada sales yang tidak mencapai target kunjungan atau memiliki pola perjalanan yang tidak wajar, sistem ini memungkinkan manajer untuk segera mengambil tindakan korektif.

Pengawasan yang lebih intensif ini membantu distributor mencegah penyalahgunaan atau kecurangan dalam tim sales.

Baca juga: 5 Masalah Aplikasi Sales Tracking yang Umum Ditemui dan Solusinya

Mengatasi Tantangan Biaya Logistik dengan Software Sales Distribution Management System

Indonesia memiliki tantangan logistik yang cukup besar, dengan biaya logistik yang mencapai 23,8% dari PDB pada 2018 menurut World Bank. Hal ini menjadikan Indonesia sebagai negara dengan biaya logistik tertinggi di Asia Tenggara.

Faktor seperti geografis yang luas dengan lebih dari 17.000 pulau dan infrastruktur yang terbatas turut memperburuk contoh masalah yang dihadapi distributor ini.

Untuk itu, perusahaan FMCG perlu menemukan cara untuk menekan biaya logistik dan meningkatkan efisiensi distribusi.

Salah satu cara yang efektif adalah dengan memanfaatkan teknologi software Sales Distribution Management System (DMS) seperti SimpliDOTS.

Dengan menggunakan teknologi ini, distributor dapat memantau pergerakan barang secara real-time, mengidentifikasi jalur distribusi yang lebih efisien, serta mengurangi biaya operasional.

Misalnya, melalui aplikasi sistem distribusi ini, manajer distribusi bisa melihat visibilitas lebih baik terhadap supply chain, mulai dari pengiriman hingga sampai ke konsumen akhir.

SimpliDOTS menawarkan berbagai fitur canggih yang dapat membantu distributor dalam mengelola logistik dengan lebih efisien, seperti:

• Otomatisasi manajemen pesanan dan inventori: Meminimalkan kesalahan manual dan memastikan stok barang tetap terkontrol.
• Visibilitas laporan yang komprehensif: Memberikan data yang akurat dan up-to-date, yang memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat.
• Geotag: Menganalisis persebaran outlet per area dan membantu distributor menjangkau titik distribusi yang sulit dijangkau, sekaligus menghindari manipulasi lokasi oleh tim sales.
• Kemudahan supervisi dan peningkatan produktivitas sales workforce: Membantu manajer dalam mengawasi kinerja tim sales secara efisien dan memastikan mereka mencapai target distribusi.

Dengan mengintegrasikan teknologi ini, distributor tidak hanya dapat mengatasi tantangan, tetapi juga menciptakan peluang untuk tumbuh lebih cepat.

Tingkatkan Bisnis Distribusi Era Digital, Saatnya Beralih ke SimpliDOTS

Contoh masalah yang dihadapi distributor, seperti manajemen pesanan yang tidak efisien, atau produktivitas tim sales yang menurun, dapat menjadi penghambat bisnis jika tidak ditangani.

Namun, dengan memanfaatkan teknologi seperti SimpliDOTS Distribution Management Systems (DMS), distributor dapat meningkatkan efisiensi operasional dan mencapai pertumbuhan bisnis yang diharapkan.

Sudah saatnya distributor masa kini beralih ke solusi bisnis sales distribusi modern SimpliDOTS untuk menghadapi tantangan ini.

Coba demo Gratis DMS SimpliDOTS sekarang dan rasakan langsung kemudahan memantau aktivitas tim sales, mengelola stok, dan meningkatkan efisiensi distribusi dengan teknologi terkini!

Temukan tips dan panduan menarik lainnya seputar distribusi hanya di Blog SimpliDOTS. Dan jangan lupa follow Instagram @simplidots untuk update dan tips menarik setiap hari!