Bagaimana Sales Report Optimalkan Kinerja Distribusi FMCG? Simak 6 Caranya

Tahukah kamu bahwa perusahaan yang menggunakan data untuk pengambilan keputusan penjualan bisa meningkatkan pendapatan hingga 20%? Ya, ini adalah fakta yang menegaskan pentingnya pengelolaan data melalui sales report.

Namun, kenyataannya, hanya 47% bisnis yang benar-benar memanfaatkan analisis data untuk mengoptimalkan penjualan mereka. Artinya, lebih dari separuh perusahaan masih belum menikmati keuntungan besar yang bisa dihasilkan dari analisis data penjualan.

Sayangnya, banyak yang masih mengandalkan cara manual seperti laporan penjualan berbasis kertas yang tidak terstruktur. Tidak heran kalau hasilnya sering kali kurang maksimal.

Padahal, laporan penjualan yang sistematis dapat menjadi alat efektif dalam mendukung strategi distribusi, meningkatkan penjualan, dan membawa bisnis ke level berikutnya.

Dukungan aplikasi SFA (Sales Force Automation) dari SimpliDOTS, akan sangat mempermudah aktivitas tim sales. Misalnya, ketika membuat pesanan sales TO (Taking Order), supervision jadwal kunjungan (daily visit), hingga menambah outlet baru lengkap dengan fitur geo-tagging.

Supervisor di kantor pun bisa memantau semua aktivitas tanpa perlu bolak-balik telepon tim sales di lapangan. Praktis, efisien, dan pastinya lebih mudah, kan?

Jadi, siap mengubah cara kerja tim sales dan melihat penjualanmu melesat? Yuk, kita mulai pembahasannya!

Baca juga: 5 Masalah Aplikasi Sales Tracking yang Umum Ditemui

Apa itu sales report?

Pertama, kita perlu tahu dulu pengertian sales report. Secara umum, laporan penjualan atau sales report adalah proses untuk memantau, menganalisis, dan menyampaikan berbagai metrik serta data terkait penjualan.

Sales report memegang peranan vital bagi kesuksesan bisnis. Melalui analisis data penjualan, perusahaan dapat menemukan pola dan peluang yang bisa dimanfaatkan untuk menghasilkan keuntungan, serta area yang mungkin perlu diperbaiki.

Menelusuri data sales report membantu perusahaan memahami perilaku konsumen dan dinamika pasar. Dari data tersebut, perusahaan dapat mengambil keputusan strategis, meningkatkan pengalaman konsumen, dan merancang kampanye pemasaran yang lebih efektif.

Sales report sangat penting bagi perusahaan yang ingin meningkatkan penjualan dan profitabilitas. Dengan laporan yang tepat, tim penjualan bisa beradaptasi dengan perubahan pasar, mengikuti tren baru, dan mengatasi tantangan untuk tetap kompetitif.

Mengapa sales report itu penting?

Laporan penjualan atau sales report memiliki berbagai manfaat penting bagi perusahaan, antara lain:

1. Melacak kinerja tim sales

Bagi seorang manajer, sales report memberikan gambaran mendetail tentang perjalanan perusahaan meraih pundi-pundi rupiah secara bertahap.

Dengan menganalisis data tersebut, kita bisa melihat pola penjualan, seberapa efektif strategi yang diterapkan, serta bagaimana kontribusi tim penjualan terhadap kesuksesan perusahaan secara keseluruhan.

Jika ditemukan adanya perubahan dan perkembangan penjualan, tentunya akan lebih mudah bagi manajer tim sales menetapkan tujuan yang lebih realistis di masa depan.

2. Mengidentifikasi tren pasar

Manajer juga bisa memanfaatkan sales report untuk menggali tren pasar yang signifikan. Melalui data sales report tersebut, manajer dapat mengetahui produk atau layanan apa yang sedang naik daun dan mana yang mulai kehilangan daya tariknya di pasar.

Data ini memberi distributor keunggulan untuk merespons perubahan pasar dengan cepat, menyesuaikan penawaran produk, dan memperkirakan permintaan di masa mendatang dalam bisnis sales distribusi.

3. Pengambilan keputusan lebih tepat

Siapapun yang bertanggung jawab dalam pengambilan keputusan di perusahaan distribusi, akan sangat memperhatikan data sales report untuk membuat keputusan yang tepat.

Data  ini membantu manajer dalam membuat keputusan terkait pengembangan produk, pemasaran, dan alokasi sumber daya yang lebih efisien.

Menggunakan data untuk merencanakan strategi juga mengurangi risiko dan memastikan bahwa keputusan yang diambil lebih adaptif terhadap perubahan pasar yang cepat.

4. Meningkatkan kinerja tim sales

Sales report memberikan informasi berharga yang membantu manajer meningkatkan kinerja tim. Dengan memanfaatkan data laporan ini, manajer bisa melakukan intervensi yang lebih terfokus, seperti memberikan pelatihan tambahan untuk tim, menyesuaikan produk, atau mengubah strategi harga.

Langkah-langkah berbasis data ini akan meningkatkan produktivitas dan membantu tim penjualan mencapai target lebih baik, yang pada gilirannya akan mendongkrak pendapatan dan profitabilitas perusahaan.

Baca juga: Tingkatkan Efektivitas Sales Visit, Inilah 13 Solusi Aplikasi Sales Canvassing

Fitur-fitur SimpliDOTS yang Maksimalkan Kinerja Tim Sales dan Mempermudah Sales Report

Untuk memastikan tim sales bekerja lebih efisien dan sales report lebih akurat, SimpliDOTS hadir dengan fitur-fitur canggih yang mempermudah banyak tugas. Berikut beberapa fiturnya:

1. Salesperson Performance

Ingin melakukan supervision kinerja tim sales berdasarkan performa individu? Cukup klik fitur “Salesperson Performance” untuk melihat laporan dalam periode tertentu.

Data yang ditampilkan mencakup:

• Total Penjualan per Minggu: Misalnya, pada minggu ke-25 tahun 2023, penjualan mencapai Rp 2.000.000. Kita bisa memfilter data berdasarkan minggu atau bulan tertentu untuk menganalisis tren penjualan.
• Jumlah Pelanggan ( of Customers): Contohnya, terdapat 16 pelanggan dengan total penjualan Rp 139.084.937,49 dan 420 item terjual.
• Rata-rata Item per Faktur ( Items per Invoice): Rata-rata jumlah item yang terjual dalam satu faktur.
• Jumlah Faktur ( of Invoices): Mencantumkan berapa banyak jumlah faktur yang tercatat selama periode tersebut.
• Jumlah Retur Penjualan (Number of Returns): Total retur yang tercatat untuk menganalisis apakah ada masalah dengan produk atau layanan pelanggan.

Laporan seperti ini memberikan gambaran menyeluruh tentang kinerja individu salesman.

Pemilik bisnis distribusi FMCG (Fast-Moving Consumer Goods) bisa mengevaluasi apakah seorang salesman sudah mencapai target atau tidak, dan mengidentifikasi apakah ada pola atau masalah tertentu, seperti tingkat pengembalian produk yang tinggi, yang mungkin menunjukkan masalah kualitas produk atau kesalahan dalam proses penjualan.

Selain itu, informasi tentang jumlah item yang terjual per faktur juga memberi wawasan tentang apakah salesman lebih fokus pada penjualan produk dengan nilai lebih tinggi atau banyak produk dalam jumlah kecil, di mana hal ini bisa memengaruhi strategi pemasaran dan distribusi.

2. Sales by Salesperson

Fitur selanjutnya adalah “Sales by Salesperson”. Sebagai gambaran, contohnya seorang salesman, Rudi, telah berhasil mencatatkan 361 faktur penjualan dan 57 retur penjualan.

Total penjualan yang tercatat adalah Rp 125 juta, yang terdiri dari Rp 27 juta sebagai retur dan Rp 98 juta sebagai penjualan bersih setelah dikurangi retur.

Sales report ini memberi tahu kita tentang nilai bersih penjualan setelah dikurangi retur, yang sangat penting dalam distribusi FMCG.

Manajer bisa melihat siapa yang memiliki performa terbaik dan apakah ada masalah dengan pengembalian produk yang perlu diatasi. Jika terdapat retur yang tinggi, mungkin ada masalah dalam kualitas produk atau masalah lainnya.

Fitur ini membantu manajer untuk memberikan perhatian lebih pada salesman yang penjualannya rendah atau yang mengalami tingkat retur tinggi.

Hal ini akan meningkatkan efisiensi distribusi dengan memastikan setiap salesman bekerja sesuai standar yang diharapkan perusahaan distribusi FMCG yang bergerak cepat.

3. Top 10 Customers

Sesuai namanya, sales report ini akan menampilkan daftar 10 pelanggan dengan nilai penjualan tertinggi, misalnya:

1. ABC Mart dengan penjualan sebesar Rp 100.000.000
2. Harapan Jaya dengan penjualan sebesar Rp 85.000.000
3. Ponsel Kita dengan penjualan sebesar Rp 50 .000.000
4. dst

Laporan “Top 10 Customers” memberikan informasi yang sangat penting untuk mengoptimalkan kinerja distribusi dalam industri FMCG. Mengidentifikasi pelanggan dengan nilai penjualan tertinggi membantu perusahaan untuk:

• Lebih fokus memberikan layanan seperti promo atau diskon kepada para pelanggan utama yang sudah terbukti memberikan kontribusi besar terhadap pendapatan distributor.
• Memberikan penawaran khusus atau diskon kepada pelanggan tertentu untuk meningkatkan loyalitas dan penjualan jangka panjang.
• Menyusun strategi distribusi yang lebih efisien dengan mengoptimalkan pengiriman ke pelanggan besar yang memiliki volume transaksi tinggi.

Selain itu, sales report ini juga memungkinkan untuk mengidentifikasi pelanggan potensial yang bisa menjadi bagian dari strategi penjualan cross-selling atau up-selling untuk mendorong peningkatan pembelian.

4. Sales Target

Fitur ini membantu memotivasi tim penjualan untuk bekerja lebih baik dan mengidentifikasi apakah ada masalah dalam strategi penetapan target yang perlu disesuaikan dengan kondisi pasar di wilayah tertentu.

Contohnya, salesperson, Nia Ramadhani, memiliki beberapa target bulanan pada bulan September:

• Target Omset September: Rp 100.000.000
• Target Penjualan Susu Beruang: Rp 35.000.000
• Target Penjualan Teh Kotak: 500 pcs

Setelah melakukan evaluasi, Laura hanya berhasil mencapai Rp 32.000.000,00 dari target omset September yang artinya pencapaian hanya 32%.

Dengan menggunakan laporan “Sales Target”, perusahaan dapat memantau pencapaian setiap salesman terhadap target yang telah ditentukan. Hal ini sangat penting untuk:

• Evaluasi Kinerja: Memungkinkan manajer untuk mengevaluasi apakah target yang diberikan realistis atau terlalu tinggi. Jika pencapaian rendah, maka analisis lebih lanjut bisa dilakukan untuk mengetahui penyebabnya, seperti masalah di lapangan atau dalam penetapan target.
• Pengambilan Keputusan: Dengan mengetahui pencapaian setiap salesman, manajer bisa mengambil keputusan lebih tepat mengenai insentif atau penghargaan bagi salesman yang berhasil mencapai target, atau memberikan pelatihan tambahan bagi mereka yang belum memenuhi target.

5. Sales Order Transaction & Sales Invoice History

Dari menu Sales Order Transaction, manajer bisa melihat semua transaksi penjualan, mulai dari Sales Order (SO), Delivery Order (DO), dan Sales Invoice (SI). Misalnya, ketika ingin melihat transaksi dengan pelanggan tertentu dan periode tertentu.

Laporan ini menunjukkan rincian transaksi yang lengkap, termasuk status pembayaran lunas atau belum lunas.

Dengan laporan Sales Order dan Sales Invoice History, perusahaan distribusi bisa:

• Memantau arus kas: Laporan ini penting untuk memonitor status pembayaran setiap pelanggan, memastikan apakah pelanggan sudah melakukan pembayaran atau apakah ada penagihan yang tertunda.
• Menjaga hubungan pelanggan: Dengan mengetahui riwayat faktur dan transaksi, perusahaan bisa menjaga hubungan dengan pelanggan melalui komunikasi yang lebih baik, terutama dalam hal pembayaran atau pengiriman barang yang tertunda.

6. Live Tracking

Menggunakan fitur Live Tracking, manajer dapat melihat lokasi salesman secara real-time, serta mengetahui posisi pelanggan atau outlet yang sedang dikunjungi oleh salesman. .

Fitur ini memungkinkan manajer memantau efektivitas rute distribusi dan memastikan bahwa salesman mengikuti jadwal yang telah disusun. Fitur ini juga berguna untuk:

• Mengoptimalkan rute pengiriman: Memastikan salesman mengunjungi pelanggan dengan jarak terdekat terlebih dahulu dan menghindari rute yang tidak efisien.
• Peningkatan efisiensi waktu: Dengan melacak lokasi real-time, manajer bisa memastikan waktu perjalanan tidak terbuang percuma, dan semua pelanggan yang dijadwalkan akan dikunjungi salesman dapat dilayani tepat waktu.

Baca juga: Bagaimana Sales Taking Order Agar Diproses Lebih Cepat? Ada 4 Tips Ampuh

Raih Sales Target Maksimal dengan Fitur SimpliDOTS, Coba Gratis Sekarang!

Masih kelola sales report pakai kertas? Sudah nggak zaman, ya! Sekarang waktunya upgrade ke aplikasi sales, SimpliDOTS!

Dengan aplikasi SFA (Sales Force Automation) dari SimpliDOTS, semua data kunjungan sales dan penjualan langsung terupdate via aplikasi kunjungan sales tanpa ribet.

Semua transaksi terekam rapi, mulai dari laporan penjualan harian: jumlah daily visit, taking order, bahkan potensi penjualan bisa langsung dan terpantau real-time oleh admin di kantor maupun sales di lapangan.

Penasaran apakah fitur-fiturnya berguna untuk bisnis distribusi kamu? Jadwalkan demo SimpliDOTS secara GRATIS selama 14 hari dengan akses fitur-fitur modern secara penuh.

Yuk, buktikan sendiri kemudahan sales report yang lebih cerdas dan membuat distributor masa kini makin efisien pakai SimpliDOTS! Info selengkapnya chat admin via Whatsapp.

Jangan lupa follow, like, dan comment Instagram @SimpliDOTS supaya tak ketinggalan tips dan update menarik seputar distribusi dan sales management!

Masih ragu? Lihat testimoni klien yang sudah merasakan manfaat SimpliDOTS! Kunjungi channel YouTube @SimpliDOTS dan saksikan bagaimana mereka mengoptimalkan kinerja tim sales dan distribusi dengan aplikasi distribusi ini.