10 Tips untuk Inventory Management yang Efektif

Jika kamu pebisnis, pasti kamu sudah familiar dengan istilah “inventory management”. Inventory management atau manajemen inventori melibatkan pemesanan, penyimpanan, dan penggunaan bahan atau produk. Ada berbagai jenis inventori, seperti bahan baku, inventori bersiklus, dan barang MRO (Maintenance, Repair, Operation). Mempelajari inventori akan membantu kamu memahami apa yang perlu kamu pesan atau produksi lebih sering, sehingga kamu dapat terus memenuhi kebutuhan pelangganmu.

Inventory management pastinya berperan banyak dalam profitabilitas, tetapi banyak bisnis kecil yang tidak menerapkan inventory management yang baik. Kasus yang banyak terjadi adalah banyak usaha memiliki inventori grade A yang terlalu sedikit sehingga tidak dapat memenuhi harapan calon pembeli. Hal ini sering membuat pembeli membeli dari kompetitor, sehingga pembeli potensial kita hilang!

Di sisi lain, banyak bisnis melakukan sebaliknya. Mereka menimbun barang secara berlebihan “untuk berjaga-jaga”, katanya. Meskipun kamu akan selalu memiliki barang yang dicari pembelimu, risiko dengan strategi ini adalah dalam mengeluarkan uang dari bisnismu. Kelebihan inventori tidak hanya membuang kas yang berharga, tetapi juga lebih mahal untuk disimpan dan dilacak. Jangan seperti ini ya, Kawan Simpli!

Inventory management yang efektif terletak di antara dua titik tadi. Meskipun membutuhkan lebih banyak effort dan perencanaan untuk mencapai proses manajemen yang efisien, keuntungan yang kamu dapatkan akan lebih baik. Yuk, simak cara-cara agar manajemen inventorimu makin baik di artikel ini!

Jenis-jenis Inventori

Sebelum kamu dapat menangani inventory management yang efektif, kamu harus memahami dengan tepat apa yang termasuk dalam inventori. Ini adalah beberapa dari berbagai jenis inventori:

• Bahan baku: bahan yang kamu gunakan untuk memproduksi produkmu
• Produk yang belum selesai: barang yang sedang diproses dan belum siap untuk dijual
• Produk jadi: biasanya disimpan di gudang sampai berhasil dijual atau dikirim
• Barang dalam perjalanan: barang ini tidak lagi berada di gudang dan sedang diangkut ke tujuan akhir
• Inventori bersiklus: produk yang dikirim ke bisnis dari pemasok atau produsen, kemudian segera dijual ke pembeli
• Inventori jaga-jaga: kelebihan produk untuk mengantisipasi lonjakan penjualan
• Decoupling inventory: suku cadang, alat, atau produk yang disisakan untuk mengantisipasi masalah produksi
• Barang MRO (Maintenance, Repair, Operations): suku cadang, alat, atau produk yang mendukung proses produksi
• Inventori penyangga: berfungsi sebagai “bantalan” jika terjadi masalah yang tidak terduga atau membutuhkan lebih banyak persediaan

Pemahaman terhadap jenis-jenis inventori ini akan membantumu untuk menyortir inventori sehingga kamu tahu item mana yang termasuk dalam kategori yang sama, dan kemudian kamu dapat mengelolanya. Misalnya, kamu akan menangani produk jadi secara berbeda dari bahan baku.

Baca Juga: 7 Masalah Umum yang Dihadapi Industri Distribusi

Apa software terbaik untuk inventory management?

Berbagai software inventory management tersedia untuk bisnis kecil, dan yang terbaik untuk bisnis Anda bergantung pada banyak faktor. Misalnya, kamu ingin mempertimbangkan anggaran, jenis bisnis, dan fitur tertentu yang kamu cari seperti dukungan mobile dan cloud backup.

Bagaimana menerapkan inventory management yang baik?

Ini dia yang ditunggu, Kawan Simpli! Yuk simak 10 tips penting untuk mengelola inventori kamu secara efektif untuk meningkatkan profitabilitas dan tentunya cash flow.

1. Prioritaskan inventorimu.

Mengkategorikan inventorimu ke dalam grup prioritas dapat membantumu memahami item mana yang perlu kamu pesan lebih banyak dan lebih sering, dan mana yang penting bagi bisnismu tetapi mungkin lebih mahal dan slow-moving. Praktisi biasanya menyarankan untuk memisahkan inventorimu ke dalam grup A, B, dan C melalui proses ABC Analysis. Item dalam grup A adalah item dengan nilai total lebih tinggi dan lebih cepat keluar. Barang-barang dalam kategori C adalah barang-barang yang lebih murah dan slow-moving. Kelompok B ada di antara A dan C: barang-barang dengan harga sedang yang keluar lebih cepat daripada barang-barang C.

2. Lacak semua informasi produk.

Pastikan untuk menyimpan catatan informasi produk untuk setiap item dalam inventorimu ya, Kawan Simpli! Informasi ini harus mencakup SKU, data barcode, pemasok, negara asal dan nomor lot. Kamu juga dapat mempertimbangkan untuk melacak biaya setiap item dari waktu ke waktu sehingga kamu mengetahui faktor-faktor yang dapat mengubah biaya, seperti kelangkaan, musim, dan faktor eksternal lainnya.

3. Audit inventorimu.

Beberapa bisnis melakukan audit inventori komprehensif setahun sekali. Yang lain melakukan pemeriksaan bulanan, mingguan, atau bahkan harian untuk barang-barang mereka yang memiliki permintaan paling tinggi. Banyak juga yang melakukan semua hal tadi. Terlepas dari seberapa sering kamu melakukannya, pastikan untuk menghitung secara fisik inventorimu secara teratur untuk memastikannya sesuai dengan apa yang kamu pikir kamu miliki.

4. Analisis kinerja pemasokmu.

Pemasok yang tidak dapat diandalkan dapat menyebabkan masalah pada inventorimu. Kalau kamu memiliki pemasok yang biasanya terlambat dalam pengiriman atau sering kekurangan pesanan, inilah saatnya untuk mengambil tindakan! Diskusikan masalah ini dengan pemasokmu dan cari tahu apa masalahnya. Tentunya kamu harus bersiap untuk beralih mitra pemasok atau sering berurusan dengan inventori yang tidak pasti jumlahnya, akibatnya kehabisan stok akan sering terjadi.

5. Praktikkan aturan inventori 80/20.

Umumnya, 80% keuntunganmu berasal dari 20% inventorimu (masih ingat kategori produk A?). Prioritaskan pengelolaan inventori 20% item ini. Kamu harus memahami siklus hidup penjualan lengkap barang-barang ini, termasuk berapa banyak yang kamu jual dalam seminggu atau sebulan (biasa disebut sell-through rate), dan memantaunya dengan baik. Mereka adalah barang-barang yang menghasilkan uang paling banyak; jangan sampai salah dalam mengelolanya ya, Kawan Simpli.

6. Terima stok baru dengan konsisten.

Kamu memang harus memastikan semua inventori yang masuk diproses dengan baik, tetapi apakah kamu memiliki proses standar yang diikuti semua orang, atau apakah setiap karyawan yang menerima dan memproses stok masuk melakukannya dengan berbeda cara satu sama lain? Sedikit perbedaan saja dalam bagaimana stok baru diambil dapat membuatmu bingung di akhir bulan atau tahun, misalnya kamu bisa saja bertanya-tanya mengapa angka pesanan yang dihitung tidak sesuai dengan yang dicatat. Pastikan semua karyawan yang menerima stok melakukannya dengan cara yang sama, dan semua paket diverifikasi, diterima dan dibongkar bersama-sama, dihitung secara akurat, dan diperiksa keakuratannya.

7. Lacak penjualanmu.

Mungkin terdengar sepele dan kamu bilang “Aku sudah melakukan ini, kok!”, tapi ini lebih dari sekadar menambahkan penjualan setiap cut off, ya. Kamu memang harus paham, setiap hari, item apa yang kamu jual dan berapa banyak, dan memperbarui total inventorimu. Tetapi di luar itu, kamu harus menganalisis data ini. Apakah kamu tahu kapan barang-barang tertentu terjual lebih cepat atau lambat? Apakah barang ini musiman? Apakah ada hari tertentu dalam seminggu ketika kamu berhasil menjual barang-barang tertentu? Apakah beberapa barang hampir selalu terjual bersamaan? Wawasan mengenai penjualanmu penting, tidak hanya total penjualanmu, untuk menjaga inventorimu tetap terkendali.

8. Restock barangmu sendiri.

Mungkin kamu pernah dikontak beberapa vendor yang menawarkan untuk melakukan pemesanan ulang inventori untukmu. Sekilas ini terlihat seperti hal yang baik – kamu menghemat staf dan waktu dengan membiarkan orang lain mengelola proses untuk setidaknya beberapa itemmu, tapi ingat bahwa vendormu tidak memiliki prioritas yang sama denganmu sebagai pemilik bisnis. Mereka punya target untuk memindahkan barang-barang mereka, sementara kamu mau menyimpan barang-barang yang paling menguntungkan untuk bisnismu. Karena perbedaan prioritas ini, pastikan kamu meluangkan waktu untuk memeriksa inventori dan memesan restock semua barangmu sendiri.

9. Gunakan software solusi inventory management.

Jika skala bisnismu masih kecil, melakukan delapan hal pertama dalam daftar ini secara manual, dapat kamu lakukan. Tetapi seiring pertumbuhan bisnismu, kamu akan menghabiskan lebih banyak waktu untuk inventori daripada aspek lain dalam menjalankan bisnismu. Jika kamu fokus ke hal yang lain saja, ada risiko stokmu lepas kendali. Software inventory management yang baik membuat semua aktivitas mengenai inventori ini lebih mudah. Sebelum kamu memilih software yang tepat, pastikan kamu memahami apa yang kamu butuhkan, dan pastikan software tersebut menyediakan wawasan inventori yang penting bagi bisnis Anda dan, pastinya, mudah digunakan.

10. Gunakan teknologi yang terintegrasi dengan baik.

Software inventory management bukan satu-satunya teknologi yang dapat membantumu mengelola stok, ya. Alat-alat seperti pemindai seluler dan sistem POS dapat membantumu tetap on track dalam pengelolaan inventorimu. Sebelum investasi di teknologi terkait, pastikan teknologi ini dapat terintegrasi dengan alat-alat yang sudah kamu pakai. Misalnya, jika kamu memiliki sistem POS yang tidak dapat berkomunikasi dengan software inventory management yang kamu pakai, kamu mungkin membutuhkan waktu ekstra untuk mentransfer data dari satu sistem ke sistem lain, sehingga penghitungan inventori tidak akurat.

Setelah kamu mempelajari inventory management di artikel ini, semoga makin tercerahkan dan kamu tergugah untuk mencermati inventory management-mu lagi ya, Kawan Simpli! Jika kamu tergugah, Distribution Management System SimpliDOTS bisa jadi solusi buat kamu yang mau scale up inventory management kamu, terutama karena sudah ada dashboard yang terotomatisasi dan ada banyak insight mengenai produk-produk kamu. Yuk, klik disini untuk coba DMS SimpliDOTS!