2. Tantangan Dalam Industri Distribusi Cara Mengatasinya

7 Masalah Umum Ddihadapi Industri Distribusi

Ingin tahu apa saja masalah manajemen bisnis yang paling umum dari industri distribusi atau perdagangan barang dan jasa?

Seperti yang kita semua tahu, hampir sebagian besar industri memiliki beberapa proses distribution management system. Bergantung skala perusahaan, ada yang proses manajemen distribusinya sederhana, tapi ada juga yang kompleks.

Terlepas seperti apa manajemen rantai pasokannya, pasti kamu setuju kan,  kalau management distribusi atau management inventori harus ditangani secara efisien dan efektif?

Untuk itulah, dalam artikel kali ini, kita akan membahas tentang apa saja masalah atau tantangan yang dihadapi oleh industri distribusi saat ini. Mari kita simak bersama!

Apa saja sih, masalah utama yang dihadapi oleh industri distribusi dan industri pada umumnya? Antara lain sebagai berikut:

businessman indicates points route supply delivery goods distribution

1. Tidak ada nomor stok yang akurat.

Salah satu masalah management distribusi terbesar adalah menjaga akurasi berkaitan dengan stok atau persediaan barang. Apalagi, persediaan stok barang ini harus selalu diperbarui setiap hari.

Katakanlah, dalam purchasing order, kamu memesan 300 produk sepatu. Tetapi, setelah diperiksa dalam sistem management distribusi, kok hanya tercantum 250 produk. Sekarang, di sinilah masalah muncul. Kemana selisih yang 50 produk?

Kemungkinan besar, selisih 50 produk ini terjadi akibat kesalahan ketik (kesalahan manual), atau bahkan terjadi kecurangan (fraud). Dalam hal ini, perusahaan perlu memakai aplikasi distribution management system  yang lebih akurat dan terjamin. 

2. Lupa menghitung item barang.

Masalah umum lainnya, berawal dari kesalahan pencatatan manual. Terkadnag, mencatat berapa banyak barang yang sudah datang di gudang, kelihatannya sederhana. Padahal, cukup rumit dan membingungkan!

Sebab, pencatatan barang di gudang harus mengikuti prosedur perhitungan, memperbarui langsung dalam sistem, dan sebagainya. Dibutuhkan ketelitian, konsentrasi, serta skill dari karyawan gudang. Jika konsentrasi buyar sedikit saja, maka tingkat akurasi perhitungan juga akan dipertanyakan.

Bayangkan, bagaimana jika ada karyawan gudang yang lupa menghitung salah satu atau beberapa item barang yang datang di gudang. Apa yang akan kamu lakukan sebagai pemilik usaha? Apakah ada solusi yang bisa membantu mengatasi hal ini?

3. Mengubah atau menyesuaikan barang jadi.

Seperti yang mungkin kita tahu, klien atau pelanggan adalah raja. Kebutuhan dan permintaan pelanggan mungkin tidak selalu sesuai dengan produk atau layanan kita. Namun, bukan berarti pelanggan harus diabaikan.

Sebagai contoh, katakanlah Pak Rudi adalah pelanggan premium yang ingin memesan produkmu secara custom. Misalnya, kalau biasanya dia memesan 100 lusin kaos hitam, tetapi selanjutnya Pak Rudi ingin meminta varian warna yang berbeda dan ada sedikit perubahan pada kaos yang akan diproduksi.

Baca Juga: SimpliDOTS Sebagai Aplikasi Distribusi

4. Tidak dapat mengingat riwayat utang-piutang.

Industri kecil atau besar, semuanya memiliki transaksi keuangan yang sedang berlangsung dengan mitra dan klien. Karena bersifat bisnis, utang-piutang ini tentunya perlu dicatat secara rapi.

Sebab, terkadang data utang – piutang perlu disajikan sewaktu-waktu ketika dibutuhkan. Bukan hanya ketika membuat laporan keuangan bulanan atau tahunan saja, tetapi juga untuk kroscek atau pemeriksaan ulang dengan data yang dimiliki klien sebelum ia melakukan pemesanan barang berikutnya.

5. Tidak ada informasi Real-Time.

Jika bisnis kamu berkaitan dengan pembuatan produk dan distribusi barang jadi, maka management distribusi atau management inventori sangat penting. Misalnya, kapan barang akan dikirim? Atau, produk apa saja yang masih tersimpan di gudang?

Hal-hal seperti ini perlu diinformasikan kepada divisi atau karyawan yang bertanggung jawab secara real-time. Sebagai contoh, barang yang diproduksi sudah dikirim dan didistribusikan, namun kamu tidak tahu apakah truk pengangkut sudah sampai di alamat tujuan?

Seharusnya, di era teknologi modern seperti sekarang, masalah seperti ini bisa ditangani dengan aplikasi sistem distribusi berbasis route optimization. Sehingga, perkiraan ETA (Estimated Time Arrival) dan lokasi kendaraan bisa diketahui secara real-time.

6. Terlalu banyak truk yang tiba pada saat yang bersamaan.

Masalah umum lainnya dalam industri distribusi adalah ketika truk atau kendaraan pengangkut datang bersamaan dalam jumlah besar. Kita semua tahu bahwa karyawan yang bekerja di gudang atau bagian inventori juga punya keterbatasan stamina fisik.

Kondisi tubuh yang lelah, capek, bisa membuat fokus atau konsentrasinya buyar. Bahkan, bisa mengakibatkan karyawan jatuh sakit. Pada gilirannya, dapat mengganggu produktivitas perusahaan. Bila manajemen distribusi dan inventori masih mengandalkan kinerja manual, tentunya akan sangat berdampak buruk jika beban kerja terlalu berat. Terutama, jika jadwal atau waktu kedatangan truk barang tidak dikelola dengan baik.

7. Mengatur skema bonus atau potongan harga untuk pelanggan tertentu.

Industri distribusi umumnya mempunyai daftar harga yang berbeda-beda menyesuaikan kebutuhan klien atau pelanggannya. Tak semua klien akan memiliki harga standar. Namun, perlu diingat bahwa pelanggan mana yang cocok diberi harga diskon, juga perlu perhitungan matang.

Sebagai contoh, distributor tentunya akan lebih mengutamakan pelanggan lama yang sudah bertahun-tahun memakai layanan jasanya, ketimbang pelanggan baru. Bagaimana distributor bisa merancang skema harga diskon untuk setiap pelanggan?

Inilah salah satu fitur yang ada pada software distribusi terbaik atau aplikasi distributor terlengkap. Distributor atau pemilik usaha dapat lebih mudah mengkonfigurasi promo yang fleksibel. Contohnya seperti bonus barang, potongan harga barang, potongan persentase, sampai promo berlapis.

Bac Juga : General Trade Adalah Saluran Distribusi Terbaik Dengan Distribution Management System

Tantangan dan solusi management inventori tahun 2022 dan ke depannya

IoT (Internet Of Things) Dapat Membantu Distributor
source : innovationatwork.ieee.org

Bagi industri distribusi, sumber kehidupan bisnisnya akan berlangsung lancar apabila barang pesanan pelanggan bisa dikirim tepat waktu sesuai jadwal. Untuk itu, pengelolaan inventori atau management inventori perlu diatur agar efektif dan efisien.

Namun begitu, dalam praktik memenuhi permintaan pelanggan, tak jarang distributor mengalami berbagai tantangan.

Berikut ini adalah beberapa tantangan dalam management inventori  dan cara mengatasinya, antara lain:

NoTantanganSolusi
 Pelacakan Tidak KonsistenPusatkan data pelacakan dengan solusi management inventori berbasis Cloud dengan pencadangan data real-time dan pembaruan management inventori otomatis.
 Efisiensi GudangUkur dan laporkan metrik kinerja gudang—seperti perputaran inventori, kepuasan pelanggan, dan kecepatan pemrosesan pesanan—untuk meningkatkan efisiensi gudang.
 Data Tidak AkuratJadwalkan audit manajemen stok secara berkala. Misalnya, penghitungan siklus harian dari berbagai kategori stok dalam batch kecil yang dapat dikelola.
 Mengubah PermintaanIntegrasikan perangkat lunak manajement inventori dengan data akuntansi dan penjualan untuk mengidentifikasi stok barang.
 Visibilitas InventoriTambahkan gambar dengan deskripsi produk di database inventori untuk meningkatkan akurasi dan mencegah informasi produk yang salah tempat.
 Dokumentasi ManualGanti dokumentasi inventori manual, faktur/ invoice, dan prosedur pesanan pembelian dengan software distribusi terbaik, yang membuat catatan tanpa kertas (paperless) dan mengotomasi input data.
 Katalog BarangJika perusahaan hanya mengandalkan katalog berbasis kertas biasa. Maka, hal ini akan menyebabkan masalah. Terutama, jika ada pembaruan tentang varian warna, harga, deskripsi produk, dan lainnya. Lebih baik, gunakan katalog berbasis database Cloud, sehingga mudah diakses dimanapun dan kapanpun, serta mencegah pemborosan kertas.
 Kompleksitas Rantai PasokanPantau dan lacak kinerja pemasok untuk mencegah gangguan rantai pasokan, mengurangi kerumitan, dan merampingkan manajemen rantai pasokan. 
 Ruang GudangCobalah untuk membuat kategori penyimpanan inventori ke rak, laci, atau  kompartemen lainnya. Serta, otomasikan alur kerja pengambilan barang, pengemasan, serta pengiriman pesanan.
 Manajemen Pesanan Tidak MemadaiGunakan perangkat lunak management inventori untuk mengatur Product Purchasing, termasuk dalam hal pembelian hingga pengembalian barang ke supplier. Sehingga, tidak ada masalah overstock (kelebihan stok) maupun understock (kekurangan stok).  
 Meningkatkan Persaingan GlobalPertahankan persediaan barang yang aman untuk mengimbangi gangguan rantai pasokan. Selain itu, buatlah manajemen rantai pasokan yang baik untuk meningkatkan waktu tunggu pemesanan bahan baku, terutama jika dipesan dari luar negeri.
 Kemasan produkBuat kategori atau pengelompokan stok barang berdasarkan jenis kemasan, dimensi, dan produk. Gunakan informasi ini untuk mengontrol biaya pengiriman dan lokasi penyimpanan.
 Memperluas Portofolio ProdukBisnis akan semakin berkembang dengan diversifikasi atau perluasan varian produk. Namun begitu, tetap perhatikan pengelolaan atau manages distribution business operation. Bila memungkinkan, pilih aplikasi distributor yang bisa membantu dalam manajemen stok.
 Terlalu banyak menimbun barangLacak dan gunakan management inventori untuk menganalisis data penghitungan siklus produk apa yang paling laris/ diminati pelanggan. serta, optimalkan pengiriman berdasarkan waktu tunggu rata-rata.
 Kerugian inventoriGunakan software distribusi terbaik, yang bisa memindai barcode dengan pemindai atau perangkat seluler. Hal ini penting agar bisa mencegah kesalahan manual, manipulasi stok, dan penyusutan stok barang karena pencurian atau kelalaian.
 Perencanaan Produksi yang BurukLacak dan kelola ketersediaan stok barang 20% teratas yang menghasilkan 80% penjualan. Kamu bisa  menggunakan sistem management distribusi atau management inventori.
 Kurangnya KeahlianPada dasarnya, jika kamu memilih aplikasi sistem distribusi terbaik, tidak membutuhkan kemampuan teknis tertentu. Sebab, aplikasi sistem distribusi, dirancang mudah dipahami, bahkan untuk karyawan umum yang bukan ahli IT. Namun, tak ada salahnya untuk tetap melakukan pelatihan untuk meningkatkan keterampilan karyawan adlam memakai aplikasi distribution management system.
 Komunikasi yang burukPerkenalkan dasbor terintegrasi dengan data inventaris waktu nyata dan antarmuka pengguna yang sederhana untuk berkomunikasi dan mengelola alur kerja di seluruh operasi akuntansi, penjualan, dan gudang.
 Proses yang Tidak EfisienManfaatkan teknologi Business Intelligence untuk mengumpulkan data seperti piutang, hutang, penjualan, kunjungan, informasi detail produk, pelanggan, dan lain-lain. Pilih aplikasi sistem distribusi berbasis Cloud untuk meningkatkan produktivitas gudang dan meningkatkan efisiensi  management inventori.
 Perangkat Lunak Tidak MemadaiGunakan platform management distribusi dan  management inventori berbasis cloud yang terintegrasi. Kemudian, manfaatkan keahlian vendor dan layanan pelatihan pada saat implementasi.

 

Baca Juga: 3 Contoh Target Penjualan Perusahaan Top Di Dunia

Kendala teratas distribution management system, dan bagaimana aplikasi distributor mengatasinya?

Aplikasi distributor memiliki banyak manfaat dalam distribution management system. Dalam bisnis yang sangat ketat dan menantang ini, sistem manages distribution business operation, seolah menjadi hal yang bikin distributor harus selalu memiliki kinerja yang optimal.

Tentunya, akan sangat sulit jika melakukan proses manajemen rantai pasokan atau management distribusi secara manual. Mulai dari menyederhanakan manajement inventori, menetapkan sales target, penagihan dan faktur, serta menganalisis data produk paling laris, semuanya sulit jika diteliti satu per satu secara manual.

Bukan cuma menyita waktu dan tenaga, melainkan juga membebani staf atau karyawan dengan tugas berulang yang seharusnya bisa dilakukan secara otomatis.

Distributor dapat menggunakan distribution management system yang dirancang khusus untuk membantu menyederhanakan manajemen rantai pasokan dan distribusi. Pada gilirannya, jika tugas pengelolaan inventori maupun distribusi bisa dilakukan otomatis, hal ini akan meningkatkan produktivitas karyawan.

Tak hanya itu, aplikasi distributor juga bisa membantu memecahkan banyak tantangan dan kendala lainnya, lho. Di antaranya berikut:

Tantangan 1: Management inventori/ pengelolaan stok.

Entah itu, kelebihan stok barang atau kekurangan stok barang, keduanya sama-sama merugikan bisnis distribusi. Biasanya, distributor akan mengandalkan konsumen untuk mencapai target penjualan (sales target).

Masalah manajemen rantai pasokan akibat kondisi ekonomi tak menentu juga dapat mempengaruhi margin keuntungan perusahaan.

Karena itu, aplikasi distributor ada untuk mencegah hal ini terjadi. Dengan sistem management inventori, nantinya akan lebih mudah mengelola stok dengan hitungan nilai rata-rata persediaan.

Tantangan 2: Kesalahan Data/Redundansi.

Ketika aplikasi small medium distribution business yang berbeda digunakan, ada kemungkinan risiko kesalahan manusia dan pengulangan data yang tinggi. Akibatnya, menyebabkan bisnis distribusi kurang efisien.

Kadang, input data berulang sangat memakan waktu dan mengganggu agenda penting lainnya. Sehingga, peluang menghasilkan keuntungan besar berisiko melayang.

Dari sini dapat dilihat, perlunya sebuah aplikasi distributor berbasis Cloud. Sehingga, data-data bisa diintegrasikan atau terpusat ke satu penyimpanan Cloud. Informasi yang diperbarui akan lebih real-time untuk mencegah redundansi atau kesalahan data.

SimpliDOTS, software distribusi terbaik untuk mengatasi berbagai permasalahan distributor.

aplikasi distributor

Tahukah kamu, SimpliDOTS adalah salah satu software distribusi terbaik yang sangat direkomendasikan oleh ribuan klien di Indonesia. Aplikasi distributor dari SimpliDOTS dirancang oleh tim ahli di bidang distribusi dan IT berpengalaman untuk mengatasi berbagai masalah distribusi, seperti:

  • Selisih stok yang kerap terjadi karena data yang tidak sinkron dari admin dan sales person.
  • Faktur tagihan berbasis kertas yang menumpuk atau tercecer, sehingga menyulitkan tim keuangan.
  • Piutang tak tertagih atau terlewat due date karena lupa tak terjadwal dengan baik.
  • Potensi pencurian atau fraud yang merugikan bisnis distribusi.
  • Salesman membuat laporan fiktif untuk memanipulasi invoice agar masuk ke kantong pribadi.
  • Laporan sering terlambat dan tidak akurat karena data diinput manual.
  • Kesulitan membuat promo dan mengklaim ke supplier.

Aplikasi distributor SimpliDOTS memiliki beberapa fitur-fitur unggulan untuk mengatasi kendala di atas, seperti :

  • Memudahkan report dan pengelolaan stok otomatis dari aplikasi dilengkapi perhitungan nilai rata-rata stok.
  • Perekaman data faktur, invoice, penjualan, produk, pelanggan, semua di satu aplikasi.
  • Pembuatan laporan promo, data piutang yang terstruktur sesuai due date, hingga invoice digital agar bisa dicetak atau ditagih lewat aplikasi seluler.
  • Monitoring posisi salesman lewat aplikasi distributor.
  • Report secara otomatis lewat aplikasi distributor.
  • Membuat promo dan klaim biaya promo ke supplier lewat aplikasi distributor.
  • Dan masih banyak fitur-fitur modern lainnya.

Siap meningkatkan distribution management system perusahaan Anda ke level berikutnya yang lebih canggih? Silakan coba demo GRATIS selama 14 hari, Aplikasi distributor SimpliDOTS. Info lebih lanjut, kontak Whatsapp: 0812 2776 1242 atau email: [email protected].