00fbeac7 2ec3 8a86 37c8 e66ad5d54af6

Tahapan Cara Menentukan Minimum Stock Gudang

Dalam dunia usaha, gudang merupakan bagian penting untuk menyimpan stok barang. Apapun jenis perusahaannya, pastinya memerlukan persediaan agar kegiatan operasional lancar. Persediaan terkadang dapat sama tetapi ada pula yang berbeda-beda tergantung dari jenis produk yang ditawarkan.

Untuk mengontrol serta mengawasi persediaan di gudang, ada beberapa tahapan yang harus dilakukan. Pengontrolan ini bertujuan untuk mengawasi persediaan serta menekan biaya operasional agar tidak terjadi over stock. Selain itu, hal ini juga bertujuan untuk menentukan margin harga. Nah ini dia tahapan dalam menentukan minimum stock gudang.

Tahapan-tahapan Menentukan Minimum Stock Gudang

Untuk menentukan minimum stock gudang, diperlukan metode pencatatan persediaan. Metode yang digunakan sebenarnya bermacam-macam. Yang paling terkenal adalah FIFO atau mendahulukan barang yang paling awal masuk gudang. Inilah ulasan selengkapnya.

1. Metode LIFO

LIFO atau last in first out merupakan salah satu metode dalam pergudangan yang paling banyak digunakan. Metode satu ini memiliki sistem kerja dimana barang yang terakhir kali masuk akan dijual atau dikeluarkan pertama kali. Sementara barang yang pertama kali masuk ke gudang dijual di hari kemudian.

Pencatatan persediaan ini menggunakan sistem mencatat barang yang terakhir kali masuk. Penggunaan metode ini akan memudahkan proses penataan barang, termasuk pengambilan barang persediaan. 

LIFO juga berguna untuk menghemat pajak ketika inflasi terjadi. Mengapa hal tersebut bisa terjadi? Sebab laba yang dihasilkan menjadi lebih kecil. Laba operasional perusahaan juga tidak berpengaruh terhadap fluktuasi harga yang terjadi.

Walaupun banyak keuntungannya, sebaiknya metode ini dilakukan oleh yang benar-benar ahli. Hal ini disebabkan metodenya cukup rumit. Biaya pembukuannya juga lebih mahal serta laba maupun rugi yang dihasilkan lebih rendah.

Untuk penerapannya, Anda bisa menggunakannya dalam toko baju. Toko baju biasanya akan mengeluarkan barang yang terbaru atau sedang trend.Baju yang modelnya terbaru merupakan barang yang terakhir kali masuk toko.

Jika mengeluarkan baju yang pertama masuk toko, dipastikan Anda akan kehilangan momen trend pakaian. Sebab akan selalu ada model terbaru untuk pakaian sehingga metode LIFO sesuai untuk toko pakaian. 

contoh lifo adalah baju teknik hitung minimum stock
sumber : freepik

2. Metode FIFO

Kebalikan dari LIFO, FIFO atau first in out memiliki sistematis dimana barang yang masuk pertama akan dikeluarkan terlebih dahulu. Sementara barang yang terakhir masuk akan dijual di hari berikutnya. Pencatatan persediaan dilakukan saat barang pertama kali masuk. 

Nilai harga yang paling baru merupakan hal yang disajikan dalam laporan satu ini. Penggunaan berguna sebagai upaya antisipasi agar produk tidak disimpan dalam waktu yang terlalu lama. Biasanya produk dengan masa kadaluarsa tertentu cocok menggunakan manajemen satu ini. 

Kelebihan dari metode satu ini salah satunya adalah bisa menghasilkan Harga Pokok Penjualan yang lebih rendah. Untuk laba kotor yang dihasilkan pun lebih tinggi. Selain itu, persediaan akhir juga tinggi dengan penerapan metode satu ini.

Walaupun demikian, penggunaan FIFO membuat pajak yang harus dibayar cukup besar. Hal ini dikarenakan laba yang dihasilkan tinggi serta tidak begitu akurat. Penerapan metode FIFO biasanya dilakukan di tempat-tempat usaha yang berhubungan dengan makanan.

Misalnya warung, supermarket, minimarket, dan sebagainya. Biasanya jenis usaha tersebut akan menjual barang seperti makanan, toiletries, dan berbagai produk kemasan yang pertama kali masuk gudang terlebih dahulu. Untuk produk yang terakhir kali masuk akan disimpan dan dijual di hari berikutnya. 

contoh fifo makanan hitung stock minimum
sumber : freepik

3. Metode FEFO

FEFO merupakan singkatan dari first expired first out. Metode satu ini bekerja dengan sistem dimana barang dengan masa expired yang terdekatlah yang harus dikeluarkan terlebih dahulu. Hal ini tidak mempertimbangkan waktu masuk barang ke gudang. 

Sebenarnya metode satu ini cukup mirip seperti FIFO, bedanya adalah masa kadaluarsanya yang dijadikan patokan utama. Untuk penerapannya biasanya dilakukan di toko-toko ritel yang menjual makanan, minuman, atau barang lainnya yang memiliki masa kadaluarsa. Apotek juga cocok dengan metode FEFO.

Produk dengan masa kadaluarsa terpendek akan ditempatkan di rak paling depan. Hal ini bertujuan agar konsumen mengambil produk tersebut terlebih dahulu. Untuk yang expired-nya masih lama, penyimpanannya akan diletakkan di gudang atau di area yang paling belakang. 

contoh fefo
sumber : anonhq

Metode Average

Average atau rata-rata merupakan metode pencatatan yang bekerja dengan cara mencatat rata-rata harga barang. Untuk melakukan metode satu ini, Anda harus melakukan perhitungan awal terlebih dahulu.

Perhitungan awalnya bertujuan untuk memperoleh harga pokok atau rata-rata tertimbang. Jumlah saldo awal barang yang hendak dijual ditambah dengan keseluruhan total pembelian barang. Hasil tersebut kemudian dibagi dengan total kuantiti barang dagangan yang dibeli dan ditambahkan saldo awal barang. 

minimum stock 1
sumber : freepik

Baca juga : Metode Perhitungan Inventory (FIFO, LIFO, FEFO, Dan Average Cost)

Cara Melakukan Manajemen Persediaan

Mengenal beberapa metode pencatatan sebenarnya tidak cukup dalam manajemen stok di gudang. Pastikan juga Anda juga Anda mengetahui bagaimana mengatur persediaan dengan beberapa langkah berikut ini:

1. Melakukan Safety Stock

Pertama-tama, Anda harus mengamankan persediaan menggunakan metode safety stock. Metode satu ini dibuat dengan melihat penggunaan persediaan dalam waktu sekitar 3 bulan sebelumnya. Anda harus melihat berapa banyak produksi dalam satu bulan guna memperkirakan kebutuhan bahan baku.

Cek sisa persediaan di bulan sebelumnya. Ada yang membuat safety stock ini dengan metode average usage atau rata-rata pemakaian. Metode pemakaian maksimum dan minimum juga efektif digunakan untuk melakukan manajemen stock aman pada gudang. 

2. Siapkan ROP atau Reorder Point

Gambaran dari proyeksi persediaan sudah Anda dapatkan melalui safety stock, saatnya untuk menyiapkan jadwal persediaan dengan reorder point. Jadwalkan nilai persediaan melalui posisi besaran rencana pembelian. 

Untuk melakukan hal ini, Anda bisa mengalikan rata-rata pemakaian dengan lead time. Kemudian tambahkan kisaran safety stock yang sebelumnya telah Anda hitung. Pada akhirnya reorder point bisa Anda tentukan. 

3. Hitung Anggaran

Langkah selanjutnya adalah menghitung anggaran persediaan. Pembelian dalam jumlah yang besar tentunya lebih terjangkau biayanya dibandingkan eceran. Pastikan manajemen keuangan dalam pembeliannya dilakukan se-efektif mungkin.

Untuk menghitung anggaran persediaan, Anda memerlukan data reorder point. Data tersebut kemudian dikalikan dengan harga pasaran dari barang yang dimaksud. Dalam melakukan hal ini, pertimbangkan mengenai biaya untuk mengangkut barang hingga inflasi yang berpengaruh atas kenaikan harga barang. 

4. Tentukan Standard Operational Procedure atau SOP

Standard Operating Procedure atau SOP dalam gudang sangatlah pentin. SOP ini berisikan mengenai langkah seharusnya persediaan disimpan. Selain itu, hal tersebut juga mencakup tentang bagaimana pencatatan, pelaporan stock, catatan keluar masuk barang, hingga packing

Untuk mengawal hal tersebut perlu adanya supervisor atau manajer. Dokumen-dokumen juga diperlukan untuk mengelola persediaan ini. Misalnya kartu stock, surat jalan, purchase order, dan lain sebagainya. SOP ini sangat penting agar gudang lebih tertata manajemennya. 

5. Lakukan Audit 

Manajer atau supervisor memang bertugas bertanggung jawab atas gudang. Walaupun sudah ada penanggung jawabnya, sebaiknya tetap lakukan audit baik secara periodik maupun acak. Audit ini sangat penting untuk memastikan beberapa hal.

Misalnya memastikan kesesuaian barang yang di gudang dengan laporan. Anda juga bisa mengecek persediaan yang ada di lapangan apakah sesuai dengan standar SOP perusahaan atau sebaliknya. Audit juga berguna untuk menyimpan informasi mengenai sistem persediaan. 

Terkadang barang di persediaan seringkali rusak sehingga memerlukan sistem yang tepat agar kerugian akibat kerusakan stock bisa diminimalisir. Biaya untuk persediaan pun akan mengalir secara lebih efektif.

minimum stock 2
sumber : unsplash

Tentang Persediaan Perpetual dan Periodik

Berbicara mengenai manajemen minimum stock gudang, tidak lepas dari pembahasan tentang persediaan perpetual dan periodik. Anda juga harus bisa menerapkan hal ini dalam pencatatan barang di gudang. Inilah pembahasan selengkapnya.

1. Metode Pencatatan Perpetual

Metode pencatatan satu ini bekerja dengan cara mencatat secara terus-menerus, berdasarkan transaksi pengeluaran dan pemasukan persediaan. Selain itu retur atas pembelian barang juga harus dicatat saat itu juga. Metode saat ini juga disebut sebagai metode buku karena tiap persediaan barang masuk dan keluar harus selalu dicatat di pembukuan.

Menggunakan metode saat ini membuat perusahaan akan lebih mudah dalam menyusun laporan serta neraca. Pencatatan yang dilakukan secara rutin membuatnya mudah mengetahui persediaan yang sebenarnya. Untuk mengetahui jumlah stock akhir tidak lagi diperlukan stock opname.

Jika ingin menjamin keakuratan pencatatan, perusahaan bisa melakukan perhitungan fisik yang dilakukan sekali setahun pada jumlah persediaan barang akhir. Untuk menggunakan metode satu ini, barang-barang seperti mobil, peralatan rumah tangga, perabot, dan sebagainya sangat cocok.

Adapun ciri-ciri metode perpetual dalam mencatat persediaan barang adalah sebagai berikut:

  • Pembelian atas barang dagang maupun bahan baku dicatat dengan mendebitkan akun persediaan. Sedangkan akun kas akan dicatat dalam kredit.
  • Pembelian retur, diskon, biaya transportasi dicatat dengan mendebitkan akun persediaan.
  • Harga pokok penjualan dihitung langsung pada setiap transaksi. Hal ini dilakukan dengan mendebet akun harga pokok penjualan serta mengkreditkan persediaan.
  • Persediaan merupakan akun pengendalian yang dilengkapi dengan buku besar. Buku besar pembantu ini berguna untuk mencatat persediaan yang berbeda-beda tergantung dari jenis persediaan. Catatan dalam buku besar dapat berupa kuantiti dari harga dan tiap jenis persediaan barang. 

2. Metode Pencatatan Periodik

Metode pencatatan satu ini merupakan yang paling mudah dan sederhana untuk dilakukan. Pencatatan atas pembelian serta penjualan dibedakan sehingga mudah dalam identifikasi. Untuk mencatat pembelian, Anda bisa mendebitkan akun pembelian serta meng-kreditkan akun kas.

Sementara untuk pencatatan penjualan, dilakukan dengan mendebit akun kas piutang atau dengan mengkreditkan akun penjualan. Biasanya metode ini diterapkan oleh banyak perusahaan walaupun memiliki beberapa sisi kekurangan.

Salah satunya adalah perusahaan akan kesulitan mengetahui jumlah persediaan dalam kurun waktu tertentu. Perusahaan hanya bisa mengetahui persediaan akhir dengan melakukan perhitungan fisik. Barang-barang yang cocok dengan metode satu ini biasanya yang memiliki nilai jual relatif murah dan penjualannya sering.

Untuk penerapan metode satu ini diperlukan penyesuaian di akhir periode. Caranya dengan menutup persediaan barang awal serta mencatat persediaan barang akhir dengan menghitung secara fisik untuk barang sebelumnya.

Sementara untuk menentukan saldo di akhir periode, Anda bisa melakukan metode perhitungan nilai fisik persediaan, dikalikan harga pokok penjualan barang. Harga pokok tersebut diperoleh dari data persediaan barang di awal dan akhir. 

minimum stock 3
sumber : freepik

Manfaat Penerapan Manajemen Persediaan

Manajemen persediaan atau pergudangan sangat penting untuk diterapkan dalam perusahaan. Sistem ini sangat efektif untuk membantu karyawan di bagian logistik agar lebih efisien kinerjanya. Inilah ulasan lebih lanjut untuk manfaat penerapan manajemen persediaan. 

  • Pengertian Manajemen Persediaan

Manajemen persediaan ini terdapat pada rantai pasokan yang dijalankan oleh perusahaan. Sistem tersebut berguna untuk mengontrol proses yang ada dalam gudang. Mulai dari proses pengiriman, penerimaan, penyimpanan, sampai pengambilan.

  • Pengetahuan Dasar Tentang Manajemen Persediaan

Adapun untuk dasar-dasar mengenai manajemen persediaan yang ada pada gudang, ada beberapa hal yang harus Anda ketahui. Yakni sebagai berikut:

  • Proses masuk
  • Tata letak
  • Memilih
  • Pengepakan
  • Pengiriman 
  • Pengelolaan pengembalian

1. Meminimalisir Anggaran untuk Gaji

Manfaat dari manajemen stock yang pertama adalah dapat meminimalisir anggaran untuk gaji. Penerapan manajemen gudang yang tepat akan berpengaruh pada gaji yang harus dikeluarkan. Penempatan tenaga kerja akan lebih efektif sehingga anggaran untuk gaji bisa Anda pantau lebih lanjut. 

2. Mengurangi Pengeluaran Membeli Peralatan

Selanjutnya adalah dapat mengurangi pengeluaran dalam pembelian. Sistem yang sudah terkomputerisasi secara otomatis akan membuat pengolahan data menjadi lebih efektif. Pada akhirnya akan berdampak dalam mengurangi ketergantungan dalam pemakaian peralatan.

Khususnya yang sifatnya manual. Perusahaan pun tidak perlu repot-repot lagi mengeluarkan dana untuk pemeliharaan peralatan yang sebenarnya tidak begitu diperlukan. Hal ini sangat bermanfaat untuk menghemat pengeluaran, terlebih di masa pandemi seperti sekarang. 

3. Meningkatkan Kinerja dan Produktivitas

Siapa sangka jika penentuan stock minimum gudang serta manajemen warehouse yang efektif bisa berpengaruh pada kinerja dan produktivitas. Ternyata hal tersebut benar adanya. Sistem pergudangan yang tepat akan membuat karyawan yang bekerja di gudang lebih teratur.

Sistem tersebut akan memberikan informasi terhadap karyawan mengenai pekerjaan yang harus dilakukan. Pekerjaan yang harus diprioritaskan dalam gudang akan diketahui sehingga bisa dilakukan secara maksimal. Para karyawan juga lebih mudah mengetahui job desk nya masing-masing karena tahu tugas apa yang harus dikerjakan. 

4. Meningkatkan Pelayanan Pelanggan

Pergudangan yang sudah teratur secara sistematis akan memungkinkan perampingan dalam proses pemesanan. Hal ini juga berdampak pada proses pengiriman barang karena bisa dilakukan secara otomatis. 

Hal ini ternyata sangat berpengaruh terhadap kepuasan pelanggan. Perusahaan akan jauh lebih mudah dalam menentukan tanggal pengiriman barang. Tentunya kemudahan ini begitu bermanfaat bagi peningkatan layanan kepada para konsumen. 

5. Mengidentifikasi Stock Secara Akurat

Selain itu, stock yang ada di gudang juga bisa diidentifikasi secara akurat. Misalnya penerapan pencatatannya dilakukan secara tepat, tentunya akan mengetahui barang yang kadaluarsa terlebih dahulu.

Hal ini juga berguna agar barang yang mendekati kadaluarsa atau stock lama bisa dijual terlebih dahulu. Kemungkinan terjadi kerugian karena hal satu ini akan diminimalisir jika sudah paham dalam menentukan minimum stock di gudang. 

Dalam menentukan minimum stock gudang memang tidak bisa dilakukan secara manual terus-menerus. Perlu adanya sistem otomatis yang bisa digunakan untuk melakukan pengecekan secara lebih praktis. SimpliDOTS merupakan aplikasi yang menawarkan kemudahan dalam mengelola data stock.

Selain memudahkan dalam mengecek minimum stock, aplikasi SimpliDOTS juga bisa terintegrasi dengan software dari pihak lain. Layanan berbasis clouds ini juga membuat penyimpanan data menjadi lebih efektif. 

Bagi yang tertarik menggunakan aplikasi ini, silakan daftar di sini pemakaian gratis 14 hari masa percobaan. Anda dapat memanfaatkannya sebagai sarana cerdas dalam manajemen stok gudang yang lebih efisien. Semoga bermanfaat.

Baca juga : Aplikasi Stok Barang : Solusi Mudah Membuat Berbagai Jenis Laporan Stok Barang