Categories: Distribusi Produk

Aplikasi Stok Barang : Solusi Mudah Membuat Berbagai Jenis Laporan Stok Barang

Agar bisnis lebih mudah dikelola dan dikembangkan, salah satu aspek yang perlu dipertimbangkan adalah manajemen inventaris. Kamu harus mampu mengatur stok barang yang tersedia di gudang dengan seakurat dan optimal. Bagaimana cara untuk melakukannya? Salah satu cara yang bisa kamu lakukan adalah dengan membuat dan memahami laporan stok barang yang benar.

Terlepas dari apapun jenis usaha yang kamu geluti, laporan stok barang yang relevan, terkini, dan cermat akan membantu kamu untuk mengurangi ketidakefisienan yang menghambat proses produksi. Dari laporan stok barang yang kamu buat, terdapat data yang penting untuk menyusun strategi-strategi dalam meningkatkan profit tanpa menghabiskan banyak waktu dan sumber daya yang berlebihan.

Laporan stok barang bisa dibuat secara manual atau dengan aplikasi. Sebaiknya, kamu pilih cara membuat dengan aplikasi supaya laporan cepat selesai dan selalu siap disajikan. Selain itu, dengan aplikasi stok barang akan sangat membantu kamu karena tidak perlu membuat banyak jenis laporan stok barang. Dengan satu aplikasi stok barang, kamu bisa memakainya untuk banyak jenis laporan stok barang. Kamu pasti akan sangat dimudahkan karena tidak banyak menyita waktumu.

Baca juga : Panduan Manajemen Gudang Agar Berfungsi Secara Optimal

Pentingnya Aplikasi Stok Barang

source : www.freepik.com

Setiap perusahaan pasti menggunakan teknik pendataan terhadap stok barang yang berbeda. Misalnya untuk industri supermarket atau toko retail besar, bisa menggunakan teknologi yang lebih mudah seperti menggunakan alat scan barcode sehingga semua barang dapat terdata secara digital dan otomatis. Tapi, untuk toko kelontong perhitungan stok barang akan dilakukan secara manual, bahkan masih menggunakan pena dan kertas.

Aplikasi stok barang merupakan bagian dari sistem manajemen inventory atau sistem sistem manajemen stok barang. Aplikasi stok barang sangat penting dilakukan untuk mengetahui kondisi sebenarnya mengenai barang yang ada di gudang. Kalau barang di gudang lebih banyak atau lebih sedikit dibandingkan data yang tercatat dalam pembukuan, mungkin saja terjadi kesalahan pada pencatatan sebelumnya.

Maka dari itu, petugas stok barang akan melakukan penyesuaian sesuai dengan kondisi yang terjadi. Misalnya dengan mengganti barang yang kurang atau memeriksa faktor yang menyebabkan terjadi selisih pencatatan antara barang di gudang dan barang dengan data pada pencatatan.

Baca juga : Pengertian Manajemen Supply Chain Dan 6 Tantangan & Solusi Untuk Perusahaan

Ada banyak manfaat yang bisa diperoleh sebuah perusahaan kalau menggunakan aplikasi stok barang. Berikut ini, beberapa manfaat yang akan diperoleh dengan menggunakan aplikasi stok barang, yaitu:

  • Mengetahui adanya kekurangan barang sehingga dapat segera menambahkannya
  • Menghindari perbedaan antara barang yang disimpan dan keberadaan data
  • Menjadi bahan pengambilan keputusan untuk perkembangan penjualan pada sebuah perusahaan
  • Kondisi barang di gudang bisa diperiksa secara seksama dan lebih detail
  • Arus keluar masuk barang terdata dengan baik dan benar
  • Sebagai prosedur sistem pengendalian internal perusahaan
  • Menghitung kas, aktiva, hutang, dan piutang perusahaan.
  • Merencanakan strategi stock adjustment bagi perusahaan

Jenis-Jenis Laporan Stok Barang

Ada banyak jenis laporan stok barang biasa digunakan dalam bisnis. Maka dari itu, membuat secara manual satu per satu akan sangat melelahkan. Aplikasi stok barang akan jauh lebih efektif, karena bisa kamu operasikan untuk setiap jenis laporan. Berikut ini, beberapa jenis laporan stok barang yang harus kamu buat.

1. Laporan Stock on Hand

Stock on Hand merupakan laporan barang yang tersedia di gudang. Laporan ini berguna agar kamu bisa selalu tahu jumlah inventaris yang tersedia. Selain itu, kamu juga bisa mengambil keputusan untuk melakukan pembelian barang yang dinilai harus segera disiapkan untuk pelanggan.

Laporan stock on hand tidak hanya berupa pendataan mengenai banyaknya barang yang ada di gudang, tetapi juga sebagai media komparasi antara jumlah barang yang tersedia dengan jumlah barang yang telah terpakai. Dengan demikian, kamu akan bisa melihat banyaknya barang cadangan yang tersedia untuk jangka waktu tertentu dan banyaknya barang yang sedang dipesan. Untuk jangka panjang, laporan ini akan dan memudahkan kamu dalam  membuat keputusan perihal stock control.

Baca juga : 6 Elemen Retail Mix Untuk Manajemen Bisnis Ritel Yang Lebih Baik

2. Laporan Perubahan Stok Barang
source : www.freepik.com

Mengetahui jumlah ketersediaan stok barang saja ternyata belum cukup. Kamu harus tahu faktor-faktor yang yang mempengaruhi aliran barang di gudang demi stock control yang lebih baik. Laporan Perubahan Stok Barang sangat berguna untuk memantau keluar masuknya barang dengan mudah serta melihat penyebab dari fluktuasinya.

3. Laporan Rasio Perputaran Stok Barang

Laporan rasio perputaran stok barang merupakan laporan yang sederhana namun dapat menggambarkan seberapa efisien barang-barang bergerak melalui rantai pasokan. Maksudnya, melalui laporan ini kamu akan bisa melihat seberapa cepat waktu yang dibutuhkan untuk memasok barang. Laporan ini juga dapat ditujukan untuk barang yang memiliki performa bagus dan yang tidak bagus sehingga kinerja inventaris perusahaan secara keseluruhan akan lebih terarah.

4. Laporan Fill Rate

Salah satu tujuan utama stock control adalah untuk menghindari kekosongan stok agar kepuasan pelanggan tetap dapat diutamakan. Agar kekosongan tidak terjadi, maka kamu perlu laporan fill rate. Laporan ini berarti persentase pesanan pelanggan yang dapat dipenuhi dalam jangka waktu tertentu. Dalam proses pemenuhannya, mungkin kamu akan mengalami kehabisan stok barang. Tapi, dengan adanya laporan fill rate ini, kejadian semacam itu bisa diminimalisir.

Laporan fill rate akan memberikan data rata-rata fill rate item dalam waktu tertentu atau menunjukkan distribusi barang yang dipesan pelanggan dengan sangat jelas. Laporan semacam ini sangat berguna buat kamu untuk mengidentifikasi jenis-jenis pesanan yang kompleks dari para pelanggan.

Baca juga : Mengenal Sistem Distribusi Yang Cepat Dan Efisien

Jenis-jenis laporan stok barang di atas merupakan bagian penting untuk kelancaran inventory atau produk dari usahamu. Tanpa laporan stok barang tersebut, dipastikan akan ada banyak ketidaksesuaian yang kamu hadapi. Tapi, kamu akan sangat kesulitan membuat laporan-laporan tersebut secara manual. Maka dari itu, solusi terbaik adalah dengan menggunakan aplikasi stok barang yang terintegrasi.

Tips Mengatur Persediaan Barang Agar Tetap Terkontrol

Mengatur persediaan barang merupakan salah satu kegiatan yang harus dilakukan oleh pelaku bisnis agar stok barang selalu tersedia sesuai dengan permintaan konsumen. Selain itu, stok barang yang tetap terkontrol akan menghindari dari penumpukan barang di gudang yang kemungkinan akan rusak jika tidak segera terjual atau tersalurkan kepada konsumen.

Mengatur persediaan barang perlu diperhatikan bagi setiap pebisnis, khususnya bisnis retail yang memiliki banyak barang. Bagi yang memiliki gudang penyimpanan stok barang, sudah pasti membutuhkan tenaga yang besar dan waktu yang tidak sedikit untuk mengontrolnya. Namun, ada beberapa cara yang bisa kamu lakukan untuk mengatur persediaan barang agar tetap terkontrol. Berikut ini beberapa cara yang bisa bisa lakukan.

1. Melakukan Stock Opname Secara Berkala

Stock Opname adalah tahapan yang harus terjadi dalam sebuah bisnis, khususnya untuk bisnis retail dengan banyak jenis barang. Tahapan ini sangat penting untuk memastikan barang yang dijual selalu terdata, layak dikonsumsi, dan selalu tertata rapi di gudang.

Kegiatan stock opname sangat menyita waktu, karena ketersediaan barang produksi  yang ada di gudang akan dihitung secara langsung. Tidak peduli berapa jumlahnya, semua stok barang harus didata dengan lengkap. Di dalam gudang, biasanya terjadi hal-hal yang tidak diinginkan seperti barang hilang, rusak, atau dipindahkan tanpa disadari. Dengan kejadian tersebut, tentu informasi mengenai jumlah stok yang ada akan berbeda dengan jumlah stok fisik yang ada di gudang.

Baca juga : Baru Launching Usaha Baru? Simak 7 Cara Ampuh Untuk Aktivasi Brand

Untuk mengaturnya, kamu perlu melakukan pengecekan barang secara berkala. Standar operasional ini harus dilakukan agar kamu bisa tahu saat ada barang yang hilang dan rusak secara periodik. Beberapa hal yang perlu kamu lakukan dalam standar operasional ini adalah dengan melakukan pengecekan sebelum barang disimpan dan melakukan pencatatan secara rutin.

2. Menggunakan Aplikasi Pengelolaan Stok Barang
source : www.freepik.com

Mengontrol stok barang saat ini sangat mudah dengan bantuan teknologi. Kalau dulu dilakukan secara manual atau konvensional, sekarang kamu melakukan dengan mudah pakai aplikasi atau software. Bahkan, beberapa aplikasi sudah bisa terintegrasi langsung dengan media internet.

Dengan adanya aplikasi, maka mengelola stok barang dalam jumlah yang banyak akan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat. Aplikasi akan membantu kamu untuk mengatur stok barang di dalam gudang. Aplikasi saat ini sudah sangat beragam dan semakin lengkap fiturnya. Kamu bisa melakukan banyak hal seperti pencatatan keluar-masuk barang, pemindahan barang, dan pengecekan stok barang tersisa. Selain itu, dengan memanfaatkan aplikasi maka setiap data dan aktivitas dalam gudang akan terekam dalam sistem sehingga membuat pekerjaan menjadi lebih menghemat waktu, tenaga, dan biaya.

3. Membuat Daftar dan Jumlah Stok Barang

Cara mengatur stok barang yang sangat penting lainnya adalah dengan membuat daftar dan jumlah stok barang. Kamu harus selalu tahu daftar dan jumlah stok barang yang up to date agar bisa mengontrol aktivitas inventaris. Dengan membuat daftar stok barang, kamu bisa menganalisis barang yang sering terjual dan yang sudah mulai menumpuk karena tidak kunjung terjual. Selanjutnya, kamu bisa melakukan tindakan yang tepat dan sesuai dengan keadaan stok barang yang ada.

4. Melakukan Forecasting

Salah satu keputusan penting yang harus dilakukan adalah membuat forecast untuk memperkirakan pergerakan stok barang. Dalam tindakan ini, kamu harus lebih dulu mengetahui jumlah stok barang yang dibutuhkan pada beberapa waktu ke depan,  khususnya kalau menjual berbagai macam jenis barang. Dengan melakukan forecasting, maka kamu bisa menyiapkan stok yang cukup untuk periode berikutnya. Selain itu, forecasting juga berguna untuk menjaga stabilitas pada bisnis yang dijalani.

5. Memberi Kode untuk Setiap Barang

Kode akan sangat membantu kamu dalam bisnis, khususnya kalau kamu menjual berbagai macam barang. Kode pada setiap barang berguna untuk mengetahui jenis barang yang lebih spesifik pada saat penjualan. Ada banyak cara yang bisa dilakukan dalam membuat kode, misalnya dengan huruf, angka, atau warna.

Sistem Manajemen Stok Barang

Sistem manajemen stok barang atau sistem manajemen inventory telah menjadi bagian yang sangat penting dalam penjualan seperti perusahaan ritel, grosir, F&B, dan berbagai industri lainnya yang melibatkan pengelolaan stok barang. Sistem manajemen inventory pada awalnya hanya berfungsi sebagai spreadsheet sederhana untuk melacak persediaan di gudang, namun sekarangi fungsinya menjadi semakin kompleks dan luas.

Baca juga : Dasar-Dasar Leadership Dalam Manajemen Perusahaan

Sebagai perusahaan yang memproduksi banyak barang sebelum didistribusikan, maka perlu manajemen inventory atau manajemen persediaan stok barang. Manajemen ini merupakan proses yang kompleks, terutama untuk perusahaan-perusahaan yang lebih besar. Tapi sebenarnya dasar-dasarnya sama saja terlepas dari ukuran atau jenis perusahaannya.

Pada perusahaan besar, biasanya barang ditempatkan pada area penerimaan gudang terlebih dahulu, kemudian dimasukkan ke dalam tempat penyimpanan stok atau rak. Sementara di perusahaan yang lebih kecil, barang yang diterima dapat langsung ditaruh di tempat penyimpanan stok. Barang-barang tersebut kemudian diambil dari area stok dan dipindahkan ke fasilitas produksi menjadi barang jadi. Selanjutnya, barang jadi dapat dikembalikan lagi ke rak-rak terlebih dahulu atau langsung dikirim ke pelanggan.

Manfaat Sistem Manajemen Stok Barang

source : www.freepik.com

Sistem manajemen inventory atau sistem manajemen stok barang merupakan kombinasi teknologi yang terdiri atas hardware dan software untuk proses dan prosedur yang mengawasi pemantauan dan pemeliharaan barang-barang yang disimpan oleh suatu perusahaan. Barang-barang tersebut bisa merupakan aset perusahaan, bahan baku, atau produk jadi yang siap dikirim ke vendor atau konsumen akhir.

Sekarang, kebanyakan sistem manajemen inventory dapat diintegrasikan dengan sistem-sistem lainnya seperti sistem akuntansi, sistem pembelian, dan sistem ERP. Sistem manajemen inventory yang canggih memungkinkan perusahaan bisa mengelola stok barang yang disimpan pada setiap gudang yang tersebar. Selain itu, beberapa manfaat sistem inventory yaitu:

  • Penyimpanan data terpusat, meskipun stok barang berada pada tempat yang berbeda.
  • Sebagai Stock Control agar perusahaan selalu bisa menyediakan barang yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan konsumen.
  • meningkatkan Efisiensi dari berbagai aktivitas kompleks yang termasuk dalam penanganan stok dapat dibuat menjadi lebih sederhana.
  • Produktivitas yang Optimal, karena karyawan bisa lebih fokus pada tugas-tugas lain yang tidak kalah penting.
  • menghemat Biaya
  • Mudah diimplementasikan.
  • Meningkatan Kepuasan Pelanggan
  • Memberikan Prakiraan dan Perencanaan yang Akurat

Baca juga :  Mengenal Dropshipper, Bisnis Online Yang Minim Risiko

Fitur-Fitur dalam Sistem Manajemen Stok Barang

source : www.freepik.com

Meskipun saat ini ada banyak aplikasi stok barang yang beredar, tapi perlu kamu ingat betul bahwa tidak aplikasi memiliki fitur-fitur yang sama. Beberapa di antaranya memungkinkan penggunanya untuk mengelola stok barang di banyak gudang dan sebagian hanya memungkinkan penggunanya untuk mengelola stok barang pada satu gudang saja. Tapi, ketika kamu harus menggunakan sistem manajemen stok barang, maka pastikan aplikasi tersebut memiliki beberapa fitur berikut ini.

  • Fitur Manajemen Stok untuk membantu pengguna dalam memantau pergerakan stok dari satu lokasi ke lokasi lain.
  • Fitur Manajemen Procurement yang berguna untuk mengatur jumlah minimum stok dan menyalakan notifikasi yang akan memberi tahu kalau persediaan sudah mencapai tingkat minimum.
  • Fitur Manajemen Supplier yang berfungsi untuk menyimpan seluruh informasi lengkap terkait pemasok.
  • Fitur Barcode Scanning yang berguna untuk membuat barcode secara otomatis sehingga mempercepat proses pelabelan.
  • Fitur Shipment Tracking, yang berguna sebagai alat pelacakan.
  • Fitur Laporan Inventaris yang berguna untuk menunjukkan data analitik lengkap tentang pergerakan stok, valuasi stok, jumlah stok, dan. inventory turnover.

Meskipun tidak ada salahnya kalau kamu memakai laporan stok barang secara manual atau konvensional. Tapi, untuk bisnis saat ini, rasanya akan sulit bisa bersaing dengan kompetitor kalau kamu tidak tidak memanfaatkan teknologi. Belum lagi banyak jenis laporan stok barang yang harus kamu miliki.

Baca juga : Strategi Mendistribusikan Produk Baru Dan Memilih Strategi Yang Tepat

Maka itu, menggunakan aplikasi stok barang atau sistem manajemen inventory adalah satu upaya agar kamu bisa bersaing dalam bisnis. Dengan fitur-fitur yang tersedia pada aplikasi stok barang, kamu bisa  memperoleh data yang akurat mengenai kebutuhan konsumen. Selanjutnya, kamu bisa memberikan kebutuhan tersebut dengan cepat dan akurat.

SimpliDOTS sebagai salah satu aplikasi distribusi barang terbaik, sangat membantu dalam monitoring maupun control distribusi barang. terutama seperti update stock barang hingga penjualan dan sales force automation. Semuanya bisa dimonitoring langsung dari HP dalam genggaman. Yuk, coba aplikasi SimpliDOTS sekarang dengan klik link ini.

Share
Published by
Jowan Kho
Tags: Fitur Dalam Sistem Manajemen Stok Jenis Laporan Stok Manajemen stok Tips Manajemen Stok

Recent Posts

  • Penjualan

Cara Meningkatkan Penjualan dalam Menghadapi Persaingan Pasar Global

Konsumen merupakan bagian yang paling penting bagi keberlangsungan dan siklus usaha yang sedang dijalankan. Sebab, dengan adanya konsumen, suatu bisnis… Read More

  • Suplay Chain

7 Strategi Supply Chain Management Yang Perlu Dilakukan Perusahaan

Munculnya Supply Chain Management (SCM) dilatarbelakangi oleh dua hal pokok, yaitu praktik manajemen logistik tradisional yang tidak lagi relevan dan… Read More

  • Data

Big Data dan Bidang Usaha Big Data di Indonesia

Perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat saat ini telah memberikan dampak yang besar bagi masyarakat hingga perusahaan dari berbagai macam… Read More