Sales order dan Invoice berfungsi untuk mengidentifikasi rincian yang diperlukan untuk melakukan penjualan, yang berarti hal ini penting untuk transaksi bisnis hampir di semua perusahaan. Orang – orang sering menyebutkan keduanya namun sedikit yang tahu dengan perbedaannya. mereka memiliki perbedaan yang menentukan kapan bisnis harus menggunakannya selama transaksi keuangan.
Memahami tujuan setiap dokumen sangat penting untuk menjaga kerapihan pembukuan Anda. Mari tinjau lebih dalam tentang sales order vs invoice lebih dalam dan diskusikan bagaimana setiap dokumen mempengaruhi operasi bisnis Anda.
Apa itu Sales Order
Sales Order adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat pesanan yang diterima dari pelanggan untuk membeli produk atau jasa dari perusahaan. Dokumen ini berisi informasi tentang produk atau jasa yang dipesan, jumlah yang diminta, harga, tanggal pengiriman yang diharapkan, dan informasi kontak pelanggan.
Hal ini Umumnya dihasilkan dari proses penjualan, dimana setelah pelanggan memutuskan untuk membeli produk atau jasa, mereka akan mengajukan permintaan melalui email, telepon, atau platform penjualan online seperti toko online. Setelah menerima permintaan, perusahaan akan membuat Sales Order dan mengirimkannya kembali ke pelanggan sebagai konfirmasi pesanan.
hal ini sangat penting dalam proses penjualan karena berfungsi sebagai panduan bagi tim produksi dan pengiriman dalam menghasilkan produk atau jasa yang dipesan, memproses faktur, dan mengatur pengiriman kepada pelanggan. Selain itu, juga dapat digunakan untuk memantau inventaris dan permintaan pelanggan, memperkirakan permintaan masa depan, dan memperhitungkan proyeksi pendapatan.
Dalam Sales Order, terdapat beberapa informasi penting yang harus dicantumkan, diantaranya:
- Nama dan alamat pelanggan.
- Tanggal dan nomor pesanan.
- Daftar produk atau jasa yang dipesan beserta jumlahnya.
- Harga produk atau jasa yang dipesan.
- Total biaya pesanan.
- Tanggal pengiriman yang diharapkan.
- Metode pembayaran.
- Informasi kontak perusahaan.
Sales Order juga dapat digunakan sebagai dasar untuk membuat faktur setelah produk atau jasa dikirim dan diterima oleh pelanggan.
Jenis-Jenis Sales Order
Sales Order atau Pesanan Penjualan adalah dokumen yang dibuat ketika pelanggan memesan produk atau jasa dari perusahaan. Ada beberapa jenis yang umum digunakan dalam proses penjualan, di antaranya adalah:
Standard Sales Order
Standard Sales Order adalah jenis yang paling umum digunakan dalam proses penjualan. Dokumen ini berisi informasi tentang produk atau jasa yang dipesan oleh pelanggan, jumlah yang diminta, harga, tanggal pengiriman yang diharapkan, dan informasi kontak pelanggan. Standar digunakan sebagai panduan untuk memproses dan mengirimkan produk atau jasa ke pelanggan.
Back Order
Back Order adalah jenis yang digunakan ketika produk atau jasa yang diminta tidak tersedia saat pelanggan melakukan pesanan. Back Order menginformasikan pelanggan bahwa produk atau jasa yang diminta akan segera tersedia dan akan dikirim ketika stok telah tersedia kembali. Pelanggan biasanya diminta untuk menunggu beberapa waktu sebelum produk atau jasa dapat dikirim.
Rush Order
Rush Order adalah jenis yang digunakan ketika pelanggan meminta pengiriman yang cepat atau dalam waktu yang singkat. Dokumen ini memungkinkan perusahaan untuk memproses dan mengirimkan produk atau jasa dengan cepat, biasanya dengan biaya tambahan.
Standing Order
Standing Order adalah jenis yang digunakan ketika pelanggan ingin membeli produk atau jasa secara berkala dalam jumlah yang sama setiap kali. Standing Order memungkinkan pelanggan untuk memperoleh produk atau jasa secara teratur tanpa harus memesan secara manual setiap kali. Perusahaan dapat mengatur jadwal pengiriman yang tepat berdasarkan kebutuhan pelanggan.
Drop Ship Order
Drop Ship Order adalah jenis yang di mana produk atau jasa dikirim langsung dari pemasok ke pelanggan. Perusahaan tidak menyimpan stok barang, tetapi melakukan pemesanan pada pemasok ketika ada permintaan dari pelanggan. Drop Ship Order memungkinkan perusahaan untuk mengurangi biaya dan risiko persediaan.
Perusahaan harus memastikan bahwa informasi yang disediakan akurat dan jelas, termasuk produk atau jasa yang dipesan, jumlah yang diminta, harga, tanggal pengiriman, dan informasi kontak pelanggan. Hal ini akan membantu meminimalkan potensi kesalahan dan masalah pengiriman di masa depan.
Apa itu Invoice (Faktur)
Invoice atau Faktur adalah dokumen yang dibuat oleh penjual sebagai bukti penjualan barang atau jasa kepada pembeli. Invoice ini berisi rincian lengkap tentang transaksi, termasuk jumlah barang atau jasa yang dijual, harga, dan total biaya. Faktur biasanya dikeluarkan setelah barang atau jasa dikirim atau diberikan kepada pembeli.
Faktur memiliki beberapa jenis, antara lain:
Faktur Pajak
Faktur Pajak adalah jenis faktur yang digunakan untuk keperluan perpajakan, yang harus dikeluarkan oleh pelaku usaha yang telah terdaftar sebagai pemungut pajak. Faktur Pajak harus mencantumkan nomor seri dan nomor urut faktur, nama dan alamat pembeli, jumlah barang atau jasa yang dijual, dan harga yang harus dibayar.
Faktur Penjualan
Faktur Penjualan adalah jenis faktur yang digunakan untuk keperluan pembukuan dan akuntansi. Faktur ini mencatat rincian penjualan yang terjadi, termasuk nama dan alamat pembeli, jumlah barang atau jasa yang dijual, harga, dan total biaya.
Faktur Proforma
Faktur Proforma adalah jenis faktur yang dibuat sebelum barang atau jasa dikirim atau diberikan kepada pembeli. Faktur ini berisi rincian tentang barang atau jasa yang dipesan, termasuk harga, jumlah, dan total biaya. Faktur Proforma membantu pembeli untuk mengetahui rincian biaya yang harus dibayar sebelum melakukan pembayaran.
Manfaat Faktur:
- Membantu pelanggan dalam memantau transaksi dan anggaran keuangan mereka.
- Membantu penjual dalam memantau dan mengontrol stok barang atau jasa yang dijual.
- Faktur dapat digunakan sebagai bukti transaksi untuk keperluan akuntansi dan pajak.
- Meningkatkan kepercayaan dan kredibilitas perusahaan di mata pelanggan.
- Dalam membuat faktur, perusahaan harus memastikan bahwa informasi yang disediakan akurat dan jelas, termasuk jumlah barang atau jasa yang dijual, harga, dan tanggal transaksi. Hal ini akan membantu meminimalkan potensi kesalahan dan masalah pembayaran di masa depan.
Perbedaan Dari Sales Orders dan Invoices
Sales Order (Pesanan Penjualan) dan Invoice (Faktur) adalah dua dokumen yang berbeda dalam proses penjualan, meskipun keduanya terkait erat dan sering digunakan secara bersamaan. Berikut adalah perbedaan antara Sales Order dan Invoice:
- Sales Order mencatat pesanan yang diterima dari pelanggan, sementara Invoice mencatat penjualan yang sebenarnya telah terjadi.
- Sales Order dibuat sebelum produk atau jasa dikirim, sementara Invoice dibuat setelah produk atau jasa dikirim.
- Sales Order tidak menghasilkan tagihan atau pembayaran, sementara Invoice adalah dokumen tagihan yang harus dibayarkan oleh pelanggan.
- Sales Order digunakan sebagai panduan untuk memproses dan mengirimkan produk atau jasa ke pelanggan, sementara Invoice digunakan sebagai dasar untuk memproses pembayaran dari pelanggan.
- Dalam proses penjualan keduanya sangat penting. Sales Order membantu perusahaan untuk mengatur produksi dan pengiriman produk atau jasa yang dipesan oleh pelanggan, sedangkan Invoice membantu perusahaan untuk memproses pembayaran dari pelanggan setelah produk atau jasa dikirim dan diterima.
SimpliDOTS SAP adalah satu platform yang menyediakan solusi lengkap bagi distributor FMCG untuk mengelola bisnis mereka di era digital. Distributor FMCG harus memperhatikan teknologi informasi dan data karena memiliki alur kerja yang cepat dan dinamis.
Salah satu fitur unggulan di SimpliDOTS SAP adalah invoices generate. Generate invoices adalah alat atau aplikasi yang digunakan untuk membuat faktur dengan mudah dan cepat. Alat ini dapat menghasilkan faktur dengan format yang sesuai dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Dengan menggunakan invoice generator, pengguna dapat menghemat waktu dan upaya dalam membuat faktur secara manual, dan dapat menghindari kesalahan yang mungkin terjadi dalam proses pembuatan faktur. Beberapa fitur invoice generator yang umum meliputi pilihan template faktur, penghitungan pajak secara otomatis, integrasi dengan sistem pembayaran online, serta kemampuan untuk menyimpan, mencetak, dan mengirim faktur secara digital. Invoice generator sangat berguna bagi bisnis kecil atau pengusaha mandiri yang ingin mempercepat dan menyederhanakan proses administrasi keuangan mereka.
Distributor FMCG dapat mencoba SimpliDOTS SAP secara gratis hari ini dan menikmati penawaran khusus untuk bisnis anda dengan klik tautan yang ada disini. Jika ada pertanyaan atau butuh bantuan, silakan menghubungi melalui Whatsapp di nomor 6285373704528.
