Pengertian Faktur, Jenis, Fungsi, Dan Templatenya
Pengertian Faktur, Jenis, Fungsi, Dan Templatenya

Pengertian Faktur, Jenis, Fungsi, dan Templatenya

Dalam dunia ekonomi dan bisnis, ada banyak istilah yang digunakan untuk beberapa dokumen penting yang digunakan. Misalnya faktur, invoice, kwitansi, bon, dan nota yang sangat sering dijumpai dalam transaksi jual-beli. 

Secara umum, faktur merupakan salah satu dokumen yang sangat penting untuk merinci transaksi antara pembeli dan penjual. Faktur berguna sebagai bukti setiap transaksi, baik yang dilakukan secara tunai maupun kredit. Faktur juga berguna sebagai tanda bukti jual-beli karena menyatakan bahwa barang-barang yang terlibat dalam transaksi telah diperjualbelikan atau berpindah tangan. Di dalam faktur tertera keberadaan barang secara lengkap seperti jumlah, jenis, model, dan harga. Selain itu, di dalam faktur menyimpan informasi mengenai keterangan nama, alamat, dan nomor pemesanan sebuah produk.

Biasanya, faktur dibuat dalam bentuk hardcopy atau lembaran yang bisa disimpan dan diarsipkan. Namun, seiring perkembangan teknologi dan tren dalam bisnis, maka faktur saat ini ada dalam bentuk softcopy atau dikenal dengan sebutan faktur elektronik (e-faktur). 

Ketika membuat faktur, setidaknya terdiri dari 3 rangkap. Rangkap pertama untuk pembeli, rangkap kedua untuk penjual yang dijadikan lampiran saat penagihan, dan rangkap terakhir disimpan di dalam buku faktur. Meskipun tidak ada aturan baku mengenai jumlah rangkap faktur karena beberapa perusahaan ada yang membuat lebih dari 3 rangkap.

Pengertian Faktur

Ada banyak referensi yang bisa dijadikan sebagai bahan acuan untuk pengertian faktur. Faktur bisa didefinisikan sebagai perhitungan yang isinya terdiri dari tagihan ataupun kredit yang dikirimkan dari penjual untuk pembeli. Selain itu, ada juga yang mendefinisikan faktur sebagai merupakan invoice, meskipun ada beberapa perbedaan dari kedua jenis dokumen ini. Dengan adanya faktur, dapat dicatat secara terperinci barang-barang yang ingin disuplai pada pembeli. Catatan ini dapat terdiri dari info seputar harga dan jumlah barang yang ingin dibeli. Selain itu, faktur juga dapat dipakai sebagai tagihan pada pembeli atau informasi tagihan yang ingin dibayarkan secara kredit. 

Sudah jelas, faktur memegang peran penting dalam perdagangan yang menyimpan data untuk mengetahui jumlah penarikan terhadap wesel dan besar penutupan asuransi. Lebih lanjut, keberadaan faktur bisa saja terkait dengan biaya bea masuk barang. Dari beberapa pendapat di atas, maka bisa dimengerti bahwa faktur merupakan daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan catatan nama produk, harga yang harus dibayarkan oleh pembeli, dan segala informasi lain mengenai produk yang dibeli.

Baca juga : Contoh Laporan Keuangan Pada Perusahaan Distribusi

Fungsi Faktur

Faktur berfungsi sebagai bukti pungutan pajak, rincian transaksi, dan sarana pengkreditan pajak. Berikut ini beberapa fungsi dari faktur.
source : www.freepik.com

Meskipun faktur lebih sering diaplikasikan dalam bisnis dan jual beli, namun keberadaan faktur sangat penting dalam perpajakan. Faktur berfungsi sebagai bukti pungutan pajak, rincian transaksi, dan sarana pengkreditan pajak. Berikut ini beberapa fungsi dari faktur.

1. Pengendalian Akuntansi

Fungsi utama dari faktur adalah dokumen untuk pengendalian akuntansi. Artinya, di dalam faktur tertera nominal, waktu jatuh tempo, dan data pembeli yang dapat diakui menjadi utang dagang untuk pembeli dan piutang dagang untuk penjual. Nominal dan waktu jatuh tempo yang tercatat di dalam faktur tersebut dapat dimasukkan dalam laporan keuangan, akun utang dagang, dan akun piutang dagang. Sebagai pengendalian akuntansi, maka adanya faktur sangat penting ketika terjadi transaksi secara kredit. Faktur bisa mewakili keberadaan kredit perusahaan atas barang yang telah dijual atau layanan yang telah diberikan. Dari faktur tersebut tercatat arus keluar dan masuk barang yang tentunya menjadi bahan penting dalam pembuatan jurnal.

2. Kontrol Internal Perusahaan

Fungsi faktur sebagai pengendalian akuntansi secara langsung telah menjadi kontrol bagi internal perusahaan. Setiap komponen biaya yang ada dalam faktur harus sudah disetujui oleh manajemen perusahaan yang bertanggung jawab termasuk oleh tim audit dan tim perpajakan. Dengan demikian, pembayaran baru bisa dicairkan jika sudah disetujui oleh semua elemen yang bertanggung jawab terhadap sebuah transaksi.

3. Elemen Perpajakan

Setiap perusahaan di Indonesia sudah pasti menjadi objek wajib pajak yang memiliki kewajiban untuk membayar pajak sesuai dengan ketentuan. Untuk ketentuan jumlah pembayaran pajak, dapat dilihat dari faktur sebagai bukti pungutan pajak untuk pengusaha yang kena pajak. Misalnya untuk bukti pembayaran PPN. Bukti pembayaran yang akan diterima oleh pengusaha kena pajak apabila pembeli sudah membayarkan barang atau jasa yang terkena pajak bisa diketahui dari jumlah barang yang sebelumnya dibeli dan tertera dalam daftar faktur.

Dengan adanya faktur, perusahaan memiliki sebuah alat ukur ketika akan membeli barang kena pajak. Perusahaan juga bisa melakukan transaksi terhadap barang yang telah dibeli tersebut. Secara lebih khusus, adanya faktur sangat berguna sebagai bukti fisik pungutan pajak PPnBM maupun PPN. Pihak Direktorat Jenderal Bea dan Cukai akan meninjau keberadaan faktur untuk kegiatan impor BKP.

Baca juga : Model SCOR Dalam Supply Chain Risk Management (SCRM)

Ciri Ciri Faktur

Jika dilihat dari fungsinya, maka memiliki ciri-ciri yang menunjukan bahwa faktur adalah dokumen komersial yang sah dan berbeda dengan dokumen-dokumen komersial lainnya. Berikut ini, beberapa ciri atau karakteristik:

  • Terdapat nomor faktur sebagai pengidentifikasi yang unik dan sebagai referensi, baik untuk pihak internal maupun pihak eksternal perusahaan.
  • Berisi identitas penjual yang lengkap dan jelas meliputi informasi kontak penjual 
  • Mengurai ketentuan dalam pembayaran dan informasi lain yang berkaitan dengan keuangan seperti diskon, rincian pembayaran awal, dan biaya keuangan yang dinilai untuk pembayaran yang terlambat.
  • Terdapat tanggal faktur untuk menunjukkan durasi kredit dan tanggal jatuh tempo tagihan. 

Jenis – Jenis Faktur

Secara garis besar, ada dua jenis faktur yang populer saat ini, yaitu jenis faktur pajak dan jenis faktur komersial (invoice).
source : www.freepik.com

Secara garis besar, ada dua jenis faktur yang populer saat ini, yaitu jenis faktur pajak dan jenis faktur komersial (invoice). Faktur pajak merupakan faktur yang dikeluarkan Pengusaha Kena Pajak (PKP) yang menyerahkan Barang Kena Pajak (BKP) atau Jasa Kena Pajak (JKP) sebagai bukti pungutan Pajak Pertambahan Nilai (PPN) yang sudah dilakukan. Faktur pajak sangat berguna sebagai pengkreditan pajak sehingga dikenal dengan dua istilah, yaitu faktur pajak keluaran dan faktur pajak masukan. 

Faktur pajak keluaran dibuat oleh pengusaha kena pajak yang selaku pihak penjual untuk diberikan kepada pihak konsumen. Sedangkan faktur pajak masukan merupakan faktur yang diperoleh pengusaha kena pajak saat melakukan pembelian atas BKP/JKP dari PKP lain yang menjadi transaksi. Faktur pajak masukan digunakan untuk melakukan pengkreditan pajak masukan oleh pihak PKP yang bertindak sebagai pihak pembeli.

Sementara itu, faktur komersial merupakan faktur yang memberikan informasi terkait perhitungan penjualan dengan perhitungan pembayaran kemudian. Jika ditinjau dari format atau templatenya, faktur komersial terbagi menjadi 3 bentuk, yaitu faktur biasa, faktur proforma, dan faktur konsuler.

Baca juga : Pengertian Manajemen Supply Chain Dan 6 Tantangan & Solusi Untuk Perusahaan

1. Faktur Biasa

Faktur biasa merupakan faktur yang umum digunakan dalam transaksi yang bersifat sederhana untuk kegiatan jual beli. Faktur ini biasanya diberikan pada saat transaksi secara umum dan memiliki sistem yang cukup sederhana. Contoh dari template faktur biasa bisa dilihat seperti contoh berikut ini:

2. Faktur Proforma

Faktur proforma merupakan jenis faktur yang sifatnya sementara dan biasanya diberikan sebelum penyerahan barang secara keseluruhan. Faktur ini hanya digunakan sebagai faktur pengganti sementara karena barang yang diterima oleh konsumen dikirimkan dengan cara bertahap atau terpisah. Faktur proforma diberikan jika konsumen yang membeli barang belum menerima produk secara utuh atau keseluruhan. Jika seluruh barang yang dipesan telah diterima, maka faktur proforma akan diganti dengan faktur yang utuh atau faktur biasa. Contoh dari faktor proforma bisa dilihat seperti gambar berikut ini:

Faktur Proforma bukan jenis faktur yang harus ada dalam setiap kegiatan transaksi, tetapi ada beberapa situasi yang memerlukan penjual untuk memberi faktur proforma kepada pihak pembeli. Misalnya untuk transaksi yang dilakukan dengan adanya pembayaran di awal oleh pihak konsumen. Ketika terjadi pembayaran uang muka oleh pembeli, penjual perlu membuat proforma invoice sebagai dokumen rujukan kalau transaksi tersebut telah dijamin dan bisa diselesaikan pemesanannya. Faktur proforma juga bisa dibuat dalam kondisi perusahaan atau pihak penjual meminta pembeli untuk melakukan pembayaran. Jadi, secara tidak langsung penjual juga ingin memastikan kalau pihak pembeli akan melakukan transaksi tersebut melalui faktur proforma.

Di Indonesia, praktek pemberian faktur proforma kepada pihak pembeli masih sangat jarang dilakukan. Secara umum pembeli pasti akan melakukan pertimbangan mengenai harga dan kualitas barang yang dirasa paling sesuai dari berbagai banyak pilihan produk. 

3. Faktur Konsuler

Faktur Konsuler merupakan faktur yang dibuat khusus untuk melakukan perdagangan ekspor dan impor. Faktur ini harus mendapatkan legalisasi oleh perwakilan negara tujuan pengimpor seperti atase perdagangan, kantor konsuler, dan kedutaan besar negara pengimpor yang berkedudukan di negara pengekspor. Contoh faktur konsuler bisa dilihat dari gambar di bawah ini:

Faktur konsuler berfungsi juga sebagai dokumen yang menerangkan pengiriman barang karena di dalamnya terdapat sejumlah informasi seperti nama pengirim, penerima barang, dan harga barang. Faktur konsuler bisa didapatkan melalui perwakilan konsuler negara tujuan pengiriman dan harus disertifikasi terlebih dahulu oleh oleh konsul negara tujuan. Selanjutnya, konsul tersebut akan memberi stempel dan mengotorisasi dokumen sebagai faktur konsuler.

Tidak semua negara mewajibkan faktur konsuler, namun hanya untuk beberapa negara untuk mengumpulkan pajak dan bea cukai saja. Dokumen ini dapat membantu perusahaan untuk mempercepat proses impor barang ke negara tujuan. Beberapa negara yang mewajibkan faktur konsuler untuk proses ekspor dan impor antara lain Kenya, Uganda, Tanzania, Mauritius, Selandia Baru, Myanmar, Irak, Australia, Fiji, Siprus, Nigeria, Ghana, Guinea, Zanzibar, dan negara-negara di Amerika Latin.

Template Faktur

Sebenarnya, tidak ada standar khusus untuk membuat faktur. Artinya, setiap perusahaan bisa membuat form atau template sendiri yang mencerminkan brand dan merek perusahaan. Namun, dalam membuat faktur harus dilengkapi dengan beberapa elemen yang wajib ada. Elemen-elemen tersebut antara lain informasi pengirim (penjual), informasi penerima (pembeli), informasi produk, Nomor urut invoice, Purchase order/nomor order, DO/SJ (nomor transaksi), Sub Total, Diskon (bila ada), Biaya pengiriman (bila ada), Biaya PPN, Total Biaya, serta tanggal dan tempat dikeluarkannya faktur.

Informasi pengirim (penjual) merupakan elemen yang tidak bisa dilewatkan saat membuat faktur. Informasi ini berisi tentang identitas dari penjual atau perusahaan pengirim barang atau jasa. Begitu pula dengan informasi pembeli (penerima). Dalam hal ini, harus jelas nama dan alamat penerima, khususnya jika transaksi dilakukan secara kredit. 

Sebagai penunjuk informasi dari sebuah produk yang dibeli, faktur harus dilengkapi dengan rincian tentang produk. Misalnya berkenaan dengan harga, jumlah barang yang dibeli, tarif, jumlah pajak, dan jumlah keseluruhan pembelian. Informasi tentang produk harus ditulis secara ringkas namun detail di dalam faktur. Adapun tempat dan tanggal faktur dicantumkan sebagai bukti keabsahan dari edaran faktur tersebut.

Baca juga : Contoh Laporan Keuangan Pada Perusahaan Distribusi

e-faktur Sebagai Perkembangan Faktur Terkini

Dalam perkembangan faktur terkini, faktur telah beralih dari pembuatan secara manual menjadi elektronik yang disebut dengan e-faktur.
source : www.freepik.com

Dalam perkembangan faktur terkini, faktur telah beralih dari pembuatan secara manual menjadi elektronik yang disebut dengan e-faktur. Awalnya, penggunaan faktur jenis ini disediakan oleh Direktorat Jenderal Pajak (DJP) untuk menghindari banyaknya penyalahgunaan yang dilakukan oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP) dengan memanfaatkan faktur kertas yang dibuat secara manual. Para oknum PKP dapat membuat salinan faktur kertas dengan mudah dan memodifikasi datanya sehingga data yang dilaporkan merupakan faktor yang telah dimanipulasi dan tidak bisa dipertanggungjawabkan. 

Pada tahun 2014, Direktorat Jenderal Pajak (DJP) mulai memberlakukan pengisian faktur pajak melalui aplikasi Faktur elektronik untuk memudahkan pelaporan pajak dan mengurangi penyalahgunaan yang dilakukan oleh oknum PKP yang tidak bertanggung jawab. e-Faktur merupakan aplikasi resmi yang telah sesuai dengan Pasal 11 Peraturan Direktorat Jenderal Pajak (DJP) No. PER-16/PJ/2014 mengenai Pengusaha Kena Pajak (PKP) yang wajib membuat dan melaporkan faktur pajak secara diunggah dan memperoleh persetujuan dari Direktorat Jenderal Pajak (DJP). 

e-faktur merupakan faktur yang dibuat melalui aplikasi atau sistem elektronik yang saat ini semakin penting seiring dengan perkembangan teknologi yang menuntut efisiensi. e-faktur berbeda dengan faktur pajak fisik dan dinilai lebih mudah karena pengisiannya dilakukan secara digital lewat aplikasi atau situs web resmi Direktorat Jenderal Pajak (DJP) Online.

Hingga saat ini, Dirjen Jenderal Pajak mensyaratkan keharusan membuat e-faktur bagi setiap PKP untuk menghindari penyalahgunaan dalam membuat laporan pajak. Dengan e-faktur ini, mau tidak mau setiap perusahaan harus mulai familiar dengan teknologi untuk kepentingan perpajakannya. Jika dibandingkan dengan faktur kertas yang dibuat secara manual, maka e-faktur unggul dalam memberikan kemudahan dan keamanan. Beberapa keunggulan lainnya seperti penggunaan tanda tangan elektronik berupa QR Code yang lebih memudahkan penggunaannya. e-Faktur wajib digunakan oleh semua Pengusaha Kena Pajak (PKP) yang telah ditetapkan oleh Dirjen Pajak. 

Untuk kelancaran membangun bisnis, Anda tidak bisa mengesampingkan peran faktur dalam bisnis Anda. Faktur harus segera dibuat dalam setiap transaksi yang terjadi, sehingga Anda bisa mengukur keberhasilan bisnis dan mempermudah dalam kewajiban perpajakan. Maka dari itu, Anda harus memberikan perhatian terhadap keberadaan faktur untuk usaha Anda. Apalagi saat ini pemerintah secara resmi mewajibkan penggunaan e-faktur untuk setiap PKP.

Selain faktur, Anda juga perlu sebuah aplikasi yang mendukung kelancaran arus penjualan perusahaan. Tenaga penjual harus dibekali dengan aplikasi SimpliDOTS Sales Force Automation (SFA) agar bisa meningkatkan produktivitasnya dalam mengemban tugas. Dengan aplikasi ini, tenaga penjual akan lebih terkontrol karena mudah diintegrasikan dengan pihak-pihak lain yang ada di perusahaan Anda. Tenaga penjual juga akan lebih terarah dalam melakukan setiap program penjualan yang telah dibuat. Dapatkan layanan free trial aplikasi SimpliDOTS Sales Force Automation (SFA) selama 14 hari setelah mendaftar di sini.

Baca juga : Metode Perhitungan Inventory (FIFO, LIFO, FEFO, Dan Average Cost)

Baca juga : 5 Tips Agar Bisnis Startup Tahan Gempuran Pandemi Dan Resesi