Penambahan Fitur Sales Invoice dan Customer Payment di Sales Management Hub (SMH) – [7July 2022]

Terdapat fitur baru di Sales Management Hub yaitu Sales Invoice dan Customer Payment. Menu ini memiliki fungsi untuk membuat faktur atau pembayaran faktur.

Untuk mengakses menu Sales Invoice dapat melalui icon di bawah ini:

Tampilan untuk List Sales Invoice:

• Pencarian dengan nomor Sales Invoice (maksimal 2 kata)
• Filter SI dengan tanggal, customer, employee/sales dan status
• Untuk membuat Sales Invoice, saat ini masih belum bisa dari SMH.
  Rencananya kedepannya akan bisa buat invoice dari SFA Canvassing dan juga dari web SMH.

Terdapat 4 status Sales Invoice: Active, PartiallyPaid, Paid, Cancelled.

Penjelasan status Sales Invoice:

1. Active: Sales Invoice baru dibuat.
2. PartiallyPaid : Sales Invoice sudah dibayar sebagian (tidak penuh).
3. Paid : Sales Invoice sudah dibayar penuh.
4. Cancelled: Sales Invoice dibatalkan.

Pada Detail Sales Invoice, user dapat melihat semua data yang berhubungan dengan Sales Invoice tsb, dimulai dari Customer, Employee, Date, Warehouse, Payment Term, Items, Total Harga, dsb.

Dari halaman detail Sales Invoice, user dapat melakukan pembayaran terhadap SI tsb dengan menekan tombol “Proceed Payment”. Sistem kemudian akan membawa user ke halaman Create Customer Payment khusus untuk SI tsb. Penjelasan selengkapnya ada pada section Customer Payment di bawah.

NOTES:

“Proceed Payment” atau pembayaran hanya dapat dilakukan untuk Sales Invoice dengan status Active atau PartiallyPaid.

Jumlah yang sudah dibayar dapat dilihat pada bagian paling atas.

Untuk mengakses menu Customer Payment dapat melalui icon di bawah ini:

Tampilan untuk List Customer Payment (CP):

• Pencarian dengan nomor Customer Payment (maksimal 2 kata)
• Filter CP dengan tanggal, customer, payment method dan status
• Untuk membuat Customer Payment, dapat dilakukan melalui tombol “Add Customer Payment” atau “Proceed Payment” pada detail Sales Invoice seperti penjelasan di atas.

Terdapat 3 status Customer Payment: Active, Completed, Cancelled.

Penjelasan status Customer Payment:

1. Active: Pembayaran sudah dilakukan namun belum diselesaikan/dikonfirmasi. Ini terjadi kalau PaymentMethod yang dipilih saat membuat CP adalah PaymentMethod yang NeedToBeResolved (perlu dikonfirmasi).
2. Completed: Pembayaran sudah dilakukan dan sudah dikonfirmasi ulang. Namun ini juga dapat terjadi pada saat baru membuat CP kalau PaymentMethodnya tidak NeedToBeResolved (tidak perlu dikonfirmasi). Artinya, pada saat membuat CP, statusnya langsung Completed.
3. Cancelled: Pembayaran dibatalkan.

Kolom yang wajib diisi:

• Customer
• Employee
• Payment Method
• Payment Date jika tidak diisi maka defaultnya akan menjadi tanggal hari ini
• Total Payment

Notes:

Setelah memilih customer, maka sistem akan memunculkan semua Sales Invoice atas nama customer tersebut.

User diminta untuk mengisi “Total Payment”, kemudian sistem akan membagi total pembayaran tsb ke seluruh SI dari atas ke bawah.

Jika user hendak mengubah pembayaran per SI, bisa mengedit langsung pada kolom amount.

Jika PaymentMethod yang dipilih NeedToBeResolved (true), maka saat “Save” status CP akan menjadi Active. Jika user memilih “Save & Resolve” status CP akan langsung Completed.

Jika PaymentMethod yang dipilih tidak NeedToBeResolved (false), maka saat “Save” status CP akan langsung menjadi Completed.

Saat ini pada SMH belum ada menu khusus PaymentMethod, dan user hanya dapat membuat PaymentMethod baru, tidak bisa edit ataupun hapus.
Untuk membuat PaymentMethod baru, dapat dilakukan melalui dropdown pemilihan PaymentMethod:

Notes:

- Nama payment method wajib diisi.

- NeedToBeResolved akan mempengaruhi pembuatan CP seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya.

- IsDefault untuk saat ini belum signifikan fungsinya, hanya digunakan untuk memastikan jika tidak ada PaymentMethod yang dipilih, sistem dapat mengambil Payment Method default. Pada 1 akun hanya dapat memiliki 1 default PaymentMethod.

Seperti penjelasan pada detail Sales Invoice, user dapat melakukan pembayaran terhadap Sales Invoice (SI) dari detail. User akan dibawa ke halaman yang sama dengan create Customer Payment namun ada pengecualian sebagai berikut:

• User tidak dapat memilih Customer lain.
• User tidak dapat membayar SI lain meskipun ada SI lain atas nama Customer tersebut.

Pada Detail Customer Payment (CP), user dapat melihat semua data yang berhubungan dengan pembayaran tersebut, dimulai dari Customer, Employee, Payment Date, Payment Method, Invoice, Total, dsb.

Dari halaman detail Customer Payment, user dapat melakukan penyelesaian pembayaran (konfirmasi pembayaran) atas CP tsb dengan menekan tombol “Resolve Payment”.

Setelah resolve payment, status Customer Payment yang sebelumnya Active akan berubah menjadi Completed. Kemudian sistem akan mengupdate status SI yang sudah dibayar menjadi Paid atau PartiallyPaid sesuai dengan jumlah pembayaran.

Note:

Sistem hanya akan mengupdate status SI jika CP sudah Completed. Jika status CP masih Active (sudah dibuat namun belum resolved), status SI tetap akan Active (tidak diupdate oleh sistem).

Sekian dan terima kasih, Kawan Simpli! 🙂