Sistem pengantaran tentu merupakan hal yang harus krusial bagi suatu brand atau distributor, sehingga Delivery Planning System yang baik dapat membuat pengantaran menjadi lebih efisien secara biaya dan upaya. Selain itu, sistem pengantaran yang kurang baik akan mempengaruhi distribusi dan menyebabkan ketersediaan barang tidak merata. Ketersediaan barang di outlet-outlet juga pastinya mempengaruhi penjualan suatu brand.
Pastinya pengantaran akan lebih mudah kalau ada bagiannya yang diotomatisasi, kan? Bagaimana jika ada suatu sistem yang dapat memilihkan rute-rute pengantaran buat driver-driver kamu sampai memperkirakan waktu pengantaran, mengalokasikan driver secara otomatis untuk satu pengantaran, dan lainnya yang bisa buat kerja kamu lebih mudah? Jika kamu sudah siap merombak Delivery Planning System brand kamu, lanjutkan baca artikel ini ya!
Apa itu Delivery Planning System?
Delivery Planning System bangkit dari perencanaan pengantaran, yaitu proses di mana sebuah bisnis merencanakan rute dan keperluan lainnya dalam membantu distribusi barang. Perencanaan pengantaran yang lebih kompleks biasanya mempertimbangkan banyak faktor sesuai dengan jenis bisnisnya. Sebagai contoh, bisnis jual makanan beku akan mempertimbangkan waktu makanan tersebut masih fresh, sehingga target waktu pengantarannya pasti akan lebih pendek daripada bisnis lain.
Perencanaan pengantaran yang makin kompleks seiring berkembangnya suatu bisnis, ditambah variabel-variabel lain yang mempengaruhi pengantaran seperti yang dijelaskan sebelumnya, membuat adanya kebutuhan untuk mempermudahnya dengan otomatisasi. Delivery Planning System hadir sebagai suatu sistem yang dapat mengotomatisasi sebagian besar proses pengantaran barang atau distribusi, mulai dari pemilihan rute, pengalokasian armada, estimasi waktu pengantaran, pelaporan, pembuatan surat-surat, dan lainnya.
Apa Saja Ciri-ciri Perencanaan Pengantaran yang Baik?
Perencanaan pengantaran yang baik harus mempertimbangkan empat hal utama berikut:
1. Kepuasan pelanggan
Pelanggan harus menerima produk sesuai dengan target waktu yang sesuai dengan produk atau dalam waktu yang dipromosikan oleh bisnis. Hal ini penting untuk mendapatkan review bagus dan mempertahankan pelanggan yang sudah ada.
2. Efisiensi pengantaran
Sistem pengantaran yang efisien menggunakan biaya serendah-rendahnya dengan produktivitas tinggi. Hal ini dapat dicapai dengan mengirimkan armada pengantaran ke rute-rute yang lebih efisien dari jarak tempuh. Waktu pelanggan berada di tempat juga harus dipertimbangkan agar tidak harus bolak-balik untuk mengantar barang. Bisnis dapat menambah opsi pengantaran di atau diluar jam kerja untuk mengetahui informasi ini.
3. Kapasitas armada
Bisnis harus dapat memanfaatkan kapasitas armada yang ada dengan semaksimal mungkin tanpa menambah jam kerja driver dari seharusnya atau melebihi kapasitas aman armada tersebut. Bisnis perlu mempertimbangkan dimensi paket-paket yang diantar secara detail untuk memaksimalkan ruang ini.
4. Kepuasan karyawan
Karyawan yang happy di tempat kerja pasti akan bekerja dengan maksimal. Driver yang tidak burn out akan lebih produktif dalam pengantaran. Selain itu, jika perencanaan pengantaran yang ada sekarang sudah efektif, para manajer bisa fokus ke hal-hal strategis.
Kapan Kita Butuh Delivery Planning System?
Ada beberapa tanda yang dapat menunjukkan kalau kita membutuhkan delivery planning system untuk membantu bisnis kita, yaitu sebagai berikut:
Data-data penting tidak terpusat. Perencanaan rute agar lebih akurat dan efisien membutuhkan banyak data. Jika informasi yang kita butuhkan ini tidak ada di satu sistem pusat, data ini hanya akan tersebar di perencana rute dan tidak bisa diakses semua karyawan. Jika perencana rute sakit, cuti, atau mengundurkan diri, informasi ini tidak tersedia ke siapapun.
Biaya tidak bisa diperinci. Ciri lain kamu membutuhkan delivery planning system adalah kamu tidak punya gambaran lengkap dari metodologi dan data yang diperlukan untuk menganalisis rencana pengantaran yang ada agar lebih baik. Tanpa hal ini, kita tidak bisa menjawab pertanyaan-pertanyaan penting dari pihak lain untuk memperbaiki rencana pengantaranmu.
Biaya armada susah kamu sesuaikan dengan pertumbuhan bisnis. Seiring bisnis kamu berkembang, kamu akan mendapatkan lebih banyak pengantaran yang harus kamu urus, dan tentunya lebih kompleks juga. Misalnya, perencanaan satu pengantaran yang biasanya memakan waktu dua sampai tiga jam sekarang bisa memakan waktu lima jam atau lebih. Kamu harus bisa menjaga produktivitas perencanaan pengantaran ini dengan mencari tools yang tepat.
Bahkan jika kamu tidak bisa menentukan kalau armada kamu selama ini efisien atau tidak, itu sudah cukup bagi kamu untuk mulai mencari delivery planning system yang tepat.
Baca Juga: Mudahkan Distribusi dengan Aplikasi Logistik
Apa Saja Keuntungan Menggunakan Delivery Planning System?
Kalau kamu masih membaca sampai sini, kemungkinan kamu ada ketertarikan untuk mencari delivery planning system untuk bisnis distribusimu. Untuk meyakinkanmu, ini dia keuntungan memakai delivery planning system untuk bisnismu!
Hemat biaya. Hingga 30% dari biaya pengantaran bisa dihemat jika kamu menggunakan delivery planning system yang baik.
Hemat waktu perencanaan pengantaran. Jika delivery planning system kamu terotomatisasi sepenuhnya, waktu yang dibutuhkan dalam perencanaan pengantaran bisa dipotong dari hitungan jam menjadi hitungan menit saja. Nantinya, karyawan kamu bisa fokus di hal-hal yang lebih produktif dan kompleks.
Pelayanan pelanggan lebih baik. Perkiraan waktu sampai akan lebih akurat, dan tentunya hal ini yang pembeli inginkan. Delivery planning system yang baik akan mengambil perttimbangan dari berbagai faktor untuk membuat rute-rute yang akurat dan tentunya realistis, sehingga kamu bisa lebih bisa mengejar KPI distribusimu.
Supir akan lebih produktif dan bahagia. Pada waktu-waktu di mana rekrutmen supir lebih susah, implementasi delivery planning system akan meningkatkan rasa percaya terhadap bisnis kamu karena kamu mau membuat beban kerjanya lebih ringan. Selain itu, supir juga makin yakin bisa memenuhi target dan beban kerja tidak diperbanyak ke supir yang lebih senior, sehingga tidak terjadi misinformasi.
Akuntabilitas lebih tinggi. Dengan delivery planning system, pelaporan kemajuan KPI ke petinggi perusahaan bisa lebih cepat dan baik, sehingga pengantaran barang dilihat lebih transparan.
Insight lebih ke strategi pengantaran. Delivery planning system yang lebih canggih memiliki fungsi business modeling yang dapat menganalisis kemungkinan perubahan dalam lingkup pengantaranmu sebelum mengubah sesuatu. Misalnya, jika kamu ingin menambah salah satu retail besar ke salah satu rute pengantaranmu, delivery planning system tersebut dapat memperkirakan biaya baru dan perubahan yang akan terjadi.
Apa Saja yang Bisa Menghalangi Adopsi Delivery Planning System?
Bisnis distribusi yang sebelumnya menggunakan perencanaan pengantaran sederhana lalu melakukan adopsi delivery planning system bisa langsung mengurangi biaya pengantarannya hingga 30%. Keuntungan ini didapatkan dengan pengurangan armada, sumber daya manusia, dan biaya seperti bahan bakar dan peremajaan armada. Jika penggunaan delivery planning system sudah jelas menguntungkan bisnis distribusimu, mengapa bisa ada penentangan dari internal bisnis kamu?
Susah menghilangkan kebiasaan lama. Kita pernah berada di zona nyaman untuk suatu hal bahkan di luar pekerjaan sekalipun – kita takut untuk bereksperimen dengan cara lain. Hal yang sama bisa saja terjadi di bisnis kamu jika ada sistem baru yang mau dicoba. Singkatnya, “kita sudah lama memakai cara ini, mengapa kita harus memakai cara lain?”. Meski perencanaan pengantaran bisnismu selama ini terkesan baik-baik saja, bukan berarti sistem yang sudah ada tidak bermasalah. Bisa saja ternyata rute yang direncanakan selama ini tidak efisien, dan tanpa delivery planning system yang baik, masalah tersebut tidak terdeteksi dan pendapatan yang semestinya bisa lebih tidak kamu dapatkan.
Ketakutan akan otomatisasi. Tidak bisa kita pungkiri, sedikit banyak karyawan yang akan menganggap otomatisasi oleh delivery planning system ini akan menghapus pekerjaan mereka. Karena itu, kita harus menunjukkan bahwa karyawan akan dimudahkan dengan adanya sistem ini dan mereka akhirnya bisa fokus ke pekerjaan-pekerjaan strategis.
Harga sistem yang mahal. Sebagai pemilik bisnis, kita tentu hitung-hitungan kalau soal investasi dalam tool baru terutama jika tidak ada use case yang jelas. Namun, jika implementasinya baik, delivery planning system ini dapat mendatangkan return on investment (ROI) dalam 3 sampai 12 bulan.
Sebelum kamu dapat menggunakan delivery planning system, pastinya kamu harus mengajukan penggunaannya ke pihak atasan. Banyak penyedia delivery planning system yang menawarkan pemprosesan sampel data milik perusahaanmu dan mendemonstrasikan pengaruh yang akan dirasakan jika memakai delivery planning system mereka tanpa biaya. Hasilnya dapat membantu kamu “menjual” sistem ini ke pihak pengambil keputusan.
Apa Saja Fitur Delivery Planning System yang Dapat Membantumu?
Software delivery planning system yang baik memiliki fitur-fitur ini:
Optimasi rute secara otomatis. Hal ini mencakup penjadwalan pengantaran dan perencanaan rute. Rute paling pendek belum tentu paling baik, sehingga software delivery planning system akan mempertimbangkan banyak faktor untuk menentukan rute yang paling optimal.
Pelacakan pengantaran secara real-time. Sebagai distributor, kamu dapat menggunakan pelacakan pengantaran ini untuk memonitor kinerja armadamu dan meningkatkan produktivitas tim. Selain itu, jika ada masalah dalam pengantaran, kamu bisa bertindak cepat.
Alokasi barang pengantaran. Delivery planning system yang baik dapat mengalokasikan suatu order ke armada tertentu tergantung kapasitas dan faktor lainnya. Selain itu, alokasi beban pengantaran ini juga penting untuk menghindari burnout dari para karyawan.
Analisis data. Seiring lebih banyak kita memakai suatu delivery planning system, data yang masuk juga akan banyak. Delivery planning system dapat menganalisis data ini untuk membantumu menentukan mana rute, supir, dan skema pengantaran yang memiliki performa lebih baik.
Pengantaran barang yang cepat dan efisien menjadi keharusan di 2022 ini, namun perencanaan pengantaran tidak harus memakan banyak waktu dan tenagamu. Dengan Delivery & Route Optimization System SimpliDOTS, perencanaan pengantaran barangmu bisa lebih terbantu dan kamu bisa lebih fokus ke hal-hal strategis sebagai distributor. Yuk, coba sekarang disini!
