Mengenal Layanan Sales Force CRM Dan Fungsinya Bagi Perusahaan

Mengenal Layanan Sales Force CRM dan Fungsinya Bagi Perusahaan

Beberapa waktu terakhir, sales force marak diperbincangkan berbagai perusahaan. Tetapi tidak sedikit orang yang belum memahami layanan Sales Force dan CRM. Mayoritas orang masih mengira-ngira apa yang dapat dilakukan oleh layanan ini? Apa manfaatnya bagi perusahaan? dan apakah sales force dan CRM merupakan layanan yang berbeda?

Apa itu sales force?

Definisi Sales Force
sumber : freepik

Tim penjualan (sales force) adalah tim atau divisi dalam suatu perusahaan yang bertugas untuk melakukan dan membuat strategi penjualan produk. Disamping itu sales force juga bertanggung jawab untuk melayani konsumen, dan teknologi penjualan supaya perusahaan dapat terus berkembang.  Teknologi yang dimaksud merupakan software CRM atau lebih dikenal sebagai sales force CRM.

Sales force memegang peranan penting dalam pengelolaan bisnis. Karenanya tim penjualan diharuskan mempunyai skill dan kemampuan yang baik, supaya menghasilkan output yang maksimal. Tim sales force bekerja pada lingkungan dan target yang ketat, sehingga membutuhkan bantuan teknologi untuk menyederhanakan job desk sales force.

Berikut merupakan job desk dan tanggung jawab sales force secara lengkapnya.

  • Mendata prospek konsumen sesuai target perusahaan
  • Memproses penjualan menurut list target yang sudah disepakati dengan perusahaan
  • Mempersiapkan alat yang dibutuhkan untuk proses penjualan
  • Melakukan penjualan meliputi promosi, negosiasi, dan kontrak
  • Monitoring aktivasi konsumen dalam kontrak
  • Menyiapkan dan mengikuti tender 
  • Menjaga hubungan baik dan berkoordinasi dengan divisi lain yang terlibat dalam proses penjualan
  • Melaporkan kegiatan penjualan berdasarkan format laporan yang sudah ditentukan
  • Belajar dan mengasah skill terkait penjualan produk, layanan service, dan menjaga hubungan baik dengan konsumen

Sedangkan berikut merupakan manfaat dari sales force:

  • Otomasi dan proses komunikasi antara perusahaan dengan konsumen
  • Laporan penjualan yang dihasilkan lebih analitis dan terstruktur
  • Update mengenai perilaku konsumen secara akurat dan cepat
  • Meningkatkan layanan konsumen
  • Tim sales mengawasi dan memonitoring Key Performance Indicator (KPI)
  • Menyederhanakan dan merampingkan proses administrasi tim sales
  • Mengefektifkan pengelolaan database klien 

Dapat disimpulkan sales force menjadi bagian terpenting bagi perusahaan terutama untuk menjual produk ataupun jasa yang ditawarkan perusahaan. Oleh karena itu tim penjualan harus memiliki skill komunikasi yang baik, supaya calon konsumen tertarik dengan produk perusahaan mereka. 

Baca juga : Apa Itu Sales Force Automation (SFA) Bagi Perusahaan Distributor?

Perpaduan sales force dengan CRM

Perpaduan sales force dengan CRM
sumber : freepik

Untuk membantu sales force mencapai target yang maksimal, Customer Relationship Management (CRM) hadir sebagai bentuk teknologi yang menghubungkan konsumen dengan perusahaan, menyederhanakan proses penjualan, serta meningkatkan keuntungan. Software CRM mengintegrasikan semua kegiatan mulai dari pemasaran, penjualan hingga admin dalam satu perusahaan.

Singkatnya CRM merupakan software berbasis cloud computing yang memiliki banyak tools untuk memudahkan pengelolaan penjualan perusahaan. Perangkat lunak ini dapat diakses dimana saja asalkan terhubung dengan akses internet. Sales Force Automation (SFA) merupakan bagian dari CRM yang berfungsi untuk membantu salesman, seperti mengecek stok barang, mendata toko, membuat jadwal kerja, dan lainnya.

Software SFA dimanfaatkan tim penjualan dalam proses penjualan door-to-door, penjualan langsung, penjualan online, dan lainnya. Sementara manajer penjualan menggunakan SFA untuk memonitor kinerja salesman, mengelola proses penjualan, memberikan penawaran, hingga membuat laporan bulanan.

Salah satu software SFA yang berkualitas adalah SimpliDOTS SFA. Layanan SimpliDOTS terintegrasi pada satu sistem yang menghubungkan berbagai unit kerja mulai dari tim penjualan, pemasaran, distributor, hingga admin yang bertempat di kantor. 

SimpliDOTS SFA merupakan aplikasi yang membantu pekerjaan salesman, collector, dan distributor. Fitur-fiturnya dilengkapi dengan route direction dan delivery untuk memudahkan driver. Sedangkan fitur ordering, promo scheme dan dokumentasi pekerjaan.

Software SimpliDOTS SFA yang merupakan bagian dari CRM ini tidak hanya digunakan untuk mendukung penjualan, namun juga dapat digunakan oleh sales manager. Layanan ini dinamakan SimpliDOTS Monitoring, yang berisi fitur-fitur penting untuk memudahkan manajer memantau kinerja salesman.

Dengan hadirnya berbagai fitur dalam layanan SimpliDOTS SFA dan SimpliDOTS Monitoring, tugas dan tanggung jawab tim penjualan menjadi lebih ringan serta dapat menjalankan fungsinya dengan maksimal. 

Fungsi sales force bagi perusahaan

Fungsi Sales Force Bagi Perusahaan
sumber : freepik

Sales force dalam perusahaan memiliki fungsi utama sebagai ujung tombak perusahaan untuk menghasilkan keuntungan. Selain itu tim penjualan juga berfungsi untuk:

1. Menumbuhkan brand awareness 

Brand awareness merupakan proses yang mendeskripsikan pengenalan produk kepada calon konsumen. Menumbuhkan brand awareness adalah kunci untuk mempromosikan produk baru maupun mengembangkan kembali produk lama. Untuk menumbuhkan brand awareness diadakan kampanye, iklan, atau promosi yang menyasar pada public.

Brand awareness akan terbentuk ketika terjadi hubungan keakraban antara produk dengan konsumen. Maka dari itu diadakan iklan dan promosi dari perusahaan, dengan tujuan utama yaitu mengenalkan dan membiasakan calon konsumen pada produk baru mereka mencakup keunggulan, diversifikasi, serta manfaatnya dibanding produk pesaing.

Salah satu cara yang efektif untuk menggaet segmentasi pasar adalah menggunakan social media. Platform social media merupakan ruang public terbesar yang dapat diakses secara gratis dan tanpa batasan tertentu. Oleh karenanya social media menjadi tempat yang pas untuk melakukan sales campaign, menyebarkan informasi tentang produk, serta memetakan segmentasi pasar. 

Instagram sebagai salah satu platform media social, dapat menjadi tempat pertama untuk melakukan promosi. Buat dan benahi akun Instagram khusus bisnis, sehingga calon konsumen mudah untuk mengenali produk perusahaan. Instagram juga menyediakan tempat beriklan yang terintegrasi dengan akun facebook. 

Selain Instagram, whatsapp juga menyediakan fitur khusus bisnis. Fitur whatsapp bisnis menghadirkan template pesan yang membantu sales force mendeskripsikan informasi umum secara otomatis. Dengan whatsapp bisnis komunikasi call center dengan mitra maupun konsumen dapat berjalan lancar.

2. Meningkatkan loyalitas konsumen

Setelah terbentuk brand awareness, tugas sales force selanjutnya yaitu memastikan konsumen melakukan repeat order. Maka dari itu tim penjualan harus membangun hubungan baik dengan para konsumen seperti memberikan promosi membership, disko khusus, melayani pertanyaan dan menerima masukan dari konsumen dengan baik.

Saran ataupun masukan juga dapat diperoleh melalui survey pelanggan. Selain sebagai bentuk perbaikan diri, survey menjadi bentuk refleksi sejauh mana produk dikenal oleh pasar. Jenis survey yang paling sering digunakan adalah survey kepuasan pelanggan.

3. Mengelola dan melayani konsumen

Fungsi sales force selanjutnya yaitu mengelola data konsumen dan melayani keluhan konsumen dengan baik. Pemanfaatan software CRM membuat data-data konsumen seperti nama dan lokasi toko retail, tersimpan dengan rapi. Dengan berbasis cloud computing, data-data tersebut dapat diakses dimanapun selama perangkat terkoneksi dengan internet.

Sales force juga bertugas menerima, memperbaiki, dan mengelola hubungan antara konsumen dan perusahaan dengan menciptakan interaksi yang efektif, otomasi dan berkualitas. Oleh karena itu, seorang dari tim penjualan harus bermental baja dan tahan terhadap tekanan. 

4. Menambah penghasilan perusahaan

Ketika sales force berhasil meningkatkan brand awareness dan loyalitas konsumen, produk yang ditawarkan laku terjual sehingga pendapatan perusahaan meningkat. Supaya pendapatan perusahaan terus meningkat, tim penjualan bertugas menjaga kepercayaan konsumen terhadap brand.

Beberapa cara dilakukan tim penjualan untuk menjaga kepercayaan konsumen, seperti menstabilkan ketersediaan produk, memastikan permintaan konsumen terpenuhi, hingga mendampingi konsumen supaya melakukan pembelian. Semua tahapan tersebut dicatat dan dilaporkan tiap periode sebagai bahan evaluasi kinerja tim penjualan . 

Selain itu sales force juga berupaya untuk meningkatkan jumlah konsumen tetap. Semakin banyak konsumen setia, maka semakin banyak keuntungan yang didapatkan perusahaan. Database para konsumen-konsumen ini, dapat dijadikan acuan bagi tim penjualan untuk menemukan segmen pasar yang tepat.

Namun divisi sales force hanya bertugas meningkatkan pendapatan perusahaan dari segi penjualan dan faktor-faktor yang mempengaruhi penjualan produk. Maka dari itu tim penjualan berupaya untuk meningkatkan efisiensi penjualan dan mengurangi biaya yang tidak diperlukan, sehingga profit perusahaan tidak menurun.

Baca juga :  3 Elemen Penting Untuk Mencapai Sales Force Yang Sukses

Peranan-peranan dalam divisi sales force

Peranan-peranan dalam divisi sales force
sumber : freepik

Dalam sebuah tim, tentunya terdapat beberapa peran dengan tugas dan fungsinya masing-masing. Begitu pula dengan sales force, dalam menjalankan tugasnya sebagai tim penjualan dibagi menjadi lima peran, yaitu.

1. Inside sales

Secara khusus inside sales mempunyai tugas untuk membangun hubungan bisnis dengan klien eksisting. Selanjutnya tim inside sales bertanggung jawab untuk mempertahankan hubungan bisnis yang sudah dibangun. Supaya pekerjaan tim inside sales lebih efektif, strategi inbound marketing dapat digunakan sepanjang waktu.

Selain menggunakan strategi inbound marketing, software CTM juga mampu meringankan pekerjaan tim inside sales. Perangkat lunak ini dapat digunakan untuk menyimpan data-data klien, riwayat pembelian dan transaksi klien.  Seperti software SimpliDOTS SFA yang menghadirkan fitur dokumentasi pekerjaan untuk mempermudah penyimpanan dan pencarian data.

2. Outside sales

Outside sales atau salesman bertugas melakukan penjualan secara langsung, dalam artian seorang outside sales berinteraksi langsung dengan calon konsumen di lapangan. Seorang outside sales harus pintar berkomunikasi supaya banyak konsumen yang tertarik dengan produk mereka.

Oleh karena itu, software CRM seperti SimpliDOTS SFA mempunyai fitur pendukung untuk outside sales, salah satunya adalah promo scheme. Fitur ini memudahkan para salesman mengetahui promo terbaru secara cepat dan tanpa miskomunikasi. 

Disamping itu SimpliDOTS juga menyediakan fitur untuk melacak posisi salesman dan lokasi toko untuk memudahkan pencarian rute menuju toko. Fitur ini juga berfungsi untuk memonitor kinerja outside sales.

3. Sales support

Sesuai namanya, tugas sales support membantu di belakang layar. Pekerjaan sales support mencakup meneliti selera atau permintaan calon konsumen, membuat profil klien, menganalisis data, dan meriset kondisi persaingan bisnis. Berbeda dengan outside sales, sales support hanya perlu sesekali keluar kantor untuk melakukan riset.

4. Client service

Tugas utama client service adalah memastikan semua kebutuhan dan permintaan konsumen terpenuhi. Ketika konsumen puas dengan pelayanan yang diberikan client service, ikatan antara perusahaan dan konsumen berjalan mulus. Umumnya client service bekerja di bagian customer service.

Sesuai penjelasan fungsi diatas, client service menggunakan whatsapp bisnis maupun Instagram khusus bisnis untuk mempermudah komunikasi dengan konsumen. Penggunaan aplikasi-aplikasi tersebut banyak membantu berbagai lini industri mengembangkan pasar konsumennya.

5. Lead generation

Lead generation memegang peranan dalam meneliti dan mengembangkan jaringan koneksi bisnis baru. Disamping itu lead generation juga bertugas memeriksa dan menilai calon klien yang cocok dengan visi perusahaan. 

Lead generation menjadi bagian penting dalam strategi digital marketing. Disini lead generation memastikan iklan yang dipesan di social media tersampaikan dengan baik, meriset SEO, bekerja sama dengan influencer, serta memberi saran untuk membenahi landing page perusahaan.

Kunci mengoptimalkan kesuksesan sales force

Kunci mengoptimalkan kesuksesan sales force CRM
sumber : freepik

Fungsi dan peranan sales force diatas tidak akan berhasil jika strategi kunci berikut tidak diwujudkan. 

  • Karyawan yang berbakat dan berkomitmen

Untuk membentuk sebuah tim penjualan yang berkompeten, perusahaan harus memiliki karyawan yang berbakat dan berkomitmen pada bidangnya. Dalam hal ini seorang karyawan di tim penjualan tentunya mempunyai skill komunikasi yang berkualitas, sehingga calon konsumen dan klien tertarik dengan produk perusahaan. 

Disamping itu karyawan di tim penjualan diharapkan mampu menganalisis target pasarnya serta berupaya untuk memenuhinya. Target kerja ini merupakan bagian dari komitmen karyawan pada perusahaan. Target yang baik juga harus diselaraskan dengan strategi penjualan yang tepat supaya penghasilan perusahaan meningkat.

Namun yang perlu diingat oleh perusahaan, menemukan karyawan sales force yang ideal membutuhkan waktu yang tidak sebentar serta rawan terjadi trial and error. Tetapi semua proses ini sepadan untuk meningkatkan hasil penjualan kedepannya.

  • Menggunakan teknologi yang tepat

Di era modern ini, penerapan teknologi dalam divisi sales force menjadi salah satu kunci untuk mensukseskan kinerja penjualan. Perusahaan yang telah memanfaatkan teknologi menjadi lebih mudah dalam menjalankan tugas fungsionalnya.

Salah satunya yaitu software CRM yang terkoneksi SFA. Untuk membantu divisi tim penjualan mengaudit target dan mengevaluasi targetnya, SimpliDOTS SFA menghadirkan berbagai fitur menarik seperti KPI self analyze, manajemen stock, ordering, promo scheme, collection, dan lainnya. 

Dengan bantuan aplikasi SimpliDOTS SFA, sales force menjadi lebih mudah dalam menentukan target, melihat pencapaian kerja, serta mengefektifkan proses pengelolaan data konsumen. Pemakaiannya pun sangat mudah, hanya membutuhkan gawai dan koneksi internet.

Selain itu, SimpliDOTS juga menyediakan layanan aplikasi untuk memantau kinerja tim penjualan. SimpliDOTS monitoring dikhususkan bagi manajer dan supervisor penjualan untuk memantau pencapaian target tim sales.

Aplikasi SimpliDOTS Monitoring dilengkapi dengan berbagai fitur yang berfungsi sebagai sistem pengawasan, seperti monitor kinerja salesman, lacak posisi salesman, hingga menginformasikan lokasi toko retail. Fitur ini didukung oleh sistem business intelligence yang memberikan informasi teraktual, sehingga supervisor dapat mengetahui kabar terbaru dari salesman.

Disamping itu fitur business intelligence juga menghadirkan tampilan dashboard yang interaktif sehingga manajer dapat menggunakan layanan SimpliDOTS Monitoring dengan mudah. Laporan yang terdapat dalam SimpliDOTS monitoring meliputi omzet penjualan, jumlah piutang konsumen, total tagihan, debit, kunjungan dan performa para salesman. 

  • Unit kerja yang terintegrasi

Dalam sebuah unit kerja perusahaan, pasti dibutuhkan kolaborasi antar unit, seperti bagian umum dan keuangan, marketing dan sales, sales dan Gudang, dan lainnya. Jika semua divisi tidak saling bekerja sama, maka tujuan perusahaan sulit dicapai.

Umumnya sales force berkolaborasi dengan divisi lainnya secara manual, sehingga memakan waktu. Ditambah lagi, banyaknya tugas yang harus didiskusikan membuat proses kolaborasi menjadi kurang efektif. 

SimpliDOTS Logo Name Square Color

Oleh karena itu, layanan SimpliDOTS menghadirkan fitur all-in-one integrated system yang menghubungkan semua unit kerja. Sistem ini memastikan laporan tersampaikan secara real-time dan akurat sehingga membuat kinerja masing-masing unit berjalan lebih efektif.

Pakai SimpliDOTS secara GRATIS 14 hari, daftarkan diri Anda melalui tautan ini. Atau, untuk pertanyaan atau info detail lainnya, silakan hubungi email [email protected]

Baca juga :  Mengapa Bisnis Anda Tak Bisa Mengabaikan Sales Force Automation (SFA)?