Purchase Order dan Cara Mengatasi Kendalanya di era Digital

Dunia usaha yang semakin berkembang, membuat persaingan industri semakin ketat. Agar bisa bertahan dan memenangkan kompetisi industri, perusahaan harus lebih kreatif dan berinovasi menghadapi segala tantangan era normal baru. Seiring dengan persaingan yang semakin sengit dibutuhkan penanganan, perhatian, serta kemampuan manajemen untuk mengelola perusahaan. Dengan alasan tersebut, perusahaan harus melakukan strategi tertentu agar aktivitas produksi tetap lancar. 

Persediaan dan pengadaan barang bisa berjalan dengan lancar jika dilakukan pengawasan purchase order (PO) yang baik. Tanpa pengawasan yang baik, perusahaan tidak akan tahu apa kendala purchase order (PO) yang dibuat sudah diterima oleh pemasok atau justru belum sama sekali. Jika pengawasan tersebut tidak dilakukan, maka material atau bahan baku yang sudah dibuatkan purchase order (PO) tidak akan datang sesuai schedule (jadwal) yang telah ditentukan. Selain itu, proses produksi tentu akan terhenti karena material atau bahan baku yang dipesan tidak datang sesuai permintaan. 

Dampaknya sudah pasti menimbulkan banyak kerugian pada perusahaan. Kesesuaian penawaran dengan permintaan juga menjadi salah satu kondisi yang perlu diperhatikan. Tidak semua purchase order (PO) bisa langsung dibuat, namun harus menunggu perubahan harga, jumlah permintaan, ketersediaan produk, dan keinginan dari pemasok.

Baca juga : Layanan Distribusi Canggih Berbasis SaaS

Memeriksa Purchase Order Secara Teliti

Dalam awal pembukaan purchase order (PO) harus disertai dengan pengawasan yang penuh ketelitian. Dengan demikian, akan diketahui kejelasan mengenai isi purchase order (PO) yang sesuai dengan jenis material, jumlah permintaan, dan harga material yang ditawarkan. Artinya, purchase order (PO) yang telah direncanakan sangat mempengaruhi actual barang yang akan dikirim. Jadi, memeriksa purchase order (PO) yang dibuat sebelum disetujui manajer purchasing sangat diperlukan. 

Permintaan kedatangan barang yang tidak sesuai schedule (jadwal) awal yang dibuat bisa menyebabkan pengiriman menjadi tidak teratur. Karena terjadi banyak perubahan terhadap aktual barang, bahkan mungkin akan terjadi perubahan pada harga pula. Kondisi ini bisa menjadi masalah yang berkelanjutan sehingga bahan baku yang dibutuhkan tidak langsung digunakan. Tetapi harus menunggu dan mencari solusi lain agar bahan baku yang dibutuhkan tetap ada. Schedule (jadwal) yang terlalu mendadak atau terlambat kirim yang tidak berdasarkan prosedur harus ditangani dengan baik agar tidak selalu menjadi hambatan. 

Proses approval (persetujuan) divisi dan direksi yang terlalu lama menjadi penyebab lain yang bisa menghambat kelancaran aliran bahan baku. Selain itu, bisa berakibat pula pada kendala purchase order (PO) yang sudah dibuat karena barang yang dibutuhkan tidak bisa langsung didatangkan. Untuk setiap masalah tersebut diperlukan prosedur pengawasan pembukaan purchase order (PO) agar perusahaan tidak mengalami hambatan produksi. Pengawasan pembukuan purchase order (PO) bisa meminimalisir masalah berupa kesalahan jenis barang yang akan dikirim, keterlambatan delivery (pengiriman), dan terhambatnya proses produksi.

Baca juga : Aplikasi Distributor Terbaik Di Indonesia

Pengertian Purchase Order (PO)

Purchase order (PO) merupakan bagian dari pembelian sehingga menjadi bagian pula dalam aktivitas pengadaan (produksi) barang sebagai tugas dari seksi pembelian (procurement). Purchase order menjadi syarat dalam pembelian yang dilakukan oleh sebuah perusahaan. Mengenai pengertian Purchase Order (PO), banyak para ahli yang mengemukakan pendapat masing-masing. Misalnya, Siahaya (2013) dalam bukunya,”Sukses Supply Chain Management”, mendefinisikan Purchase Order (PO) sebagai bentuk kontrak antara pengguna dengan pemasok barang dalam pelaksanaan pengadaan barang. Sementara itu, I Komang Oko Berata, praktisi ekspor impor, menjelaskan bahwa Purchase order (PO) merupakan suatu bukti pemesanan atau surat pemesanan yang harus dibuat sebelum penerimaan barang.

Sedangkan, bagi penulis Supriyanto dan Masruchah (2008) mendefinisikan purchase order (PO) sama dengan pengertian Delivery Order, yaitu dokumen perintah pengeluaran barang yang dikeluarkan oleh perusahaan. Purchase Order merupakan surat pesanan pembelian berupa permohonan tertulis kepada pihak pemasok atas waktu pengiriman bahan baku yang dipesan pada tanggal tertentu.

Dari beberapa definisi di atas, secara mudah bisa dimengerti bahwa purchase order (PO) merupakan serangkaian aktivitas untuk mengadakan barang, material, atau bahan baku untuk keperluan produksi.

Alur Purchase Order (PO)

Dalam pengadaan barang atau Purchase Order (PO) terdapat beberapa alur yang saling berkaitan dan melibatkan pihak pemasok yang memilih barang dengan pihak perusahaan yang membutuhkan barang. Berikut ini alur purchase order (PO) dalam aktivitas pengadaan barang.

1. Proses Perencanaan

Alur pertama dalam aktivitas Purchase Order (PO) adalah proses perencanaan yang meliputi perencanaan jumlah material yang dipesan dan waktu (penjadwalan) yang sesuai dengan target. Alur perencanaan berguna supaya material yang dikirim sesuai dengan kapasitas dan tidak terjadi masalah keterlambatan pengiriman. 

Perencanaan harus ditentukan dengan terlebih dahulu membuat gambaran rencana produksi untuk memenuhi target penjualan total dalam satu bulan yang ditetapkan pada ketiga bulan sebelumnya. Selanjutnya, bisa dilakukan perencanaan untuk memesan material yang memiliki lead-time yang panjang. Misalnya, barang yang harus diimpor dari luar negeri atau tetap memilih barang dari dalam negeri. Selanjutnya, setiap material bisa disiapkan berdasarkan material rencana penyerahannya. 

2. Proses Administrasi

Dalam alur purchase order (PO), proses administrasi meliputi tahap perhitungan terhadap jumlah material yang dipesan, dokumentasi penyerahan, dan administrasi pembayaran. Biasanya, data yang sudah disiapkan adalah database master yang terdiri atas daftar material, daftar harga, dan daftar supplier. 

Selain itu, bisa juga berupa data record yang berupa berupa lembar surat pesan, surat jalan, invoice, faktur pajak, dan dokumen lainnya yang diperlukan untuk proses transaksi. Proses administrasi purchase order (PO) diperlukan sebagai bahan evaluasi terhadap kinerja purchasing dalam melaksanakan tugas pengadaan dan pengelolaan material.

Baca juga : Software Untuk Distributor

3. Proses Produksi dan Penyerahan

Proses produksi material atau bahan baku harus mempunyai waktu yang cukup. Maka dari itu, pihak pemasok membutuhkan lead-time yang cukup untuk memenuhi kebutuhan itu. Setelah material atau bahan baku selesai diproduksi, maka pemasok bisa langsung menyerahkannya kepada pihak yang memesan. 

Proses penyerahan juga harus dilakukan secara tepat waktu sehingga ketersediaan material atau bahan dapat dipastikan sebelum proses produksi dilakukan oleh perusahaan.

4. Proses Penerimaan dan Penyimpanan

Proses penerimaan material atau bahan baku harus dilakukan secara cepat, tepat dan sederhana. Material atau bahan baku yang diterima harus dipastikan terlebih dahulu bahwa jumlah benar dan mutunya sesuai dengan standar yang tertulis dalam dokumen penyerahan. 

5. Proses Penyerahan ke Bagian Produksi

Tahap terakhir dari alur atau perjalanan Purchase Order (PO) adalah penyerahan ke bagian produksi. Pada tahap ini, material atau bahan baku siap digunakan untuk proses produksi barang jadi. Setelah tahap ini, maka dipastikan perusahaan akan memulai siklus usahanya dengan memproduksi barang yang sesuai dengan kebutuhan dan permintaan konsumen.

Penerbitan Purchase Order (PO)

Ada tahap-tahap yang harus dilakukan dalam penerbitan Purchase order (PO). Tahap-tahap tersebut antara lain: 

• Penerimaan terhadap permintaan pengadaan (Requisition)
• Mempersiapkan dokumen pengadaan
• Mencari sumber pengadaan
• Mengadakan kualitas pemasok
• Meminta penawaran harga dari pemasok
• Mengadakan rapat penjelasan tender
• Pemasok mempersiapkan penawaran
• Mengevaluasi penawaran harga dari pemasok
• Melakukan negosiasi teknis dan harga kepada pemasok
• Memutuskan dan menetapkan pemenang tender
• Pembuatan kontrak surat pesanan atau Purchase Order (PO).

Baca juga : Mengenal Sales Tracking System Dan Cara Kerjanya Untuk Perusahaan

Kerangka atau Format Purchase Order (PO)

Format atau kerangka Purchase order (PO) tidak memiliki bentuk standar yang baku, tetapi ada beberapa unsur yang mutlak dan harus disertakan dalam Purchase Order (PO). Unsur-unsur yang harus ada dalam kerangka atau format Purchase Order (PO) antara lain:

• Tanggal pembuatan Purchase order (PO)
• Nomor Purchase order (PO)
• Subject atau perihal dari Purchase Order
• Nama dan alamat lengkap negara tujuan
• Isi Purchase order (PO) yang mencakup nama barang, jumlah barang, jenis, warna, tipe, merek, dan harga.
• Alamat tujuan pengiriman pelabuhan jika dilakukan dengan impor
• Waktu pengiriman
• Tanda tangan Purchase order (PO).

Kendala Purchase Order (PO) dan Cara Mengatasinya

Dalam pelaksanaan prosedur pengawasan purchase order (PO), ada kalanya perusahaan mengalami kendala yang bisa berakibat fatal terhadap proses produksi. Setiap hambatan harus disikapi dengan cara mengatasi yang tepat. Berikut ini, beberapa kendala Purchase Order (PO) dan cara mengatasinya.

1. Permintaan Pembelian Barang Yang Tanpa Prosedur

Pembelian barang dalam departemen purchasing berbeda berbelanja di mall, swalayan, atau pasar. Perlu adanya prosedur atau SOP yang yang benar, mulai dari tahap mulai diterbitkan Purchase Order (PO), Requisition, negosiasi harga, pembuatan purchase order (PO), sampai delivery. Semuanya memiliki jarak waktu tersendiri dan tidak bisa terjadi secara instan. 

Perusahaan sering mengalami pembelian barang yang tanpa prosedur. Biasanya, kondisi ini terjadi ketika mendadak harus memproduksi suatu produk. Namun, keputusan ini justru menjadi penghambat dalam pelaksanaan produksi dan pengadaan barang. Bahkan, seandainya barang baku atau material sudah datang, kemungkinan barang baku tersebut tidak bisa langsung digunakan untuk kegiatan produksi tanpa adanya kendala Purchase order (PO). Barang baku atau material yang sudah dibuat bukti penerimaan menuntut bagian purchasing untuk mengejar proses approval (persetujuan), meminta pihak pemasok untuk merevisi surat jalan, dan harus membuat memo agar barang dapat digunakan lebih dulu. Tindakan ini hanya mengandalkan surat jalan sementara tanpa menggunakan Purchase order (PO).

Permintaan yang tidak disertai dengan prosedur bisa membuat bagian purchasing harus bekerja lebih keras mencari pemasok lain yang mempunyai ready stock. Tidak semua pemasok/supplier mempunyai barang yang diinginkan, sehingga bisa saja harga barang belum bisa ditentukan. Untuk mencegah kendala ini, maka perusahaan dan pemasok harus tetap menerapkan SOP prosedur yang telah dibuat.

2. Proses Approval Yang Terlalu Lama

Purchase order (PO) yang sudah dibuat oleh bagian purchasing tidak bisa langsung sampai kepada supplier/pemasok, tapi harus melalui proses persetujuan divisi sampai direksi. Untuk penerbitan Purchase order (PO) membutuhkan waktu berhari-hari bahkan mungkin berminggu-minggu. Idealnya, waktu yang dibutuhkan adalah 5 hari untuk persetujuan setiap divisi. Jika persetujuan direksi membutuhkan waktu yang lebih lama, maka purchase order (PO) untuk material yang kritis tidak langsung bisa diterima oleh pemasok. Kendala ini menyebabkan pihak pemasok harus mengusahakan material datang dahulu dan purchase order (PO) menyusul.

Mengatasi kendala ini bisa dilakukan dengan mengatur waktu persetujuan (approval). Setiap divisi harus sudah memberikan approval maksimal 3 hari dan untuk direksi maksimal 4 hari. Selain itu, setiap divisi dan direksi harus tetap berpegang teguh pada PO line list yang sudah dibuat.

3. Schedule Delivery Yang Sering Berubah-Ubah

Production Planning & Controlling (PPC) yang meleset dari target karena pemakaian produksi yang melebihi perencanaan, mengharuskan pemasok untuk menarik Schedule delivery bulan selanjutnya. Tapi, kalau belum ada kalanya pemasok akan menerbitkan Purchase Requisition (PR) untuk kekurangan barang atau material yang kritis. Masalah ini mengharuskan bagian purchasing meminta supplier mengirim barang yang dibutuhkan dengan Purchase order (PO) menyusul. Tindakan yang dilakukan tidak hanya sampai pada menghubungi supplier saja, tapi harus dengan cepat membuat purchase order (PO) dan harus cepat meminta Approval dari pihak divisi dan direksi. 

Dari masalah tersebut, solusi yang tepat adalah ditekankan kepada pihak terkait PPC agar merencanakan permintaan barang yang sesuai target dan mencadangkan material-material yang cepat habis. Dengan demikian, permintaan akan tetap tetap pada schedule yang sudah ada. 

Baca juga : Tentang Sales Force Automation (SFA) Secara Detail

4. Perubahan Harga Tanpa Pemberitahuan

Dalam pembelian rutin, sudah pasti perusahaan mempunyai pemasok yang sudah dijadikan langganan sehingga bisa melakukan order secara berkala, misalnya setiap bulan. Tapi, perubahan harga yang sering berubah-ubah berdampak pada delivery. Tanpa harga yang sesuai, sudah pasti pemasok tidak akan mengirim material yang sudah dibuat purchase order (PO), karena tentu pemasok tidak mau mengalami kerugian. 

Perubahan harga yang menjadi kendala adalah perubahan harga tanpa ada pemberitahuan sebelumnya. Bahkan, perusahaan cenderung mengetahui perubahan harga setelah melihat purchase order (PO) yang diterbitkan. Kondisi ini menjadi kendala yang bisa menghambat pengiriman (delivery). Perubahan harga tanpa pemberitahuan juga bisa berpengaruh pada proses pembuatan purchase order (PO). Tanpa harga yang benar, maka purchase order (PO) belum dapat dibuat.

Cara yang efektif untuk menghindari kendala ini adalah dengan membuat peraturan baru mengenai perubahan harga yang melibatkan pihak perusahaan dengan pihak pemasok. Peraturan tersebut harus memuat hal-hal penting seputar perubahan harga. Misalnya, perubahan harga setelah pembuatan purchase order (PO) tidak berlaku sebelum pemberitahuan dari pihak pemasok dan pihak pemasok wajib mengirimkan bahan baku dengan harga awal yang disepakati. Dalam perjanjian juga perlu dicantumkan perihal waktu penyampaian perubahan harga, misalnya 1 bulan atau 15 hari sebelum purchase order (PO) diterbitkan.

Setiap perusahaan juga harus melakukan beberapa usaha dalam mengatasi masalah yang terjadi dalam pelaksanaan prosedur pengawasan purchase order (PO). Perusahaan harus membuat perencanaan yang matang dalam membuat Forecast atau perencanaan produksi untuk pembelian bulan berikutnya. Selain itu, perlu komunikasi yang baik untuk mengurangi masalah dan mengatasi masalah yang kemungkinan terjadi nantinya.

Permintaan terhadap pembelian barang harus sesuai dengan SOP agar bisa menghindari perubahan harga tanpa sepengetahuan yang pastinya akan merugikan pihak perusahaan. Perubahan harga bisa menghambat proses pembuatan purchase order (PO). Selanjutnya, kendala lain bisa datang, misalnya pengiriman bahan baku atau material yang tidak sesuai schedule. Selain itu, dampak yang paling fatal adalah terhambatnya proses produksi.

Melihat kendala yang terjadi dalam perusahaan, khususnya dalam perubahan harga tanpa pemberitahuan, maka perlu adanya sistem yang terintegrasi dan transparan. Aplikasi SimpliDOTS menghadirkan inovasi di bidang industri distribusi yang otomatis, modern, serta bisa diandalkan. 

Dengan teknologi berbasis Cloud, tim sales person yang berada di lapangan tidak perlu bolak-balik ke kantor hanya untuk melakukan purchase order. Semuanya cukup dilakukan dalam satu aplikasi SimpliDOTS. Sedangkan, manager sales hanya perlu memantau kinerja tim sales di lapangan juga dari platform yang sama. SimpliDOTS solusi praktis dan efektif mendukung kinerja tim pemasaran dan penjualan perusahaan Anda. Coba aplikasi SimpliDOTS Gratis sekarang juga! Klik Di sini.