Efisiensi Variable Cost dalam Supply Chain, Apa yang Perlu Dipahami Distributor FMCG?

Jika Anda menjalankan bisnis sales distribusi, pasti sudah akrab dengan berbagai jenis biaya yang harus dikelola. Tapi, pernahkah Anda berpikir, biaya mana yang sebenarnya bisa dikendalikan dan mana yang tetap harus dibayar, apa pun kondisi bisnisnya?

Di dunia supply chain management, ada dua jenis biaya utama: fixed cost (biaya tetap) dan variable cost (biaya variabel). Fixed cost adalah biaya yang tidak berubah, seperti sewa gudang atau gaji karyawan tetap.

Sementara itu, variable cost adalah biaya yang masih bisa naik turun tergantung pada jumlah produk yang terjual, seperti biaya bahan baku dan ongkos kirim.

Nah, memahami dan mengelola biaya ini dengan baik bisa membuat bisnis lebih efisien dan menguntungkan. Yuk, kita bahas lebih dalam bagaimana cara mengelola variable cost agar distribusi berjalan lancar tanpa membebani keuangan bisnis!

Pengertian variable cost adalah apa?

Menurut penelitian Binus University, variable cost adalah biaya yang berubah seiring dengan tingkat aktivitas bisnis. Aktivitas ini bisa berupa jumlah produk yang terjual, jumlah barang yang diproduksi, atau jarak tempuh kendaraan pengiriman.

Lantas, bagaimana cara kerja variable cost? Jika aktivitas bisnis meningkat 10%, total biaya variabel juga naik 10%. Sebaliknya, jika aktivitas menurun 10%, total biaya variabel juga berkurang 10%.

Namun, meskipun totalnya berubah, biaya per unit tetap sama, tidak peduli seberapa banyak aktivitasnya.

Contoh variable cost dalam berbagai industri:

– Manufaktur: Biaya bahan baku dan tenaga kerja langsung

– Retail: Harga pokok penjualan, komisi penjualan, dan biaya pengiriman ke pelanggan

– Transportasi: Biaya bahan bakar armada perusahaan logistik, dll

Memahami variable cost sangat penting karena berdampak langsung pada strategi harga, keuntungan perusahaan (profit), dan efisiensi operasional bisnis.

Mengelola variable cost untuk tingkatkan layanan distributor FMCG

Menekan biaya operasional tanpa mengorbankan kualitas layanan di dunia sales distribusi FMCG bukan perkara mudah.

Di satu sisi, perusahaan ingin efisien, tapi di sisi lain, pelanggan tetap berharap layanan terbaik. Lalu, bagaimana caranya menjaga keseimbangan ini? Ya, efisiensi itu penting, namun jangan sampai mengecewakan pelanggan.

Nah, tantangan terbesar bagi distributor adalah mengelola variable cost dengan bijak, supaya efisiensi tetap terjaga tanpa mengganggu performa bisnis. Banyak perusahaan berpikir bahwa satu-satunya cara mengurangi biaya adalah dengan memangkas pengeluaran besar-besaran.

Misalnya, mengurangi jumlah armada distribusi FMCG bisa memangkas biaya operasional, namun jika akibatnya barang menjadi telat sampai ke pelanggan, akan berdampak buruk untuk reputasi perusahaan.

Jenis-jenis pengelolaan distribusi logistik supply chain

Menjalankan operasional sales distribusi, terutama bagi distributor FMCG, ada dua cara utama dalam mengelola supply chain, yaitu mengelola semuanya sendiri (in-house) atau bekerja sama dengan pihak ketiga (3PL).

Masing-masing cara tersebut memiliki kelebihan dan tantangan tersendiri, terutama dalam hal fleksibilitas biaya.

– Kelola sendiri (in-house)

Melalui cara in-house berarti perusahaan memiliki kendali penuh atas seluruh aspek distribusi, mulai dari gudang, tenaga kerja, hingga sistem teknologi.

Namun, model ini membutuhkan investasi besar sejak awal, seperti pembelian peralatan, armada kendaraan, dan pengelolaan SDM (Sumber Daya Manusia).

Biaya tetap (fixed cost) dalam model ini cenderung tinggi, bahkan ketika permintaan pasar sedang turun.

– Vendor/ mitra pihak ketiga

Sebaliknya, cara kedua menawarkan model biaya variabel (variable cost) yang lebih fleksibel. Dengan menggunakan jasa pihak ketiga, distributor FMCG tidak perlu menanggung investasi besar untuk gudang, tenaga kerja, dan teknologi.

Biaya operasional dapat menyesuaikan dengan volume bisnis, sehingga lebih efisien dalam menghadapi fluktuasi permintaan pasar.

Baca juga: Biaya Peluang atau Opportunity Cost Mengapa Anda Harus Memperhitungkannya

Bagaimana variable cost mempengaruhi pertumbuhan dan keuntungan bisnis?

Variable cost berperan dalam menentukan profit dan potensi pertumbuhan bisnis. Total biaya operasional terdiri dari biaya tetap (fixed cost) dan biaya variabel (variable cost). Karena profit dihitung dari selisih antara pendapatan penjualan dan total biaya, maka semakin rendah total biaya operasional, semakin tinggi keuntungan yang diperoleh.

Namun, menurunkan biaya tidak bisa dilakukan sembarangan. Fixed cost seperti sewa gedung, gaji karyawan tetap, dan asuransi, umumnya sulit untuk dikurangi. Sebaliknya, variable cost menawarkan lebih banyak fleksibilitas untuk penghematan tanpa harus mengorbankan operasional bisnis.

Karena fixed cost cenderung konstan, satu-satunya cara untuk meningkatkan profit adalah dengan mengurangi variable cost tanpa mengorbankan produksi dan kualitas produk.

Misalnya, dalam industri distribusi FMCG, biaya tenaga kerja, bahan baku, dan logistik merupakan bagian dari variable cost.

Jika bisnis dapat mengoptimalkan operasional dengan sales automation software seperti SimpliDOTS, maka perusahaan bisa mengoptimalkan rute armada pengiriman dan mempercepat distribusi produk ke outlet.

Penggunaan solusi berbasis teknologi Cloud, seperti SimpliDOTS memungkinkan bisnis untuk meningkatkan efisiensi distribusi karena SimpliDOTS dilengkapi fitur manajemen rute (route planner) yang dapat dipantau dalam satu dashboard secara real-time.

Tantangan supply chain di Indonesia: biaya logistik masih tinggi

Dari berbagai jenis biaya pengeluaran, variable cost adalah biaya yang fleksibel dan bisa dioptimalkan untuk meningkatkan efisiensi bisnis. Tapi, bagaimana caranya? Salah satu jawabannya adalah otomatisasi dalam manajemen supply chain agar distribusi barang lebih cepat sampai ke tangan pelanggan.

Mengapa hal ini penting? Dalam bisnis, waktu adalah uang. Semakin cepat produk sampai ke tangan pelanggan, semakin sedikit biaya tambahan yang harus dikeluarkan. Distribusi yang lambat bisa menyebabkan sejumlah masalah, di antaranya:

– Biaya penyimpanan membengkak karena stok terlalu lama di gudang

– Beban administrasi meningkat akibat pengelolaan manual yang tidak efisien

– Risiko barang rusak atau kedaluwarsa yang akhirnya merugikan bisnis

Sebaliknya, dengan supply chain yang lebih efisien, distirbutor bisa memangkas variable cost secara signifikan.

Disampaikan oleh Menteri Perekonomian, Airlangga Hartarto, dilansir dari CNBC Indonesia, “Biaya logistik nasional masih cukup tinggi di angka 14,29% pada 2022. Targetnya akan turun menjadi 8% pada 2045” di Rapat Kerja Kementerian Perdagangan, Kamis (22/2/2024).

Meskipun banyak bisnis sudah mulai menerapkan strategi efisiensi, faktanya biaya logistik di Indonesia masih lebih tinggi dibanding negara lain. Apa yang menyebabkan ini? Beberapa faktornya seperti, infrastruktur logistik belum merata, sistem distribusi masih mengandalkan proses manual, dan manajemen inventory control yang belum optimal.

Akibatnya, banyak bisnis harus menanggung variable cost yang lebih besar dari yang seharusnya, terutama dalam hal transportasi, tenaga kerja, dan penyimpanan.

Baca juga: Pengertian Variable cost Beserta Ciri-Ciri, Jenis, dan Contohnya

Otomatisasi sistem distribusi menghemat variable cost dan mendorong pertumbuhan bisnis

Menurut Harvard Business Review (2023), otomatisasi bukan lagi sekadar opsi tambahan, tetapi kebutuhan utama dalam supply chain modern. Dengan otomatisasi, bisnis bisa mendapat banyak keuntungan, di antaranya:

– Mengurangi human error yang sering menyebabkan biaya tambahan

– Menganalisis data secara real-time untuk keputusan yang lebih akurat

– Meningkatkan efisiensi operasional tanpa harus menambah tenaga kerja secara signifikan

Hasilnya? Variable cost bisa ditekan, distribusi lebih efisien, dan bisnis lebih kompetitif. Laporan Salesforce pada Oktober 2021 menyebutkan, bisnis yang menerapkan otomatisasi dalam supply chain mendapatkan hasil yang luar biasa, yaitu:

– 74% pengguna mengaku pekerjaan lebih cepat selesai

– 92% produktivitas meningkat secara signifikan

– 83% merasa lebih nyaman berkolaborasi antar divisi

– 66% kesalahan kerja berkurang

Angka-angka ini menunjukkan bahwa otomatisasi bukan hanya sekadar mengurangi variable cost, tetapi juga meningkatkan efisiensi operasional, mempercepat pengambilan keputusan berbasis data, dan menciptakan lingkungan kerja lebih produktif.

5 Cara mengelola variable cost di supply chain distributor FMCG

Pengeluaran untuk biaya variabel (variable cost) cenderung tidak dapat diprediksi dan sulit dikelola. Namun, dengan pengelolaan yang efektif terhadap biaya variabel, perusahaan dapat meningkatkan margin keuntungan.

Berikut beberapa tips mengoptimalkan pengelolaan variable cost:

1. Meninjau produk dan jasa berkala

Jumlah produk atau layanan yang dijual berhubungan langsung dengan biaya variabel (variable cost). Semakin banyak produk yang diproduksi atau dijual, semakin tinggi biaya variabel yang dikeluarkan.

Dengan aplikasi penjualan, Anda bisa memantau kinerja produk dan layanan secara real-time, memungkinkan Anda untuk menemukan peluang penghematan biaya.

Misalnya, data yang diberikan oleh platform order management dapat membantu Anda mengidentifikasi produk yang kurang laku atau tidak menguntungkan, sehingga Anda bisa mengurangi biaya- biaya terkait.

Selain itu, proses internal yang tidak efisien, seperti pengelolaan distribusi atau stok yang buruk, juga bisa menambah variable cost. aplikasi stok barang membantu mengoptimalkan pengelolaan distribusi produk dan stok agar dapat mengurangi biaya operasional.

2. Bernegosiasi dengan supplier

Negosiasi yang lebih baik dengan supplier dapat menurunkan biaya barang yang terjual atau diproduksi untuk bisnis Anda.

Banyak supplier memberikan diskon untuk pembelian dalam jumlah besar. Dengan menggunakan SimpliDOTS, Anda bisa menganalisis data penjualan berbasis Business Intelligence dan melakukan negosiasi yang lebih baik berdasarkan produk dengan volume penjualan tertinggi.

Selain itu, SimpliDOTS memungkinkan Anda untuk mengoptimalkan rute distribusi dan mengurangi biaya pengiriman, yang berkontribusi pada pengurangan biaya variabel (variable cost) dalam distribusi barang ke outlet pelanggan.

3. Pengelolaan gaji pegawai

Gaji dan upah sering menjadi pengeluaran terbesar dalam bisnis, dan biaya ini bisa bervariasi dari bulan ke bulan. SimpliDOTS dapat diintegrasikan dengan software akuntansi berbasis Cloud, seperti Accurate untuk pengelolaan finansial bisnis yang lebih rapi dan sistematis.

Di sisi lain, SimpliDOTS memiliki fitur aplikasi monitoring sales untuk memantau kinerja tenaga sales di lapangan secara real-time.

Dengan memanfaatkan otomatisasi, seperti pengaturan jadwal kunjungan dan rute yang efisien, Anda dapat meningkatkan produktivitas tim sales sekaligus menghemat biaya operasional dan bahan bakar.

4. Memantau variable cost secara berkala

Memantau rata-rata biaya variabel (variable cost) dari waktu ke waktu memungkinkan pihak manajemen untuk mengidentifikasi pola dan fluktuasi pengeluaran.

Gunakan data historis yang berhubungan dengan biaya operasional dan menganalisis fluktuasi biaya untuk mempersiapkan anggaran pengeluaran di bulan-bulan mendatang.

5. Penerapan teknologi modern

Teknologi canggih, seperti software sales management, aplikasi CRM (Customer Relationship Management), atau software distribution logistic, dapat membantu mengurangi biaya variabel dengan sistem otomatisasi.

Contohnya, SimpliDOTS sebagai distribution management system yang dapat mengoptimalkan proses distribusi dan manajemen tenaga kerja, sehingga membantu distributor menekan biaya variable untuk efisiensi lebih lanjut.

Jika Anda ingin mulai mengoptimalkan variable cost dalam supply chain, ada beberapa langkah sederhana yang bisa dilakukan:

– Digitalisasi manajemen inventori (inventory control) untuk menghindari stok berlebih atau kekurangan barang.

– Menggunakan sistem optimasi rute otomatis untuk pengiriman agar dapat menemukan rute paling efisien dan lebih hemat biaya transportasi armada.

– Mengadopsi software manajemen bisnis distribusi untuk memonitor seluruh rantai pasok (supply chain) dalam satu dashboard.

Di sinilah SimpliDOTS hadir untuk membantu dengan teknologi distribusi berbasis otomatisasi. SimpliDOTS mendukung distributor menjalankan tugas operasional sehari-hari lebih efisien, lebih terkendali, dan meningkat profit usaha.

Baca juga: Biaya Supply chain: 19 Tips Menguranginya Agar Profit Bertambah

Optimalkan variable cost dengan solusi digital supply chain yang tepat

Di era bisnis yang kompetitif, memahami dan mengelola variable cost dengan baik bukan hanya tentang menghemat biaya, tetapi juga meningkatkan efisiensi dan daya saing. Digitalisasi supply chain menjadi kunci untuk mencapai efisiensi operasional yang lebih baik.

Tahukah Anda? Survey Gartner.com melaporkan sekitar 82% eksekutif supply chain berencana berinvestasi lebih banyak dalam digitalisasi untuk meningkatkan transparansi, efisiensi, dan akurasi operasional.

Ditambah lagi, menurut buku “The Handbook of Logistics and Distribution Management” (Rushton, Croucher, Baker, 2022), integrasi teknologi dalam distribusi memungkinkan perusahaan mengoptimalkan biaya variable (variable cost), meningkatkan fleksibilitas operasional, dan mempercepat proses pengambilan keputusan berbasis data.

Sekarang saatnya beralih ke solusi digital untuk efisiensi distribusi yang maksimal. SimpliDOTS merupakan software distribution logistic sekaligus aplikasi sales tracking yang dapat mengotomatisasi tim penjualan dan menyederhanakan manajemen distribusi.

Dengan fitur seperti route planner, inventory control, dan real-time monitoring, SimpliDOTS membantu bisnis meningkatkan efisiensi distribusi dan menambah produktivitas kinerja sales.

Coba gratis fitur lengkap aplikasi distributor, SimpliDOTS! Hubungi tim sales untuk menjadwalkan demo dan konsultasi sekarang! Bila ada pertanyaan atau ingin info lebih lanjut, silakan kontak via Whatsapp: 6285373704528.