Team Sales Lapangan Diuntungkan Sales Force Automation untuk Distributor FMCG, Apa Kata Sales Expert?

Bingung kenapa team sales lapangan sering lupa memberi kabar ke kantor? Atau, admin masih harus bolak-balik menelepon salesman karena telat kirim laporan penjualan? Ini adalah beberapa masalah yang sering dihadapi distributor FMCG (Fast Moving Consumer Goods).

Untungnya, kini telah hadir inovasi Sales Force Automation (aplikasi SFA) yang membantu mengintegrasikan data sales distribusi dalam satu aplikasi saja.

Laura Gracia Saragih, Senior Account Executive & Strategist SimpliDOTS, mengatakan bahwa teknologi Sales Force Automation (SFA) benar-benar membuat perbedaan besar dalam menjalankan distribusi FMCG. “Dengan SimpliDOTS, tiga divisi seperti, team sales lapangan, admin, dan manajemen, bisa mendapatkan manfaat yang sama. Semua proses manual yang dulu makan waktu dan tenaga bisa dilakukan lebih cepat dan efisien dalam satu aplikasi,” jelas Laura.

Sebagai salah satu penyedia aplikasi SFA (Sales Force Automation), SimpliDOTS siap membantu distributor menghadapi tantangan sales yang semakin dinamis di masa depan.

Bagaimana caranya? Yuk, kita lihat lebih lanjut bagaimana aplikasi sales tracking seperti SimpliDOTS mampu memberikan dampak positif bagi operasional team sales lapangan dan perusahaan.

Apa saja keuntungan Sales Force Automation (SFA) bagi Team Sales Lapangan?

Seperti yang disampaikan Laura Gracia Saragih, aplikasi SFA dapat menguntungkan tiga divisi, salah satunya adalah team sales lapangan.

Masih banyak dijumpai team sales lapangan yang mengandalkan proses manual dalam kesehariannya. Contohnya, taking order (mencatat pesanan), input data pelanggan, hingga laporan kunjungan sales ke toko (daily visit).

Aktivitas manual ini tidak hanya memakan waktu tetapi juga rentan terhadap kesalahan manusia, seperti kehilangan catatan, data yang tidak sinkron, atau penginputan yang salah.

Dengan Sales Force Automation (SFA), semua proses tersebut dapat dilakukan secara lebih cepat, efisien, dan terintegrasi.

Berikut manfaat SFA untuk tim sales lapangan:

1. Input Data Pelanggan

Daripada mencatat di buku atau pakai beberapa aplikasi berbeda, dengan aplikasi SFA, semuanya bisa dilakukan dalam satu aplikasi.

Penggunaan aplikasi SFA seperti SimpliDOTS mempermudah tim sales lapangan untuk mengelola data di satu platform terintegrasi.

Mereka dapat melakukan berbagai tugas penting seperti membuka outlet baru (new open outlet), mencatat pesanan secara langsung, dan mengunggah foto kunjungan hanya dengan beberapa langkah sederhana melalui perangkat mobile.

Proses check-in dan check-out dirancang untuk memastikan akurasi waktu kunjungan. Sebelum memulai kunjungan, team sales lapangan cukup melakukan sinkronisasi data untuk memperbarui informasi terkini mengenai stok dan transaksi.

Setelah sampai di lokasi, mereka dapat melakukan check-in dengan mengambil foto toko secara real-time sebagai dokumentasi.

2. Riwayat Kunjungan

Fitur pencatatan kunjungan yang terintegrasi dalam aplikasi SFA memungkinkan tim sales untuk menyimpan riwayat aktivitas kunjungan secara rapi dan terperinci.

Setiap kunjungan dilengkapi catatan waktu, dokumentasi foto, serta informasi pesanan atau interaksi lainnya.

Data ini membantu team sales lapangan ketika ingin meninjau kembali informasi pelanggan serta menganalisa data lebih lanjut. Misalnya, melihat pola pembelian atau mengidentifikasi peluang upselling.

Selain itu, akses mudah ke data historis memperkuat hubungan dengan pelanggan karena team sales dapat memahami lebih mendalam kebutuhan pelanggan.

Baca juga: Sales Force Management: Cara Memenangkan Distribusi Penjualan

3. Cek Deskripsi Produk

Nah sekarang, bagaimana jika ada pelanggan yang menanyakan tentang suatu produk? Kalau di masa lalu, salesman mungkin harus membuka lagi katalog produk, brosur maupun buku panduan produk yang tebal.

Namun, setelah menggunakan aplikasi SFA, salesman cukup membuka katalog digital yang tersedia tanpa ribet.

Katalog digital yang terintegrasi dalam aplikasi SFA mempermudah team sales lapangan memberikan informasi lengkap kepada pelanggan.

Setiap produk disertai dengan deskripsi rinci, spesifikasi, harga, hingga gambar produk yang relevan.

Hal ini membantu tim sales memberikan presentasi produk yang lebih profesional dan meyakinkan kepada pelanggan.

4. Sales Target

Siapa sih yang tak ingin bekerja lebih cepat dan produktif? Dengan aplikasi SFA, pekerjaan administratif seperti mencatat pesanan atau membuat laporan penjualan bisa dilakukan dalam waktu singkat.

Hal ini mendukung kinerja team sales lapangan lebih produktif untuk mencapai sales target. Laporan HubSpot’s 2024 State of Sales mengungkapkan bahwa 82% tim penjualan menetapkan target penjualan tahunan, namun hanya 41% yang secara konsisten berhasil mencapainya.

Fitur Sales Target SimpliDOTS membantu distributor masa kini memonitor pencapaian target tim sales secara efisien.

Informasi yang disajikan mencakup omzet yang telah dicapai, target yang masih dalam proses, dan waktu tersisa untuk mencapainya. Pengguna dapat mencari data berdasarkan nama salesman atau menggunakan filter untuk mempermudah pencarian.

Sebagai contoh, seorang salesman dengan target omzet Rp30.000.000 memiliki sisa waktu 19 hari untuk mencapainya. Dengan fitur ini, manajemen dapat memantau kinerja tim secara transparan dan memastikan setiap salesman fokus pada targetnya masing-masing.

5. Sales Monitoring

Bagi supervisor/ manajemen, aplikasi SFA bisa diibaratkan seperti mata dan telinga perusahaan. Kenapa begitu? Karena mereka bisa memantau aktivitas team sales lapangan secara real-time.

SFA memberikan visibilitas real-time kepada supervisor untuk memantau aktivitas team sales lapangan. Mereka dapat melihat lokasi, durasi kunjungan, hingga jumlah pesanan yang diambil dalam waktu nyata melalui aplikasi mobile.

Kemampuan ini memungkinkan supervisor untuk melakukan intervensi langsung jika ada kendala di lapangan, seperti penundaan atau perubahan rencana kunjungan.

Selain itu, monitoring ini mempermudah evaluasi kinerja individu atau tim secara keseluruhan, sehingga perusahaan dapat membuat strategi yang lebih efektif untuk meningkatkan produktivitas.

Monitoring real-time juga membangun transparansi dan akuntabilitas dalam tim, karena setiap aktivitas tercatat dengan jelas.

Baca juga: 4 Cara Sales Force Automation Menjaga Bisnis Tetap Kompetitif

Keuntungan aplikasi SFA bagi Admin di Kantor

Laura menjelaskan bahwa dengan adanya aplikasi SFA, proses yang dulu memakan waktu dan tenaga kini menjadi jauh lebih efisien.

Sebelumnya, admin harus memeriksa berbagai platform dan memasukkan data secara manual, yang tentunya membutuhkan waktu dan tenaga.

Kini, cukup dengan membuka Back Office SimpliDOTS, semua data pesanan yang telah dimasukkan oleh team sales lapangan akan langsung muncul di dashboard admin, dan semua informasi tersebut dapat diakses secara real-time.

Adapun beberapa keunggulan yang dirasakan oleh admin berkat penggunaan SFA antara lain:

• Hemat waktu

Proses entri data manual yang dulu memakan banyak waktu kini dapat dihindari. Dengan otomatisasi, akses informasi yang diperlukan langsung tersedia, sehingga admin bisa menyelesaikan tugasnya lebih cepat.

• Mengurangi risiko kesalahan input

Karena data yang dimasukkan oleh team sales lapangan terkirim ke sistem tanpa perlu diketik ulang, risiko kesalahan input, seperti kesalahan penulisan atau data yang hilang, dapat diminimalkan.

Hal ini tentunya mengurangi potensi masalah yang mungkin timbul akibat data yang tidak akurat.

• Pelacakan pesanan dan stok

Admin dapat melacak pesanan dan stok secara langsung dan terperinci. Mereka lebih mudah memantau status setiap pesanan dan ketersediaan barang tanpa harus berpindah-pindah sistem atau aplikasi berbeda.

• Akses cepat ke laporan penjualan

Dengan data yang sudah terorganisir dengan baik, admin dapat memberikan laporan yang dibutuhkan manajemen secara cepat dan efisien. Hal ini akan memudahkan tim manajemen dalam mengambil keputusan berdasarkan data yang valid dan up-to-date.

Manfaat Besar bagi Manajemen dalam Pengambilan Keputusan

Manajemen adalah pihak yang paling diuntungkan dalam penerapan aplikasi SFA. Sebelum menggunakan sistem ini, manajemen sering harus menghubungi setiap divisi secara terpisah untuk meminta laporan atau data yang mereka butuhkan.

Hal ini tentu memakan waktu dan bisa memperlambat proses pengambilan keputusan yang seharusnya bisa dilakukan lebih cepat.

Dengan menggunakan aplikasi SFA, seperti SimpliDOTS, data yang diperlukan dapat dilihat melalui dashboard yang terintegrasi secara real-time.

Laura menjelaskan bahwa sekarang manajemen hanya perlu membuka Back Office untuk melihat laporan dari semua divisi.

Mereka tidak perlu lagi menelepon tim satu per satu untuk mengecek perkembangan atau status pekerjaan.

Semua informasi sudah tersedia lengkap, sehingga mereka bisa langsung meninjau data dan menggunakan informasi tersebut untuk membuat keputusan yang tepat.

Berikut beberapa manfaat besar bagi manajemen berkat penggunaan SFA:

– Monitoring kinerja team : Manajemen bisa melihat kinerja tim sales dan admin secara langsung, tanpa harus menunggu laporan manual. Jika ada masalah atau hal-hal yang perlu diperbaiki, bisa segera diatasi.

– Evaluasi target penjualan : Mereka bisa melihat apakah target tercapai atau perlu penyesuaian, tanpa harus menunggu laporan lama.

– Analisis data : Ketersediaan data memungkinkan manajemen untuk menganalisis kinerja perusahaan lebih mendalam. Misalnya, untuk merancang strategi bisnis yang lebih tepat sasaran dan efektif.

– Pengambilan keputusan: Karena semua data tersedia secara rapi dan cepat, manajemen bisa membuat keputusan yang lebih efisien dan tepat.

3 Fitur Sales Automation Platform SimpliDOTS yang Wajib Dicoba Distributor FMCG

Distributor FMCG sering kali menghadapi tantangan besar dalam mengelola operasional sehari-hari, mulai dari kunjungan sales ke pelanggan hingga memastikan pengiriman barang berjalan lancar.

SimpliDOTS menawarkan solusi melalui Sales Automation Platform (SAP) yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi kerja. Berikut tiga fitur unggulan yang wajib dicoba oleh distributor FMCG:

– Canvassing

Fitur Canvassing dirancang khusus untuk mendukung team sales lapangan yang sering melakukan kunjungan langsung ke toko/ outlet pelanggan.

Dengan fitur ini, proses penjualan menjadi lebih praktis karena tim sales dapat membuat pesanan pelanggan secara langsung di lokasi.

Tidak hanya itu, pembayaran pun dapat diproses saat itu juga melalui aplikasi yang terintegrasi, sehingga meminimalkan waktu tanpa perlu bolak-balik ke kantor pusat.

Semua data kunjungan, termasuk catatan penting dan foto, otomatis tersimpan dalam sistem, membuat pencatatan jadi lebih rapi dan mudah diakses.

– Sales Target

Fitur berikutnya adalah Sales Target yang mempermudah manajemen menetapkan dan memantau target penjualan tim sales.

Menariknya, performa setiap salesman dapat dipantau secara real-time melalui fitur ini, sehingga manajemen dapat melihat siapa saja salesman yang memiliki performa terbaik.

Data yang dihasilkan juga membantu dalam melakukan evaluasi kinerja tim serta memberikan apresiasi kepada salesman yang mencapai atau melampaui target mereka.

– Delivery Force Automation

Fitur ini sangat penting bagi distributor untuk mengoptimalkan pengelolaan armada pengiriman. Dengan Delivery Force Automation, distributor masa kini dapat menghitung kapasitas volume kendaraan dengan lebih presisi, sehingga pengiriman barang bisa dilakukan secara efisien.

Selain itu, proses pelacakan pengantaran barang juga menjadi lebih mudah dan akurat, karena semua data pengiriman dapat diakses secara real-time.

Hal ini akan membantu meningkatkan kepuasan pelanggan dan mengurangi biaya operasional akibat pengelolaan armada yang kurang efektif.

Dengan tiga fitur SimpliDOTS ini, distributor FMCG dapat meningkatkan efisiensi hingga 30% dan menyederhanakan banyak proses yang sebelumnya memakan waktu dan rentan kesalahan.

Baca juga: Tentang Sales Force Automation (SFA) Secara Detail

Pengalaman Distributor FMCG PT Adyajati Lestari Menggunakan SimpliDOTS

Distributor masa kini selalu membutuhkan sistem yang dapat menyederhanakan pekerjaan dan meningkatkan produktivitas.

PT Adyajati Lestari, distributor customer goods yang mengelola distribusi barang selama lebih dari 20 tahun, berhasil membuktikan bagaimana penerapan teknologi SimpliDOTS dapat memberikan dampak yang signifikan pada efisiensi operasional mereka.

“Sebelum menggunakan SimpliDOTS, kami menghadapi banyak tantangan dalam memonitor penjualan, stok, dan performa tim sales. Namun, sejak menggunakan SimpliDOTS, semua kegiatan menjadi jauh lebih terorganisir. Kami bahkan dapat memantau posisi team sales lapangan dan durasi kunjungan mereka ke pelanggan secara real-time,” ujar Pak Okta, perwakilan dari Divisi IT PT Adyajati Lestari.

Sebagai salah satu distributor terkemuka di Indonesia, PT Adyajati Lestari dipercaya oleh banyak perusahaan besar untuk mendistribusikan produk-produknya ke berbagai wilayah.

Salah satu produk yang mereka tangani adalah Larutan Cap Kaki Tiga, sebuah merek minuman yang sudah dikenal luas oleh masyarakat.

Dengan dukungan teknologi dari SimpliDOTS, PT Adyajati Lestari berhasil meningkatkan efisiensi kerja tim, meminimalkan kesalahan operasional, dan memastikan semua proses distribusi berjalan lebih lancar.

SimpliDOTS membuktikan bahwa dengan sistem yang tepat, tantangan dalam dunia distribusi dapat diatasi secara cepat dan efektif.

Tingkatkan Efisiensi Sales Distribusi Anda dengan SimpliDOTS!

Mengelola team sales lapangan, admin, dan manajemen bukan lagi pekerjaan yang melelahkan dengan bantuan Sales Force Automation seperti SimpliDOTS.

Apakah Anda siap membawa efisiensi dan produktivitas ke level berikutnya? Tingkatkan performa sales distribusi dengan SimpliDOTS sekarang juga!

Konsultasikan kebutuhan distribusi Anda dengan Sales Expert kami melalui WhatsApp: +6285373704528.

SimpliDOTS hadir untuk membantu Anda meraih kesuksesan di dunia distribusi FMCG. Monitor aktivitas sales, tingkatkan penjualan, dan optimalkan operasional hanya dalam genggaman. Jangan sampai ketinggalan, coba demo Sales Automation Platform SimpliDOTS GRATIS!