ERP System Jadi Tulang Punggung Distribusi, Apa Tantangan Implementasi dan Solusinya?
Memilih ERP System (Enterprise Resource Planning) itu ibarat memilih partner bisnis jangka panjang. Selain mempertimbangkan kebutuhan perusahaan, sistem ERP juga harus sejalan dengan visi perusahaan.
Tapi sayangnya, banyak bisnis yang terjebak dalam keputusan yang kurang matang. Dikutip dari Gartner, sekitar 55%-75% proyek ERP berujung kurang sukses, sering kali karena ekspektasi yang tidak selaras sejak awal.
Setiap perusahaan tentu punya kebutuhan ERP System yang berbeda, tergantung pada skala dan kompleksitas operasinya. Studi Macrofin bahkan mencatat bahwa hampir 48% perusahaan yang mencari ERP kesulitan menentukan sistem yang benar-benar cocok.
Ambil contoh bisnis UMKM (Usaha Kecil dan Menengah). Dengan sumber daya yang terbatas, baik dari segi tim maupun anggaran, mereka membutuhkan solusi ERP System yang sederhana, terjangkau, dan mudah diimplementasikan.
Sebaliknya, perusahaan besar yang memiliki operasi lebih kompleks memerlukan ERP System yang bisa menangani volume data besar dan menawarkan fitur lebih lengkap, mulai dari manajemen keuangan hingga manajemen supply chain.
Ada juga sektor bisnis yang membutuhkan ERP System khusus sesuai alur kerja yang unik. Misalnya, perusahaan farmasi harus memastikan sistemnya memenuhi standar industri yang ketat, sementara bisnis konstruksi membutuhkan ERP System yang bisa mengelola proyek secara detail dari awal hingga selesai.
Intinya, sebelum memilih ERP, penting untuk memahami kebutuhan bisnis secara mendalam agar sistem yang dipilih benar-benar bisa mendukung pertumbuhan perusahaan, bukan malah jadi beban baru.
ERP System vs Supply Chain Management: Apa Bedanya?
ERP System adalah platform terintegrasi yang mengelola berbagai aspek bisnis, mulai dari keuangan, manajemen inventaris, perencanaan produksi, manufaktur, hingga pemrosesan pesanan pelanggan.
Sistem ini dirancang untuk menyelaraskan data dan proses di seluruh departemen, meningkatkan efisiensi, serta memastikan konsistensi informasi.
Di sisi lain, SCM (Supply Chain Management) lebih berfokus pada pengelolaan rantai pasok, termasuk pengadaan bahan baku, distribusi produk, serta optimalisasi manajemen logistik.
Dengan SCM, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi rantai pasok, memperkirakan permintaan pasar, dan mengelola hubungan dengan pemasok secara lebih efektif.
Meskipun ERP dan SCM memiliki fokus yang berbeda, keduanya merupakan komponen penting dalam ekosistem bisnis distribusi modern. ERP System sendiri menyumbang setengah dari pendapatan global software enterprise, dengan nilai pasar mencapai $63,33 miliar pada 2022 dan diproyeksikan tumbuh hingga $187,79 miliar pada tahun 2030.
Sementara itu, pasar SCM diperkirakan meningkat dari $14,3 miliar pada 2022 menjadi $29 miliar pada tahun 2030.
Dengan peran ERP yang begitu besar dalam industri distribusi, apa saja tantangan dalam penerapannya? Dan bagaimana solusi terbaik untuk mengatasi hal tersebut? Mari kita lanjutkan pembahasannya berikut!
Baca juga: Distribution Management System untuk Mendukung Era Supply Chain 4.0
Tantangan Penerapan ERP System dan Solusinya
Bicara tentang penerapan sistem ERP, sekitar 18% penggunanya merupakan distributor, seperti dilaporkan oleh laman SelectHub. Sekitar 88% perusahaan yang berinvestasi dalam sistem ERP merasakan dampak positif dalam bisnis mereka setelah satu tahun.
Bahkan, menurut laporan HubSpot, 95% perusahaan melaporkan adanya peningkatan dalam proses bisnis setelah implementasi ERP.
Berikut adalah beberapa masalah yang sering dihadapi dalam penerapan ERP System serta cara mengatasinya:
1. Biaya tinggi
Ada pepatah yang bilang, “Gagal merencanakan berarti merencanakan kegagalan.” Hal ini juga berlaku saat memilih sistem ERP. Banyak perusahaan menyadari betapa pentingnya ERP, tetapi ketika melihat biaya dan sumber daya yang dibutuhkan, mereka merasa proyek ini terlalu besar dan mahal. Akibatnya, mereka justru tidak mengambil langkah apa pun.
Menurut Leigh White, konsultan bisnis dari Myriad Advisor Solutions, langkah pertama yang seharusnya dilakukan perusahaan adalah merencanakan sistem ERP dengan matang, lalu membaginya ke dalam beberapa tahap agar lebih terukur dan sesuai anggaran perusahaan.
2. Pola pikir lama
Berdasarkan pengalaman perwakilan Oil City Iron Works, Inc, Robert Martin, salah satu tantangan terbesar implementasi sistem ERP adalah kebiasaan dan pola pikir lama yang masih dipertahankan.
Banyak manajemen perusahaan yang enggan berubah karena merasa cara kerja yang selama ini digunakan sudah cukup efektif. Kalimat seperti “Kita selalu melakukannya seperti ini” atau “Dulu juga berhasil tanpa sistem baru” sering muncul dan menghambat adopsi teknologi.
Edukasi menjadi langkah pertama, berikan pelatihan yang cukup agar tim kerja Anda merasa nyaman dengan sistem baru. Selanjutnya, pastikan ada customer care ERP system yang selalu siap membantu 24/7 ketika menghadapi kendala.
Terakhir, libatkan mereka sejak awal dalam proses perubahan, sehingga mereka merasa memiliki sistem baru ini, bukan sekadar “dipaksa” menggunakannya.
3. Menghitung ROI
Menentukan Return on Investment (ROI) dan masa pakai ERP System sering kali menjadi tantangan. Bisnis perlu memastikan sistem yang dipilih dapat bertahan lama dan tetap relevan seiring perkembangan teknologi.
Solusinya? Pilih aplikasi ERP yang fleksibel, mendukung pembaruan jangka panjang, dan mudah diintegrasikan dengan sistem lain. Seperti kata Seth Ravin dari Rimini Street, sistem yang fleksibel akan membuat investasi ERP System lebih bermanfaat dalam jangka panjang.
4. Mengelola biaya implementasi
Biaya implementasi ERP System bisa sangat tinggi karena adanya fitur baru dan penghentian sistem lama. Untuk menghemat biaya, perusahaan bisa tetap menggunakan ERP lama dengan dukungan vendor pihak ketiga.
Memanfaatkan teknologi digital dan AI juga dapat menambah fungsionalitas tanpa harus mengeluarkan biaya besar untuk sistem baru.
5. Proses tidak jelas
Salah satu penyebab utama kegagalan implementasi ERP System adalah tidak adanya dokumentasi proses bisnis yang jelas. Untuk menghindari masalah ini, perusahaan harus melakukan pemetaan proses secara menyeluruh sebelum implementasi dimulai dan menentukan proses yang lebih efisien.
Dengan komunikasi rutin, pelatihan karyawan, serta keterlibatan semua pemangku kepentingan, implementasi ERP bisa berjalan lebih lancar.
6. Menolak perubahan
Banyak karyawan enggan beradaptasi dengan sistem ERP baru karena khawatir mengganggu alur kerja atau merasa terancam dengan perubahan teknologi.
Untuk mengatasi hal ini, perusahaan harus melibatkan karyawan sejak tahap awal. Coba berikan pelatihan dan jelaskan manfaat sistem baru.
Dukungan manajemen serta komunikasi terbuka juga dapat membantu meredakan kekhawatiran para karyawan.
7. Berusaha meniru sistem lama
Pengalaman Claire Rutkowski dari POWER Engineers, mengatakan bahwa kesalahan umum dalam implementasi ERP System adalah mencoba meniru sistem lama. Hal ini bisa menghambat pemanfaatan fitur-fitur modern seperti AI.
Sebaiknya, gunakan fungsi standar ERP dan batasi kustomisasi hanya pada kebutuhan tertentu. Diskusikan dengan vendor ERP System untuk menerapkan fitur-fitur yang benar-benar dibutuhkan dan menghapus fitur yang tidak dibutuhkan perusahaan.
8. Memilih vendor aplikasi ERP
Memilih vendor ERP bisa menjadi tantangan karena banyaknya janji yang ditawarkan. Untuk memastikan keputusan yang tepat, perusahaan perlu melakukan riset mendalam dan menetapkan kriteria sesuai kebutuhan bisnis.
Bersama-sama para pemangku kepentingan, manajemen perlu mengevalusi ERP System yang ditawarkan.
Selain itu, meminta proposal yang detail, melakukan pengecekan referensi, serta bernegosiasi dengan cermat untuk membangun kemitraan yang saling menguntungkan dan berkelanjutan.
Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk implementasi ERP System?
Implementasi sistem ERP bukanlah proses yang mudah. Banyak perusahaan berharap bisa menyelesaikannya dalam waktu satu tahun, tetapi kenyataannya berdasarkan data hanya 49% yang berhasil tepat waktu. Sebagian besar mengalami keterlambatan, bahkan bisa molor hingga 30% dari jadwal yang telah direncanakan.
Sebelum memilih ERP untuk perusahaan, ada baiknya Anda memahami berapa lama proses implementasinya.
Pastikan timeline-nya sesuai dengan kebutuhan bisnis. Misalnya, jika bisnis Anda bersifat musiman, waktu terbaik untuk implementasi adalah saat periode low season agar operasional tetap berjalan lancar.
Supaya lebih mudah, ada beberapa strategi untuk menerapkan ERP yang bisa dipilih dikutip dari laman Staria, di antaranya:
– Big Bang Approach: Langsung beralih ke sistem baru dalam satu langkah. Cepat, tetapi risikonya lebih besar.
– Secara Bertahap: Implementasi dilakukan sedikit demi sedikit. Lebih lama, tetapi lebih minim risiko.
– Sistem Paralel: Sistem lama dan baru berjalan bersamaan untuk sementara waktu, memberi waktu adaptasi bagi pengguna.
– Metode Hybrid: Kombinasi dari beberapa strategi di atas, disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.
Apakah ERP System yang dipilih fleksibel dengan strategi perusahaan?
ERP yang baik bukan hanya harus bisa memenuhi kebutuhan bisnis saat ini, tetapi juga mampu mendukung pertumbuhan jangka menengah perusahaan.
Saat memilih ERP, jangan hanya fokus pada kebutuhan operasional sekarang. Anda juga perlu mempertimbangkan skenario masa depan seperti pembukaan cabang baru, mobilitas karyawan, frekuensi billing, dan lainnya.
Oleh karena itu, penting memastikan ERP System yang dipakai dapat fleksibel dan berkembang seiring pertumbuhan bisnis.
Baca juga: Apa itu Supply Chain Financing dan 5 Cara Kerjanya
SimpliDOTS dapat diintegrasikan ERP System untuk optimalkan bisnis distribusi
Distributor masa kini membutuhkan sistem cerdas dan terintegrasi untuk mengelola operasional barang agar lebih efisien.
Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) telah menjadi solusi utama bagi banyak perusahaan dalam mengotomatisasi berbagai proses bisnis, mulai dari administrasi hingga manajemen rantai pasok (supply chain management).
Namun, untuk perusahaan distribusi yang bergantung pada aktivitas penjualan dan pengiriman barang, ERP saja tidak cukup. Inilah mengapa SimpliDOTS hadir sebagai solusi inovatif yang dapat diintegrasikan ERP System maupun software akuntansi sebagai Super Apps untuk distributor.
Keunggulan SimpliDOTS:
1. Sales Automation Platform
SimpliDOTS menawarkan Sales Automation Platform yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi divisi penjualan dan pemasaran. Dengan fitur ini, tim sales dapat dengan mudah mengakses data pelanggan, membuat pesanan (sales taking order), serta memantau aktivitas penjualan secara real-time.
2. Dapat diintegrasikan dengan ERP System
SimpliDOTS dapat terintegrasi dengan sistem ERP yang telah digunakan perusahaan. Artinya, perusahaan tidak perlu mengganti sistem yang sudah ada, tetapi cukup menambahkan aplikasi distributor SimpliDOTS untuk mendapatkan fitur tambahan yang lebih spesifik, seperti sistem CRM, software akuntansi, atau platform lainnya.
Hal ini memberikan kebebasan bagi perusahaan menyesuaikan teknologi yang mereka gunakan tanpa harus mengganti sistem yang sudah berjalan.
3. Pemantauan stok dan laporan penjualan
Keunggulan lainnya yang ditawarkan SimpliDOTS adalah meningkatkan visibilitas data secara real-time. Pemantauan stok barang, laporan penjualan, dan analisis performa distribusi dapat dilakukan dengan mudah melalui satu platform yang user-friendly.
Akses data yang lebih transparan ini akan mempermudah perusahaan mengidentifikasi tren pasar dan menyesuaikan strategi bisnis lebih cepat.
4. Antarmuka User-Friendly
Memudahkan staf distribusi untuk memahami dan menggunakan sistem dengan cepat. SimpliDOTS banyak dipilih oleh perusahaan distribusi, terutama skala kecil dan menengah, karena antarmuka yang user-friendly dan efisiensi biaya yang ditawarkan.
Perusahaan yang ingin memulai digitalisasi proses distribusi tanpa investasi besar dapat memilih SimpliDOTS.
Dengan fitur-fitur distribusi, seperti manajemen inventaris dan pengaturan rute pengiriman, SimpliDOTS membantu perusahaan meningkatkan produktivitas dan mengurangi kesalahan operasional.
Sistem ini juga menjadi pilihan ideal bagi perusahaan yang berfokus pada distribusi di wilayah tertentu.
Jadikan Bisnis Distribusi Makin Efisien dengan SimpliDOTS!
Dengan berbagai keunggulan di atas, SimpliDOTS menjadi pilihan tepat distributor yang ingin memaksimalkan potensi ERP mereka tanpa harus berinvestasi dalam pengembangan sistem yang mahal dan rumit.
Yuk, jadi distributor masa kini dengan teknologi yang lebih modern dan praktis, aplikasi distributor SimpliDOTS! Rasakan sendiri manfaat fitur-fitur canggih SimpliDOTS untuk bisnis distribusi. Coba GRATIS sekarang! Info lebih lanjut, kontak admin via Whatsapp.
