Aplikasi Stok Barang Management Produk FMCG Efektif untuk Distributor, Apa Keunggulannya?

Sering kewalahan menangani stok produk karena pencatatan ordernya masih manual? Atau mungkin tim salesman di lapangan sering bingung mengatur outlet baru dan taking order dari berbagai tempat?

Kalau iya, tenang aja, Anda tak sendirian! Banyak distributor FMCG (Fast-Moving Consumer Goods) yang mengalami hal serupa. Untungnya, saat ini sudah ada Distribution Management System (DMS) sebagai aplikasi stok modern untuk mempermudah tugas management produk FMCG yang efektif.

Sistem manajemen distribusi atau Distribution Management System adalah salah satu platform yang bisa mengubah cara kerja tim sales force lebih efisien dan otomatis.

Bukan hanya untuk satu divisi saja, DMS dapat memberikan berbagai keuntungan untuk tiga divisi utama perusahaan distributor. Tiga divisi yang dimaksud yaitu, tim sales lapangan, admin, dan manajemen.

Mau tahu gimana caranya aplikasi stok ini bisa bantu dalam bisnis distribusi? Yuk, kita bahas lebih dalam!

Distribution Management System (DMS) untuk Menjawab Tantangan Inventori Bisnis FMCG

Pengelolaan data persediaan atau stok barang di gudang di masa sekarang tak cukup hanya mengandalkan sistem manual berbasis spreadsheet atau kartu stok berbasis kertas.

Seperti yang kita tahu, tugas salesman di lapangan sudah cukup melelahkan. Jika harus dibebani dengan tanggung jawab administratif seperti pengecekan stok maupun membuat laporan order manual, tentu tidak akan efektif.

Itulah mengapa, DMS berperan penting untuk menjawab tantangan distributor masa kini yang sering kali membutuhkan efisiensi tinggi.

Dengan DMS, Anda bisa mengucapkan selamat tinggal pada proses manual yang ribet dan mulai menikmati kemudahan otomasi proses yang lebih modern.

Nah, mari kita lihat bagaimana DMS seperti SimpliDOTS dapat menghadirkan keuntungan bagi tiga divisi utama di perusahaan distribusi FMCG:

• Meningkatkan Kinerja Tim Sales Lapangan

Tim sales lapangan adalah ujung tombak distribusi. Mereka harus aktif bergerak, membuat prospek dengan berbagai outlet, dan memastikan pesanan tercatat dengan baik.

Dengan SimpliDOTS, mereka tidak perlu lagi repot dengan pencatatan manual yang sering kali makan waktu. Beberapa fitur yang bermanfaat, di antaranya:

• Input outlet baru: Langsung dari aplikasi, tidak perlu catat manual di kertas lagi.
• Input order: Semua pesanan dari berbagai outlet bisa diinput langsung di aplikasi, tanpa perlu menelepon admin di kantor hanya untuk membuat pesanan.
• Upload foto: Ingin mencegah kecurangan dan memastikan salesman benar-benar melakukan visit toko? Tim lapangan bisa langsung ambil foto dan upload di platform yang sama. Upload foto saat “Check In” di SimpliDOTS akan memastikan validitas kunjungan tim sales secara real-time. Foto yang diambil langsung saat kunjungan berfungsi sebagai bukti bahwa tim sales benar-benar berada di lokasi serta mencatat waktu kunjungan tersebut.

Hebatnya lagi, berbagai kegiatan visit toko dapat dilakukan cukup dalam satu aplikasi. Hal ini akan membantu performa salesman agar lebih hemat waktu dan meminimalisir kesalahan input yang biasanya terjadi kalau harus pindah-pindah platform atau pencatatan manual berbasis kertas.

• Efisiensi Tugas Admin di Kantor

Di sisi lain, ada tim admin yang bertanggung jawab mengelola semua data yang masuk. Kalau sebelumnya admin harus membuka beberapa platform untuk memeriksa pesanan/ order, kini dengan SimpliDOTS, mereka cukup mengakses “Back Office” di laptop. Semua data pesanan yang diinput oleh tim sales lapangan dapat disajikan dalam sekali klik. Keuntungannya adalah:

• Tak perlu berpindah platform lain: Semua data sudah terkumpul di satu aplikasi.
• Tanpa mengetik manual: Data sudah otomatis terinput, tinggal di-review dan diproses.
• Mudah diakses: Cukup dengan beberapa klik, semua informasi pesanan pelanggan dapat disajikan untuk membuat laporan atau review bersama manajer.

Keunggulan SimpliDOTS ini mampu mengurangi potensi kesalahan dan meningkatkan efisiensi kerja tim admin, yang berarti lebih banyak waktu untuk fokus pada tugas inti mereka.

• Manajemen/ Supervisor dapat mengakses data Real-Time

Nah, bagian ini biasanya yang paling krusial, yaitu manajemen. Supervisor atau manajer membutuhkan data yang cepat dan akurat untuk pengambilan keputusan strategis.

Dengan SimpliDOTS, manajemen tak perlu lagi repot menunggu laporan dari berbagai divisi atau menelepon satu per satu untuk update data informasi pesanan yang masuk. Keuntungannya antara lain:

• Admin Back Office: Semua laporan harian dari setiap divisi sudah tersedia dalam format yang mudah dipahami dan hanya bisa diakses oleh admin yang berkepentingan untuk menjaga keamanan data perusahaan.
• Data Real-Time: Tak perlu menunggu laporan akhir bulan, semua data bisa diakses kapan saja dan di mana saja.
• Review Cepat: Dengan data yang selalu up-to-date, manajemen bisa langsung melakukan review dan mengambil keputusan secara tepat dan cepat.

Dengan kemudahan ini, manajemen bisa lebih fokus pada pengembangan strategi bisnis jangka panjang, karena urusan operasional sehari-hari telah terkelola dengan baik.

Atur Stok dan Sales Canvassing Jadi Lebih Gampang dengan SimpliDOTS

Pernahkah Anda merasakan betapa repotnya mengatur stok barang dan jadwal visit untuk sales yang baru bergabung atau menggantikan rekan yang izin sakit? Rasanya seperti harus menata ulang semuanya dari nol. Hal ini dapat menguras banyak waktu dan energi.

Kolaborasi antar tim sales sangat penting, terutama dalam membantu anggota baru agar cepat beradaptasi dan berkontribusi. Jika sistem kerja perusahaan masih berbasis manual, biasanya sales baru bisa merasa kesulitan dan kurang optimal dalam bekerja.

Terlebih lagi, ketika ada sales yang izin sakit atau cuti sehingga harus digantikan oleh sales lainnya. SimpliDOTS hadir sebagai solusi untuk mempercepat dan mempermudah proses ini dengan lebih efektif.

• Alokasikan Stok melalui Gudang Canvass

Saat sales akan berangkat visit toko, salah satu tantangan utama adalah memastikan mereka memiliki stok yang cukup untuk memenuhi kebutuhan outlet yang mereka kunjungi.

Biasanya, alokasi stok ini dilakukan secara manual, yang memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Namun, dengan fitur Gudang Canvass di SimpliDOTS, Anda bisa langsung mengalokasikan stok barang ke HP sales.

Tidak perlu lagi mencatat dan menghitung manual. Stok bisa dialokasikan secara otomatis berdasarkan kebutuhan lapangan. Hal ini memastikan sales selalu siap dengan stok yang diperlukan, tanpa harus menunggu proses administrasi yang lama.

Tim gudang juga akan lebih mudah mempersiapkan barang yang akan dibawa karena semua data stok sudah terhubung langsung ke aplikasi stok SimpliDOTS. Kemudahan integrasi bagian tim gudang dan tim sales dapat mengurangi risiko kesalahan pengiriman dan memastikan visit toko berjalan lancar.

• Coverage Outlet dengan Geotagging

Sales seringkali butuh waktu untuk mengenal area cakupan mereka. Mereka harus tahu outlet mana yang perlu dikunjungi dan bagaimana cara terbaik mengatur rutenya.

Dengan fitur Geo-tagging di SimpliDOTS, Anda bisa dengan mudah mencatat semua outlet dan membagi coverage area dengan lebih akurat.

Geo-tagging membantu sales dalam mengoptimalkan rute perjalanan mereka, sehingga waktu yang dihabiskan di jalan bisa diminimalisir dan lebih banyak outlet bisa dikunjungi dalam satu hari. Hal ini karena lokasi toko bisa langsung terkoneksi ke Google Maps.

Dengan adanya fitur ini, manajemen juga bisa memantau pergerakan sales di lapangan secara real-time, memastikan sales menjalankan tugas sesuai rencana tanpa kecurangan/ fraud.

• Mengatur Stok Barang dan Jadwal Visit Toko

Mengatur jadwal visit dan stok barang sering kali menjadi tugas yang paling memakan waktu, terutama jika ada sales yang harus menggantikan rekannya secara tiba-tiba. Dengan SimpliDOTS, Anda bisa mengatasi hal ini dengan lebih cepat dan efisien.

Satu hal yang membuat stres adalah harus mengatur ulang jadwal visit toko setiap kali ada perubahan tim. Namun, dengan aplikasi stok SimpliDOTS, Anda bisa membagikan jadwal visit hanya dalam sekali klik. Seluruh tim sales akan mendapatkan update terbaru tanpa perlu repot mengatur satu per satu.

Lokasi toko yang harus dikunjungi sudah otomatis terhubung dengan Google Maps melalui fitur geotagging. Jadi, sales lebih mudah menemukan toko dan tak khawatir salah jalan.

Lebih lanjut lagi, sales juga perlu tahu barang apa saja yang harus dibawa saat visit. Di aplikasi stok SimpliDOTS, daftar inventori barang bisa langsung dilihat melalui aplikasi, sehingga sales bisa menyesuaikan barang yang dibawa dengan kebutuhan setiap outlet.

Hal ini juga membantu tim gudang dalam mempersiapkan barang-barang yang akan dibawa ke dalam mobil, memastikan semuanya sudah sesuai dengan daftar persediaan di aplikasi stok.

• Mencari Outlet Baru Jadi Lebih Mudah

Mencari dan mendaftarkan outlet baru biasanya memakan waktu lama dan memerlukan proses administrasi yang ribet. Sebabnya, di masa lalu, sales harus menulis kertas formulir pendaftaran outlet baru untuk diserahkan ke admin di kantor.

Tapi sekarang, semuanya bisa dilakukan langsung di lapangan. Saat sales menemukan outlet baru, mereka bisa langsung mendaftarkannya melalui aplikasi SimpliDOTS. Informasi ini otomatis masuk ke sistem, sehingga tidak ada lagi data yang tercecer atau lupa dimasukkan.

Manajemen juga bisa langsung melihat update terbaru ini dan membuat laporan penjualan untuk mendukung pertumbuhan bisnis.

Permudah Manajemen Inventory dengan Aplikasi Stok List DMS SimpliDOTS

Bayangkan betapa kecewanya pelanggan yang sudah siap order, tapi harus menunggu lama admin cek ketersediaan stok di gudang?

Misalnya, ada pelanggan yang ingin order 20 dus minyak, tapi admin harus cek dulu apakah stoknya ada atau tidak. Sementara, hal ini bisa memakan waktu karena harus menunggu laporan dari tim gudang, atau bahkan harus menelpon mereka berkali-kali.

Di era digital seperti sekarang, hal ini seharusnya tidak perlu terjadi lagi. Mengapa begitu? Karena dengan aplikasi stok inventori, semuanya dapat diakses hanya dengan beberapa klik saja.

• Aplikasi Stock List DMS untuk manajemen Stok Lebih Efisien

Di era kekinian, efisiensi dan kecepatan adalah kunci utama dalam menjalankan bisnis, terutama dalam hal distribusi dan manajemen inventori.

SimpliDOTS Distribution Management System (DMS) memiliki aplikasi Stok List DMS, yang memungkinkan Anda melihat ketersediaan barang secara real-time, tanpa perlu tanya sana-sini lagi.

Cukup dengan membuka aplikasi stok  di smartphone, Anda bisa langsung mengecek stok barang di berbagai gudang hanya dalam hitungan detik. Tidak perlu lagi menelepon tim gudang atau menunggu laporan manual yang memakan waktu.

Fitur Stock List DMS memberikan Anda akses untuk melihat ketersediaan barang secara menyeluruh, bukan hanya di satu gudang, tapi di beberapa gudang yang tersimpan di database Anda.

Dengan begitu, Anda bisa mengelola inventori dan menghindari overstocking yang bisa merugikan perusahaan.

• Cek Stok Secara Real-Time

Salah satu keunggulan utama aplikasi stok ini adalah kemampuannya untuk menampilkan data stok secara real-time. Efisiensi penyajian data inventori sangat penting terutama dalam situasi di mana keputusan harus diambil dengan cepat.

Dengan data yang akurat dan up-to-date, Anda bisa langsung mengetahui berapa jumlah stok yang tersedia, di mana lokasinya, dan bisa diorder kapan saja.

• Pengelolaan Gudang Terintegrasi

Fitur ini mendukung integrasi antar gudang agar Anda dapat melihat ketersediaan barang di beberapa gudang. Kemudahan pemantauan ketersediaan barang di semua gudang akan membuat proses distribusi menjadi lebih optimal.

Tak hanya itu, admin juga dapat memindahkan stok (Stock Transfer) dari satu gudang ke gudang lain jika diperlukan.

• Fitur Stock Adjustment untuk Menyesuaikan Stok di Sistem dan Gudang 

Fitur Stock Adjustment di aplikasi stok ini memungkinkan Anda menyesuaikan jumlah antara stok yang terdaftar di sistem dan stok nyata di gudang. Jika stok di sistem lebih banyak daripada stok fisik di gudang, stok sistem akan dikurangi (movement type Out) untuk mencocokkannya.

Sebaliknya, jika stok di sistem lebih sedikit daripada stok nyata, stok sistem akan ditambah (movement type In) untuk menyesuaikan dengan jumlah stok yang sebenarnya di gudang.

Sales Force Automation (SFA) SimpliDOTS, Bantu Tim Sales Cek Stok Produk Lebih Praktis

Selain fitur Stock List, SimpliDOTS juga dilengkapi dengan Sales Force Automation (SFA) yang memudahkan tim sales dalam mengecek ketersediaan barang langsung ketika berada di luar kantor.

Kinerja sales akan lebih mudah apabila bisa langsung mengakses aplikasi stok untuk mengetahui apakah stok barang yang ingin mereka tawarkan kepada pelanggan tersedia atau tidak, tanpa perlu lagi menelepon kantor atau menunggu laporan dari tim gudang.

Dengan SFA SimpliDOTS, sales cukup membuka aplikasi stok SimpliDOTS di smartphone mereka, dan semua informasi barang yang mereka butuhkan sudah tersedia.

Tentunya hal ini menghemat waktu, tetapi juga meningkatkan produktivitas tim sales, karena mereka bisa fokus pada penjualan dan pelayanan pelanggan tanpa terganggu urusan administrasi berbasis kertas yang memakan waktu.

• Efisiensi sales di lapangan

Dengan SFA, tim sales bisa bekerja lebih efisien karena mereka dapat mengakses informasi stok secara langsung. Sales dapat memberikan pelayanan yang lebih cepat dan responsif kepada pelanggan, yang tentu saja akan meningkatkan kepuasan pelanggan dan potensi penjualan.

• Cek stok kapan saja, dimana saja

Tidak peduli apakah sales sedang berada di lapangan, dalam perjalanan, atau di tempat pelanggan, mereka bisa mengecek stok barang kapan saja dan di mana saja. Kemudahan dan fleksibilitas ini akan meningkatkan kinerja sales dalam menjalankan tugas sehari-hari.

• Paperless dan sustainable distribution business

Dengan SFA SimpliDOTS, tim sales di era digital bisa mengurangi kebutuhan akan dokumen fisik untuk mencatat pesanan atau memeriksa stok. Semua informasi dapat diakses secara digital, mengurangi penggunaan kertas dan membantu menciptakan operasional yang lebih ramah lingkungan. Selain itu, proses kerja menjadi lebih cepat dan efisien karena semua data langsung tersimpan dan dapat diakses kapan saja tanpa risiko ada kertas tercecer atau kehilangan informasi.

Salesman Bisa Cek Stok Tanpa Ribet, Yuk Upgrade ke SimpliDOTS!

Nikmati kemudahan mengelola bisnis distribusi dengan uji coba SimpliDOTS secara GRATIS! Cukup daftar di tautan ini, dan mulai optimalkan manajemen stok serta penjualan Anda.

Tanpa kartu kredit, tanpa ribet, ini saatnya melihat bagaimana SimpliDOTS bisa meningkatkan bisnis distribusi Anda ke level berikutnya.

Jadi, tunggu apalagi, ayo jadi Distributor Masa Kini dengan upgrade ke teknologi yang modern dan praktis.

Yuk, pakai aplikasi stok inventori, SimpliDOTS dan nikmati bagaimana manajemen stok dan sales canvassing bisa jadi jauh lebih mudah dan efisien! Info lebih lanjut dapat menghubungi admin via Chat Whatsapp : +6285373704528.

Sumber:
Instagram @simpliDOTS