Pekerja distribusi sedang menggunakan software distribusi

3 Macam Software Distributor Terbaik yang Dapat Anda Gunakan untuk Meningkatkan Distribusi

Dalam distribusi perusahaan, mengelola biaya operasi gudang nantinya akan berpengaruh pada pendapatan perusahaan. Agar lebih efektif, penggunaan software distribusi adalah kuncinya. Untuk menjaga harga tetap rendah, distributor harus tetap kompetitif. Maka dari itu, setiap tahapan dari supply chain atau rantai pasokan harus dikelola dengan strategi yang tepat.

Contohnya, operasi gudang harus memperhatikan biaya penyimpangan karena jika terjadi kelebihan stok atau overstocking, ini akan berpengaruh pada modal kerja, membuat stok barang menjadi usang karena terlalu lama disimpan dan merusak profitabilitas yang berkelanjutan. 

Tim pengadaan membutuhkan manajemen pemasok atau supplier yang baik untuk mencegah terjadinya penghentian persediaan stok barang sambil meminimalkan biaya persediaan. Sedangkan, departemen logistik perlu memastikan pesanan sudah dikirim tepat waktu. Oleh karena itu, dalam setiap tahapan supply chain perlu diintegrasikan mulai dari awal hingga akhir, dan tentunya memerlukan software distribusi yang komprehensif. 

Jenis-jenis Software Distribusi

Anda juga tidak bisa melupakan operasi bisnis lain yang lebih luas dan melihat bagaimana mereka harus berintegrasi dengan supply chain. HR memerlukan pengawasan operasional untuk mengontrol biaya karyawan dan business intelligence. Disinilah software distribusi menjadi penting supaya proses distribusi tetap berjalan efisien secara operasional.

Berikut ini adalah 3 macam jenis software distribusi yang bisa Anda gunakan untuk meningkatkan performa dan juga memudahkan proses distribusi Anda.

1. Distribution Management System (DMS)

Software distribusi yang pertama adalah Distribution Management System yang merupakan all-in-one solution untuk semua permasalahan distribusi.

DMS (Distribution Management System) merupakan software distribusi yang digunakan untuk mengelola hampir keseluruhan dari proses order penjualan, manajemen persediaan, pembelian hingga akuntansi keuangan. 

Software distribusi DMS ini dikhususkan hanya untuk untuk perusahaan yang memiliki usaha distribusi karena dinilai lebih memberikan manfaat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan distribusi.

Software distribusi ini akan menyimpan dan menghubungkan antara divisi satu dengan lainnya secara langsung, sehingga manajemen distribusi berjalan lebih efisien dan efektif. 

Lalu mengapa perusahaan distribusi harus menggunakan software distribusi DMS?

  • Menjaga organisasi dan sistematisasi

Jika tidak memiliki konsep, maka setiap perusahaan akan menerima barang langsung dari produsen masing-masing. Truk kargo akan berdatangan ke perusahaan atau toko Anda dengan jumlah yang besar. Pastinya ini membingungkan jika Anda tidak memiliki ruang yang cukup untuk menampung barang. 

Dengan Distribution Management System yang cocok, grosir atau pengecer akan lebih mudah untuk memikirkan kembali persediaan barang di gudang dan mengelola dengan dengan lebih baik.

Kini tidak perlu melakukan segala sesuatu secara manual, karena dengan software distribusi yang tepat seperti DMS, menjaga organisasi dan sistematisasi juga task lainnya dapat dilakukan dengan bantuan teknologi.

  • Nyaman bagi pelanggan

Sistem manajemen distribusi harus memastikan kenyamanan berbelanja bagi konsumen. Jika setiap perusahaan perlu memiliki tokonya sendiri, maka pelanggan harus pergi ke toko lain untuk membeli banyak waktu dan tenaga.

Sistem yang tepat untuk mendistribusikan barang dagangan dari berbagai merek produsen dan produsen produk dapat menggunakan berbagai barang dagangan di satu toko, dan pelanggan dapat melihat manfaat memilih di antara berbagai merek produk.

Baca juga : Mengenal Apa Itu DMS (Distribution Management System)

Manfaat DMS

Manajemen Distribusi
Source: SimpliDOTS
  • Manajemen inventaris yang akurat

Terlepas dari ukuran perusahaan Anda, manajemen inventaris dapat memusingkan jika tidak memiliki sistem yang tepat yakni dengan DMS dan fitur penting yang ada di dalamnya. Kesalahan dalam manajemen inventaris akan berdampak besar pada penjualan yang berujung pada menurunnya pendapatan perusahaan. Tentunya Anda tidak mau hal ini terjadi pada perusahaan Anda.

Distribution management system membuat semua divisi di dalam perusahaan terintegrasi dengan supply chain dan informasi tahapannya, sehingga komunikasi antar divisi menjadi lancar dan terhubung. Dengan sistem yang sudah terintegrasi dengan supply chain, maka tidak ada lagi persediaan produk yang habis. Bahkan jika bisnis Anda memiliki banyak produk, distributor, dan pengecer yang mencakup pasar yang besar, jumlah kesalahannya akan cukup rendah. Anda akan bisa menjaga manajemen supply chain yang sehat dan fokus dalam mengembangkan perusahaan.

Persediaan barang juga dapat dilihat dengan lebih mudah dan praktis kapanpun dan dimanapun. Pada menu retur, salesman akan jauh lebih mudah untuk melakukan pengecekan stok, retur barang hingga tukar guling.

  • Meningkatkan performa sales

Dengan DMS, salesman akan bekerja dengan lebih efektif dan efisien dengan tanpa adanya kecurangan ketika menggunakan beberapa fitur andalan seperti info harga, mobile ordering, stok terupdate, penagihan mobile, manajemen rute dan jadwal kunjungan dan manajemen delivery.

  • Monitoring dengan lebih mudah

Histori penagihan hutang, penjualan hingga target penjualan bisa Anda akses dengan mudah di DMS. Anda bisa memantau performa dan aktivitas sales dengan cepat karena berbasis cloud. Di DMS Anda juga bisa menggunakan fitur position tracking yang memudahkan mengetahui posisi salesman dimanapun mereka berada dengan lebih cepat dan akurat. 

  • Pemanfaatan sumber daya dengan optimal

Hal terbaik tentang sistem manajemen distribusi yang kuat adalah hal itu mengarah pada pemanfaatan sumber daya yang optimal yang merupakan fakta yang tidak dapat disangkal bahwa untuk mencapai target penjualan dan pertumbuhan yang diinginkan maka proses pengembalian yang efisien, pengiriman, manajemen pesanan dan sistem pengumpulan pembayaran yang telah didukung oleh fitur pelaporan yang kuat akan memainkan peran penting di dalamnya.

Selain itu, sistem manajemen distributor yang efisien memungkinkan pengoperasian yang cepat dan lancar yang pada akhirnya akan menghemat waktu. Misalnya, distributor dapat mengatur pemesanan otomatis saat stok mencapai ambang batasnya, dan produsen dapat mengirimkan pesanan baru dengan cepat karena semua komunikasi dilakukan secara digital dan instan. Ini akan menghapus banyak proses manual dan memakan waktu serta meningkatkan akurasi.

  • Berpindah dari manual menjadi modern

Dengan adanya software distribusi DMS, task-task yang tadinya rumit dan banyak tahapannya menjadi lebih mudah, sehingga anggota tim dari berbagai divisi dapat bekerja menyelesaikan task dengan lebih mudah, efektif dan juga efisien. Fitur-fitur dari DMS yang memungkinkan untuk dilakukannya hal ini antara lain mobile purchase order,  sales order, delivery order, invoicing, dan lain sebagainya. Setiap anggota tim kini dapat bekerja dengan lebih produktif dan memanfaatkan waktu sebaik-baiknya.

  • All-in-one Solution

Dengan adanya software distribusi Distribution Management System, semua permasalahan distribusi Anda sudah memiliki solusinya. Fitur-fitur dari Distribution Management System begitu lengkap dan mencakup semua divisi, antara lain seperti fitur-fitur untuk sales, business intelligence, master data, fitur pembelian, fitur stok dan delivery. Task hingga detail terkecil seperti invoicing pun sudah tercakup di dalam software distribusi ini.

Lebih lanjutnya Anda bisa kunjungi link Distribution Management System. JIka Anda ingin melihat secara langsung dashboard dan cara kerja software distribusi DMS, Anda bisa request demo secara langsung, di sini.

Baca juga : Manfaat DMS Pada Manajemen Sistem Distribusi Di Era Teknologi 4.0

2. Sales Force Automation (SFA)

SimpliDOTS SFA
source : SimpliDOTS

SFA (Sales Force Automation) merupakan software distribusi khusus sales dengan teknologi yang sudah terintegrasi antara alur kerja dengan sales, manufaktur dan marketing. Dengan sistem yang kompeten, SFA ini memainkan peran penting dalam perusahaan terutama mencari cara atau inovasi baru dalam meningkatkan performa. Intinya, SFA ini bertujuan penting dalam memfasilitasi data dan komunikasi untuk setiap tim penjualan. 

Dengan adanya SFA, pemasaran akan lebih mudah dalam mengakses informasi terkait perusahaan atau agensi mana saja. Jadi, software distribusi ini sangat bermanfaat untuk diterapkan di perusahaan agar kinerja tim penjualan lebih efektif dan efisien.

Mengapa software distribusi SFA penting untuk perusahaan Anda?

  • Platform berbasis cloud yang berizin

SFA adalah software distribusi dengan platform cloud yang memungkinkan data tanpa batas mengalir di mana saja, kapan saja dalam bisnis. Tim penjualan tidak perlu menghubungi tim manajemen inventaris secara manual untuk menentukan status bisnis mereka dengan audiens mereka. Siapapun dapat mengetahui semua yang mereka butuhkan dan dapat mengakses terminal atau perangkat secara real time.

  • Membantu mengelola tim penjualan

Anda dapat menghitung sebagian besar waktu tim penjualan dengan menghitung bagian metrik yang berbeda. Namun SFA bisa mengatasi masalah ini. Semua metrik dikelola akan dihitung segera setelah dibuat, dan fitur seperti konversi multi-mata uang juga digunakan.

Selain itu, karena pengelolaan area yang sangat mudah, tim penjualan dapat menggunakan sebagian besar waktu mereka untuk meningkatkan produktivitas tanpa mengelola apa pun.

  • Manajemen kepemimpinan

Di SFA Anda akan lebih mudah dan nyaman dalam menemukan calon pelanggan dibanding menggunakan manajemen prospek. Anda bisa membuat dan mengubah prospek dari interaksi media sosial, kunjungan situs, dan kinerja kampanye.

Tim penjualan akan langsung menerima pemberitahuan untuk prospek penjualan populer dan memungkinkan partisipasi pelanggan secara waktu nyata. Karena itu, software distribusi SFA sangatlah penting dan dapat mempermudah tugas manajemen.

Manfaat SFA

  • Membuat laporan penjualan yang sederhana dan cepat

Dengan software distribusi ini, Anda dapat mengkonfigurasi dan melacak setoran, pembayaran yang ditahan, dan pengembalian. Ini akan mempermudah pembuatan laporan penjualan. Administrator tidak perlu melakukan semua tugas secara manual. Sistem ini juga memungkinkan Anda untuk menentukan di mana titik yang dapat meningkatkan penjualan dan kapan harus menindaklanjuti. Pada saat laporan dibuat, Anda dapat merencanakan masa depan, seperti promosi.

  • Pencegahan penyebaran yang tidak benar

SFA akan memungkinkan administrator untuk membuat dan melacak janji temu tertentu. Software distribusi SFA ini juga tidak akan ketinggalan untuk mengingatkan Anda tentang janji atau deadline. Ini membantu administrator dalam meningkatkan hubungan dengan mitra bisnis, pelanggan, dan karyawan.

  • Dapat melacak informasi pelanggan dengan mudah dan terpusat

Dengan sistem SFA ini, administrator dapat dengan mudah merekam dengan membuat perubahan pada detail awal yang disediakan. Hal ini memungkinkan Anda untuk tetap up-to-date dengan pelanggan Anda dengan memberikan informasi terbaru. Jika telepon terlibat, sistem akan melacak dan menyimpan informasi untuk memudahkan akses nanti.

  • Dapat memperkirakan penjualan dengan mudah

Smart sales forecasting atau perkiraan penjualan pintar sendiri adalah salah satu fitur terpenting SFA. Analisis catatan penjualan sebelumnya, melihat database penjualan saat ini, dan melihat peluang bagi tim penjualan untuk mendapatkan peluang jalur pipa.

Sistem ini memungkinkan Anda untuk melacak perilaku pelanggan dan volatilitas pasar. Software SFA ini akan mengarsipkan, menyimpan, dan menganalisis semua informasi penting untuk prakiraan penjualan.

Anda juga dapat menganalisis model penjualan sebelumnya dan membuat kampanye khusus untuk mendapatkan prospek yang lebih baik dari pelanggan yang ada.

  • Mengelola distribusi dengan mudah

Pada SFA yang dilengkapi dengan Business Intelligence dan data mining, maka Anda tidak perlu repot lagi dalam pengumpulan data, karena SFA akan membantu Anda mengumpulkan data dengan lebih kuat dan akurat. Prosesnya akan berjalan secara otomatis sehingga Anda bisa langsung melihat hasil data customer, data pemesanan sales, performa salesman dan jadwal kunjungan dengan lebih cepat.

Untuk informasi lebih lanjut, silahkan kunjungi link Sales Automation Platform.

  • Sales Position Tracker

Jika di masa lalu tampak sulit memantau kinerja tim sales di lapangan. Kini dengan teknologi SFA, monitoring salesman semudah menggerakkan jari. 

Dengan fitur Sales Position Tracker, Supervisor jadi lebih mudah melakukan tugasnya. Posisi sales bisa diketahui lebih cepat dan akurat. Hal ini dapat mencegah peluang tindakan fraud atau kecurangan oknum sales person yang tidak bertanggung jawab terhadap tugas penjualan. 

Sehingga, performa salesman, kunjungan toko, kinerja penjualan, serta audit toko bisa dimonitoring oleh Supervisor lebih cepat dan mudah melalui gadget maupun perangkat seluler (smartphone/ tablet, laptop, dll). 

Untuk fitur dan manfaat lainnya dari aplikasi distribusi Sales Automation Platform dapat Anda coba secara langsung dengan mendaftar di sini. Free trial selama 14 hari.

Baca juga : Aplikasi Sales Dan Distribusi: Apa Manfaat Dan Contoh Fiturnya?

3. Route Optimization atau Delivery Force Automation

Pentingnya Aplikasi Route Optimization untuk Perusahaan Distribusi
source : www.freepik.com

Distributor harus memenuhi sejumlah pesanan setiap hari. Dalam kebanyakan kasus, ada berbagai rute untuk mencapai suatu tujuan. Pengoptimalan rute tidak hanya tentang menemukan jalur terpendek dari titik A ke titik B, ini tentang menemukan rute yang paling efisien untuk banyak variabel yang berbeda. Mengoptimalkan rute dapat membantu mengawasi biaya bahan bakar dan perawatan serta menghindari penundaan pengiriman. Beberapa faktor yang menjadi pertimbangan saat mengoptimalkan rute adalah kondisi lalu lintas, jumlah persimpangan atau belokan dan jumlah belokan kiri.

Ada dua metode perutean utama yakni perutean standar dan perutean dinamis. Untuk perutean standar sendiri sangat bergantung pada campur tangan manusia, sedangkan perutean dinamis berfungsi secara otomatis, yang berarti seseorang tidak perlu mengisi tabel perutean secara manual. Selain itu, dalam perutean standar, rute telah ditentukan oleh pengguna, sedangkan dalam perutean dinamis, lokasi diisi secara dinamis.

Pengoptimalan rute yang efektif dapat membantu bisnis dalam memaksimalkan pesanan yang telah selesai sambil menggabungkan beberapa kriteria termasuk jadwal pengemudi, jam yang tersedia, jumlah perhentian, perkiraan pemenuhan, dan persyaratan hukum.

Pengoptimalan rute sangat relevan dengan perusahaan Anda, apakah Anda menawarkan pengiriman langsung ke konsumen atau berada dalam industri layanan tempat teknisi Anda mengunjungi rumah atau bisnis klien.

Kini tidak perlu melakukan perutean secara manual, karena dengan software distribusi yaitu route optimization, perutean bisa dilakukan secara otomatis dengan bantuan teknologi. Software distribusi yang satu ini belum banyak terdapat di Indonesia, SimpliDOTS merupakan salah satu dari yang pertama berhasil mengembangkannya.

Seberapa penting Route Optimization?

Jika Anda merasa dapat mengoptimalkan rute Anda secara manual, pikirkan lagi. Perencanaan rute bukanlah permainan anak-anak. Ada jutaan permutasi dan kombinasi yang perlu Anda pertimbangkan. Untuk membantu tim mereka melakukan tugas dengan sempurna, banyak bisnis memilih software pengoptimalan rute.

Software perencana rute multidrop akan menggunakan algoritma kompleks untuk mengoptimalkan rute pengiriman. Alat tersebut digunakan untuk merencanakan urutan pemberhentian armada. Saat mengoptimalkan rute, software jadwal pengiriman mempertimbangkan berbagai faktor seperti kapasitas kendaraan, jendela waktu, dan jumlah kendaraan dalam armada.

Manfaat Route Optimization

  • Dapat menghemat waktu dan biaya

Software pengoptimalan rute akan membantu mengidentifikasi rute yang paling hemat biaya. Sebuah studi menunjukkan bahwa mengambil rute yang dioptimalkan dapat mengurangi biaya bahan bakar hingga 30%. Fokus utama software pengoptimalan rute adalah membantu mengurangi waktu yang dihabiskan oleh kendaraan di jalan raya. Saat kendaraan Anda tidak sering berada di jalan, biaya perawatan Anda turun.

Selain itu, hilangnya waktu fungsional berkurang karena kendaraan beroperasi lebih lama sebelum ditarik untuk pemeliharaan. Yang terpenting, kendaraan Anda cepat aus yang berarti premium yang lebih rendah dan biaya penggantian.

Software perencanaan rute tidak hanya membantu menghemat waktu di jalan tetapi juga di kantor. Karena semuanya diurus oleh software, manajer Anda tidak perlu menghabiskan banyak waktu terkubur dalam file untuk mencari data penting dan kemudian mengambil keputusan penting untuk membuat keputusan penting.

  • Meningkatkan pengalaman pelanggan

“Sopir kami terjebak macet” bukan lagi alasan yang cukup baik untuk menenangkan pelanggan yang kesal dengan ketidakmampuan Anda untuk mematuhi jadwal pengiriman. Untuk membantu menghindari penundaan, software pengoptimalan rute akan memindai kondisi lalu lintas secara terus menerus lalu menyarankan rute terbaik.

Jika kendaraan rusak, software menggunakan pelacakan GPS untuk membantu Anda mengidentifikasi pengemudi yang ada di sekitar. Anda kemudian dapat menetapkan tugas ke driver baru dan mengoptimalkan kembali rute untuk memastikan pesanan dikirimkan tepat waktu. Ketika tingkat kedatangan tepat waktu Anda meningkat, lebih banyak pelanggan yang jatuh cinta dengan merek Anda.

  • Meningkatkan produktivitas supir

Pengemudi yang mengambil rem lebih lama dari yang diperlukan atau tidak mengatur waktu mereka dengan baik dapat membuat bisnis kehilangan banyak uang. Software perencanaan rute dapat membantu mengatasi masalah ini. Alat-alat ini menggunakan pelacakan GPS dan metode lain untuk membantu manajer memantau tindakan pengemudi mereka. Pelacakan waktu nyata membantu manajer mengambil tindakan yang diperlukan secara tepat waktu.

Mengenai route optimization Anda bisa kunjungi link Delivery & Route Optimization

Baca juga : Pentingnya Aplikasi Route Optimization Untuk Perusahaan Distribusi

SimpliDOTS, Software Distribusi terbaik di Indonesia

Nah, itu tadi 3 tipe software distribusi yang siap membantu perusahaan Anda. Dari sini bisa kita simpulkan bahwa ketiganya memiliki fungsi bermanfaat yang saling berhubungan satu sama lain. Ada banyak software distribusi yang bisa Anda gunakan, namun kami rekomendasikan untuk menggunakan SimpliDOTS karena software ini sudah mencakup 3 tipe software distribusi di atas. 

Dengan SimpliDOTS DMS, Anda dapat memonitor distribusi Anda dengan lebih mudah. Ini akan menyederhanakan sistem distribusi perusahaan Anda lalu meningkatkan performa tim serta meningkatkan pendapatan Anda. Anda dapat melipatgandakan pendapatan Anda dengan membuat sistem yang lebih efisien dan terotomatisasi secara efektif dengan software distribusi SimpliDOTS SFA.

Perjalanan dari Sabang sampai Merauke akan dioptimalkan rutenya dengan SimpliDOTS Route Optimization sehingga lebih aman, hemat biaya dan efektif. Yuk, coba GRATIS 14 hari SimpliDOTS sekarang juga klik di sini.